Lượng hàng tồn kho
(Nguồn: [7,tr.340])
Điểm đặt hàng lại được xác định theo công thức sau: ROP = d x LT
LT : Là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng) d : Nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho
ROP Q*
O A B Thời gian
Lượng dự trữ an toàn
Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường. Tính khơng xác định của nhu cầu và tính khơng xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt đến nơi. Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an tồn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn.
Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại: Tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời. Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngồi dự kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế, lượng dự trữ an tồn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động rịng được duy trì trong suốt q trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng.
Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an tồn thơng qua chi phí tổn thất do thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho. Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phịng.
Như vậy, mơ hình EOQ đã chỉ ra quy mơ đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hố chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mơ hình này cũng có nhược điểm là cần q nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mơ hình này người ta đã thiết lập mơ hình sản lượng đơn hàng sản xuất POQ, nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mơ hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để xố bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mơ hình EOQ.
1.5.2.2. Mơ hình đặt hàng theo lơ sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)
Khi nghiên cứu về các mơ hình tồn kho các doanh nghiệp cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm: Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu và khi nào thì tiến hành đặt hàng. Trong mơ hình EOQ giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế phải tìm kiếm một mơ hình đặt hàng khác với EOQ.
Mơ hình POQ sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết. Mơ hình mới này cũng được áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa bỏn ra một cách đồng thời. Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng.
Với mơ hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là: Mơ hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất.
Mơ hình này được xây dựng dựa trên các giả định sau: Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi;
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó khơng thay đổi;
Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau khoảng thời gian t;
Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng;
Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho; Sự thiếu hụt trong kho hồn tồn khơng xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian.
Mơ hình này các giả thiết khác giống như mơ hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến. Và để xác định được mơ hình POQ, khi đó cần biết đến các kí hiệu sau:
Q – Sản lượng của đơn hàng S – Chi phí mỗi lần đặt hàng
d – Nhu cầu sử dụng hàng ngày D – Nhu cầu ước tính hàng năm
H – Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm
P – Mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)
t – Độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ
Mơ hình POQ có dạng đồ thị như sau:
Đồ thị 1.5. Mơ hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ Lượng hàng tồn kho
Thời gian
(Nguồn: [5,tr.342])
Trong mơ hình này:
=
Hay: Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t
Mặt khác: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày). Từ đó suy ra: (t =Q
P)
Sau đó thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa và sẽ thu được: Mức tồn kho tối đa = (PQ
P-d.Q
P) = Q.(1-d
P)
Như đã trình bày ở trên chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng trong năm) được tính như sau: Chi phí tồn trữ hàng năm = Q*
2 (1-d
P)H=D QS
Để tìm được sản lượng tối ưu, cho:
Chi phí tồn trữ hàng năm = Chi phí đặt hàng hàng năm
Có nghĩa: Q* 2 ∗ (1-d P)* H=D Q* S hay Q* = √ 2* D* S H * (1-dP) t Q/2 T Q* Tổng số đơn vị hàng được cung ứng
trong thời gian t
Tổng số đơn vị hàng được sử dụng trong
thời gian t Mức tồn
1.5.2.3. Mơ hình tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – J.I.T)
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự phịng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là TOYOTA trong những năm ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT). Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sản xuất, phịng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời.
Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết. Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hố và sản phẩm dở dang của các đơn vị khác mà khơng cần phải có hàng tồn kho. Phương pháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho. Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều hành hoạt động bình thường. Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng 0, người ta có thể xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mơ hình JIT cho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày. Tương tự, nếu trong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mơ hình JIT sẽ không phù hợp và có thể khơng lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra.
Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp với các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn vị sản xuất với nhau.
Đặc trưng chủ yếu của hệ thống JIT
Mức độ sản xuất đều và cố định: Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản
phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vật liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cựng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do
đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
Tồn kho thấp: Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho
thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do khơng phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm cũ tồn đọng trong kho.
Lợi ích thứ hai thì thấy tốt hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho ln là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó doanh nghiệp càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh.
Kích thước lơ hàng nhỏ: Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lơ hàng nhỏ trong
cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng.
Với lơ hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lơ hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi.
Lơ hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lơ hàng sẽ thấp hơn lơ hàng có kích thước lớn.
Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh: Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm cơng nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại.
Bố trí mặt bằng hợp lý: Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công. Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dùng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau.
Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì hệ thống đưa những linh kiện nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này nơi làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu. Mặt
khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm. Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và máy móc thiết bị có thể sắp xếp gần nhau hơn từ đó tăng cường sự giao tiếp giữa công nhân hơn. Để thực hiện được mơ hình JIT, ta cần phải tối thiểu hố hàng tồn kho trong các giai đoạn sản xuất vì trong mơ hình này lượng dự trữ bằng khơng 0 đơn vị.
Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu. Nguyên vật liệu dự trữ ban đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp. Cách đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao hàng.
Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. Trong quá trình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau, việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên. Muốn giảm thiểu hàng tồn kho trong giai đoạn này, nhà quản trị cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất. Từ đó làm giảm được lượng dự trữ này.
Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thời gian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ. Nhu cầu này tương đối khó xác định. Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thay thế.
Giảm thành phẩm dự trữ. Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Nếu doanh nghiệp dự đốn được chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này.
Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành cơng mơ hình JIT, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, khơng đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống vận chuyển này người Nhật gọi là hệ thống Kanban. Để khái quát về hệ thống Kanban, nhà quản trị có thể thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu.
Trên đây là ba phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản, ngồi ra cịn một số mơ hình dựa trên cơ sở hai mơ hình này. Tuy nhiên, mơ hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó khơng được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn. Do vậy nhà quản trị cần đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp.
1.5.3. Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho
1.5.3.1. Quản trị hiện vật của tồn kho
Quản trị về mặt vật chất của tồn kho dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản