(4) Báo cáo giá vốn hàng bán
Về giá mua xi măng đầu vào, tương tự như doanh thu do ảnh hưởng của hai
nhân tố sản lượng và giá bán. Là nhà phân phối độc quyền của các hãng xi măng có uy tín trong nước nên giá mua xi măng ln ổn định nên bài viết sẽ không quan tâm nhiều đến Báo cáo về giá mua mà tập trung vào chi phí mua hàng.
Bảng 2.8. Báo cáo chi phí mua hàng khối kinh doanh BÁO CÁO CHI PHÍ MUA HÀNG
Năm 2012
T
T Khoản mục chi phí
Kế hoạch Thực hiện Đánh giá
Đơn giá (Đồng) (1.000đồng)Thành tiền Đơn giá (Đồng) Thành tiền (1.000đồng) Chênh lệch Do SL ĐG 1 Bốc xếp bến bãi 17.000 13.600.000 17.711 14.168.800 +568.800 0 +711 2 Bảo hiểm hàng hoá 400 320.000 360 288.000 -32.000 0 -40 3 Vận chuyển về kho 3.500 2.800.000 3.502 2.801.600 +1.600 0 +2 4 Bốc xếp nhập kho 3.800 3.040.000 3.734 2.987.200 -52.800 0 -66
Tổng cộng 19.584.000 20.245.600 +661600
Chi phí mua được kiểm sốt theo từng giai đoạn của quá trình mua hàng từ vận chuyển nhà cung cấp về đến kho cho tất cả các loại vật liệu xây dựng. Hai yếu tố quyết định chi phí mua hàng ở từng giai đoạn vận chuyển là đơn giá và sản lượng. Chi phí mua hàng là một chi phí quan trọng quyết định khả năng cạnh tranh về giá bán và lợi nhuận của hoạt động thương mại. Với cách theo dõi trên mặc dầu không giao quyền kiểm sốt chi phí ở các giai đoạn của q trình mua hàng nhưng Giám đốc vẫn có thể xác định được gốc rễ của nguyên nhân gây biến động chi phí mua.
Một ưu điểm nữa của báo cáo chi phí mua hàng là việc tập hợp số liệu rất dễ dàng, mỗi giai đoạn chi phí mua hàng đều có hố đơn riêng do đó báo cáo chi phí mua hàng chính là sổ chi tiết chi phí mua hàng.
(5)Báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khơng được trao quyền kiểm soát cho các đơn vị bộ phận trong khối mà quản lý chung cho toàn khối. Hai loại chi phí này có cách kiếm sốt như nhau, mẫu báo cáo chi phí QLDN của khối kinh doanh như sau:
Bảng 2.9. Báo cáo chi phí QLDN của khối kinh doanh
BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Năm 2012
TT Khoản mục chi phí Kế hoạch Thực hiện
So sánh KH/TH
Mức %
- Sản lượng tiêu thụ (1.000tấn)
1
Chi phí nhân cơng quản
lý 80.000.0000 79.785.564 -214.436 -0.27%
Tiền lương 50.000.000 50.659.320 +659.320 +1.32%
… …
2 Chi phí nguyên vật liệu 60.000.000 61.378.045
+1.378.04 5 +2.3% … … 8 Chi phí bằng tiền khác 120.000.0000 120.978.759 +978.759 +0.82 % Hội nghị, hội họp 40.000.000 42.975.210 +2.975.21 0 +7.44% Tiếp khách 60.000.000 57.864.652 2.135.348- -3.56% Dịch vụ vệ sinh 5.000.000 5.482.694 +482.694 +9.65% … Tổng 260.000.000 262.142.368 +2.142.36 8 +0.82%
Báo cáo phản ánh các khoản mục của chi phí quản lý doanh nghiệp chung cho tồn khối kinh doanh chứ khơng chi tiết cho chi nhánh nào cả. Với cách tổ chức
này Giám đốc chỉ có thể xác định yếu tố dẫn đến khơng hồn thành kế hoạch về chi phí chứ khơng xác định được bộ phận hay chi nhánh nào làm phát sinh thêm chi phí. Khơng phân quyền kiểm sốt chi phí cho các phòng ban và chi nhánh trong khối, Giám đốc kiếm sốt chi phí các bộ phận bằng cách:
- Ở văn phịng cơng ty: mọi chi phí phát sinh đều phải có sự đồng ý của Giám đốc.
- Ở các chi nhánh: những chi phí phát sinh thường xuyên tại các chi nhánh được Giám đốc kiểm soát bằng cách khoáng chi.
Hàng tháng khi phụ trách kế toán tại các chi nhánh báo sổ về văn phịng cơng ty phải lập Bảng tổng hợp thanh tốn phí, báo cáo về các khoản chi phí phát sinh tại chi nhánh này sẽ được Giám đốc và kế tốn trưởng cơng ty xét duyệt.
- Đối với những chi phí khơng có mối quan hệ với sản lượng tiêu thụ được kiểm soát bằng cách khoáng chi cho các chi nhánh. Mức khống được xác định dựa vào mức chi phí phát sinh bình qn của các năm trước.
- Đối với những chi phí có mối quan hệ với sản lượng tiêu thụ thì được kiểm sốt qua 2 yếu tố sản lượng và đơn giá như chi phí mua hàng.
Cách kiểm sốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại khối kinh doanh cho chúng ta thấy dùng khoáng chi cho các chi nhánh để kiểm sốt chi phí là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên những khoản chi phí này nếu kiểm sốt q chặt chẽ lại tác động xấu đến hoạt động tiêu thụ. Hơn nữa là chi phí phát sinh ở văn phịng cơng ty được kiểm sốt rất lỏng lẻo, mặc dù các phòng ban chức năng đảm nhận nhiệm vụ quan trọng nhưng đây là một khoản chi phí lớn cần phải kiếm sốt theo từng phịng ban.
(6)Báo cáo chi phí thực hiện tại các đội xây lắp
Báo cáo này được lập dựa trên việc tổng hợp các chi phí từ các sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng và chi phí sản xuất chung.
Bảng minh họa báo cáo chi phí tại đội xây lắp số 1 cho cơng trình đường Trần Nhật Duật (đoạn quan Nguyễn Văn Cừ - Trung tâm thị xã Diên Phú) TP. Pleiku, Gia Lai.
Bảng 2.10. Báo cáo chi phí tại các đội xây lắpBÁO CÁO CHI PHÍ TẠI ĐỘI XÂY LẮP SỐ 1 BÁO CÁO CHI PHÍ TẠI ĐỘI XÂY LẮP SỐ 1
Năm 2012
T
T Khoản mục chi phí Kế hoạch Thực hiện
So sánh KH/TH
Mức %
1 Chi phí nguyên vật liệu trựctiếp 8.500.000.000
8.436.147.00
0 -63.853.000 -0.75% 2 Chi phí nhân cơng trực tiếp 1.300.000.000
1.367.981.00 0 +67.981.00 0 +5.23 % 3 Chi phí sử dụng máy thi cơng 1.500.000.000
1.483.674.00
0 -16.326.000 -1.09% 4 Chi phí sản xuất chung 1.300.000.000 1.289.782.000 -10.218.000 -0.79%
Tổng
12.600.000.00
0 12.577.584.000 -22.416.000 -0.18%
Qua công tác tổ chức hệ thống báo cáo trách nhiệm tại Cơng ty, tác giả có một vài nhận xét sau:
Về cơ sở lập dự toán hoạt động năm của công ty là báo cáo kết quả hoạt động năm liền trước, điều này chưa hợp lý bởi kết quả một năm chưa thể phản ánh được năng lực sản xuất kinh doanh của công ty.
Về công tác xét duyệt báo cáo dự toán và đánh giá kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm (công ty và các đơn vị trực thuộc) vẫn chưa được coi trọng và thực hiện một cách triệt để. Công ty cần thành lập một tổ dự toán và đánh giá kết quả hoạt động các trung tâm trách nhiệm trong công ty, thành viên sẽ là những cán bộ quản lý có kinh nghiệm và chuyên mơn. Các báo cáo nếu có được sự đóng góp ý kiến của tổ đánh giá này sẽ thật sự là một cơng cụ quản lý, đánh giá thành quả và kiểm sốt hữu hiệu hoạt động của các trung tâm trách nhiệm trong cơng ty.
2.3.ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY
2.3.1. Nhận xét về quan điểm về đo lường, đánh giá thành quả, trách nhiệm quản lý tại công ty
Hiện nay công ty đo lường, đánh giá thành quả trách nhiệm theo quan điểm cổ điển truyền thống- chủ yếu đo lường, đánh giá thành quả trách nhiệm qua chỉ tiêu thành quả tài chính. Cụ thể những quan điểm đo lường và đánh giá thành quả, trách nhiệm tại công ty chủ yếu là các thước đo tài chính thể hiện thành quả tài chính hoạt động của các trung tâm tại một thời điểm, sau một thời kỳ nhất định. Vì vậy, những thước đo này thường chỉ nhấn mạnh đến kết quả và thường bỏ qua nguyên nhân, hành động; hướng các hoạt động của các trung tâm, công ty vào mục tiêu tài chính ngắn hạn.
Chính vì thế cơng ty cần có sự kết hợp giữa thước đo tài chính cổ điển này với thước đo tài chính hiện đại nhằm đánh giá chính xác hơn thành quả và trách nhiệm các nhà quản lý, từ đó các nhà quản lý có trách nhiệm với cơng việc, hồn thành tốt hơn để thúc đẩy sản xuất, kinh doanh đưa cơng ty có thể đứng vững trên thị trường kinh doanh xây lắp vốn dĩ đang gặp nhiều khó khăn.
2.3.2.Nhận xét về tình hình phân cấp quản lý và các trung tâm trách nhiệm tại công ty
Hiện nay, phân cấp quản lý trong tồn cơng ty tương đối hợp lý. Các đơn vị thành viên được quyền tự chủ nhất định trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo đảm hệ thống quản lý đem lại hiệu quả nhất định.
Tuy nhiên, việc phân cấp quản lý tại cơng ty chưa hình thành nên các trung tâm trách nhiệm rõ ràng, riêng biệt cho từng đơn vị, bộ phận, chưa xác lập cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, dừng lại ở phạm vi là các đơn vị sản xuất kinh doanh, chưa sâu sắc đến từng phòng ban chức năng - bộ phận trong các đơn vị. Điều này làm cho chi phí, doanh thu, lợi nhuận ... chưa gắn với từng cá nhân. Vì thế, việc đánh giá thành quả quản lý, thành quả hoạt động của lãnh đạo công ty cũng như các đơn vị trực thuộc thường chung chung, chưa nhằm vào khắc phục những nhược điểm cụ thể để tạo động lực phát triển thực sự trong nội bộ công ty. 2.3.3.Nhận xét về thực trạng kế tốn các trung tâm trách nhiệm tại cơng ty
Cơng tác kế tốn trách nhiệm tại Công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai đã được triển khai thể hiện thông qua sự phân cấp quản lý và các báo cáo nội bộ. Mặc dù vậy, công tác này chưa được khai thác và ứng dụng một cách có hiệu quả,
chưa thực sự đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị các cấp trong việc xem xét, đánh giá trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng nhà quản trị hay từng bộ phận. Qua nghiên cứu tại công ty, tác giả nhận thấy những hạn chế, khuyết điển của hệ thống kế toán trách nhiệm như sau:
- Phân cấp quản lý tài chính tại Cơng ty chưa gắn với sự hình thành nên các trung tâm trách nhiệm với nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng. Do đó, kết quả sản xuất, kinh doanh chưa gắn trách nhiệm của từng bộ phận, gây khó khăn cho việc xác định nguyên nhân và quy kết trách nhiệm khi bộ phận đó khơng hồn thành kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra hay khi có các vấn đề cấp bách phát sinh không thể giải quyết kịp thời. Vì vậy, những đánh giá, kết luận của lãnh đạo Cơng ty mang tính chất chung chung, chưa nhằm vào khắc phục những nhược điểm để tạo động lực phát triển trong Công ty.
- Cơng tác kế tốn tập trung nhiều vào cơng tác kế tốn tài chính mà chưa thật sự chú trọng đến kế toán quản trị. Việc tổ chức lập kế hoạch và tổ chức lập báo cáo thực hiện chỉ mang tính chất đại khái, theo quy định chứ chưa đi vào các chỉ tiêu, nội dung cụ thể liên quan đến từng bộ phận, đơn vị. Hơn nữa, các chỉ tiêu đề ra chỉ dựa vào thông tin lịch sử và ước đốn theo dựa vào thơng tin lịch sử và ý kiến chủ quan của lãnh đạo công ty, mà chưa căn cứ vào phân tích tình hình biến động thị trường hay nhu cầu của thị trường. Do vậy, việc lập kế hoạch chưa đóng góp nhiều trong cơng tác đánh giá hiệu quả hoạt động của các cá nhân, bộ phận và tồn Cơng ty. Do đó, cần xây dựng một hệ thống dự toán phải hướng đến trách nhiệm của từng bộ phận trong công ty để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý.
- Hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả từng trung tâm trách nhiệm chưa đầy đủ để có thể đánh giá chính xác được thành quả quản lý, thành quả hoạt động của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc cũng như đánh giá trung tâm có đó hồn thành nhiệm vụ, góp phần thực hiện mục tiêu chung như thế nào.
- Hệ thống báo cáo của các trung tâm trách nhiệm trong công ty được xây dựng một cách rập khuôn và chưa được tổ chức đầy đủ, chưa cung cấp được thơng tin cụ thể, chi tiết mức đóng góp của từng bộ phận vào mục tiêu chung của
tồn Cơng ty. Hệ thống báo cáo tại công ty chỉ đơn thuần là báo cáo kết quả. Các chỉ tiêu trên báo cáo vẫn chưa khai thác hết ý nghĩa của các nội dung và số liệu dẫn đến thông tin trên báo cáo không thể hiện được mối quan hệ giữa các mặt hoạt động của các trung tâm trách nhiệm. Vì thế, báo cáo vẫn chưa thể hiện được hiệu quả sử dụng nguồn lực thuộc phạm vi quyền hành và trách nhiệm của Giám đốc các trung tâm trách nhiệm trong công ty. Do vậy, chúng chưa đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý các bộ phận trong việc điều hành, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đánh giá, xác định trách nhiệm và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các trung tâm.
- Công ty mới chỉ dừng lại ở việc so sánh, phân tích chênh lệch giữa thực hiện với kế hoạch, chưa chú trọng đến việc đánh giá thành quả của các đơn vị, bộ phận trong việc kiểm sốt doanh thu, chi phí và lợi nhuận, hơn nữa cũng chưa tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
- Nguồn số liệu sử dụng chủ yếu trong kế toán trách nhiệm là số liệu do kế tốn tài chính cung cấp, cơng ty chưa coi trọng tổ chức hệ thống kế tốn quản trị, do đó gây khó khăn, cản trở cho việc lập các báo cáo.
3.4. NHU CẦU VÀ TIỀM NĂNG ĐỔI MỚI, HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CƠNG TY
Kế tốn trách nhiệm được áp dụng và thực hiện xuất phát từ những u cầu và địi hỏi có tính khách quan của cơng ty đang vận động theo nền kinh tế thị trường, nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho cơng tác lập kiểm sốt, đánh giá trách nhiệm và ra các quyết định kinh doanh của các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng. Theo quy luật cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, các công ty hoạt động cần phải có những quyết định đúng đắn và kịp thời. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống thông tin kế tốn trách nhiệm của cơng ty cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai vẫn chưa thoả mãn được nhu cầu để đánh giá thành quản quản lý và trách nhiệm của các nhà quản trị trong việc điều hành và quản lý chung tại công ty.
Qua đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn phục vụ quản trị nội bộ hiện nay tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Xây lắp Gia Lai, với những hạn chế và những điều đã làm được trong cơng tác kế tốn trách nhiệm được đánh giá ở trên, có thể nói mặc dù Cơng ty đã thực hiện phân cấp quản lý, nhưng trách nhiệm và quyền hạn được giao cho các cấp quản lý chưa được rõ ràng nên đã chưa đánh giá được thành quả, trách nhiệm của các bộ phận. Do đó, cần phải tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty để thiết lập một hệ thống chuyên trách cung cấp thông tin phục vụ cho mục tiêu kiểm soát và điều hành các bộ phận của Cơng ty một cách hiệu quả nhất.
Ngồi ra, với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của công ty, một tất yếu là sẽ dẫn đến cần thiết phải phân quyền, phân cấp quản lý sâu hơn, rộng hơn. Do đó, tất yếu phải xây dựng, phát triển, hồn thiện kế tốn trách nhiệm để giải quyết tốt các vấn đề thời sự, tương lai cần thiết. Đó chính là sự chuyển đổi từ loại hình doanh nghiệp Nhà nước sang loại hình cơng ty cổ phần đã tạo nên những thay đổi rất căn bản về tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và trách nhiệm, từ một hệ thống tổ chức quản lý cứng nhắc và tập trung, mệnh lệnh sang hệ thống tổ chức quản lý mềm dẻo và phân quyền mạnh mẽ, nâng cao tính chủ động cho các bộ phận. Thực tiễn đó đã