Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH TM – DV Gas Tân Việt Sơn
(Nguồn: Phịng nhân sự Cơng ty)
Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Phỏng vấn thi tuyển Ra quyết định tuyển dụng
30
3.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Hàng năm sau khi giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của những năm tới công ty sẽ tiến hành kế hoạch hóa nguồn nhân sự cần tuyển dụng. Vào đầu năm các phịng ban sẽ nhận đượccơng văn đề nghị đánh giá nhu cầu tuyển dụng, khi có nhu cầu bổ sung nhân sự, trưởng các bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình lên tổng giám đốc xem xét, phê duyệt. Sauk hi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phịng Tổ chức - Hành chính nhân sự chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng lao động.
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầ của giám đốc, phòng Tổ chức – Hành chính nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận sử dụng. Các bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
- Tuyển dụng phục vụ u cầu cho cơng việc gì?
- Điều kiện địi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được về tay nghề, trình độ chun mơn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất cơng việc.
- Số lượng cần tuyển dụng.
- Loại lao động : chính thức hay thời vụ. - Thời gian cần nhân sự.
Sau đó chuyển nhu cầu tuyển dụng cho Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đưa ra ý kiến thảo luận với bộ phận có nhu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình lên giám đốc duyệt.
3.2.2 Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi đã có quyết định chính thức về tuyển dụng, trưởng phòng nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên văn thư sẽ phân phát công văn để nhân viên nhân sự tiến hành tuyển dụng. Công việc này được tiến hành như sau:
+ Xác định đối tượng tuyển dụng để chọn lựa nguồn cung cấp hồ sơ phù hợp. + Xác định thời gian nộp hồ sơ và chọn hồ sơ.
+ Xác định thời điểm phỏng vấn và nhân viên mới. + Xác định các cán bộ liên quan cho việc phỏng vấn.
Sau đó, phịng Tổ chức – Hành chính nhân sự trình lên giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu giám đốc chưa nhất trí thì dựa
31
trên quan điểm của giám đốc có sự trình bày của phịng Tổ chức – Hành chính nhân sự để thống kê kế hoạch.
3.2.3 Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua giám đốc công ty duyệt, phịng hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng. Nội dung một thông báo thường bao gồm các nội dung: tên cơng ty, vị trí của cơng việc cần tuyển dụng, u cầu trình độ chun mơn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ địa chỉ liên hệ.
Sau khi đã thu hút được các ứng viên từ các nguồn khác nhau đến xin việc, cơng ty tiến hành q trình tuyển chọn để tìm ra người phù hợp với các yêu cầu của công việc.
3.2.4 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phịng Tổ chức – Hành chính nhân sự trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh các yêu cầu của các cán bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo quy định của cơng ty thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo nếu có, giấy khai sinh bản sao, giấy chứng nhận sức khỏe.
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại các ứng viên thông qua hồ sơ. Sau đó phịng Tổ chức – Hành chính nhân sự sẽ lên thông báo cụ thể về thời gian và địa điểm cho buổi phỏng vấn hay thi tuyển tiếp theo.
Hồ sơ xin việc gồm: - Đơn xin việc - Bằng cấp. - Bảng điểm
- Các loại chứng chỉ - Giấy khám sức khỏe - Sơ yếu lý lịch
- Bản sao CMND, hộ khẩu (công chứng) - 1 tấm hình 3x4
32
+ Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là hồ sơ có hợp lệ hay không, tức là có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu hay không. Loại bỏ những hồ sơ không đủ thơng tin như u cầu.
+ Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo đơn xin việc: vì đơn xin việc là nội dung quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng. Trong đơn xin việc sẽ đầy đủ thơng tin phục vụ cho q trình tuyển chọn: qua đây thì tuyển dụng có thể thấy được các thơng tin như sau:
- Thông tin cá nhân, các đặc điểm tâm lý cá nhân,
- quá trình đào tạo, các văn bằng chứng chỉ khác liên quan - Kinh nghiệm công tác, kiến thức hiện tại
- Các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác.
Có thể nói đây là bản tổng hợp các thông tin về người xin việc. Qua đây có thể tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí ưu tiên như:
- Bằng cấp - Bảng điểm
- Chứng chỉ liên quan - Kinh nghiệm
Ví dụ: Như đối với kế tốn tổng hợp làm việc tại cơng ty thì ngồi những người có
4 tiêu chuẩn sau thì những người cịn lại sẽ bị loại:
- Bằng khá trở lên của các trường Đại học tài chính, Đại học kinh tế quốc dân,…
- Có chứng chỉ vi tính về sử dụng các phần mềm phục vụ cơng việc kế tốn như Microsoft Word, Excel,…
- Có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên.
Tiêu chí kinh nghiệm khơng phải là tiêu chí được đặc lên hàng đầu vì trong quá trình làm việc sau này điều mà các nhà doanh nghiệp quan tâm là nhân viên có làm được việc khơng, nếu có tư chất thì có thể thơng qua đào tạo quen việc để tạo ra đội ngũ cán bộ kề cận, hơn thế đội ngũ sinh viên mới ra trường được coi là những người nhanh nhẹn, có sức khỏe và nhiệt tình với cơng việc. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp là để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, tuy rằng
33
khơng kiểm tra được IQ trực tiếp thì hiệu quả khơng cao bằng tuy là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hồn cảnh của cơng ty do giới hạn về thời gian và kinh phí.
3.2.5 Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển
Cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ hay công nhân sản xuất, cơng ty sẽ chia thành 02 vịng là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp. Việc phỏng vấn chỉ do cán bộ phịng Tổ chức – Hành chính nhân sự và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ bộ cịn phải phỏng vấn sau, bởi tính chất của các cơng việc này khơng những địi hỏi người lao động có những yêu cầu khác như tư cách cá nhân, khả năng giao tiếp,…
Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm: + Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng
+ Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan. + Ban giám đốc công ty (nếu cần)
+ Trưởng phịng hành chính nhân sự cán bộ (nếu cần).
Hội đồng phỏng vấn do giám đốc công ty quyết định thành lập.
Hiện nay công ty TNHH TM – DV Gas Tân Việt Sơn thường sử dụng loại phỏng vấn không có hướng dẫn và loại phỏng vấn theo mục tiêu. Loại phỏng vấn không có hướng dẫn có thể hiểu là người đi phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung câu hỏi . Khi các ứng viên đã đến đầy đủ phịng Tổ chức - Hành chính nhân sự gọi trực tiếp từng người một đến gặp giám đốc để tiến hành để tiến hành cuộc phỏng vấn. Giám đốc sẽ đưa ra các câu hỏi chuyên sâu mà có liên quan đến công việc để hỏi các ứng viên. Các câu hỏi thường có dạng như: Bạn biết đến công ty này qua phương tiện thông tin nào, động lực nào đã giúp bạn nộp đơn vào công ty này. Bạn tốt nghiệp trường nào, chuyên ngành nào, đã từng làm việc ở đâu và vị trí cơng việc nào, lương tháng bao nhiêu và tại sao bản nghỉ làm ở chỗ đó. Bạn có thể đảm nhận được công việc ở những mảng nào, trình độ vi tính và ngoại ngữ của bạn như thế nào và bạn có ngụn vọng gì. Cơng ty cũng tạo điều kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thơng qua q trình phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng qt về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục
34
đích khi hợp tác với cơng ty. Qua q trình này sẽ chọn ra được những người có thiện chí, làm việc nhiệt tình và phù hợp với công việc của công ty.
3.2.6 Ra quyết định tuyển dụng
Đây là bước cuối cùng trong khâu tuyển chọn. Khi các ứng viên đã vượt qua các bước tuyển trên, công ty thực hiện ký hợp đồng thử việc. Thời gian thử việc tùy vào vị trí cơng việc mà người lao động đảm nhiệm:
+ Thời gian thử việc đối với công nhân: 15 ngày + Thời gian thử việc đối với cán bộ trung cấp: 1 tháng
+Thời gian thử việc đối với cán bộ tốt nghệp cao đẳng, đại học: 2 tháng
Khi kết thúc giai đoạn thử việc, người lao động tự động kiểm điểm đánh giá và tự nhận thức xem liệu mình có phù hợp với cơng việc ở đây và cịn có ngụn vọng tiếp tục làm việc ở cơng ty nữa hay không. Đồng thời, trưởng bộ phận, đơn vị có người lao động thử việc cũng sẽ có bản đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới. Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thử việc, gồm:
+ Chất lượng công việc.
+ Mức độ hồn thành cơng việc. + Khả năng giao tiếp.
+ Ý thực tập thể (sự cộng tác) + Tính tự giác.
+ Tính chủ động, sáng tạo trong cơng việc.
Phịng Tổ chức - Hành chính nhân sự tổng hợp ý kiến báo cáo giám đốc nếu đạt yêu cầu và ký hợp đồng lao động chính thức.