I. Giới thiệu chung về công ty Dutch Lady Vietnam
a) Cơ cấu tổ chức
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hoạt động của tồn bộ cơng ty tuân theo hệ thống TQM (Total Quality
Pháp lý và đối ngoại Phó Tổng GĐ Giám đốc Nhân sự BP. Dịch vụ tổng hợp BP. Tuyển dụng BP. Đào tạo & Phát triển BP.Lương &Phúc lợi BP. Quản lý nhân sự nhà máy Bình Dương Giám đốc Tài chính- Hành chính BP. Cơng nghệ thơng tin BP. Kế tốn quản trị BP. Kế tốn tài chính BP. Tài vụ BP. Kiểm tốn nội bộ GĐ điều hành Sản xuất BP. Dự án BP. Kế hoạch & Cung ứng BP. Nghiên cứu & phát triển BP. Phát triển
& thu mua sữa
BP. Đảm bảo chất lượng BP. Điều hành sản xuất nhà máy Bình Dương GĐ Tiếp thị Thương mại BP. Kinh doanh truyền thống BP. Kinh doanh hieän đại
BP. Phát triển kinh doanh BP. Tiếp thị thương mại BP. Dịch vụ khách hàng GĐ Tiếp thị Tieâu dùng BP. Nghiên cứu thị trường BP. Dinh dưỡng BP. Truyền thông BP. Điều hành sản xuất nhà máy Hà Nam BP. Phát triển dinh dưỡng Các giám đốc nhãn hàng BP. Quản lý nhân sự nhà máy Hà Nam BP. An toàn, sức khỏe và mơi trường Tổng Giám Đốc BP. Tích hợp SAP
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
chủ yếu. Đối với những trách nhiệm và quyền hạn cụ thể được đề cập trong các thủ tục riêng biệt và bản mô tả công việc. Hoạt động giữa các phịng ban độc lập nhưng có mối quan hệ hỗ tương, tất cả đều nhằm thực hiện mục tiêu của công ty đề ra. Chức năng cụ thể của ban giám đốc như sau:
Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm tổng thể
- Chịu trách nhiệm về chiến lược và chính sách tổng thể của Dutch Lady Vietnam.
- Chịu trách nhiệm về chính sách và mục tiêu chất lượng
- Đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng
- Duyệt sổ tay chất lượng
- Duyệt các hoạt động quan trọng: đảm bảo chất lượng, phát triển sản phẩm, bao bì (mới), tiếp thị, kinh doanh, thu mua, tài chánh và ngân hàng, sản xuất, các vấn đề về quy định và pháp luật.
- Duyệt việc huấn luyện và phát triển về quản lý.
- Duyệt việc tuyển dụng và điều chỉnh về quản lý đối với các nhân viên chủ yếu.
- Chịu trách nhiệm về khiếu nại và thu hồi sản phẩm từ thị trường.
Phoù Tổng giám đốc
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chòu trách nhiệm về liên hệ với các cơ quan nhà nước.
Giám đốc Điều hành sản xuất
- Baùo caùo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện chiến lược sản xuất của Dutch Lady Vietnam.
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
- Duyệt các hoạt động của các phòng Sản xuất, Phát triển sản phẩm mới và Quản lý chất lượng, Hậu cần , Thu mua, và Kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm đảm bảo các sản phẩm cung cấp đạt chất lượng, đảm bảo nhà máy sản xuất các sản phẩm đó hoạt động có hiệu quả và an tồn, bảo trì tất cả các trang thiết bị của công ty và mua nguyên vật liệu một cách hợp lý.
- Chịu trách nhiệm về tuyển dụng và phát triển huấn luyện cho nhân viên trong nhà máy.
- Duyệt các công thức và quy trình, hướng dẫn cơng việc về chất lượng liên quan đến lónh vực sản xuất.
- Tiến hành kiểm tra nhà cung cấp.
Giám đốc tài chánh và hành chánh
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện chiến lược tài chánh của Dutch Lady Vietnam.
- Chòu trách nhiệm về tất cả các lónh vực hạch tốn, báo cáo tài chánh và các chức năng hỗ trợ hành chánh của công ty.
- Duyệt Quy trình chất lượng, Hướng dẫn cơng việc liên quan đến các lónh vực tài chánh.
- Chịu trách nhiệm về tuyển dụng và phát triển huấn luyện cho nhân viên phịng Kế tốn.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động ICT
Giám đốc Tiếp thị Tiêu dùng : - Baùo cáo cho Tổng Giám đốc
Chun đề: Lập dự tốn sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
- Đề xướng tiến trình lên kế hoạch tiếp thị nhằm đảm bảo sự tăng trưởng kinh doanh dài hạn và ngắn hạn.
- Phát triển các sản phẩm mới hoặc mở rộng dây chuyền phù hợp với chính sách sản phẩm của Frint và quản lý chu kỳ tuổi thọ sản phẩm của các nhãn hiệu và sản phẩm trong nước.
Giám Đốc Tiếp thị Thương mại
- Baùo caùo cho Tổng Giám đốc
- Phụ trách phát triển thị trường và khách hàng trên thị trường toàn quốc ở cấp thương mại.
- Xác định hoạt động tiếp thị thương mại, dinh dưỡng và chiến lược phân phối của công ty.
- Đề xướng và quản lý hoạt động tiếp thị thương mại, phân phối và tiến trình lên kế hoạch cung cấp nhằm đảm bảo sự tăng trưởng kinh doanh dài hạn và ngắn haïn.
- Phát triển các kênh phân phối mới để đưa sản phẩm của công ty càng gần gũi với người tiêu dùng càng tốt
Giám đốc nhân sự
- Báo cáo cho Tổng Giám đốc
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện chính sách điều hành nhân sự và huấn luyện của Dutch Lady Vietnam.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động phát triển nguồn nhân lực đối với nhân viên bản xứ.
- Chịu trách nhiệm các hoạt động thanh toán lương bổng, tuyển dụng và huấn luyện.
- Duyệt quy trình chất lượng, hướng dẫn công việc liên quan đến công tác nhân sự và điều chỉnh về quản lý đối với các nhân viên thuộc phòng nhân sự.
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
- Chịu trách nhiệm về tuyển dụng Công ty Dutch Lady Vietnam có một hệ thống quản trị với những quy định rõ ràng về chức trách và bổn phận. Các chức trách và bổn phận được mô tả rất rõ ràng và dễ hiểu để mọi người làm việc trong tinh thần đúng đắn, hợp tác và cùng hướng về kết quả sau cùng.
II. Giới thiệu về phịng kế tốn:1/ Hệ thống kế toán tại Dutch Lady Vietnam 1/ Hệ thống kế toán tại Dutch Lady Vietnam
- Dutch Lady Vietnam áp dụng hệ thống kế tốn theo qui định chung của Cơng ty Mẹ Friesland Foods Hà Lan.
- Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn: tiền đồng Việt Nam.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: sổ Nhật Ký Chung nhưng được thực hiện trên hệ thống máy tính được nối mạng tồn cơng ty.
- Phần mềm kế tốn áp dụng: SAP (System Application and Productions). - Phương pháp tính thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc đánh giá TS: theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao được áp dụng: phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước_Xuất trước. - Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá hạch toán.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xun.
Sơ đồ hình thức kế tốn:
Chun đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
2/ Cô cấu tổ chức phịng Kế tốn
SVTH: Lê Thị Phương Anh - Trang 38 -
Sổ KT Chi tiết
Kế toán tổng hợp Bảng Cân đối
Kế toán
Chuyên đề: Lập dự tốn sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
III. Quy trình lập ngân sách, giám sát và quản lý của Ban giám đốc
Giám đốc tài chính Trợ lý Thư ký Trưởng BP Kế tốn tài chính Nhóm kế tốn sổ cái &
phải trả Trưởng BP Kế tốn quản trị Trợ lý Nhóm kế tốn quản trị sản xuất Nhóm kế tốn quản trị thương mại Trưởng BP Tài vụ và Thuế Trợ lý Kế toán tiền mặt & ngân hàng Kế toán thuế Trưởng BP Kiểm toán nội bộ Kiểm tốn nội
bộ Trưởng Phịng cơng nghệ thơng tin Nhóm quản lý các ứng dụng khác SAP Nhóm quản lý hệ thống Nhóm quản lý thiết bị & Servicedesk Nhóm kế tốn điều hành sản xuất, phải thu & TSCĐ Nhóm kế tốn thanh tốn thu mua
sữa Trưởng BP tích hợp SAP Nhóm quản lý ứng dụng SAP SAP Master Data
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
FAP : Friesland Châu Á Thái Bình Dương GD : Tổng giám đốc
SVTH: Lê Thị Phương Anh - Trang 40 -
FAP Hướng dẫn lập ngân sách GD Nhận hướng dẫn lập ngân sách MT Nhận các biểu mẫu được yêu cầu
MA Thu thập thông tin
MA Chuẩn bị P/L, BS,
CF
MT Chuẩn bị các biểu mẫu được yêu cầu
MA Chuẩn bị tập ngân sách FAD Gởi tập ngân sách Tập ngân sách P/L BS CF MT Xem xét có phù hợp với hướng dẫn khơng
Khơng
Chun đề: Lập dự tốn sản xuaát kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
MT : Ban giám đốc
MA : Bộ phận Kế toán quản trị
FAD : Giám đốc tài chính và hành chính
Quy trình
- Hằng năm FAP gởi hướng dẫn lập ngân sách gồm cả đường lối chỉ đạo cho GD. Đồng thời bao gồm các biểu mẫu được yêu cầu gởi cho FAP vào một hạn định cụ thể. GD sao bản hướng dẫn đó cho tất cả các thành viên MT và những nhân viên có liên quan khác, nếu có.
- Dựa vào thư hướng dẫn của FAP, FAD gởi hướng dẫn cho MT những thông tin được yêu cầu, vào thời gian nào và ai phụ trách phát hành thông tin. Những mẫu biểu được yêu cầu sẽ được phát cho các thành viên MT. Việc hướng dẫn và phân phát các biểu này được ủy quyền theo quyết định của MT.
- FAD tập hợp tất cả thơng tin, MA tính trong bảng Excel bảng nháp báo cáo lãi lỗ (P/L), Bảng cân đối kế toán (BS) và Luân chuyển tiền mặt (CF) trình cho GD. Những bản nháp P/L, BS và CF này được MT đối chiếu với thư hướng dẫn từ FAP.
- Nếu P/L không phù hợp với hướng dẫn, GD sẽ chỉ định cần phải cải thiện như thế nào và ai là người thực hiện trong cuộc họp MT và theo bước 3.
- Sau khi hoàn tất P/L, BS và CF, tất cả các thành viên MT bắt đầu chuẩn bị các biểu mẫu được yêu cầu. Sau khi các biểu mẫu hoàn tất, FAD kiểm tra tính nhất quán của các biểu mẫu trước khi chuẩn bị tập ngân sách.
- Tập ngân sách được FAD gởi cho FAP trước ngày hết hạn.
- Sau khi tập ngân sách được Ban giám đốc FAP duyệt, MA sẽ thực hiện trên bảng tính Excel để hồn tất thơng tin ngân sách trong các báo cáo sau:
• Báo cáo lãi lỗ (Profit/ Loss Statement) • Bảng cân đối kế tốn (Balance Sheet) • Báo cáo lưu chuyển tiền (Cash Flow) • Bảng phân tích doanh thu (Sales Anylysis)
Chun đề: Lập dự tốn sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
Dutch Lady Vietnam là công ty sản xuất và phân phối các nhãn hiệu sữa nổi tiếng trên thị trường như: Dutch Lady, Friso, Cơ Gái Hà Lan, Fristi, Yo-Most, v.v…Nhìn chung, các sản phẩm của Dutch Lady Vietnam được phân thành 3 chủng loại: Sữa đặc, sữa bột và sữa nước.
1/ Dự toán tiêu thụ
Dự toán doanh thu là khởi đầu của q trình lập dự tốn. Để lập được dự toán doanh thu, Kế toán quản trị dựa trên số lượng tiêu thụ và đơn giá bán dự tốn do phịng Tiếp thị thương mại cung cấp.
Căn cứ vào tình hình tiêu thụ các kỳ trước, chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược marketing, phương án sản xuất kinh doanh tối ưu, thu nhập của người lao động, các chính sách, chế độ của Nhà nước, những biến động về kinh tế xã hội trong và ngồi nước... phịng Tiếp thị thương mại xác định được khối lượng sản phẩm ở thị trường truyền thống và thị trường tiềm năng. Những sản phẩm nào đang ở giai đoạn phát triển thì có kế hoạch tăng số lượng dự toán tiêu thụ nhằm thu lợi nhuận cao, những sản phẩm nào ở giai đoạn bão hồ, suy thối thì giảm khối lượng dự tốn tiêu thụ để tránh thua lỗ trong kinh doanh.
Dự toán bán hàng năm 2009 được lập dựa vào các yếu tố sau:
- Mức sống người dân ngày càng cao, chất lượng là tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn sản phẩm của người tiêu dùng. Do đó, những thành tựu mà Dutch Lady Vietnam đạt được trong những năm vừa qua ( chứng chỉ ISO 9001:2000, Top 10 thương hiệu nổi tiếng nhất Việt Nam trong ngành thực phẩm và đồ uống, Giải thưởng tin và dùng năm 2006,…) là yếu tố quan trọng góp phần làm tăng doanh số của cơng ty.
- Người tiêu dùng hiện nay đang có xu hướng chuộng hàng ngoại hơn hàng nội. Trong khi đó, các sản phẩm của Dutch Lady trước đây đã quen thuộc với người tiêu dùng nay lại càng được yêu chuộng hơn.
- Mục tiêu đến năm 2010 doanh thu của Dutch Lady Vietnam đạt đến con số 500 triệu USD
Lượng hàng tiêu thụ, đơn giá bán và doanh thu của năm 2009 được dự toán như sau:
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
Bảng 1: Dự toán tiêu thụ ĐVT: 1,000 VNĐ
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
A. Sữa nước
1. Dự toán lượng bán ra
(Thùng) 2,700,000 2,400,000 3,600,000 3,300,000 12,000,000
2. Dự toán đơn giá bán 150 150 150 150 150
3. Dự toán doanh thu 405,000,000 360,000,000 540,000,000 495,000,000 1,800,000,000
B. Sữa bột
1. Dự toán lượng bán ra
(Thùng) 360,000 300,000 360,000 270,000 1,290,000
2. Dự toán đơn giá bán 900 900 900 900 900
3. Dự toán doanh thu 324,000,000 270,000,000 324,000,000 243,000,000 1,161,000,000
C. Sữa đặc
1. Dự toán lượng bán ra
(Thùng) 360,000 450,000 630,000 540,000 1,980,000
2. Dự toán đơn giá bán 400 400 400 400 400
3. Dự toán doanh thu 144,000,000 180,000,000 252,000,000 216,000,000 792,000,000
Tổng doanh thu 873,000,000 810,000,000 1,116,000,000 954,000,000 3,753,000,000
Tỷ lệ phần trăm doanh thu từng loại sản phẩm so với tổng doanh thu trong từng quý
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
A. Sữa nước 46.4% 44.4% 48.4% 51.9% 48.0%
B. Sữa bột 37.1% 33.3% 29.0% 25.5% 30.9%
C. Sữa đặc 16.5% 22.2% 22.6% 22.6% 21.1%
Tổng cộng 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00%
Chính sách thu tiền bán hàng của cơng ty là: Doanh thu bán hàng trong kì phải được thanh tốn tồn bộ sau 20 ngày, kể từ ngày giao hàng. Trên cơ sở đó, cơng tác thu tiền bán hàng được chia làm 2 đợt: Thu ngay trong kỳ một phần và thu toàn bộ vào kỳ kế tiếp với số tiền được tính như sau:
Số tiền phải thu Thời hạn nợ x Doanh thu bán hàng trong kỳ
Chuyên đề: Lập dự toán sản xuất kinh doanh GVHD: ThS. Trịnh Ngọc Anh
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
Tiền hàng thu kỳ này 679,000,00 0
630,000,00
0 868,000,000 742,000,000 Tiền hàng thu kỳ trước 170,000,000 194,000,000 180,000,000 248,000,000
Tổng tiền thu trong kỳ 849,000,000 824,000,000 1,048,000,000 990,000,000 3,711,000,000 2/ Dự toán sản xuất
Số lượng sản phẩm sản xuất được dự toán dựa trên số lượng sản phẩm bán ra và lượng sản phẩm tồn kho.
Số lượng sản phẩm dự trù tồn kho cuối kỳ của từng q được tính theo cơng thức: Số lượng tồn kho Số ngày tồn kho x Số lượng dự toán bán trong kỳ
=
cuối kỳ 30
Dựa vào tình hình tiêu thụ sản phẩm ở các kỳ trước, thị trường sản phẩm hiện nay và sự biến động của nhiều yếu tố khách quan, số ngày dự toán tồn kho sản phẩm khoảng 20-40 ngày tùy chủng loại.
Có như vậy, cơng ty mới giữ được một lượng hàng vừa đủ để bán trong thời gian