II. Hạch toán ở BQLDAĐT cấp trên
7. Tài khoản 138 Phải thu khác
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu ngoài các nội dung đã phản ánh ở các TK 131, TK 133 và TK 136.
Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau: - Giá trị tài sản phát hiện thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý;
- Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ;
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;
- Các khoản phải thu khác: Thu các khoản thu nộp phạt,..
7.1. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 138 - Phải thu khác Bên Nợ: Bên Nợ:
- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
- Số tiền ký quỹ vào Ngân hàng để mở L/C; - Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ;
- Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu chưa xác đinh rõ ngun nhân cịn chờ xử lý;
86 CƠNG BÁO/Số 79 + 80/Ngày 06-02-2013
Bên Có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền;
-Số tiền ký quỹ vào Ngân hàng để mở L/C đã được BQLDAĐT chấp nhận trả tiền cho Ngân hàng mở L/C;
-Số tiền đã thu được thuộc các khoản nợ phải thu khác.
Số dư bên Nợ:
Các khoản nợ khác cịn phải thu.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt, và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138- Phải thu khác, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa
xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi.
Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý thì ghi ngay vào các tài khoản liên quan, khơng hạch tốn qua tài khoản 1381.
Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của đơn vị phải chờ xử lý.
- Tài khoản 1388- Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị
ngoài phạm vi các khoản phản thu phản ánh ở các TK 131, 136 và TK 1381.
7.2. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
1. Trường hợp TSCĐ của BQLDAĐT phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
- Ghi giảm TSCĐ phát hiện thiếu:
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) Nợ TK 214 - Hao mịn TSCĐ (Giá trị hao mịn)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).
Đồng thời ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán chi tiết TSCĐ. - Giá trị còn lại của TSCĐ phát hiện thiếu, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (Giá trị cịn lại) Có TK 711 - Thu nhập khác.
2. Trường hợp vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, và tiền mặt tồn quỹ… phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
CÔNG BÁO/Số 79 + 80/Ngày 06-02-2013 87
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) Có TK 111, 152, 153, 155.
3. Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi vào các tài khoản liên quan:
Nợ TK 642 - Chi phí BQLDAĐT
Nợ TK 334 - Phải trả công chức, viên chức (Khấu trừ vào lương) Nợ TK 811 - Chi phí khác
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Phần bắt bồi thường) Có TK 138 - Phải thu khác (1381).
4. Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 111, 152, 155 hoặc
Nợ TK 334 - Phải trả công chức, viên chức (Khấu trừ vào lương) Có TK 138 - Phải thu khác (1388) (Số phải bồi thường).
5. Khi xuất tiền để ký quỹ vào Ngân hàng mở L/C, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Số tiền ký quỹ) Có các TK 111, 112.
6. Khi nhận được giấy đòi tiền của ngân hàng mở L/C cùng với các chứng từ liên quan và thanh toán tiền cho Ngân hàng hoặc làm thủ tục vay (đối với trường hợp ký quỹ khơng đủ) số tiền cịn thiếu Ngân hàng, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (trường hợp hàng về cùng thời điểm thanh toán) Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường (hàng chưa về)
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chưa nhận được hóa đơn mua hàng) Có TK 138 - Phải thu khác (số tiền đã ký quỹ)
Có các TK 111, 112.
7. Trường hợp cho thuê TSCĐ (nếu có), khi ghi nhận thu nhập về cho thuê TSCĐ chưa thu được tiền, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Tổng tiền phải thanh tốn) Có TK 711 - Thu nhập khác (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) (nếu có). 8. Khi thực thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
88 CÔNG BÁO/Số 79 + 80/Ngày 06-02-2013
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 138 - Phải thu khác (1388).