2.3.1. Ưu điểm
+ Được sự quan tâm đầu tư cải tiến hệ thống của Ban tổng giám đốc.
+ Hệ thống có sự kiểm sốt tốt theo qui trình Iso 9001. Các qui trình, biểu mẫu đều được chuẩn hóa, dễ dàng cho việc áp dụng công nghệ thông tin cho việc quản lý hệ thống.
+ Đội ngũ nhân viên nhiệt tình am hiểu nghiệp vụ. + Hệ thống quản lý chi phí tốt.
+ Hệ thống kho bãi lớn, dễ dàng thực hiện các hoạch định chiến lược mà Ban tổng giám đốc yêu cầu.
+ Có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hàng đầu trong ngành nhựa, nguồn nguyên liệu được đảm bảo.
+ Hệ thống các đại lý, khách hàng truyền thống uy tín và trong số đó là các tập đồn hàng đầu như: Samsung, Syngenta, Bayer,… đây là cơ sở để công ty mạnh dạn đầu tư cải thiện hệ thống logictics.
2.3.2. Các vấn đề cần khắc phục
a. Phần mềm quản lý tổng quát: hiện tại cơng ty có rất nhiều phần mềm, các dữ liệu nằm ở các phần mềm khác nhau, khơng tương thích lẫn nhau nên rất khó để tích hợp dữ liệu lại để có một báo cáo chung. Nên rất khó để có một định hướng đúng cho việc quản lý trong tương lai nếu công ty tiếp tục lớn mạnh.
b. Cải tiến qui trình quản lý hàng tồn kho: hiện tại qui trình quản lý tồn kho tại Cơng ty Nhựa Long Thành chưa được xem trọng ,thường xuyên xảy ra tình trạng nhập dữ liệu nhiều lần gây tốn thời gian, chi phí và nhằm phục vụ cho khách hàng tốt hơn, hiệu quả hơn. Nếu quản lý tốt tồn kho thì cơng ty có thể tiết kiệm nhiều chi phí liên quan đến chi phí đặt hàng,chi phí lưu kho, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng.
c. Cải tiến hệ thống Quản lý chất lượng: công ty cần cải tiến hơn nữa hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm sốt tránh các chi phí phế phẩm cũng như khiếu nại của khách hàng.
e.Kế hoạch mua hàng hợp lý hơn: theo như tình hình thực tế, giá hạt nhựa rất biến động rất nhanh, để tránh bị động nguồn hàng thì các nhà cung cấp yêu cầu
cơng ty phải có kế hoạch mua hàng trước ít nhất 3 tháng. Điều này rất cần một công cụ để dự toán kế hoạch sử dụng hạt nhựa cũng như đánh giá biến động của nhu cầu. f.Giao hàng chậm và chi phí giá thành cao: theo cuộc khảo sát các khách hàng thì vẫn cịn 11% khách hàng khơng hài lịng về việc giao hàng, điều này gây ảnh hưởng đến uy tín cũng như cách phục vụ của cơng ty, và 14% còn phàn nàn về giá cịn cao, dưới gốc độ logistics thì cơng ty phải giảm một cách tối ưu và hợp lý chi phí vận chuyển, nhằm giảm bớt gánh nặng chi phí trong giá thành sản phẩm.
TĨM TẮT CHƯƠNG 2
Cơng ty Nhựa Long Thành đang từng bước khẳng định vị thế của mình trên thương trường nội địa và quốc tế với vị thế dẫn đầu về lĩnh vực nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật cao. Tuy nhiên do chưa áp dụng tốt logistics vào hệ thống quản lý, và cơng ty cũng đang trong q trình cải tiến nên vẫn chưa phát triển tương xứng với tiềm năng của công ty và nhu cầu của thế giới.
Do đó để thực hiện tối ưu quy trình logistics một cách hiệu quả, giảm chi phí tối đa nhằm tăng lợi nhuận cũng như nâng cao lợi thế cạnh tranh của sản phẩm của cơng ty cần phải có những giải pháp đồng bộ để giải quyết những vấn đề bất cập trên. Những giải pháp này sẽ được triển khai và phân tích cụ thể trong chương 3.
ÁP DỤNG LOGISTIC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHO CƠNG TY NHỰA LONG THÀNH 3.1. Mục đích xây dựng giải pháp
Nhằm cải thiện hệ thống kiểm soát logistics tốt hơn, nhằm giúp cơng ty giảm chi phí, giảm sản phẩm lỗi, tăng cường tính hệ thống, tăng lợi nhuận và sẽ đạt được rất nhiều lợi ích khác như :
+ Giảm nhu cầu về mặt bằng.
+Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm và lượng sản phẩm làm lại. + Giảm thời gian phân phối trong sản xuất.
+ Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất.
+ Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, do các cơng nhân có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp lẫn nhau và thay thế trong trường hợp vắng mặt.
+ Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị.
+ Có sự tham gia của cơng nhân trong việc khắc phục các sự cố của quá trình sản xuất, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân.
+ Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.
+ Khi áp dụng cơng nghệ thơng tin thành cơng thì việc truy cập thơng tin nhanh chóng, an tồn và ổn định, nó cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu nhanh chóng. Ban Tổng giám đốc có thể phân quyền sử dụng dữ liệu và khu vực truy cập cho người dùng tùy theo vị trí làm việc và chức vụ phụ trách.
+ Hệ thống có khả năng đồng bộ dữ liệu và tích hợp dữ liệu. Các nguồn dữ liệu dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ.
+ Giảm thời gian lưu chuyển, xoay vịng nhanh do khơng chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận. Hệ thống đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong cơng ty.
+ Giảm chi phí vơ lý do tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân tích tồn diện mọi mặt.
+ Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh, đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh hoặc khi tái cấu trúc công ty. Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng.
+ Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống khi có hợp đồng hỗ trợ dài hạn như là một phần của việc mua hệ thống. Điều này sẽ giúp cơng ty có thể triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống.
+ Hệ thống cơng nghệ thơng tin có thể mở rộng hệ thống và có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng. Nguồn dữ liệu của công ty sẽ được thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của công ty.
3.2. Căn cứ xây dựng giải pháp
+ Hiện nay nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn, doanh nghiệp cần phải kiểm sốt tốt hơn nữa chi phí, giảm giá thành nhằm nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm. Bên cạnh đó thì nhu cầu ngành nhựa đang trên đà phát triển mạnh, đặc biệt là các sản phẩm nhựa công nghiệp. Công ty cần củng cố hệ thống kiểm soát trước khi mở rộng việc phát triển hoạt động kinh doanh của mình.
+ Dựa vào những vấn đề đã phân tích thì cơng ty cần có những giải pháp để khắc phục các vấn đề thực hiện chưa tốt, hồn thiện hệ thống, giảm chi phí, nâng cao tính cạnh tranh của công ty.
+ Hiện tại để tham gia vào chuỗi cung ứng các tập đoàn lớn như Samsung, Bayer, Syngenta,… thì các tập đồn đã khuyến cáo bắt buộc cơng ty phải nâng cao hệ thống kiểm sốt ngày càng chặt chẽ hơn.
3.3. Các giải pháp áp dụng
3.3.1 Áp dụng giải pháp phần mềm ERP
Hiện tại công ty đang trên đà phát triển và mở rộng quy mơ thì trong q trình kiểm sốt, quản lý gặp phải những vấn đề mà Ban tổng giám đốc phải xem xét ứng dụng các ưu điểm của phầm mềm tích hợp tất cả dữ liệu vào hệ thống cơng ty. Hiện tại qui trình, hệ thống số liệu của Long Thành đang chạy trên quá nhiều phần mềm. Vì vậy rất cần thiết Ban Tổng giám đốc giải quyết các vấn đề nêu trên, ngồi việc cần có những thay đổi trong cách thức quản trị và điều hành, thay đổi trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, cịn cần có những thay đổi căn bản trong việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, tập trung dữ liệu chuyển các phần mềm đơn lẻ cho từng phòng ban như là một công cụ hỗ trợ những công việc cụ thể sang xây dựng một hệ thơng thơng tin tích hợp, thực hiện việc quản trị điều hành tồn diện các quy trình sản xuất kinh doanh một cách toàn diện. Ngay sau khi công việc được thực hiện xong ở một cơng đoạn thì thơng tin cập nhật sẽ có ngay cho mọi người tham gia đều biết, giúp cho mỗi phịng ban có
đủ thơng tin để thực hiện công việc tiếp theo. Điều này sẽ giúp nâng cao năng suất lao động và tăng sự hài lòng của khách hàng cũng như của các đối tác. Thông tin được cập nhật thống nhất, toàn diện và được tổng hợp, cung cấp kịp thời giúp các cán bộ quản lý có cái nhìn tổng thể cũng như những phân tích chi tiết, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình điều hành và ra quyết định. Đó chính là giải pháp phầm mềm ERP tích hợp tồn bộ hệ thống một cách chặt chẽ với nhiều phân hệ.
Sơ đồ 3.1 Mơ hình hệ thống phần mềm ERP
( Nguồn: www.sinnovasoft.com/vn/tintuc/003-003-05_ kien_thuc ERP )[11]
Việc công ty ứng dụng ERP là đúng theo xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để công ty nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp cơng ty tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Cơng ty có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của công ty được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đơng. Khách hàng sẽ hài lịng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng
hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của công ty theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của cơng ty.
Đề áp dụng thành cơng ERP thì cần chuẩn bị các bước quan trọng sau: a. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, các phân hệ phụ trợ-các qui trình, biểu mẫu
- Cơ sở hạ tầng thơng tin: cơng ty tiến hành chuẩn bị cơ sở hạ tầng thông tin cần thiết theo yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ như: máy chủ và các máy trạm có cấu hình đủ sức vận hành toàn bộ hệ thống, và hệ thống mạng (mạng LAN, Internet).
- Các phần mềm hiện tại của công ty như: Accnet, Paperless, Human Resour, Purchase Order và một số phần mềm hỗ trợ kế tốn khác sẽ được tổng hợp lại, sẽ chuyển tồn bộ dữ liệu qua phần mềm ERP khi nó đã sẵn sàng.
- Các số liệu ban đầu là các số liệu phản ánh hệ thống thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm đưa phần mềm vào áp dụng bao gồm số liệu kế toán và các số liệu khai báo đầu vào cho các phân hệ ERP.
- Đối với số liệu kế toán sẽ là các dữ liệu cố định dạng danh mục (như danh sách khách hàng, vật tư, hàng hoá...) và dữ liệu số dư ban đầu là số dư các tài khoản kế toán tổng hợp hoặc chi tiết (như số dư tài khoản tiền, các tài khoản công nợ chi tiết theo đối tượng, các tài khoản kho chi tiết theo vật tư, hàng hoá...). Đối với các phân hệ ERP khác là các số liệu liên quan đến sản phẩm như danh mục các sản phẩm, các thông tin về định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, các số liệu phản ánh quy trình sản xuất của từng sản phẩm. Các số liệu danh mục như danh sách nhân viên, năng lực nhân viên, danh sách trang thiết bị và các thuộc tính cần phải được chuẩn bị sẵn sàng để chuyển đổi.
-Công ty cũng cần soát xét lại các tài liệu, các biểu mẫu nằm trong qui trình cụ thể theo tiêu chuẩn Iso tránh trường hợp các khó khăn có thể xảy ra do hệ thống thông tin của thời điểm ban đầu áp dụng ERP và cũng phải chỉnh sửa rất nhiều trước khi có được các số liệu chính thức làm đầu vào cho hệ thống ERP. Ngồi ra việc hệ thống hố các số liệu để phục vụ cho đầu vào của các phân hệ ERP không
60
phải kế tốn cũng hay gặp khó khăn nhất là đối với phân hệ quản trị sản xuất. Đặc biệt là khi dữ liệu đang có lại nằm trên phần mềm khác đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Công việc trợ giúp này là lập các đoạn chương trình nhỏ để chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác vào phần mềm ERP.
b.Tổ chức nhân sự cho việc áp dụng ERP
- Đây là bước rất quan trọng và không thể bỏ qua được. Tất cả đội ngũ nhân viên sẽ tham gia vào chương trình này, nếu có những cá nhân chưa thơng hiểu về ý nghĩa của nó hoặc chưa xác định được cần sự cần thiết và phải có quyết tâm để tiến hành dự án hoặc cịn chưa sẵn sàng cho cơng việc (ví dụ: ngại học hỏi, ngại thực hiện công việc trên máy do tuổi tác và trình độ, sợ bị ảnh hưởng về quyền lợi hoặc vai trị của mình trong phần mềm mới...) thì việc triển khai dự án chắc chắn sẽ gặp khó khăn. Chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần cho đội ngũ nhân viên trước tiên là nhiệm vụ của Ban tổng giám đốc cơng ty và sau đó là các trưởng phịng ban.
- Thông qua các buổi đào tạo, các cuộc họp phổ biến, quán triệt chủ trương, ý nghĩa của phần mềm mới... đội ngũ nhân viên sẽ dần dần "thấm nhuần" chủ trương của Ban Tổng Giám đốc và hiểu được những công việc sẽ phải làm và ý nghĩa của những công việc này. Họ sẽ hiểu được viễn cảnh tương lai sau khi thực hiện dự án và do đó sẽ có những động lực và hứng khởi để bắt tay vào công việc. Khi nhận thức và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên tốt thì dự án đã có được bước khởi sắc tốt và đã có dấu hiệu của sự thành cơng. Rất cần những buổi đào tạo khi công ty quyết định triển khai ERP nhằm bảo đảm là đội ngũ nhân viên đã sẵn sàng cho việc tiếp nhận các thao tác sử dụng các phần hành ERP khi triển khai dự án phần mềm này.
3.3.2 Cải tiến qui trình quản lý hàng tồn khoa.Mức tồn kho tối ưu: a.Mức tồn kho tối ưu:
Hiện tại qui trình quản lý tồn kho tại Cơng ty Nhựa Long Thành chưa được xem trọng, thường xuyên xảy ra tình trạng nhập dữ liệu nhiều lần gây tốn thời gian, chi phí và nhằm phục vụ cho khách hàng tốt hơn, hiệu quả hơn.Và tác giả đề suất một số biện pháp nhằm cải thiện qui trình quản lý hàng tồn kho với việc sử dụng thêm một số tính năng của phần mềm Accnet hay ERP mà công ty chuẩn bị ứng dụng. Nếu quản lý tốt tồn kho thì cơng ty có thể tiết kiệm nhiều chi phí liên quan
đến chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng,…