2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
a. Bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TMDV Anh Thi
Nguồn: Phịng Kinh doanh
Cơng ty đã nghiên cứu phát triển và thống nhất xây dựng mơ hình cơ cấu tổ chức của các phịng ban trực thuộc của mình theo các chức năng trong đơn vị. Sơ đồ tổ chức phản ánh rõ nét của một tổ chức theo hệ thống này thẩm quyền truyền trực tiếp và theo chiều dọc từ hệ thống phân cấp quản lý trên cùng xuống các cấp độ quản lý khác nhau, cấp thấp hơn và cuối cùng xuống đến cấp công nhân.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty cổ phần, có tồn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
Giám đốc: Là những người có quyền hạn và nhiệm vụ cao nhất trong công ty do Hội đồng thành viên công ty bổ nhiệm (hay bãi nhiệm), và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên công ty và pháp luật Nhà nước. Giám đốc có nhiệm vụ thiết lập chính sách cho cơng ty và giám sát các quản lý của cơng ty.
Phó Giám đốc: là giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
Phịng Kinh doanh: có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
Phịng Kế tốn: đảm bảo tồn bộ cơng việc hạch tốn trong cơng ty. Bao gồm hạch tốn ban đầu , xử lý thơng tin đến lập báo cáo tài chính. Thực hiện những nghiệp vụ về chun mơn tài chính, kế tốn theo đúng quy định của Nhà nước. Theo dõi, phản ánh sự
Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Phó Giám Đốc Phịng Kinh Doanh Phịng Kế Tốn Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Kho Vận
vận động của công ty và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. Cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán theo quy định của pháp luật.
Phịng Hành chính – Nhân sự: là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp, lên kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho cơng ty tính tốn các ngân sách liên quan đến chi phí lao động. Tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc sắp xếp, bố trí và phat triển nhân sự thơng qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự. Tham gia phối hợp với các đối tác tổ chức khảo sát lương và chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm.
Phịng Kho vận: Giám sát các bộ phận nhập kho và lưu kho. Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt q trình vận chuyển. Chất xếp hàng hóa đúng quy định xếp dỡ hàng hóa. Thống kê hàng hóa tồn kho quá 12 tháng và yêu cầu QC/PCI tái kiểm tra. Người quản lý kho vận cần phải theo dõi hàng tồn kho hiện tại của công ty, dự doán nhu cầu trong tương lai của tổ chức, dựa trên dữ liệu được thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt.
b. Bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ mơ hình kế tốn của Cơng ty TNHH TMDV Anh Thi
Nguồn: Phịng Kế tốn
Kế tốn trưởng: Là người phụ trách chung, có trách nhiệm:
Quản lý hoạt động của bộ phận kế toán. Đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kế tốn. Giám sát việc quyết tốn.
Lập kế hoạch tài chính, các báo cáo kế tốn và phân tích tài chính. Tham gia phân tích và dự báo nguồn tài chính.
Kế tốn Sữa/Hàng tiêu dùng/KC/Bia:
Hạch tốn và quản lí cơng nợ cũng như các khoản chi tiêu. Lập danh sách các
khoản công nợ và sắp xếp thời gian chi trả theo quy định.
Kế tốn trưởng
Kế tốn Phân bón – Thuốc bảo vệ thực vật
Kế toán Hàng
Thu thập, xử lí thơng tin, giám sát số liệu của sản phẩm. Xác định đơn đặt hàng,
cập nhật đơn xuất – nhập hàng, giá hàng hằng ngày từ nhà cung cấp để báo kịp thời cho nhân viên sale.
Mỗi kế toán sẽ cần tính tốn và xác định các khoản thuế cần nộp theo quy định
pháp luật.
Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính xác, chế độ các khoản tiền lương, tiền
thưởng các khoản trợ cấp phải trả người lao động.
c. Nguồn lực của công ty
Trong bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh hay sản xuất nào dù công nghiệp, nông nghiệp hay thương mai dịch vụ để tạo ra được sản phẩm không thể thiếu yếu tố con người. Do đó tầm quan trọng của việc phát triển nguồn nhân lực đối với công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Anh Thi là cực kỳ cần thiết.
Bảng 2.1. Nguồn nhân lực của Công ty TNHH TMDV Anh Thi trong giai đoạn từ 2019 - 2021
Chỉ tiêu
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng (Người) Tỷ lệ % Số lượng (Người) Tỷ lệ % Số lượng (Người) Tỷ lệ % 1. Theo giới tính 42 100 43 100 40 100 Nam 24 57,1 25 58,1 24 60 Nữ 18 42,9 18 41,9 16 40 2 . Theo trình độ 42 100 43 100 40 100 Đại học 19 45,2 19 44,2 18 45 Cao đẳng 3 7,1 4 9,3 2 5 Trung cấp 4 9,5 4 9,3 4 10 Sơ cấp 10 23,8 11 25,6 10 25 Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự
Theo bảng số liệu ta thấy được tình hình nhân viên của cơng ty có sự biến động ở năm 2019-2020, số lượng nhân viên tăng do tình hình kinh doanh phát triển nên cần bổ sung nhân lực nhưng đến năm 2021 thì có sự cắt giảm nhân sự đáng kể do tình hình dịch bệnh Covid diễn ra cộng với thiên tai lũ lụt kéo dài.
Tổng số lao động năm 2020 tăng 1 nhân viên so với năm 2019 tương ứng tăng 10% nhưng đến năm 2021 doanh nghiệp vì tình hình dịch bệnh căng thẳng và kéo dài, cắt giảm 3 nhân sự so với năm 2020 tương ứng giảm 30%.
Số lượng nhân viên nam lớn hơn so với số lượng nhân viên nữ, đối với công việc nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, giám sát kho, nên nhân viên nam sẽ phù hợp với đặc điểm cơng việc này.
Nhân viên có trình độ Đại học chiếm tỷ lệ cao hơn trình độ Cao đẳng với năm 2021 có 18 nhân viên có trình độ Đại học 45% tăng 0,8% so với năm 2020 và giảm 0,2% so với năm 2021.
d. Đặc điểm cơ sở vật chất
Hình 2.2. Xe tải vận chuyển của công ty TNHH TMDV Anh Thi
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Điều kiện để phát triển công ty thương mại – dịch vụ thì cơng ty ln chú trọng về cơ sở vật chất thuận tiện cho việc phân phối và lưu trữ hàng hóa: với 4 kho lưu trữ và hơn 20 xe giao hàng.
Nhằm thúc đẩy phát triển thương mại – dịch vụ công ty sở hữu 13 chiếc xe tải với trọng lượng 8 tấn; 6,5 tấn; 3,2 tấn; 1,4 trấn và 2,5 tấn. Đặc điểm xe giao hàng gây chú ý với logo công ty màu vàng chữ AT màu đỏ được dán ngay đầu xe để KH dễ dàng nhận diện, tránh việc nhầm lẫn với các cơng ty khác.
Hình 2.3. Kho hàng tiêu dùng của công ty TNHH TMDV Anh Thi
Cơng ty có 4 kho lưu trữ gồm: 2 kho phân bón ( 150 Phan Đình Phùng chiếm diện tích 1600m2 và 01 Hà Huy Tập với 600m2), 2 kho hàng tiêu dùng (216 Trần Văn Hai diện tích 600m2 và 115 Nguyễn Trường Tộ chiếm diện tích 800m2). Các kho này nằm ở các địa điểm mặt đường dành cho việc thuận lợi lưu thơng hàng hóa giữa các kho được xây dựng sạch sẽ, rộng rãi, thoáng mát phù hợp cho việc bảo quản hàng hóa. Bên cạnh đó cơng ty cịn phịng tránh những trường hơp xấu xảy ra đã đầu tư các trang thiết bị camera theo dõi, hệ thống phòng chống cháy nổ, hệ thống chống sét.
Tại trụ sở chính, cơng ty ln quan tâm vấn đề chăm sóc sức khỏe nhân viên. Mỗi phịng ban sẽ được lắp đặt hệ thống máy lạnh, tủ lạnh, máy in, máy photo, xây dựng hội trường để cho việc họp nhân sự, tổ chức xây dựng chiến lược kinh doanh.
Công ty xác định số lượng, mặt hàng cần nhập từ nhà cung cấp như UNIBEN, KC, Bia Sài Gòn, Bột ngọt,…và tiến hành làm đơn đặt hàng thông qua hệ thống DMS. Khi đơn hàng đã được nhà cung cấp phản hồi, tiến hành chuyển tiền cho nhà cung cấp. Sau khi nhà cung cấp được nhận tiền hàng và phản hồi lại với kế tốn thì nhân viên giao hàng sẽ vận chuyển đến cho công ty. Công ty nhập kho và kiểm tra số lượng đơn hàng.
Nhân viên sale thực hiện tới các đại lý để chào hàng, kiểm tra số lượng sản phẩm còn lại ở cửa hàng, xác định đơn hàng đại lý cần nhập. Xác nhận đơn hàng lại với kế toán và xuất kho đến các đại lý và đến tay người tiêu dùng.