Sơ đồ 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán kết hợp
2.2. THỰC TRẠ NG KẾ TOÁN TRÁCH NHI ẠI CÔNG TY CỔ PH T
2.2.2. Tình hình phân cấp quản lý và các trung tâm trách nhiệm tại công ty
ty
2.2.2.1.Tình hình phân cấp quản lý tại cơng ty
Cơng ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Gia Lai chuyển đổi từ mơ hình Doanh nghiệp Nhà nước sang Cơng ty Cổ phần, có sự phân cấp quản lý như sau:
Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của cơng ty và tất cả các cổ đơng có quyền bỏ phiếu đều được tham dự.
Quyền hạn và trách nhiệm của Đại hội đồng cổ đông
- Thông qua định hướng phát triển công ty; - Thơng qua báo cáo tài chính hàng năm;
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản;
- Kế hoạch phát triển trong dài hạn và ngắn hạn của công ty;
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần;
- Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, đại diện chủ sở hữu công ty trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị công ty
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch hàng năm của công ty;
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và cơng nghệ;
- Quyết định các dự án đầu tư có giá trị dưới 50% tổng giá trị tài sản công ty. - Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý trong nội bộ công ty, quyết
định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện...
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và các nhà quản lý khác điều hành công việc sản xuất kinh doanh hằng ngày của công ty.
Với quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị cơng ty như trên ta có thể dễ dàng nhận thấy đây là một trung tâm đầu tư của cơng ty. Hội đồng quản trị nắm tồn quyền quyết định đới với việc huy động vốn và đầu tư (mở rộng) các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban Giám đốc
Ban giám đốc là cơ quan điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty nằm dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của ban giám đốc
- Quản lý và sử dụng nguồn vốn và tài sản của công ty đạt hiệu quả cao nhất. - Tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của cơng ty. - Quyết định chính sách tiền lương, khen thưởng, phúc lợi cho cán bộ nhân viên
trong Cơng ty.
Người có thẩm quyền cao nhất và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty là Giám đốc. Dưới sự điều hành của Giám đốc công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty được xem là một trung tâm lợi nhuận nhưng do đặc điểm kinh doanh đa ngành và địa bàn hoạt động tương đối rộng nên bộ máy quản lý của công ty tiếp tục được phân cấp như sau:
Khối kinh doanh
Tồn bộ q trình hoạt động của khối do Giám đốc kinh doanh của công ty trực tiếp điều hành quản lý. Tổ chức phân cấp quản lý của khối kinh doanh như sau:
Phòng ban chức năng tại văn phòng cơng ty
Các phịng ban chức năng tại văn phịng cơng ty được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và tham mưu cho Giám đốc quản lý các mặt hoạt động của khối kinh doanh và toàn thể công ty. Chức năng của bốn phòng ban tại văn phịng cơng ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.3. Bảng tổng hợp chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng tại văn phịng cơng ty
T
1
Phòng kế hoạch – thị
trường
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Nắm bắt tình hình nhu cầu về xi măng trên địa bàn Tỉnh Gia Lai và các tỉnh lân cận.
- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch kinh doanh
2
Phịng tài chính – kế
tốn
- Tham mưu cho Giám đốc tổ chức cơng tác quản lý tài chính, kế tốn tồn cơng ty.
- Tổ chức hạch toán kế toán cho khối kinh doanh, khối xây lắp và tổng hợp tồn cơng ty theo chế độ kế tốn hiện hành và chính sách của công ty.
- Triển khai và quản lý việc sử dụng nguồn vốn huy động, góp vốn sản xuất kinh doanh tồn cơng ty đảm bảo sử dụng đúng mục đích đạt hiệu quả kinh tế cao.
3
Phòng kỹ thuật sản
xuất
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động xây lắp.
- Chịu trách nhiệm triển khai thi công về mặt kỹ thuật, chất lượng cơng trình, tính tốn hợp lý và phù hợp các loại vật tư, thiết bị máy móc tham gia thi cơng cơng trình.
- Cùng với các cán bộ kỹ thuật kiểm tra thử mẫu, kiểm nghiệm vật liệu...
- Phối hợp với cán bộ giám sát bên A và bộ phận kỹ thuật của chủ đầu tư thực hiện nghiệm thu cơng trình, hạng mục cơng trình... đặc biệt chú trọng đến cơng chất lượng, kỹ thuật và an tồn lao động. - Xây dựng kế hoạch xây dựng và sửa chữa cơ sở hạ tầng của các đơn vị trong công ty.
4
Phòng tổ chức lao
động
- Tham mưu cho giám đốc về mặt tổ chức chức lao động, tiền lương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ cơng nhân viên và các chính sách lương, thưởng...cho người lao động trong tồn cơng ty.
- Kiểm tra việc thực hiện quy chế quản lý lao động, chính sách phân phối lương, thưởng trong tồn cơng ty.
Về quản lý ở mỗi phịng ban đều có một trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn, mọi hoạt động khác nằm ngồi chun mơn đều do Giám đốc cơng ty quyết định. Như vậy mỗi phịng ban chức năng dù là đảm nhận những chức năng độc lập nhưng không được xem là một trung tâm trách nhiệm do nhà quản trị của từng của phịng ban khơng được phân quyền quản lý đầy đủ.
Nhìn ở góc độ rộng hơn ta thấy bốn phịng ban này hợp thành một trung tâm trách nhiệm và nhà quản trị trung tâm là Giám đốc công ty. Tuy nhiên với cách gộp chung bốn phòng ban vào khối văn phịng và tập quyền trong tay Giám đốc thì vấn đề kiểm sốt chi phí vẫn chưa triệt để, khơng khoa học và Giám đốc chưa thể xác định phòng ban nào là nguồn gốc của vấn đề tăng hoặc giảm chi phí.
Một chức năng khác của khối văn phịng cơng ty là thực hiện mua vật liệu xây dựng và điều phối đến các chi nhánh của công ty. Sở dĩ công ty không giao nhiệm vụ tự tìm nguồn hàng đầu vào này cho các chi nhánh, xí nghiệp là vì:
- Để được hưởng các ưu đãi về tín dụng và lượng hàng thì Giám đốc công ty là người đại diện công ty trong mối quan hệ mua bán với các nhà cung cấp.
- Xi măng được mua tập trung và điều phối đến các chi nhánh sẽ giảm được chi phí mua hàng nhờ lợi ích kinh tế về qui mơ.
Hệ thống các chi nhánh, xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng
Hệ thống kênh phân phối của công ty bao gồm 4 chi nhánh và 3 xí nghiệp kinh doanh đóng tại các vùng kinh tế trọng điểm của tỉnh Gia Lai và các tỉnh lân cận như Kon Tum, Bình Định.
Quyền và trách nhiệm Giám đốc công ty giao cho chi nhánh là: sử dụng nguồn lực được giao để thực hiện hoạt động cung ứng xi măng trên địa bàn được phân công. Kết quả hoạt động của chi nhánh được đánh giá qua sản lượng xi măng tiêu thụ do đó mỗi chi nhánh được xem là một trung tâm doanh thu.
- Thị trường xi măng là một thị trường cạnh tranh hoàn hảo, do vậy giá cả là do thị trường quyết định, nỗ lực gia tăng lợi nhuận ngoài việc kiểm sốt tốt chi phí thì mục tiêu gia tăng sản lượng tiêu thụ là vấn được được Ban lãnh đạo công ty đặc biệt chú trọng.
- Thị trường tiêu thụ vật liệu này phân tán về mặt địa lý nếu quản lý tập trung sẽ khơng hiệu quả.
- Chính sách về giá bán và các ưu đãi bán hàng không được phân quyền cho các chi nhánh mà do Ban Giám đốc công ty quyết định. Lý do của việc tập quyền là: + Công ty Cổ phần Vật liệu và Xây lắp Gia Lai là đại lý độc quyền phân phối xi măng Nghi Sơn, Hà Tiên, Hoàng Mai tại Gia Lai và Kon Tum, Bình Định nên việc quyết định giá cả phải thống nhất từ công ty.
+ Mối quan hệ giữa sản lượng bán với chính sách bán hàng, chiến lược cạnh tranh chủ yếu của cơng ty là giá bán và chính sách ưu đãi. Nếu được phân quyền quyết định các chi nhánh sẽ có động cơ giảm giá bán, tăng cường các hoạt động khuyến mãi, ... để đạt mục tiêu về sản lượng tiêu thụ.
Để giải quyết mối quan hệ giữa sản lượng với chính sách bán hàng, Ban Giám đốc công ty sẽ đưa ra các quyết sách về bán hàng vừa đảm bảo mục tiêu về tăng trưởng thị phần và mục tiêu tối đa hố lợi nhuận.
Chi phí quản lý phát sinh tại các chi nhánh cũng là một nội dung góp phần vào hiệu quả hoạt động kinh doanh xi măng của tồn khối. Cơng tác kế tốn tại các chi nhánh tổ chức theo hình thức báo sổ, thơng qua quy trình hạch tốn kế tốn Ban Giám đốc có thể kiểm sốt được chi phí phát sinh tại các chi nhánh mà không cần phải giao trách nhiệm về kiểm sốt chi phí.
Khối xây lắp
Mỗi đội xây lắp của khối xây lắp được giao quyền quản lý, sử dụng các nguồn lực và chịu trách nhiệm về chi phí của đơn vị mình. Quản lý chung và chỉ đạo trực tiếp các đội xây lắp là Ban chỉ huy công trường. Đi đôi với việc phân quyền, Công ty đã xác định trách nhiệm cụ thể như sau:
- Khi Cơng ty nhận được cơng trình và quyết định giao cơng trình cho Ban chỉ huy làm thì Ban chỉ huy cơng trường có nhiệm vụ lập kế hoạch tổng thể cho cơng
trình mình sẽ đảm nhận thi công để gửi về Công ty phê duyệt và áp dụng trong suốt q trình thi cơng cơng trình.
- Các Ban chỉ huy cơng trường được ứng vốn để thi công theo từng hạng mục nhỏ của cơng trình đã lập trong kế hoạch. Khi thực hiện xong hạng mục cơng trình, Ban chỉ huy cơng trường phải thanh tốn tạm ứng lại với Cơng ty.
- Doanh thu và kết quả kinh doanh đều do Công ty xác định và quản lý. Ban chỉ huy công trường chỉ quản lý chi phí phát sinh tại các đơn vị mình quản lý và tập hợp chi phí thi cơng của các cơng trình từ các đội xây lắp, xác định giá thành thực tế của từng cơng trình, các cơng đoạn cịn lại cho đến xác định kết quả kinh doanh đều do Công ty thực hiện và hoàn tất.
2.2.2.2.Các trung tâm trách nhiệm tại công ty
Công ty Cổ phần Vật liệu và Xây lắp Gia Lai thiết lập một hệ thống các trung tâm trách nhiệm theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Cách thiết lập này mang tính chất quản lý nhằm đảm bảo tuân thủ quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ, hơn là tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm mang tính chuyên nghiệp. 2.2.3.Hệ thống báo cáo hoạt động tại Công ty
Thủ tục quản lý tại các đơn vị, trung tâm bao gồm thủ tục lập dự toán và lập báo cáo thực hiện.
Về báo cáo dự tốn
Cơng tác lập kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận... của các đơn vị trực thuộc bắt đầu từ ngày 20/01 hàng năm sau khi tiến hành đánh giá kết quả hoạt động năm trước đó. Trưởng các đơn vị tự xác định mục tiêu hoạt động và chỉ đạo công tác lập ngân sách hoạt động cho năm kế hoạch, sau đó trình lên cấp trên phê duyệt.
Nội dung dự toán
- Dự toán về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Dự tốn về chi phí sản xuất kinh doanh: giá vốn hàng bán; chi phí bán hàng; chi phí quản lý doanh nghiệp; chi phí tài chính.
- Dự tốn về chi phí định mức cho các cơng trình được lập khi trúng thầu. - Dự toán về lợi nhuận các chi nhánh, xí nghiệp và tồn cơng ty.
- Về doanh thu tiêu thụ: Sản lượng tiêu thụ được dự toán dựa trên báo cáo đánh giá kết quả tiêu thụ của năm trước cùng với dự báo về nhu cầu vật liệu xây dựng trong năm tới do phòng kế hoạch thị trường điều tra.
- Các loại chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp được xác định dựa trên định mức theo quy định - Thông tư 05/2007/TT-BXD.
- Doanh thu và các khoản chi phí được dự tốn theo tháng và tổng hợp cả năm. Báo cáo dự tốn tồn cơng ty được tổng hợp từ báo cáo của các đơn vị trực thuộc.
Cơng tác xét duyệt báo cáo dự tốn
Chịu trách nhiệm xét duyệt các báo cáo dự tốn này là Giám đốc cơng ty và Hội đồng quản trị. Giám đốc và Hội đồng quản trị xem xét khả năng hiện tại của các đơn vị sao cho để xét duyệt sao cho đảm bảo:
- Khả thi và phù hợp với năng lực hiện tại của các đơn vị.
- Thống nhất với mục tiêu chung của công ty là sản lượng tiêu thụ đặt lên hàng đầu, quản lý và kiểm sốt chi phí để tối đa hố lợi nhuận.
Về báo cáo thực hiện
- Trưởng các đơn vị trực thuộc chỉ đạo các phòng ban chức năng tổ chức thu thập, tập hợp thông tin theo các nội dung của báo cáo dự tốn và hồn thành trước ngày 15 hàng tháng.
- Các phòng ban chức năng tại văn phịng cơng ty tổng hợp kết quả hoạt động tồn cơng ty từ báo cáo thực hiện của các đơn vị trực thuộc.
Một số báo cáo trách nhiệm tại Công ty
Bảng 2.4. Các loại báo cáo trong côngty ty
TT Loại báo cáo
Người lập báo cáo
Dự toán Thực hiện Đánhgiá
1 Báo cáo kết quả tiêu thụ các chi nhánh
Phịng KH -TT cơng ty
Kế tốn chi nhánh 2 Báo cáo kết quả HĐSXKD của khối kinh doanh Kế tốn các chi nhánh, xí nghiệp
3 4 5 6
Báo cáo chi phí bán hàng, quản lý
doanh nghiệp Kế tốn văn phịng cơng ty
Báo cáo chi phí mua hàng Kế tốn văn phịng cơng ty Báo cáo kết quả HĐSXKD
toàn cơng ty Kế tốn văn phịng cơng ty
Báo cáo chi phí sản xuất đội xây lắp Kế toán đội xây lắp
(1) Báo cáo kết quả hoạt động tồn cơng ty
Bảng 2.5. Báo cáo kết quả HĐSXKD tồn cơng ty
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện MứcĐánh giáTỷ lệ % 1 Doanh thu thuần
từ HĐSXKD
130.000.000.000 129.558.340.110 -441.659.890 -0.34%
- Cơng trình XDCB
100.000.000.000 102.223.952.557 +2.223.952.557 +2.22% - Khối kinh doanh
VLXD 30.000.000.000 27.334.387.553 -2.665.612.447 -8.89% 2 Giá vốn hàng bán 125.000.000.000 126.196.760.752 +1.196.760.752 +0.96% - Cơng trình XDCB 100.000.000.000 100.726.777.536 +726.777.536 +0.73% - Khối kinh doanh
VLXD 25.000.000.000 25.469.983.216 +469.983.216 +1.88% 3 Chi phí bán hàng 860.000.000 947.181.902 +87.181.902 +10.14% - Tại công ty 60.000.000 54.365.850 -5.634.152 -9.39% - Khối kinh doanh
VLXD
800.000.000 892.816.052 +92.816.052 +11.60%
4 Chi phí QLDN 2.050.000.000 2.118.111.302 +68.111.302 +3.32%
- Tại công ty 1.500.000.000 1.574.745.100 +74.745.100 +4.98% - Khối kinh doanh
VLXD
550.000.000 543.366.202 -6.633.798 -1.2%
5 Lợi nhuận thuần từ HĐSXKD
300.000.000 296.286.184 -3.713.816- -1.24% 6 Doanh thu hoạt
động tài chính