5. Kết cấu đề tài
2.2.2. Nguyên tắc và nguồn tuyển dụng
a. Nguyên tắc tuyển dụng
- Xuất phát từ lợi ích chung của Cơng ty.
- Căn cứ vào khối lượng công việc và yêu cầu cụ thể của công việc qua từng giai đoạn, thời kỳ của Công ty.
- Căn cứ vào phẩm chất và năng lực cá nhân nhân viên.
Khi một bộ phận nào đó trong Cơng ty có nhu cầu về nhân lực ở một vị trí nào đó thì trưởng phịng hoặc quản đốc phân xưởng sẽ xem xét, lựa chọn trong số các nhân viên của mình ai có đủ khả năng và phù hợp với cơng việc thì sẽ báo cáo với phịng kế toán nhân sự và giám đốc Cơng ty. Trong trường hợp ở bộ phận đó khơng có ai có thể đảm nhận được vị trí đó thì trưởng phịng hoặc quản đốc phân xưởng sẽ gửi phiếu yêu cầu lên Phịng kế tốn nhân sự, phịng kế tốn nhân sự sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu đó để xem xét thực tế nhu cầu có đúng và cần thiết khơng. Khi xác nhận rằng u cầu đó chưa cần thiết phải thay đổi hay khơng phù hợp hoặc khơng đúng thì phịng kế tốn nhân sự sẽ có giải thích cho bộ phận đó lý do tại sao lại khơng thể đáp ứng u cầu đó. Khi xác định yêu cầu nhân lực đó là cần thiết thì trưởng phịng kế tốn nhân sự sẽ báo cáo với Giám đốc Công ty về nhu cầu nhân sự tại bộ phận đó cùng phương án bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phận đó. Phịng kế tốn nhân sự sẽ thơng báo với các phân xưởng, bộ phận, phòng ban xem xét những cá nhân có khả năng để lập danh sách ứng cử viên để có thể lựa chọn người phù hợp nhất với vị trí cơng việc đang u cầu.
b. Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng ở Công ty bao gồm hai nguồn là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Nguồn nội bộ là việc Cơng ty tuyển dụng chính những lao động trong Công ty cho các vị trí cơng việc khác nhau bằng sự luân chuyển lao động trong Cơng ty từ vị trí hay bộ phận này sang vị trí hay bộ phận khác. Nguồn bên ngồi là nguồn lao động ngoài thị trường lao động tham gia ứng cử vào vị trí cơng việc cần tuyển dụng người.
c. Phương pháp tuyển dụng
* Nguồn nội bộ:
Khi phát sinh nhu cầu nhân sự, trưởng các bộ phận sẽ có báo cáo lên cán bộ nhân sự, cán bộ nhân sự sẽ lên xác định nhu cầu nhân sự và lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Kế hoạch này sẽ được phịng kế tốn - nhân sự trình lên Giám đốc Cơng ty phê duyệt. Quá trình tuyển dụng được bắt đầu từ đây. Dựa vào mục đích, nhiệm vụ của từng giai đoạn, thời kỳ hoặc định hướng phát triển của Công ty hoặc phụ thuộc vào yêu cầu của hoạt động kinh doanh mà Công ty sử dụng nguồn nội bộ hay nguồn bên ngồi hay có sự kết hợp đồng thời cả hai nguồn nhân sự này.
Khi phát sinh nhu cầu luân chuyển nhân sự trong Công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ vị trí này sang vị trí khác, cán bộ nhân sự sẽ lựa chọn nguồn nội bộ. Các phương pháp áp dụng trong trường hợp này là phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên viên và phương pháp thu hút thông qua thông báo tuyển dụng.
Phương pháp đầu tiên được sử dụng trong việc tuyển dụng nguồn nội bộ là dựa trên sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên viên trong Công ty. Qua sự đề bạt của chính những cán bộ, nhân viên viên trong doanh nghiệp mình, cán bộ tuyển dụng sẽ có được danh sách các ứng cử viên có những tiêu chuẩn sát thực với thực tế yêu cầu của cơng việc và từ đó ứng cử viên phù hợp nhất được lựa chọn một cách nhanh chóng.
Phương pháp thứ hai trong tuyển dụng mà Công ty áp dụng là qua thơng báo về các vị trí cơng việc cần tuyển dụng đến tất cả các cá nhân trong Công ty. Thông báo của Cơng ty đưa ra nói rõ về vị trí cơng việc cần tuyển người, nhiệm vụ cơng việc và u cầu về trình độ cần tuyển dụng để mọi cá nhân trong Công ty được biết. Những cá nhân qua thông báo này sẽ tự so sánh được khả năng đáp ứng của mình với cơng việc tuyển dụng, từ đó đến phịng kế tốn - nhân sự đăng ký. Từ đây, cán bộ nhân sự có được danh sách các ứng cử viên tự nguyện đăng ký ứng cử vào vị trí mới và nhiệm vụ của cán bộ sẽ lựa chọn trong danh sách đó người đáp ứng yêu cầu đề ra tốt nhất.
Trong q trình thực hiện cơng tác quản trị nhân sự, đặc biệt là thực hiện nội dung tuyển dụng nhân sự, cán bộ nhân sự và lãnh đạo Công ty nhận thấy rõ những ưu điểm của nguồn tuyển dụng nội bộ. Những ưu điểm đó là tiết kiệm chi phí tuyển dụng, tạo sự tự tin và động lực cho chính những người lao động trong Cơng ty thử sức và ứng cử vào các vị trí mới. Ở góc độ kinh tế thì việc tiết kiệm chi phí trong hoạt động là điều được quan tâm đầu tiên của nhà kinh doanh. Xét về góc độ tinh thần thì việc tạo cơ hội cho người lao động trong Công ty là điểm mà không phải riêng Công ty mà tất cả các doanh nghiệp, tổ chức đều nhận thấy và đang và sẽ cố gắng tạo dựng. Với nhận thức này, Công ty luôn dành sự ưu tiên hàng đầu cho nguồn nội bộ khi có nhu cầu tuyển dụng lao động.
* Nguồn bên ngoài:
Mặt khác, cán bộ tuyển dụng cũng nhận ra khi mà sự bố trí và sắp xếp cơng việc là hợp lý, cơ cấu nhân sự đang ổn định thì sự luân chuyển nhân sự lại gây nên sự xáo trộn cơ cấu lao động của Công ty. Không những thế, cán bộ tuyển dụng còn thấy rõ được không phải lúc nào việc luân chuyển nhân sự cũng đáp ứng được nhu cầu đặt ra và đơi khi cịn bị ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của cán bộ, nhân viên trong Công ty trong việc đề bạt, giới thiệu cá nhân vào vị trí cần tuyển dụng. Xuất phát từ những điểm bất lợi đó của nguồn tuyển dụng nội bộ, cán bộ tuyển dụng của Công ty lúc này lựa chọn nguồn tuyển dụng từ bên ngoài doanh nghiệp.
Cũng như nguồn nội bộ, với nguồn bên ngoài doanh nghiệp Công ty ưu tiên những ứng viên ứng cử qua sự giới thiệu của chính cán bộ, nhân viên viên trong Công ty. Trong trường hợp sự giới thiệu của người trong Công ty chưa đáp ứng được nhu cầu nhân sự đề ra, Cơng ty có thơng báo tuyển dụng rộng rãi qua các phương tiện truyền thông như đài phát thanh và truyền hình địa phương hoặc gửi thông báo đến các trung tâm giới thiệu
việc làm của địa phương. Phương pháp này giúp cho thông báo tuyển dụng nhanh chóng tới người lao động một cách rộng rãi. Ngoài ra, tại địa phương vào tháng 3 hàng năm hội chợ việc làm được tổ chức Công ty như bao Công ty khác trên địa bàn Kon Tum và tận dụng cơ hội quảng bá thương hiệu, tìm thêm đối tác và tuyển dụng lao động. Một phương pháp nữa cũng được sử dụng tại Công ty là cán bộ tuyển dụng trực tiếp đến các trường trên địa bàn tỉnh Gia Lai và Kon Tum để tuyển dụng trực tiếp lao động. Nguồn bên ngoài thực sự chứng tỏ điểm mạnh khi quy mô kinh doanh của Công ty được mở rộng hoặc các đơn hàng với khối lượng công việc lớn thời gian ngắn mà nguồn lao động hiện tại của Công ty không kịp đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp tuyển nhân sự vào vị trí cán bộ hoặc nhân viên các phịng ban thì nguồn nội bộ cũng bộc lộ rõ ưu điểm của mình là khắc phục nhược điểm của nguồn nội bộ.
Trong giai đoạn cụ thể Công ty linh hoạt sử dụng cả hai nguồn lao động, như theo kế hoạch vào quý 3 năm 2/2021 Công ty quyết định mở rộng quy mô kinh doanh. Để thực hiện kế hoạch mở rộng quy mô này, Công ty sẽ tuyển thêm nhân viên thị trường, kinh doanh để có thể nhanh chóng mở rộng thị trường và tạo ra doanh thu cho Cơng ty.
d. Quy trình tuyển dụng
(Nguồn: Phịng kế tốn- hành chính nhân sự)
Tuyển dụng không qua đào tạo:
Tuỳ theo đối tượng cần tuyển mà q trình tuyển dụng ở Cơng ty được chia làm hai loại: tuyển dụng lái xe, phụ xe và tuyển dụng cán bộ quản lý.
* Tuyển dụng lái xe, phụ xe:
Quá trình tuyển dụng tương đối đơn giản, bao gồm các bước: Hồ sơ đầy đủ bao gồm:
Đơn xin việc Sơ yếu lý lịch
Bản sao giấy khai sinh
Các loại văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp Bản sao sổ hộ khẩu Bản sao chứng minh thu nhân
Bộ phận tuyển dụng của Phịng kế tốn - nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ xem có đầy đủ hay khơng. Nếu hồ sơ đầy đủ và các giấy tờ hợp lệ, các thơng tin về đối tượng tuyển dụng khơng có gì đặc biệt thì bộ phận tuyển dụng sẽ hẹn thời gian đến kiểm tra kinh nghiệm.
Sau khi kiểm tra kinh nghiệm thì Cơng ty sẽ cho thử việc trong vòng 03 ngày. Sau thời gian thử việc, nếu khơng đạt thì sẽ loại, nếu đạt yêu cầu bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra lại hồ sơ một lần nữa. Ngoài việc kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ và hợp lệ khơng, trong lần kiểm tra này bộ phận tuyển dụng còn xem xét nghiên cứu xem ứng cử viên được tuyển dụng có những thế mạnh gì, q trình cơng tác trước đó đã làm những cơng việc gì, có những kinh nghiệm gì để bố trí, sắp xếp trong cơng việc cho phù hợp và có thể phát huy được những thế mạnh, khả năng của người đó.
Sau khi đã nghiên cứu kiểm tra lại bộ hồ sơ, phịng kế tốn - hành chính nhân sự làm thủ tục tiếp nhận và bố trí, sắp xếp cho ứng cử viên đó học nội quy của Công ty. Trong thời gian học nội quy, nếu ứng cử viên đó chấp hành tốt mọi nội quy, quy định của Cơng ty thì Cơng ty tiến hành ký hợp đồng lao động đối với ứng cử viên đó. Đồng thời, tiến hành lưu trữ hồ sơ của người đã trúng tuyển để phục vụ quá trình quản lý lao động của Công ty.
Sơ đồ 2.3. Quy trình tuyển dụng cán bộ quản lý
(Nguồn: Phịng kế tốn- hành chính nhân sự)
Quy trình tuyển dụng đối với cán bộ quản lý cũng tương tự như đối với nhân viên thị trường nhưng có một số điểm khác biệt. Cụ thể như sau:
Sau khi người được tuyển dụng nộp hồ sơ xin việc, bộ phận tuyển dụng sẽ kiểm tra hồ sơ xem có đầy đủ và trình độ chun mơn, các loại văn bằng, chứng chỉ để sơ bộ nhận xét về khả năng, điểm mạnh - điểm yếu của ứng cử viên. Nếu xét thấy phù hợp với nhu cầu của Cơng ty thì sẽ hẹn thời gian để phỏng vấn. Sau quá trình này, một số ứng cử viên khơng đáp ứng yêu cầu sẽ bị loại.
Việc phỏng vấn sẽ do bộ phận tuyển dụng đảm nhiệm hoặc do Giám đốc Công ty trực tiếp phỏng vấn ứng cử viên. Quá trình phỏng vấn sẽ chủ yếu tập trung vào kiểm tra trình độ tin học, trình độ tiếng Anh, ngồi ra cịn sơ bộ xác định tính cách, khả năng, nhận thức, quan niệm sống, sự năng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong q trình làm việc, ước muốn của ứng cử viên, cũng có thể đánh giá ngoại hình, cử chỉ, phong thái của ứng cử viên đối với những cơng việc có u cầu về ngoại hình.
Lập kế hoạch tuyển dụng
Giám đốc phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Nhận và kiểm tra hồ sơ
Phỏng vấn
Đào tạo, thử việc
Đánh giá
Ký kết hợp đồng lao động
Không ký kết hợp đồng ng
Khô Xác định nhu cầu nhân sự
Một số câu hỏi thường đặt ra trong quá trình phỏng vấn:
- Trong số các công việc đã làm, cơng việc thích nhất, có khả năng làm tốt nhất? - Nếu được tuyển dụng thì mục tiêu phấn đấu là gì?
- Động lực thúc đẩy làm việc là gì?
- Đã làm ở Cơng ty nào cùng ngành chưa?
- Yếu tố nào trong cơng việc làm bạn thích nhất? - Khi làm việc độc lập gặp những khó khăn gì? - Chọn và mơ tả cho mình vị trí thích hợp?
- Điểm mạnh nào giúp bạn thành công trong công việc?
Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung để lựa chọn được những người có khả năng nhất, phù hợp nhất yêu cầu công việc. Những ứng cử viên vượt qua được quá trình phỏng vấn sẽ bắt đầu thời gian thử việc, thời gian thử việc thông thường là một tháng. Sau thời gian thử việc, Công ty sẽ tiến hành đánh giá quá trình làm việc của từng ứng cử viên và căn cứ vào kết quả đánh giá quá trình làm việc để ra quyết định tuyển dụng.
* Tuyển dụng có qua đào tạo
Kế hoạch Cơng ty trong 05 năm tới trở thành đơn vị chủ lực trong kinh doanh phân phối hàng tiêu dùng ở Kon Tum và mở rộng thị trường lân cận. Yêu cầu đặt ra mở rộng thêm thị trường với quy mơ vào khoảng 200 lao động, vì vậy trong năm 2020 Cơng ty phải thu hút được 54 lao động để đưa tổng số lao động của Công ty lên 124 người. Tuy nhiên do dịch bệnh covid năm 2021 chi còn 99 người.
Công ty tiến hành thông báo tuyển dụng bằng cách tuyên truyền, đăng gửi quảng cáo tại trung tâm giới thiệu việc làm, tại Kon Tum, thơng qua trang web tìm việc. Bên cạnh đó Cơng ty cịn thơng báo cho nhân viên viên trong nội bộ Công ty để tranh thủ được các mối quan hệ, sự giới thiệu của cán bộ nhân viên.
* Quy trình tuyển dụng nhân viên được tiến hành như sau:
Sau khi kiểm tra và nghiên cứu hồ sơ, bộ phận tuyển dụng sẽ dựa vào số lượng người nộp đơn để tuyển dụng . Thông thường số lượng người nộp đơn xin việc khá nhiều, thường vượt quá số lượng quy định của công ty, trong trường hợp này, Công ty sẽ ưu tiên cho những người ở địa bàn có hộ khẩu trên địa bàn Kon Tum và sau đó là ưu tiên cho những người ở địa bàn lân cận.
Sơ đồ 2.4. Quy trình tuyển dụng có qua đào tạo
(Nguồn: Phịng kế tốn- hành chính nhân sự)
Đối tượng cần tuyển qua đâò tạo chủ yếu tuyển dụng nhân viên thị trường và nhân viên kho vận.
Sau khi kiểm tra kết thúc thử việc đối với Nhân viên thị trường nói chung cần đáp ứng các tiêu chí để được ký hợp đồng lao động như sau:
1. Có động cơ làm việc lớn liên quan đến tiền bạc
5. Kiên trì.
2. Ham muốn học hỏi 6. Biết ganh đua
3. Tự tin 7. Có khả năng đối phó những lời từ chối
4. Sẵn sàng đón nhận thách thức 8. Có các kỹ năng lắng nghe tốt
Ngồi những hiểu biết về nghề nghiệp, Cơng ty tìm kiếm những ứng viên nhanh nhẹn, năng động và trực giác nhạy bén để cảm thơng, đốn ý và thấu hiểu khách hàng. Một nhân viên bán hàng giỏi phải biết tận dụng tất cả các loại vũ khí, phải biết lợi dụng tất cả những chỗ yếu của đối phương để tạo ra lợi thế cho mình trong q trình thu hút và làm vừa lịng khách hàng.
Nhận xét
Đứng về góc độ lý thuyết, ta dễ dàng nhận thấy, quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng tại Công ty được thực hiện một cách khá bài bản và đi theo một quy trình hợp lý. Chính nhờ vào các tiêu chuẩn tuyển dụng cùng với bản mô tả công việc được thiết kế chi tiết đã giúp cho Công ty Phước Hải luôn chọn lọc được những ứng viên phù hợp ngay từ đầu. Từ đó tránh được trường hợp nhân viên thấy không phù hợp bỏ việc ngay sau thời gian thử việc. Hiện tại Công ty Phước Hải đã xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho phần