2.2 Thực trạng quản trị logistics tại công ty Nhựa Long Thành
2.2.2 Qui trình quản lý logistics tại công ty
2.2.2.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý kho hàng
Mục đích đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu được việc quản lý kho, giảm tối đa quá trình mất mát trong quá trình xuất nhập kho. Đảm bảo tính thống nhất trong tồn hệ thống.
Sơ đồ 2.3 Qui trình tổng quát quản lý kho
( Nguồn : hoạt động thực tế tại công ty )
Hiện nay Công ty đang chạy theo hai chương trình quản lý là: Paperless và Accnet và đang trong quá trình triển khai phần mềm ERP.
a. Quản lý mã : Khi phát bắt đầu tạo
40
( Nguồn : hoạt động thực tế tại công ty )
Mơ tả chi tiết:
STT
BƯỚC
THỰC HIỆN PHỊNG BAN NỘI DUNG
1
Yêu cầu cấp mã mới hoặc sửa tên mã đã có P.Kinh doanh,Kế hoạch,mua hàng,Xuất nhập khẩu
Khi có một nhu cầu hoặc một nghiệp vụ phát sinh sẽ vào hệ thống Paperless vào module tạo mới để lập yêu cầu tạo mới hoặc sữa tên mã cũ .Yêu cầu này sẽ được chuyển đến bước
kế tiếp.
Đính kèm tài liệu chứng minh: Hợp đồng ,báo giá ,Giấy phép kinh doanh,….
2
Kiểm tra tính hợp hệ của yêu cầu theo đúng qui định tạo mã của cơng ty.
Phịng QA/QC hoặc - P.Kế tốn
Tùy vào hoạt động nghiệp vụ liên quan đến mã vật tư hay mã nhà cung cấp mới thì hệ thống sẽ chuyển đến phòng QA/QC hoặc phòng kế tốn kiểm tra tính hợp lệ ,hợp lý của mã cần tạo tên.Sau đó yêu cầu này sẽ được chuyển đến bước kế tiếp.
3
Kiểm tra sự tồn tại của mã mới trong hệ thống Accnet
Phòng IT
Dựa vào yêu cầu tạo mới hay cập nhật mã cũ thì cán bộ phòng IT sẽ kiểm tra trong hệ thống: Đối với yêu cầu tạo mã mới : nếu trong hệ thống khơng tồn tại thì tiếp tục chuyển sang bước 4 ,nếu mã này đã có trong hệ thống thì trả về bước 1. Sau đó u cầu này sẽ được chuyển trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
4 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào u của các phịng ban thì Ban Tổng Giám đốc sẽ phê duyệt cho hệ thống chạy. Sau đó phê duyệt này sẽ được chuyển đến phòng IT cập nhật vào hệ thống.
5 Cập nhật dữ
liệu vào hệ thống Phòng IT
Dựa vào yêu cầu tạo mới hay cập nhật mã cũ thì cán bộ phịng IT sẽ cập nhật vào hệ thống và đóng hành động này .Sau khi hồn thành việc cập nhật thì hệ thống sẽ tự động gửi mail thông báo cho người yêu cầu được biết.
Chi tiết :
( Nguồn : hoạt động thực tế tại công ty )
STT
BƯỚC
THỰC HIỆN PHÒNG BAN NỘI DUNG
1 Lập phiếu yêu cầu mua hàng
Bộ phận có nhu cầu
Khi bộ phận nào có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Ban Tổng Giám đốc xin mua.Sau khi được phê duyệt sẽ chuyển phiếu u cầu sang phịng mua hàng. 2 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Ban Tổng Giám đốc sẽ dựa vào nhu cầu thực tế của bộ phận đó đồng ý cho mua vật tư theo yêu cầu. 3 Nhận phiếu yêu cầu và lập PO đặt hàng Phòng mua hàng
Dựa vào Phiếu yêu cầu đã được phê duyệt phịng mua hàng sẽ trình duyệt giá, lập PO mua hàng theo qui định.
4 Kiểm tra hàng hóa và nhận hàng Phịng QA/QC- phịng mua hàng
Phòng QA/QC dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ kiểm tra vật tư theo PO cùng với nhân viên phòng mua hàng, thủ kho. Sau đó phịng mua hàng sẽ lập biên nhận mua hàng trong hệ thống trình BTGĐ phê duyệt. 5 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào xác nhận của các phịng ban thì BTGĐ sẽ xác nhận đồng ý cho nhập kho và xác nhận công nợ trong hệ thống.
c/ Qui trình xuất kho bán hàng :
Chi tiết
STT
BƯỚC THỰC HIỆN
PHỊNG
BAN NỘI DUNG
1 Lên đơn hàng Phịng kinh doanh
- Phòng kinh doanh lập đơn hàng trên hệ thống Accnet và lập phiếu thơng tin đơn hàng. Sau đó chuyển đơn hàng sang phịng kế tốn xác nhận.
- Sau khi phòng kế toán xác nhận sẽ đơn hàng sẽ chuyển đến Ban Tổng Giám đốc, phịng kinh doanh sẽ trực tiếp trình duyệt.
Sau đó phịng kinh doanh chuyển Đơn hàng đã được phê duyệt sang phịng Điều vận u cầu giao hàng. 2 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc Ban Tổng Giám đốc sẽ duyệt đơn hàng và phiếu xuất kho. 3 Nhận đơn hàng và lên kế hoạch giao hàng theo yêu cầu phòng kinh doanh Điều vận
Dựa vào Đơn hàng đã được duyệt, phòng Điều vận sẽ lên kế hoạch giao hàng.Và chuyển thơng tin chính xác đến bộ phận kho. 4 Kiểm tra hàng hóa và xuất kho Phịng QA/QC- kho thành phẩm -tổ bảo vệ Thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho theo đơn hàng . Phòng QA/QC dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ kiểm soát chất lượng, số lượng của
đơn hàng, cùng sự xác nhận của bảo vệ trên phiếu xuất kho, sau đó trình lên Ban Tổng Giám đốc phê duyệt .
5 Trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Ban Tổng giám đốc
Dựa vào xác nhận của các phòng ban thì BTGĐ sẽ xác nhận đồng ý cho xuất kho và xác nhận công nợ trong hệ thống.
2.2.2.2 Áp dụng 5S vào việc quản lý kho
5S NGHĨA YÊU CẦU
S1 Sàng lọc Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết ,loại bỏ những thứ không cần thiết
S2 Sắp xếp Sắp xếp đúng vật ,đúng chỗ,và có đánh số ký hiệu.Dễ tìm ,dễ thấy
S3 Sạch sẽ Giữ gìn nơi làm việc,thiết bị ,dụng cụ ln sạch sẽ
S4 Săn sóc Duy trì 3S (sàng lọc ,sắp xếp,sạch sẽ ) S5 Sẵn sàng Rèn luyện việc tuân thủ 3S một
cách tự giác và tự nguyện. Đây là một số hình ảnh được thực hiện 5S tại kho cơng ty:
Sơ đồ 2.5 Hình ảnh thực hiện 5S tại cơng ty Nhựa Long Thành
( Nguồn : Báo cáo việc thực hiện 5S của khối văn phòng tại kho của showroom năm 2011–Người thực hiện : tác giả )