CHƯƠNG 2 PHÁT TRIỂN DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
2.1. Quy trình phát triển dự án thương mại điện tử
2.1.2. Kiểm soát và ra quyết định
Mỗi một dự án cần được thiết lập khung trách nhiệm và thẩm quyền.
2.1.2.1. Xử lý các cơ hội và đối phó với các thách thức có ảnh hưởng tới tiến trình dự án
Một dự án khi thực hiện thường gặp nhiều cơ hội và thách thức hơn so với dự kiến. Tiếp nhận những cơ hội cũng như đối phó với những thách thức này thường cần phải huy động đến các nguồn lực và thời gian. Cả hai yếu tố này có thể bị hạn chế, thậm chí cả khi sự đầu tư vào chúng có thể thu được lợi nhuận đáng kể.
Cần thiết phải có phân tích về tác động của những cơ hội và thách thức đó cũng như những ảnh hưởng tiềm tàng theo nhiều cách thức khác nhau trước khi quyết định sẽ làm gì. Những phân tích này phải coi những mục tiêu của tổ chức cũng như bất cứ cơ hội nào về lợi nhuận hoặc những yếu tố khác, là nhân tố tác động cụ thể. Phạm vi của những phân tích này sẽ phụ thuộc vào tầm quan trọng của những tác động tiềm tàng. Những phân tích lớn ít khi được thực hiện khi chỉ có những ảnh hưởng nhỏ. Tại nơi xảy ra những tác động lớn, cơ hội và thách thức có thể dẫn đến những thay đổi to lớn tới tiến trình hiện tại, hay thậm chí đến những điều tra ban đầu của một dự án phát triển riêng biệt. Phân tích này sau đó
có thể được dùng để cung cấp danh sách xếp hạng các cơ hội và thách thức phục vụ cho việc đánh giá của tổ chức hoặc những nhà quản trị dự án. Với các hệ thống truyền thống, chỉ với một phân tích riêng lẻ về thách thức hay cơ hội nhìn chung là đủ cho việc đưa ra quyết định cuối cùng cho dự án. Tuy nhiên, với các hệ thống TMĐT, một số quyết định cần phải được đánh giá lại trong tương lai như sự thay đổi về cạnh tranh và hiện trạng nền kinh tế. Đánh giá khởi đầu bất kì thách thức và cơ hội nào về hệ thống TMĐT cần bao gồm cả việc xác định các nhân tố khiến cho phải đánh giá lạị Ví dụ, những thay đổi ở các dạng thức cạnh tranh cụ thể và/hoặc một khoảng thời gian mà tại đó có thể biết được những thay đổi sẽ xảy rạ
Một khi cơ hội và thách thức đã được đánh giá, thì quyết định sẽ được đưa ra bởi một hoặc một nhóm người có thẩm quyền. Trong khi văn bản đi kèm với quyết định có tác động đối với cơ hội và thách thức, chúng có thể được dùng để làm căn cứ để đánh giá lại những cơ hội và thách thức tiềm tàng.
Khó khăn thường xảy ra với các nhà phát triển là việc chịu quá nhiều áp lực công việc, về thời gian dẫn đến kiệt sức. Trong khi đó hầu hết các nhà phát triển đều quen với cách làm việc với một mức áp lực nhất định, nếu vượt quá mức này có thể khiến họ mắc phải nhiều sai lầm, thậm chí trước khi bị kiệt sức. Những sai lầm này nếu khơng được xác định sớm có thể gây ra nhiều trở ngạị Việc trì hỗn kế hoạch thường là phương án khả thi hơn là việc sử dụng sản phẩm bị lỗị Các nhà quản trị dự án nên giám sát đội ngũ nhà phát triển và hạn chế việc gia tăng áp lực để tránh xảy ra các vấn đề.
2.1.2.2. Xử lý các vấn đề trong quá trình phát triển
Cần phải hiểu rõ các quá trình đang được thực hiện để ra quyết định xử lý những vấn đề xảy rạ Phải xem xét kĩ lưỡng những thách thức đặt ra về các tác động có thể dự đốn được của chúng cũng như cơ hội để thành công. Những thay đổi thường gặp đối với các quá trình đã được thực hiện được ưu tiên trước nhất, hơn là những thay đổi được tạo ra để xử lý các vấn đề cá nhân. Những thay đổi này nên được xác định và tái sử dụng trong các hoạt động và dự án phát triển trong tương lai nhằm tránh những vấn đề tương tự xảy rạ
Khi quyết định được đưa ra, cần được thông báo cho tất cả những người áp dụng chúng ngay lập tức. Khi các quyết định có liên quan đến những thay đổi lớn, tốt nhất là nên tổ chức một cuộc họp hay một buổi tập huấn để bảo đảm rằng tất cả các nhà phát triển đều hiểu và có thể áp dụng chúng. Các quyết định được đưa ra phải kết hợp chặt chẽ với những chính sách và quy trình phát triển của tổ chức, sự liên kết này có thể được sử dụng trong một thời gian dàị
Tất cả các quyết định có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của dự án cần được tập hợp, thông báo và lưu giữ lại để xem xét trong tương laị Trong một số trường hợp, các quyết định phát triển quan trọng cần được tập trung riêng. Điều này yêu cầu những người đưa ra quyết định tự chịu trách nhiệm thông báo với người quản lý cũng như cấp dưới của họ, để chắc chắn rằng các quyết định đó được ghi chép chính xác.
2.1.2.3. Đảm bảo tính hợp lý của việc ra quyết định
Cần phải chắc chắn rằng các quyết định được đưa ra trong suốt quá trình phát triển dự án phải được thực hiện bởi những người thích hợp nhất và phải kịp thời để đưa vào sử dụng cho công việc. Tác động tiềm ẩn của các hoạt động khác nhau (bao gồm tác động của chúng lên chất lượng và chi phí của hệ thống) cần được hiểu rõ trước khi quyết định một hoạt động cụ thể có ảnh hưởng đến tiến trình phát triển.
Các hoạt động phát triển chủ yếu yêu cầu phải theo sát các quyết định mang tính hình thức hóa để chắc chắn rằng, chúng sẽ từ những thách thức chuyển thành cơ hội để phát triển, và thơng qua các phân tích sẽ được phép thực hiện, và cuối cùng được áp dụng vào dự án. Mỗi bước liên quan đến việc xác định những người tham gia thực hiện dự án và phân bổ thời gian cho sự đóng góp của họ. Thời gian dành cho mỗi bước cần gói gọn trong khn khổ kế hoạch phát triển dự án tổng thể, cho dù những quyết định mang tính cá thể có thể khơng được áp dụng cho các hoạt động của dự án.
Cần phải kiểm tra các quyết định đưa ra, kể cả khi chúng đã được ghi chép lại trong kế hoạch phát triển dự án tổng thể, hoặc đã được ghi chép lại bằng các phương thức khác. Do quy mơ các bước trong q trình ra quyết định có thể nhỏ hơn các hoạt động phát triển khác, có thể gộp
chúng chung vào các hoạt động khác. Ngoài ra cũng cần phải có kế hoạch hỗ trợ tiếp nối khi có người nào đó khơng thể hồn thành khâu ra quyết định theo kế hoạch.