- Ngành học: Kinh tế, Kế toán, Quản trị Kinh doanh, Kinh doanh Quốc tế, Marketing,
VIẾT VÀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
5.3. THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
Bản báo cáo nghiên cứu khoa học nên được trình bày một cách rõ ràng, thể hiện sự lập luận một cách logic, diễn đạt tự tin và tránh đơn điệu, trích dẫn dài dịng hoặc đọc nội dung toàn bộ báo cáo. Để làm được điều đó, tác giả cần chuẩn bị trước nội dung cần báo cáo dưới dạng viết tóm tắt trên slide, hoặc diễn đạt trên giấy, chuẩn bị các biểu bảng, sơ đồ, hình vẽ,.... có thể dễ dàng truyền tải nội dung cần trình bày đến cho khán giả.
Các bước thực hiện cho việc chuẩn bị bài thuyết trình báo cáo nghiên cứu:
Xác định mục đích của bản thuyết trình, đối tượng khán giả là ai, và mẫu thuyết trình (nếu có) theo quy cách quy định của buổi trình bày. Mục đích của báo cáo cần phải xác định rõ trước khi bắt tay vào viết bài thuyết trình. Tác giả cần phải xác định rõ bản thuyết trình là một bản điều tra, miêu tả, kiểm định, phân tích hay là bản trình bày kết quả thực nghiệm. Khi đã xác định rõ chúng ta sẽ biết phân chia cấu trúc của bài thuyết trình cho phù hợp. Đối với bản thuyết trình của báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên, đối tượng khán giả thường là các bạn sinh viên, và các thầy cô giáo trong khoa, trường. Mẫu bản thuyết trình thường là các yêu cầu về số slide hoặc quy cách định dạng file powerpoint khi gửi bản thuyết trình cho ban tổ chức của buổi trình bày.
Chuẩn bị các nguồn tài liệu liên quan: Đây là bước quan trọng trong việc viết bản thuyết trình. Nguồn tài liệu được lấy từ bản tài liệu nghiên cứu chính của tác giả sau đó tóm lược những vấn đề chính và diễn đạt ngắn gọn lại cho phù hợp với thời lượng trình bày.
Soạn thảo bản thuyết trình: Cơng cụ dùng để soạn thảo cho bản thuyết trình thường được sử dụng hiện tại là MS PowerPoint hoặc các phần mềm tạo video, audio thông dụng như Adobe flash, hoặc Movie Maker,...
Diễn thuyết thử bài thuyết trình: Bước này giúp cho tác giả dễ dàng nắm được khoảng thời gian cần thiết cho bản thuyết trình, tránh được các sai sót khơng đáng có, và thậm chí cịn làm chủ được buổi thuyết trình sắp tới của mình thơng qua việc phán đốn những tình huống có thể xảy ra khi trình bày. Trong bài diễn thuyết thử này, tác giả nên mời một số bạn bè, thầy cơ đóng vai khán giả để họ đưa ra những góp ý, nhận xét hoặc những câu hỏi có thể hỏi trong bản trình bày hay nội dung nghiên cứu. Điều này sẽ giúp cho tác giả tự tin hơn khi trình bày thực sự và hồn tồn làm chủ được nội dung mà mình sẽ trình bày.
Khi trình bày, muốn cho người nghe lắng nghe và tin tưởng vào những vấn đề đang được trình bày thì điều quan trọng hàng đầu là người nghe phải hiểu những gì mà người diễn thuyết đang nói. Do vậy, người trình bày cần đảm bảo những điều dưới đây:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, mạch lạc - Kết cấu bài diễn thuyết lơgíc, chặt chẽ
- Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cơ đọng, khơng giải thích dài dịng; khơng nhắc đi nhắc lại nhiều lần; khơng độc thoại lan man hoặc trình bày cộc lốc khơng có đầu, có cuối hoặc khơng có sự chuyển ý giữa các phần trong bản trình bày.
Cấu trúc của bản thuyết trình: Các nội dung chính cần có khi trình bày kết quả của một nghiên cứu khoa học bao gồm:
Phần mở đầu: Phần mở đầu có ý nghĩa rất quan trọng, nếu có
một sự mở đầu tốt, sẽ tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu đối với người nghe. Phần này nên giới thiệu về bản thân, nêu mục tiêu của đề tài nghiên cứu, và khái quát nội dung cần trình bày trong bản thuyết trình. Thời gian cho phần này khoảng từ một cho đến hai phút.
Nội dung chính: Phần nội dung phải được trình bày một cách
Sau mỗi phần đều cần chốt lại ý chính để người nghe dễ nhớ. Phần nội dung phải trả lời được những câu hỏi sau:
o Đề tài nghiên cứu về cái gì?
o Đề tài này được thực hiện như thế nào? o Đề tài đã đạt được những kết quả gì?
Nội dung chính của bản thuyết trình chính là nội dung của đề tài nghiên cứu khoa học cần trình bày. Các nội dung này nên được trình bày một cách khoa học, logic. Để nâng cao tính trực quan, kết quả nghiên cứu nên sử dụng kèm theo các số liệu được biểu diễn ở dạng biểu đồ, mơ hình, đồ thị,.. (nếu có). Thời gian cho phần này tùy thuộc vào nội dung kết quả cần trình bày hoặc yêu cầu từ phía ban tổ chức hội nghị. Thơng thường, tổng thời gian trình bày cho một báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên khoảng từ 7 cho đến 10 phút.
Phần kết luận: Cuối bản thuyết trình nên dành một hoặc hai phút
để tóm tắt lại những kết quả đã đạt được trong nghiên cứu, một số vướng mắc hoặc đề xuất hướng đi tiếp theo của nghiên cứu. Có thể liệt kê các trích dẫn quan trọng cho nghiên cứu (nếu có).
Lập kế hoạch bài thuyết trình: Sau khi đã xác định được đối tượng, thời gian, mục tiêu, nội dung thuyết trình, tác giả cần lập kế hoạch bài thuyết trình một cách khoa học để giúp cho mình có thể chủ động, linh hoạt và tự tin trong việc cân đối sắp xếp hợp lý và đảm bảo tính lơgíc của bài thuyết trình. Việc lập kế hoạch này còn giúp cho tác giả chủ động lường trước được những tình huống có thể xảy ra trong q trình trình bày để có những phương án trả lời hoặc biện pháp xử lý kịp thời. Thông thường, một kế hoạch bài thuyết trình phải đảm bảo sự kết hợp hài hồ giữa nội dung, phương pháp, phương tiện, thời gian phân bố cho từng phần và nó được chia ra làm 4 cột theo mẫu dưới đây:
Bảng 5.1: Mẫu nội dung, phương pháp, phương tiện, và thời gian cho bản thuyết trình
Nội dung Phương pháp Phương tiện Thời gian
Phần mở đầu Thuyết trình/hỏi đáp Mic 1’-2' Nội dung chính:
+ Nội dung 1 + Nội dung 2 +......
Thuyết trình/thực nghiệm Mic + projector +
giấy bút 7'-9'
Phần kết luận Thuyết trình/hỏi đáp Mic 1'-2'
Cơng cụ trình bày
Tính đến thời điểm hiện tại, công cụ được sử dụng khá nhiều trong các bản thuyết trình là MS PowerPoint của Microsoft. Ngồi ra tùy thuộc vào đề tài nghiên cứu là lý thuyết hay thực nghiệm mà tác giả có thể sử dụng các thực nghiệm demo hoặc bảng biểu, hình vẽ,.. trên giấy khổ to để minh họa.
Một số điểm chú ý khi sử dụng Power Point trình bày bản thuyết trình:
Màu sắc của các slide: Màu sắc của các slide nên hài hịa, dễ
nhìn, đồng nhất trong tồn bộ file trình diễn. Một số gợi ý như: Nếu nền slide là nhạt thì chữ nên viết đậm (ví dụ như nền trắng, chữ xanh), hoặc nền đậm thì chữ nên nhạt mầu (ví dụ nền xanh, chữ vàng).
Kiểu chữ, cỡ chữ: Nên sử dụng các font như Arial, Tahoma,...
(các chữ khơng có chân - sans serif). Đối với cỡ chữ, tiêu đề nên sử dụng khoảng 44pt, còn chữ trong phần nội dung nên sử dụng khoảng 28pt.
Ví dụ
Khi soạn thảo nội dung tại các trang slide nên sử dụng tiêu đề cho từng slide. Nếu nhiều slide có cùng tiêu đề thì từ slide thứ 2 trở đi nên sử dụng tiêu đề và cụm từ (tiếp theo). Ví dụ “ Mục Tiêu Nghiên Cứu (Tiếp theo). Nội dung của từng slide không chứa quá nhiều từ và sử dụng Bullets cho các ý (xem Hình 5.13). Chú ý khơng nên sử dụng nhiều font chữ trong cùng một slide, nhất là một số font chữ khó đọc như font “
French Script MT”.
Hình 5.13: Ví dụ minh hoạ trình bày một slide
Sử dụng hiệu ứng trình diễn: Để bài trình diễn thêm sống động,
trong các slide có thể sử dụng các hiệu ứng hoặc chèn thêm các hình ảnh cho thêm sinh động. Tuy nhiên tránh việc lạm dụng quá nhiều hiệu ứng hoặc sử dụng thời gian cho các hiệu ứng quá lâu dẫn đến sự nhàm chán hoặc khán giả quá tập trung vào hình ảnh/hiệu ứng mà quên mất trọng tâm của vấn đề mà tác giả muốn trinh bày. Thơng thường thời gian trình bày cho mỗi slide từ 1-2 phút.
Việc sử dụng biểu bảng hoặc biểu đồ trong slide: Việc trình
bày kết quả trên biểu đồ hoặc bảng biểu làm cho bài thuyết trình trở nên trực quan hơn. Tuy nhiên, nên tránh việc dùng quá nhiều màu sắc trong biểu đồ, hoặc cỡ chữ quá nhỏ trong biểu bảng dẫn đến người xem khó theo dõi.
Chạy thử các slide trước khi thuyết trình: Việc chạy thử các
slide cũng như việc diễn thuyết trước là một trong những yếu tố góp phần cho việc trình diễn thật sự của tác giả thành công. Điều này tránh được việc thuyết trình quá ngắn hoặc vượt quá so với thời gian quy định, hay giúp cho tác giả có một tâm lý tự tin, quen thuộc khi trình diễn lại các slide mà mình đã có tập dượt từ trước.
Ngơn ngữ sử dụng
Khi diễn thuyết cần sử dụng ngơn ngữ rõ ràng, chính xác, mạch lạc, đáng tin cậy, sinh động và súc tích. Các lập luận nên rõ ràng, chặt chẽ, chú ý đến tính liên tục và dễ hiểu, khơng đưa ra quá nhiều thông tin làm cho người nghe bị “nhiễu thông tin”. Tuy nhiên, tác giả không nên sử dụng ngôn ngữ quá cầu kỳ, phức tạp, trong cách diễn đạt ln có sự thay đổi về tốc độ, nhịp điệu, có điểm nhấn tại những điểm quan trọng của báo cáo và có sự biểu cảm tình cảm khi trình bày. Điều đó thể hiện tình cảm, sự tự tin và lòng đam mê đối với chủ đề mà mình đang trình bày và làm cho người nghe cảm nhận được lòng say mê của diễn giả đối với đề tài.
Một điểm chú ý khi trình bày là, tránh việc đọc slide, hoặc nói liên hồi khơng ngừng nghỉ. Điều này làm cho người nghe có cảm giác tác giả dường như chưa nắm/ hiểu rõ vấn đề mà mình đang trình bày, hoặc gây cảm giác nhàm chán cho người nghe.
Việc thuyết trình sẽ có hiệu quả hơn nếu tác giả biết khai thác cả ngôn ngữ không lời như: qua trang phục, điệu bộ, cử chỉ, ánh mắt, thái độ của người trình bày. Tránh nhìn lên trần nhà hoặc nhìn xuống. Nếu có thể, người trình bày có thể di chuyển đến gần người nghe để tạo cảm giác thân thiện, gần gũi giữa người diễn thuyết và người nghe.
Một số điểm cần chú ý khi thuyết trình
Cẩn thận trong trang phục: Tránh ăn mặc luộm thuộm hoặc quá
rườm rà, cầu kỳ tạo ra sự phản cảm cho người nghe/nhìn. Nếu trang phục khơng tạo ra sự thoải mái cho diễn giả thì nó cũng ảnh hưởng đến kết quả của buổi diễn thuyết.
Thuyết trình từ việc đọc từ văn bản viết sẵn: Khi thuyết trình nên tránh đọc theo văn bản viết sẵn, hay lệ thuộc vào slide power point. Có thể nhìn vào những điểm nhấn như gạch đầu dịng tại mỗi slide nhưng chú ý nên nhớ những ý chính cần phải trình bày trong buổi thuyết trình.
Tự tin tiếp xúc với khán giả thông qua cử chỉ, ánh mắt,...:
Điều đó thể hiện sự tự tin, tạo ra mối thiện cảm với người nghe và góp phần vào sự thành cơng của bài thuyết trình.
Tránh lạm dụng Slide: Nghĩa là người diễn thuyết không nên đọc từng chữ trên slide. Tránh đưa hết nội dung lên slide bằng cách viết nhiều nội dung trình bày trên nó. Slide chỉ là cơng cụ hỗ trợ cho việc trình bày chứ khơng thể thay lời nói, vì vậy chỉ đưa các đề mục hoặc ý chính vào slide.
Tránh nói lan man: Nên tập trung vào chủ đề chính hoặc các nội
dung chính của bản báo cáo.
Tạo điểm nhấn khi kết luận: Khi kết luận bài thuyết trình nên trình bày nó ở dạng sao cho người nghe có ấn tượng nhất. Ví dụ như nhấn mạnh ý quan trọng thơng qua giọng nói, cử chỉ,... Điều này làm cho người nghe có cảm tình, và lưu giữ lại rõ nét nhất những kết quả mà tác giả muốn trình bày, đồng thời tỏ rõ được bản lĩnh, năng lực của người diễn thuyết.