IV. TÌNH HÌNH VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC PHÁT HÀNH
4. Cơ cấu quản trị và bộ máy quản lý của Tổ chức phát hành
Nguồn: Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bất động sản An Gia
An Gia thiết lập cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh theo mơ hình cơng ty cổ phần trên cơ sở tuân thủ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, tuân thủ quy định của Luật doanh nghiệp và quy định của pháp luật có liên quan. Tổ chức bộ máy quản lý hiện tại của Công ty bao gồm:
▪ Đại hội đồng cổ đông
▪ Hội đồng quản trị
▪ Ủy Ban Kiểm Toán
▪ Tổng Giám đốc
▪ Các Khối chức năng
4.1. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đơng là cơquan có thẩm quyền có quyết định cao nhất của Cơng ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Hoạt động của Công ty.
Đại hội đồng cổ đơng có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm và thay thế thành viên Hội đồng quản trị, thông qua các báo cáo của Côngty (bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo của Hội đồng quản trị, báo cáo của Ủy Ban Kiểm Tốn); thơng qua kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty; bổ sung và sửa đổi Điều lệ Công ty, quyết định mức cổ tức thanh toán hàng năm, lựa chọn cơng ty kiểm tốn; và các quyền khác theo các quy định cụ thể trong Điều lệ Hoạt động của Công ty.
4.2. Hội đồng Quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổđông. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động của Công ty tuân thủcác quy định pháp luật, Điều lệvà các quy định nội bộ của Cơng ty, đối xửbình đẳng đối với tất cả cổđơng và tơn trọng lợi ích của người có quyền lợi liên quan đến Cơng ty. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng Quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty, Quy chế Quản trị nội bộ và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy địnhHội đồng Quản trị nhiệm kỳ 2019- 2024 của Công ty bao gồm 05 Thành viên, mỗi nhiệm kỳ của từng Thành viên là 05 năm. Chủ tịch Hội đồng Quản trị do Hội đồng Quản trị bầu ra.
Hội đồng quản trị hiện tại của Cơng ty bao gồm: Ơng Nguyễn Bá Sáng Chủ tịch HĐQT Ơng Nguyễn Trung Tín Phó Chủ tịch HĐQT
Ơng Masakazu Yamaguchi Thành viên HĐQT
Ông Vũ Quang Thịnh Thành viên HĐQT độc lập phụ trách Tiểu ban chiến lược Ông Đỗ Lê Hùng Thành viên HĐQT độc lập phụ trách Ủy ban kiểm toán
4.3. Các bộ phận trực thuộc Hội đồng quản trị
Cơng ty lựa chọn mơ hình Cơng ty khơng có Ban kiểm sốt theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 134 Luật Doanh nghiệp; thay cho Ban kiểm soát là Ủy ban Kiểm toán trực thuộc Thành viên độc lập Hội đồng quản trị. Hiện nay, Hội đồng Quản trị Công ty gồm 02 tiểu ban bao gồm:
▪ Ủy ban kiểm toán: Trưởng Ủy Ban Kiểm Toán là thành viên độc lập Hội đồng Quản
trị, ơng Đỗ Lê Hùng. Ủy Ban Kiểm Tốn có nhiệm vụ giúp Hội đồng Quản trị thực hiện chức năng giám sát các vấn đề liên quan đến Báo cáo Tài chính, Quản lý rủi ro, Kiểm sốt nội bộ, Kiểm toán nội bộ, Kiểm toán độc lập, Tuân thủ và Phòng chống gian lận.
▪ Tiểu ban Chiến lược: Trưởng Tiểu ban Chiến lược là thành viên độc lập Hội đồng
Quản trị, ơng Vũ Quang Thịnh. Tiểu ban có chức năng dự báo chiến lược, tư vấn hoạch định chiến lược và phát triển kinh doanh.
4.4. Ban Điều hành
Ban Điều hành của Cơng ty gồm 01 Phó Tổng giám đốc và 01 Kế toán trưởng. Ban Tổng giám đốc hiện nay của Cơng ty là những người có nhiều kinh nghiệm quản lý và điều hành trong lĩnh vực bất động sản, vận hành, kinh doanh và tài chính.
Ban Điều hành của Công ty gồm:
Bà Nguyễn Mai Giang Phó Tổng giám đốc Ơng Nguyễn Thành Châu Kếtốn trưởng
4.5. Các phịng, ban chức năng
Có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Điều hành về quản lý chỉ đạo trong lĩnh vực phụ trách, triển khai, cụ thể hóa cơng việc theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
4.5.1. Khối Đầu Tư
Khối Đầu tư bao gồm:
▪ Phòng đầu tư
tin, nghiên cứu và đánh giá hiệu quả đầu tư của dự án bất động sản;
- Đề xuất mức giá, cấu trúc và phương án cụ thể để nhận chuyển nhượng dự án, cổ phần công ty;
- Chuẩn bị các nguồn tài chính để tài trợ cho chuyển nhượng, phát triển bất động sản;
- Trao đổi thông tin, củng cố mối quan hệ với các Nhà đầu tư góp vốn dự án.
▪ Phịng Quan hệ Nhà đầu tư
- Duy trì, củng cố mối quan hệ thường xuyên liên tục giữa Công ty và Nhà đầu tư tài chính;
▪ Phịng Tài chính và Kế tốn
- Hạch tốn và kiểm soát thu chi;
- Chuẩn bị và kiểm tốn các báo cáo tài chính.
- Quản lý và tối đa hóa dịng tiền kinh doanh, thực hiện cơng tác kế tốn tài chính và quản lý đánh giá tàisản, nợ và rủi ro tài chính… cho Cơng ty.
▪ Phịng Pháp lý doanh nghiệp
- Đảm bảo tính tn thủ các quy định pháp luật trong hoạt động của Công ty.
- Tư vấn, hỗ trợ các phòng ban bộ phận trong Cơng ty kiểm sốt, phịng ngừa được các rủi ro về pháp lý.
- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Cơng ty, đại diện Công ty làm việc với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, khách hàng, đối tác để giải quyết các tranh chấp, khiếu kiện phát sinh.
4.5.2. Khối Dịch Vụ Khách Hàng
Khối Dịch Vụ Khách Hàng gồm 5 bộ phận: Tổng đài (Inbound), Quan hệ khách hàng (Outbound), Quản lý hợp đồng, Thu hồi công nợ, Đội hỗ trợ kỹ thuật.
▪ Quản lý hợp đồng dịch vụ khách hàng;
▪ Thu hồi cơng nợ;
▪ Giao nhà, chăm sóc khách hàng sau bán hàng;
▪ Tiếp nhận/xử lý yêu cầu khách hàng/dân cư;
▪ Tiếp nhận, xử lý sự cố, bảo hành/sửa chữa căn hộ và hệ thống kỹ thuật.
4.5.3. Khối Thương Mại
▪ Phịng Tiếp Thị
- Tiếp thị & truyền thơng dự án
- Quản lý & truyền thông nhận diện thương hiệu - Nghiên cứu thị trường;
- Tổ chức sự kiện liên quan bán hàng
▪ Phòng Kinh Doanh
- Lập và triển khai kế hoạch kinh doanh - Quản lý Đại lý môi giới
▪ Phòng Kinh Doanh Văn Phòng Cho Thuê
- Nghiên cứu, tìm hiểu các sản phẩm văn phịng;
- Triển khai kế hoạch kinh doanh văn phòng cho thuê (ký kết hợp đồng thuê, cải tạo văn phòng, cho thuê lại,…)
▪ Phòng hỗ trợ Kinh Doanh
- Hỗ trợ Phòng Kinh doanh trong công tác bán hàng
4.5.4. Khối Phát Triển Dự Án
Khối Phát triển Dự án bao gồm Phòng Thiết kế và Phòng Phát triển dự án và Phòng Pháp lý dự án:
▪ Phòng Thiết kế chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu, lên ýtưởng, thiết kế các sản phẩm bất động sản phù hợp vị trí lơ đất, định hướng của Ban Lãnh đạo Cơng ty;
▪ Phịng Quản lý dự án bao gồm nhóm kiểm sốt thiết kế (chịu trách nhiệm về quy hoạch và thiết kế tổng thể) và nhóm quản lý xây dựng (chịu trách nhiệm về quản lý xây dựng) làm việc trực tiếp với các nhà thầu để đảm bảo chất lượng và tiến độ xây dựng;
▪ Phịng Pháp lý dự án: rà sốt hiện trạng pháp lý của dự án dự kiến đầu tư; xây dựng và triển khai mốc tiến độ pháp lý khi phát triển dự án.
4.5.5. Khối Vận Hành
Khối Vận hành gồm Phịng Cung ứng, Cơng nghệ thơng tin và Hành chính nhân sự
▪ Phịng Cung ứng
- Tìm kiếm, đánh giá, quản lý nhà cung cấp thuộc phòng mua hàng; - Mua hàng (trừ danh mục loại trừ) & quản lý hợp đồng mua hàng; - Tham gia quá trình đánh giá, nghiệm thu chất lượng sản phẩm/dịch vụ;
- Hỗ trợ các sự kiện liên quan bán hàng (tea-break, hoa, quà tặng,...)
▪ Phịng Cơng nghệ thơng tin (CNTT)
- Lập và triển khai chiến lược phát triển CNTT; - Xây dựng và quản trị hệ thống CNTT;
- Dịch vụ hỗ trợ và đào tạo CNTT
▪ Phịng Hành chính nhân sự: gồm 6 bộ phậnlà Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Hành
chính, Truyền thơng nội bộ, Quy trình - Tuyển dụng;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;
- Quản lý nhân sự (chính sách phúc lợi, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi công tác thi đua khen thưởng, đề bạt nâng lương …);
- Quản lý việc sử dụng các trang thiết bị, phương tiện văn phòng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty. Đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Cơng ty;
- Truyền thông nội bộ;
- Soạn thảo, phối hợp soạn thảo, ban hành, quản lý hệ thống tài liệu quản trị doanh nghiệp. Đào tạo, hướng dẫn thực hiện hệ thống tài liệu trong tồn cơng ty
▪ Phòng Đối ngoại: quản trị và xử lý khủng hoảng truyền thông cho Công ty.