I. Giới thiệu chung về cơng ty Dutch Lady Vietnam
7/ Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây
ĐVT: 1,000 VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Tăng giảm năm 2008 so
với năm 2007
Tổng giá trị tài sản 547,407,173 638,119,655 16.57% Doanh thu thuần 1,934,300,000 2,989,500,000 54.55% Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 56,711,892 95,712,344 68.77%
Lợi nhuận khác -2,530,000 -5,791,000
- Doanh thu hoạt động tài chính 0 0
- Chi phí hoạt động tài chính 2,530,000 5,791,000 128.89% Lợi nhuận trước thuế 54,181,892 89,921,344 65.96%
Lợi nhuận sau thuế 39,010,962 64,743,368 65.96%
(Nguồn: Tài liệu do bộ phận Kế tốn quản trị cung cấp) Căn cứ vào bảng tóm tắt trên ta thấy:
− Kết quả hoạt động kinh doanh của năm 2008 đã mang lại lợi nhuận cho công ty tăng gần 3 lần so với năm 2007.
lĩnh được thị phần trên thị trường cho sản phẩm của mình. Bởi vậy, vấn đề ưu tiên để sản phẩm có thể có thị phần mở rộng hơn nữa là phải tiếp tục nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm để đáp ứng tiêu chuẩn của các đơn đặt hàng. Tuy với nguồn vốn chủ sở hữu tương đối mạnh, công nghệ hiện đại đã được áp dụng nhưng ngành địi hỏi cơng nghệ cao và sản phẩm của cơng ty đang rất có nhiều đối thủ cạnh tranh nên việc cải tiến sản phẩm để cạnh tranh với đối thủ không phải là điều đơn giản. Do vậy Ban lãnh đạo của cơng ty cần có chiến lược tài chính thích hợp để phát triển sản xuất của mình.
8/ Những thuận lợi và khó khăn:
Thuận lợi:
−Cơng ty được thành lập trên cơ sở góp vốn của hai chủ đầu tư đều có quy mơ
tương đối lớn và có uy tín trên thị trường. Nhờ đó cơng ty gặp nhiều thuận lợi trong kỹ thuật sản xuất, tìm kiếm khách hàng, thâm nhập thị trường cũng như kinh nghiệm quản lý.
−Cơng ty có một tài sản về máy móc thiết bị hồn tồn mới, ổn định, nên việc
nghiên cứu và tạo ra các sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của khách hàng không khó khăn đối với đội ngũ kỹ sư, cơng nhân có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong ngành.
−Cán bộ quản lý và lãnh đạo công ty được đào tạo chun ngành và chính quy
nên có khả năng đảm đương nhiều công việc. Nhờ vậy biên chế cán bộ quản lý gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Đội ngũ cơng nhân có tay nghề cao, ln được cơng ty cử đi tập huấn nhằm nâng cao tay nghề.
−Công ty rất chú trọng đến việc tăng cường chất lượng sản phẩm nên tạo được uy
−“Dutch Lady Vietnam” vinh dự có tên trong danh sách “Hàng Việtnam chất
lượng cao” và các nhãn hiệu Dutch Lady, Yomost trở thành thương hiệu hàng đầu trong tâm trí người tiêu dùng.
Khó khăn:
−Trong điều kiện kinh doanh hiện nay cùng với nhiều doanh nghiệp tham gia vào
thị trường thực phẩm nói chung và sản phẩm sữa nói riêng là sự gia tăng áp lực cạnh tranh đối với Công ty. Đứng trước sự đa dạng, phong phú về mẫu mã, chất lượng, giá cả… người tiêu dùng có nhiều cơ hội để lựa chọn cho mình sản phẩm thích hợp. Phạm vi lựa chọn của khách hàng càng rộng thì sản lượng tiêu thụ của cơng ty sẽ có nguy cơ bị giảm sút nếu không được đầu tư đúng mức.
−Ngành sữa là ngành địi hỏi cơng nghệ cao, vì thế tại DLV các thiết bị được đầu
tư thường là các thiết bị đắt tiền. Việc nội địa hóa các thiết bị cơng nghệ tại DLV thường rất ít vì kỹ thuật cơng nghệ Việt Nam chưa theo kịp những tiến bộ khoa học thế giới. Chất lượng sản phẩm của công ty đã nổi tiếng từ trước đến nay cộng với việc sử dụng những trang thiết bị hiện đại đã làm cho giá sản phẩm còn cao so với đối thủ cạnh tranh.
−Công ty chưa tạo điều kiện cũng như chưa có chính sách cụ thể nhằm kiểm tra
việc thực hiện bán hàng của những nhân viên bán hàng thuộc các nhà phân phối. Thêm vào đó, việc dự báo để lên kế hoạch và vận chuyển hàng cho các nhà phân phối chưa đảm bảo được độ chính xác thích hợp nên việc đứt hàng (Out of Stock) tại các nhà phân phối vẫn còn tồn tại. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến quá trình kinh doanh của cơng ty.
• Khơng ngừng cải tiến quy trình lao động, giảm thiểu lãng phí, áp dụng những sáng kiến khoa học kỹ thuật nhằm ổn định giá thành, hạn chế việc dao động giá trên thị trường hiện nay.
• Đẩy mạnh hơn nữa cơng tác đào tạo huấn luyện nguồn nhân lực để cĩ một đội ngũ cơng nhân viên kiến thức cao, tay nghề giỏi.
• Tăng cường các hoạt động Marketing, đặc biệt là các hoạt động mang tính chất cộng đồng.
• Phấn đấu đạt mục tiêu đến năm 2010 số người sử dụng sản phẩm của Friesland Foods là 1 tỷ người và doanh thu của Dutch Lady Vietnam là 500 triệu USD.
10/ Tổ chức quản lý
b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hoạt động của tồn bộ cơng ty tuân theo hệ thống TQM (Total Quality
Pháp lý và đối ngoại Phó Tổng GĐ Giám đốc Nhân sự BP. Dịch vụ tổng hợp BP. Tuyển dụng BP. Đào tạo & Phát triển BP.Lương &Phúc lợi BP. Quản lý nhân sự nhà máy Bình Dương Giám đốc Tài chính- Hành chính BP. Cơng nghệ thơng tin BP. Kế tốn quản trị BP. Kế tốn tài chính BP. Tài vụ BP. Kiểm toán nội bộ GĐ điều hành Sản xuất BP. Dự án BP. Kế hoạch & Cung ứng BP. Nghiên cứu & phát triển BP. Phát triển
& thu mua sữa
BP. Đảm bảo chất lượng BP. Điều hành sản xuất nhà máy Bình Dương GĐ Tiếp thị Thương mại BP. Kinh doanh truyền thống BP. Kinh doanh hiện đại
BP. Phát triển kinh doanh BP. Tiếp thị thương mại BP. Dịch vụ khách hàng GĐ Tiếp thị Tiêu dùng BP. Nghiên cứu thị trường BP. Dinh dưỡng BP. Truyền thông BP. Điều hành sản xuất nhà máy Hà Nam BP. Phát triển dinh dưỡng Các giám đốc nhãn hàng BP. Quản lý nhân sự nhà máy Hà Nam BP. An tồn, sức khỏe và mơi trường Tổng Giám Đốc BP. Tích hợp SAP
chủ yếu. Đối với những trách nhiệm và quyền hạn cụ thể được đề cập trong các thủ tục riêng biệt và bản mô tả cơng việc. Hoạt động giữa các phịng ban độc lập nhưng có mối quan hệ hỗ tương, tất cả đều nhằm thực hiện mục tiêu của công ty đề ra. Chức năng cụ thể của ban giám đốc như sau:
Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm tổng thể
- Chịu trách nhiệm về chiến lược và chính sách tổng thể của Dutch Lady Vietnam.
- Chịu trách nhiệm về chính sách và mục tiêu chất lượng
- Đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng
- Duyệt sổ tay chất lượng
- Duyệt các hoạt động quan trọng: đảm bảo chất lượng, phát triển sản phẩm, bao bì (mới), tiếp thị, kinh doanh, thu mua, tài chánh và ngân hàng, sản xuất, các vấn đề về quy định và pháp luật.
- Duyệt việc huấn luyện và phát triển về quản lý.
- Duyệt việc tuyển dụng và điều chỉnh về quản lý đối với các nhân viên chủ yếu.
- Chịu trách nhiệm về khiếu nại và thu hồi sản phẩm từ thị trường.
Phó Tổng giám đốc
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về liên hệ với các cơ quan nhà nước.
Giám đốc Điều hành sản xuất
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện chiến lược sản xuất của Dutch Lady Vietnam.
- Duyệt các hoạt động của các phòng Sản xuất, Phát triển sản phẩm mới và Quản lý chất lượng, Hậu cần , Thu mua, và Kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm đảm bảo các sản phẩm cung cấp đạt chất lượng, đảm bảo nhà máy sản xuất các sản phẩm đó hoạt động có hiệu quả và an tồn, bảo trì tất cả các trang thiết bị của cơng ty và mua nguyên vật liệu một cách hợp lý.
- Chịu trách nhiệm về tuyển dụng và phát triển huấn luyện cho nhân viên trong nhà máy.
- Duyệt các công thức và quy trình, hướng dẫn cơng việc về chất lượng liên quan đến lĩnh vực sản xuất.
- Tiến hành kiểm tra nhà cung cấp.
Giám đốc tài chánh và hành chánh
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện chiến lược tài chánh của Dutch Lady Vietnam.
- Chịu trách nhiệm về tất cả các lĩnh vực hạch toán, báo cáo tài chánh và các chức năng hỗ trợ hành chánh của công ty.
- Duyệt Quy trình chất lượng, Hướng dẫn cơng việc liên quan đến các lĩnh vực tài chánh.
- Chịu trách nhiệm về tuyển dụng và phát triển huấn luyện cho nhân viên phịng Kế tốn.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động ICT
Giám đốc Tiếp thị Tiêu dùng : - Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Đề xướng tiến trình lên kế hoạch tiếp thị nhằm đảm bảo sự tăng trưởng kinh doanh dài hạn và ngắn hạn.
- Phát triển các sản phẩm mới hoặc mở rộng dây chuyền phù hợp với chính sách sản phẩm của Frint và quản lý chu kỳ tuổi thọ sản phẩm của các nhãn hiệu và sản phẩm trong nước.
Giám Đốc Tiếp thị Thương mại
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Phụ trách phát triển thị trường và khách hàng trên thị trường toàn quốc ở cấp thương mại.
- Xác định hoạt động tiếp thị thương mại, dinh dưỡng và chiến lược phân phối của công ty.
- Đề xướng và quản lý hoạt động tiếp thị thương mại, phân phối và tiến trình lên kế hoạch cung cấp nhằm đảm bảo sự tăng trưởng kinh doanh dài hạn và ngắn hạn.
- Phát triển các kênh phân phối mới để đưa sản phẩm của công ty càng gần gũi với người tiêu dùng càng tốt
Giám đốc nhân sự
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện chính sách điều hành nhân sự và huấn luyện của Dutch Lady Vietnam.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động phát triển nguồn nhân lực đối với nhân viên bản xứ.
- Chịu trách nhiệm các hoạt động thanh toán lương bổng, tuyển dụng và huấn luyện.
- Duyệt quy trình chất lượng, hướng dẫn công việc liên quan đến công tác nhân sự và điều chỉnh về quản lý đối với các nhân viên thuộc phòng nhân sự.
- Chịu trách nhiệm về tuyển dụng Công ty Dutch Lady Vietnam có một hệ thống quản trị với những quy định rõ ràng về chức trách và bổn phận. Các chức trách và bổn phận được mô tả rất rõ ràng và dễ hiểu để mọi người làm việc trong tinh thần đúng đắn, hợp tác và cùng hướng về kết quả sau cùng.
II. Giới thiệu về phịng kế tốn:1/ Hệ thống kế toán tại Dutch Lady Vietnam 1/ Hệ thống kế toán tại Dutch Lady Vietnam
- Dutch Lady Vietnam áp dụng hệ thống kế tốn theo qui định chung của Cơng ty Mẹ Friesland Foods Hà Lan.
- Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: tiền đồng Việt Nam.
- Hình thức sổ kế tốn áp dụng: sổ Nhật Ký Chung nhưng được thực hiện trên hệ thống máy tính được nối mạng tồn cơng ty.
- Phần mềm kế toán áp dụng: SAP (System Application and Productions). - Phương pháp tính thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc đánh giá TS: theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao được áp dụng: phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước_Xuất trước. - Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá hạch toán.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Sơ đồ hình thức kế toán:
2/ Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn Sổ KT Chi tiết Kế tốn tổng hợp Bảng Cân đối Kế tốn
III. Quy trình lập ngân sách, giám sát và quản lý của Ban giám đốc Giám đốc tài chính Trợ lý Thư ký Trưởng BP Kế tốn tài chính Nhĩm kế tốn sổ cái & phải trả Trưởng BP Kế tốn quản trị Trợ lý Nhĩm kế tốn quản trị sản xuất Nhĩm kế tốn quản trị thương mại Trưởng BP Tài vụ và Thuế Trợ lý Kế tốn tiền mặt & ngân hàng Kế tốn thuế Trưởng BP Kiểm tốn nội bộ Kiểm tốn nội bộ Trưởng Phịng cơng nghệ thơng tin Nhĩm quản lý các ứng dụng khác SAP Nhĩm quản lý hệ thống Nhĩm quản lý thiết bị & Servicedesk Nhĩm kế tốn điều hành sản xuất, phải thu & TSCĐ Nhĩm kế tốn thanh tốn thu mua sữa Trưởng BP tích hợp SAP Nhĩm quản lý ứng dụng SAP SAP Master Data
FAP : Friesland Châu Á Thái Bình Dương GD : Tổng giám đốc FAP Hướng dẫn lập ngân sách GD Nhận hướng dẫn lập ngân sách MT Nhận các biểu mẫu được yêu cầu
MA Thu thập thơng tin
MA Chuẩn bị P/L, BS,
CF
MT Chuẩn bị các biểu mẫu được yêu cầu
MA Chuẩn bị tập ngân sách FAD Gởi tập ngân sách Tập ngân sách P/L BS CF MT Xem xét cĩ phù hợp với hướng dẫn khơng
Khơng
MT : Ban giám đốc
MA : Bộ phận Kế tốn quản trị
FAD : Giám đốc tài chính và hành chính
Quy trình
- Hằng năm FAP gởi hướng dẫn lập ngân sách gồm cả đường lối chỉ đạo cho GD. Đồng thời bao gồm các biểu mẫu được yêu cầu gởi cho FAP vào một hạn định cụ thể. GD sao bản hướng dẫn đĩ cho tất cả các thành viên MT và những nhân viên cĩ liên quan khác, nếu cĩ.
- Dựa vào thư hướng dẫn của FAP, FAD gởi hướng dẫn cho MT những thơng tin được yêu cầu, vào thời gian nào và ai phụ trách phát hành thơng tin. Những mẫu biểu được yêu cầu sẽ được phát cho các thành viên MT. Việc hướng dẫn và phân phát các biểu này được ủy quyền theo quyết định của MT.
- FAD tập hợp tất cả thơng tin, MA tính trong bảng Excel bảng nháp báo cáo lãi lỗ (P/L), Bảng cân đối kế tốn (BS) và Luân chuyển tiền mặt (CF) trình cho GD. Những bản nháp P/L, BS và CF này được MT đối chiếu với thư hướng dẫn từ FAP.
- Nếu P/L khơng phù hợp với hướng dẫn, GD sẽ chỉ định cần phải cải thiện như thế nào và ai là người thực hiện trong cuộc họp MT và theo bước 3.
- Sau khi hồn tất P/L, BS và CF, tất cả các thành viên MT bắt đầu chuẩn bị các biểu mẫu được yêu cầu. Sau khi các biểu mẫu hồn tất, FAD kiểm tra tính nhất quán của các biểu mẫu trước khi chuẩn bị tập ngân sách.
- Tập ngân sách được FAD gởi cho FAP trước ngày hết hạn.
- Sau khi tập ngân sách được Ban giám đốc FAP duyệt, MA sẽ thực hiện trên bảng tính Excel để hồn tất thơng tin ngân sách trong các báo cáo sau:
• Báo cáo lãi lỗ (Profit/ Loss Statement) • Bảng cân đối kế tốn (Balance Sheet) • Báo cáo lưu chuyển tiền (Cash Flow) • Bảng phân tích doanh thu (Sales Anylysis)
Dutch Lady Vietnam là cơng ty sản xuất và phân phối các nhãn hiệu sữa nổi tiếng trên thị trường như: Dutch Lady, Friso, Cơ Gái Hà Lan, Fristi, Yo-Most, v.v…Nhìn chung, các sản phẩm của Dutch Lady Vietnam được phân thành 3 chủng loại: Sữa đặc, sữa bột và sữa nước.
1/ Dự tốn tiêu thụ
Dự tốn doanh thu là khởi đầu của quá trình lập dự tốn. Để lập được dự tốn doanh thu, Kế tốn quản trị dựa trên số lượng tiêu thụ và đơn giá bán dự tốn do phịng Tiếp thị thương mại cung cấp.
Căn cứ vào tình hình tiêu thụ các kỳ trước, chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược marketing, phương án sản xuất kinh doanh tối ưu, thu nhập của người lao động, các chính sách, chế độ của Nhà nước, những biến động về kinh tế xã hội trong và ngồi nước... phịng Tiếp thị thương mại xác định được khối lượng sản phẩm ở thị trường