CHƯƠNG 1 .TỔNG QUAN VỀ PHỊNG CƠNG CHỨNG SỐ 2 TỈNH KON TUM
3.1.2. Đánh giá hoạt động công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tạ
đang phát huy mạnh mẽ, số lượng hợp đồng giao dịch ln được chun viên thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, chính xác nhằm tăng hiệu quả cho cơng việc của khách hàng. Ngồi ra, số lượng hợp đồng ln được tăng lên đáng kể theo thời gian nên đòi hỏi chuyên viên phải có đầy đủ những kiến thức chuyên môn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Có thể thấy rằng, đất nước ta ngày càng phát triền theo xu hướng hội nhập toàn cầu, người dân ngày càng giao lưu hợp tác để mở rộng thị trường nên số lượng hợp đồng sẽ không giảm mà cịn tăng trong những năm tiếp theo. Điều đó địi hỏi sự cố gắng khơng ngừng của đơn vị Phòng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum nói riêng và các Phịng cơng chứng trên tồn quốc nói chung.
3.1.2. Đánh giá hoạt động công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Phịng Cơng chứng Số 2, tỉnh Kon Tum tại Phịng Cơng chứng Số 2, tỉnh Kon Tum
a. Những kết quả đạt được hoạt động công chứng hợp đồng tại Phịng Cơng chứng Số 2 tỉnh Kon Tum
Nhìn chung, Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum đã công chứng được rất nhiều loại hợp đồng đa dạng khác nhau, điều đó thể hiện thông qua các năm 2019, 2020 và năm 2021 (số liệu cụ thể đã được nêu trong bảng trên mục 3.1.1). Qua đó, ta thấy được rằng Phịng Cơng chứng số 2 đã đạt được những thành tựu như sau:
Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum đã thực hiện giải quyết số lượng lớn những hợp đồng, giao dịch góp phần thúc đẩy kinh tế của người dân tỉnh Kon Tum nói riêng và đất nước nói chung. Trong đó, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng dất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyển sử dụng đất, có tài sản gắn liền với đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tải sản gắn liền với đất được Phịng Cơng chứng số 2 thiết lập khá nhiều so với các loại hợp đồng còn lại, bằng chứng là các số liệu hợp đồng, giao dịch từ 2015 đến nay. Còn lại là các loại hợp đồng như: Hợp đồng mua bán, tặng cho tải sản khác, góp vốn bằng tài sản khác, hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê tài sản, hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản cũng chiếm phần không nhỏ trong tổng số những hợp đồng, giao dịch mà Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum đã thực hiện. Các loại hợp đồng giao dịch như: Hợp đồng chuyền nhượng quyển sử dụng đất, hợp đồng tặng cho bất động sản, hợp đồng cho thuê nhà, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng thế chấp tài sản, di chúc, hợp đồng thỏa thuận phân chia di sản, hợp đồng từ chối nhận di sản, việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch, hủy bỏ hợp đồng, văn bản khai nhận di sản, biên bản phân chia di sản thừa kế, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản phân chia tài sản chung của vợ chồng, văn bản nhập tài sản riêng vào tài sản chung của vợ chồng... đều được các chuyên viên nghiệp vụ thực hiện rõ ràng về quy trình, cách thức, thủ tục cơng chứng đối với từng loại hợp đồng công chứng cho phù hợp và đúng theo quy định tại luật công chứng 2014; Nghị định 29/NĐ-CP/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan về hoạt động công chứng.
đã được chuyên viên nghiệp vụ thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, thủ tục gọn gàng, đã phần nào đẩy mạnh trong công tác đưa kinh tế nước nhà đi lên. Đồng thời, các giao dịch hợp đồng được chuyên viên tại Phịng Cơng chứng số 2 thực hiện nhanh chóng, mang tính chính xác cao nên đã kịp thời đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dân.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phịng Cơng chứng số 2 đã khẳng định được vị trí, vai trị của mình, khơng chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân địa phương mà còn phục vụ các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Cùng với sự nhiệt tình, đồn kết, thống nhất cao và khơng ngừng nỗ lực, phấn đấu vươn lên của viên chức, nhân viên trong Phịng Cơng chứng số 2 đã góp phần phát huy những thành tích đã đạt được, khắc phục những tồn tại yếu kém, trong năm qua tập thể lãnh đạo đơn vị đã thực hiện tốt việc lãnh chỉ đạo đối với viên chức và nhân viên trong đơn vị, do đó đã phát huy được các mặt hoạt động của Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum có nhãng chuyển biến tích cực, đã hồn thành tốt các chỉ tiêu công tác và hoạt động chuyên mơn có hiệu quả rõ rệt và đã đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công chứng của tổ chức và công dân yêu cầu.
Do việc công chứng hợp đồng chiếm phần lớn cơng việc tại Phịng Công chứng số 2 tỉnh Kon Tum nên xác định được điều đó Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum ln luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hằng ngày, nâng cao công tác tiếp dẫn, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và người yêu cầu giao dịch hợp đồng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu cơng chứng của nhân dân, đảm bào tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu cơng chứng hợp đồng của nhân dân.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng được quan tâm, trú trọng, đặc biệt là Phịng Cơng Chứng số 2 đã công chứng được những hợp đồng vay vốn với những thủ tục thơng thống, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý cũng như mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp đồng đã được các Ngân hàng u cầu Phịng Cơng Chứng số 2 chứng nhận. Tại dây Phịng Cơng Chứng số 2 ln ln cải cách thủ tục hành chính trong cơng chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ-CP về công chứng, chứng thực thì các loại hợp đồng này được thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày (tại điều 41) nhưng phần lớn các hợp đồng đều được giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một tiếng đồng hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà người yêu cầu công chứng đã chuẩn bị tốt, đầy đủ các thủ tục giấy tờ). Trong q trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân viên Phịng Cơng Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách nhiệm cao, đã hướng dẫn người yêu cầu cơng chứng rất chu đáo, khơng để họ có phàn nàn gì.
nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng muốn công chứng di chúc nhưng do điều kiện về sức khỏe họ không ra công chứng được tại trụ sở làm việc của Phịng Cơng Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến tận nhà người yêu cầu công chứng làm thủ tục cơng chứng cho họ hay có trường hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp vay vốn ngân hàng nhưng có một bên vợ, chồng bị ốm khơng thể cùng ra cơng chứng hợp đồng thế chấp được thì Phịng Cơng Chứng số 2 cũng đã cử người đến tận nhà hoàn thiện thủ tục).
Để thực hiện tốt nhiệm vụ theo chương trình cơng tác trọng tâm của Sở Tư pháp, thủ trưởng đơn vị đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng viên chức và người lao động trong cơ quan. Tiếp tục triển khai và tổ chức thực hiện Luật Công chứng và Nghị đinh số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng và Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng, Thông Tư liên lịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính- Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phi công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực cơng chứng. Thơng tư liên tịch số 115 /2015/TTLT-BTC- BTP ngày 11 tháng 8 năm 2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19 tháng 01 năm 2012 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phi công chứng.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chun mơn viên chức và người lao động đã căn cứ vào các quy định của pháp luật về công chứng để thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của Pháp luật, nhằm đáp ứng kịp thời và tốt nhất tất cả các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức, thường xuyên cải tiến lề lối làm việc và cải cách thủ tục hành chính; trong giao tiếp ln có thái độ hịa nhã, ân cần, đúng mực và đã có sự phối hợp với các ngành có liên quan và chính quyền địa phương cấp cơ sở để giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh trong q trình thực hiện nhiệm vụ chun mơn theo thẩm quyền.
Đơn vị đã niêm yết lịch làm việc, thủ tục cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở làm việc.
Việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng của tất cả các loại việc luôn bao đảm nguyên tắc thu đúng, thu đủ và nộp kịp thời tiền phí cơng chứng vào Kho bạc theo đúng quy định. Khơng để xảy ra tình trạng tham ơ, thất thốt và biển thủ tiền phí cơng chứng và thù lao công chứng xảy ra trong cơ quan; đã niêm yết cơng khai các thủ tục hành chính, biểu mẫu và mức thu phí cơng chứng và thù lao công chứng tại trụ sở cơ quan theo quy định của pháp luật.
b. Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân trong hoạt động công chứng hợp đồng tại Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum
Bên những thành tựu đạt được trong hoạt động cơng chứng nói chung và hoạt động cơng chứng hợp đồng nói riêng, hoạt động cơng chứng hợp đồng vẫn cịn nhiều hạn chế:
Vì số lượng hợp đồng giao dịch nhiều, quá tải, khối lượng công việc lớn, thời gian lại ngắn nên khơng thể tránh được những lúc sai sót trong q trình làm việc. Các sai sót đó
có thể là cịn thiếu, chưa đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trường hợp người u cầu cơng chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình.
Về điều kiện vật chất tại Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum chưa phát triển, diện tích Phịng cơng chứng cịn chật hẹp, máy móc thiết bị chưa thực sự đầy đủ về những công cụ hỗ trợ cho quy trình thực hiện giao dịch các loại hợp đồng.
Về trình độ chun mơn của nhân viên cịn chưa thực sự đồng đều, còn hạn chế về cách thiết lập một số hợp đồng, không thể tránh khỏi được trường hợp các nhân viên chưa hoặc ít tiếp xúc với các loại hợp đồng phức tạp.
Quy định của pháp luật các hợp đồng, giao dịch về bất dộng sản là đất đai, nhà ở tại đô thị đã được chuyển từ Ủy ban nhân dân các phường, xã về cho các tố chức hành nghề công chứng thực hiện. Do vậy bước đầu, công việc giải quyết yêu cầu của các tổ chức và cơng dân, có những bất cập chưa đồng bộ giữa chính quyền cấp phường, xã và cơ quan địa chính thành phố về vấn đề đo đạc thửa đất, tách thửa đất khi giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, biến động về đất đai. Mặt khác, chưa có kết nối thơng tin về các giao dịch giữa các phịng cơng chứng và UBND các phường, xã, thị trấn trên địa bàn tỉnh nên khơng tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra.
Công chứng hợp đồng cho khách hàng cịn nhiều chỗ thiếu sót theo quy định của pháp luật, tốc độ giải quyết nhu cầu cơng chứng của khách hàng cịn chưa cao, đôi khi chậm trễ gây ảnh hưởng đến thời gian về công việc của khách hàng. Nhiêu trường hợp khách hàng còn chống đối với các chuyên viên về các yêu cầu mà chuyên viên đưa ra, gây ảnh hưởng đến công việc giải quyết hợp đồng cơng chứng. Làm q trình giải quyết kéo dài gây ảnh hưởng không tốt đến cơ quan.
Trong hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, việc đất được chuyển nhượng đang bị thi hành án, chưa được hủy bỏ nhưng nhiều trường hợp nhân viên tại phòng vẫn thực hiện hợp đồng như bình thường, điều này ảnh hưởng rất nguy hiểm cho công chứng viên và cả khách hàng. Thực trạng người đến yêu cầu công chứng hợp dồng ủy quyền, đặc biệt là ủy quyền trong lĩnh vực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán xe ô tơ cho thấy nhiều trưởng hợp có khả năng để trốn tránh nghĩa vụ tài chính với Nhà nước. Hiện tượng người dân yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền trên đất, Cơng chứng viên ln giải thích hậu quả pháp lý của việc giao kết hợp đồng nhưng người dân cố tình che dấu mục đích vay mượn và khẳng định việc giao kết hợp đồng chuyển nhượng là sự thật và tự nguyện nên Cơng chứng viên khơng có căn cứ để từ chối ký hợp đồng.
Tình trạng thực tế trên địa bàn tỉnh các hộ gia đình, cá nhân chưa được cấp giấy chứng nhận sở hữu nhà ở nên các hợp đồng giao dịch liên quan đến nhà ở đang trong tình trạng: Nếu cơng chứng thì vi phạm pháp luật hoặc Nếu khơng cơng chứng thì gây bức xúc trong nhân dân và xảy ra tranh chấp đối với nhà ở.
Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại hạn chế trên:
thực hiện các hợp đồng trong trường hợp khách hàng tới giao dịch đơng, chun viên thực hiện hợp đồng thì đủ nhưng cơng chửng viên thì cịn thiếu, bởi lẽ đã là một cơng viên thì địi hỏi rất nhiều kỹ năng nên số lượng cơng chứng viên vẫn cịn thiếu hụt nhiều.
Hai là, cơ sở vật chất kỹ thuật tại Phịng Cơng chứng số 2 tỉnh Kon Tum còn nhiều
hạn chế bởi những nguyên nhân chủ yếu như: cách bố trí, sắp xếp các thiết bị chưa thật sự hợp lý về mật độ, khoảng cách, chưa bố trí hợp lý nơi tiếp cơng dân, phòng làm việc, thiết bị khơng được bảo đảm, kém an tồn về hiệu quả, không chú trọng đến phương thức bảo hành nên dẫn đến hư hỏng, không phục vụ tốt trong công tác thực hiện hợp đồng.
Ba là, công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên viên nghiệp vụ tại Phịng Cơng chứng số
2 tỉnh Kon Tum chưa thực sự thường xun nên dẫn đến tình trạng khập khiễng, khơng đồng đều về mặt chuyên môn giữa các chuyên viên nghiệp vụ nơi đây.
Bốn là, những bất cập trong việc tiếp nhận thông tin về đất đai, nhà ở không được
rộng rãi, phổ biến làm người dân dễ bị nhầm lẫn mặc dù đã chuyển từ ủy ban nhân dân các phường, xã về cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện gây trở ngại về vấn đề đo đạc thửa đất, tách thửa đất khi giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, biến động về đất đai.
Nhiều văn bản quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động cơng chứng, chứng thực còn nhiều chồng chéo, bất cập và tính thống nhất chưa cao, điều này gây khó khăn