Chỉ tiêu Cơng thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng chi phí lưu kho mỗi năm
Chi phí kho hàng
Chi phí vật tư, thiết bị (điện, nước…)
Chi phí về nhân lực (bảo vệ, quản lý kho) 60.000.000 6.120.000 72.000.000 138.120.000 57.600.000 6.670.000 72.000.000 136.270.000 60.000.000 7.940.000 77.400.000 145.340.000
Chi phí lưu kho đơn vị
(H)
Tổng chi phí lưu kho mỗi năm
SL HTK mỗi năm 68716,42 42597,69 52393,66
(Nguồn: Phòng tài chính – kế tốn)
Từ đó dựa vào (D), (S), (H) vừa thu được ở trên tính được mức tồn kho tối đa (Q*), tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin), khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*), điểm tái đặt hàng (ROP) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*). Với giả định thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến kho nhận được hàng (L) trong cả 3 năm đều ở mức 7 ngày làm việc, số liệu cụ thể ở bảng dưới đây:
Bảng 3.8. Lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu theo mơ hình EOQ
Chỉ tiêu Cơng thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) H S * D * 2 Q* 422,41 sản phẩm 687,84 sản phẩm 589,34 sản phẩm Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin) Q D S Q H TC * 2 * 29.026.402,22 đồng 29.300.188,82 đồng 30.877.669,67 đồng
Khoảng thời gian
dự trữ tối ưu (T*) T* =
Q*
d 63,05 ngày 64,52 ngày 63,71 ngày
Điểm tái đặt hàng (ROP) ROP = d * L 46,90 sản phẩm 74,62 sản phẩm 64,75 sản phẩm Số lượng đơn đặt
hàng tối ưu trong năm (n*) n* = D Q* 4,76 đơn hàng 4,65 đơn hàng 4,71 đơn hàng
(Nguồn: Tính tốn của tác giả) Nhận xét:
Thứ nhất, mức sản lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng trên thực tế của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 đều lớn hơn tất cả các mức sản lượng đặt hàng tối ưu Q* tính được ở mơ hình EOQ. Cụ thể ở bảng sau:
Bảng 3.9. Mức sản lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng thực tế của công ty và mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo mơ hình EOQ
Đơn vị tính: Sản phẩm
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Q thực tế của công ty 709,11 724,56 612,38
Q* theo mơ hình EOQ 422,41 687,84 589,34
Dễ nhận thấy, cơng ty đặt hàng với số lượng lớn có nhược điểm là gia tăng chi phí lưu kho như: Chi phí thuê kho chứa, chi phí về nhân lực bảo vệ, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào HTK… Dù vậy, số lượng hàng trong 1 đơn hàng lớn đồng nghĩa với việc số lần đặt hàng sẽ giảm đi làm giảm chi phí đặt hàng của cơng ty.
Thêm vào đó, tổng chi phí tồn kho thực tế của cơng ty khơng tính đến chi phí cơ hội của khoản tiền bỏ ra cho HTK và chi phí thiệt hại khi khơng có hàng, đây là 2 chi phí quan trọng gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Và trong EOQ, tổng chi phí tồn kho chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, các chi phí khác (chi phí thiệt hại khi khơng có hàng, chi phí mua hàng) đều bị bỏ qua. Do vậy kết quả của mơ hình EOQ cũng chưa hồn tồn chính xác. Chính vì vậy cơng ty khi ra quyết định liên quan đến HTK bên cạnh việc tham khảo kết quả của mơ hình EOQ, Urenco 13 cịn cần dựa vào tình trạng sản xuất kinh doanh thực tế để có những quyết định dự trữ hàng tồn kho thích hợp.
3.2.3. Cải tiến lại cơng tác sắp xếp vị trí hàng hóa tại kho
Cơ sở của giải pháp
Căn cứ vào hiện trạng kho hàng của công ty hiện nay đó là diện tích kho rộng nhưng do cách sắp xếp, bố trí chưa hợp lí nên hàng hóa nhiều khi phải để bên ngồi kho khi khơng cịn chỗ cho hàng vào. Kho hàng chịu trách nhiệm kiểm sốt chính của thủ kho, nếu hàng bên ngồi kho sẽ khơng thuộc trách nhiệm của thủ kho nữa, đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc khơng kiểm sốt được hàng, gây mất và khó kiểm sốt trong kho.
Hàng hóa trong kho cần được chia làm các khu riêng biệt: Kho thùng rác Inox, nhựa HDPE; Kho thùng rác y tế; Nước khống Kim Bơi các loại; Thùng rác nhựa Composite; Thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt. Tuy nhiên tồn tại vấn đề sắp xếp chưa hợp lý như đã nêu ở chương 2 cộng thêm hàng hóa trong kho do có hình dáng cồng kềnh, gây khó khăn trong việc sắp xếp nên hay phải để ngoài lối đi, bãi để xe. Do công ty để như vậy trong khoảng thời gian dài nên việc sắp xếp trật tự hàng hóa trong kho đã khơng cịn tính linh hoạt, hợp lí nữa. Chính vì vậy đã dẫn đến việc khó kiểm sốt số lượng cũng như đảm bảo chất lượng của hàng hóa tồn kho.
Nội dung của giải pháp
Dựa trên thực trạng cùng hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, cách sắp xếp bố trí cụ thể được đề xuất như sau:
Qua quá trình quan sát và phân tích nhận thấy lượng sản phẩm thùng rác nhự HDPE, Composite có số lượng bán ra ngày càng tăng, vì vậy kho hàng để 2 sản phẩm này sẽ được đặt tại kho số 1 đồng thời xe gom rác, nhà vệ sinh lưu động sẽ được chuyển sang kho số 4 và 5.
Do thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt (chủ yếu của hãng Enchoi Magic) có kích thước nhỏ gọn, dễ sắp xếp, nhu cầu số lượng bán ra không cao nên kho hàng chuyển sang phòng giới thiệu sản phẩm nhằm tận dụng diện tích gác xếp của phịng.
Song song với việc chuyển kho nước khống Kim Bơi và kho thùng rác y tế (do nước khống có số lượng sản phẩm lưu chuyển trong kho hàng ngày cao, liên tục như đã nêu ở chương 2) sẽ thực hiện kiểm kê lại lượng hàng tồn kho thực tế là bao nhiêu. Thực tế hiện nay thủ kho cũng không biết hết số lượng thực của hàng tồn kho, và phịng kế tốn cũng khơng chắc số lượng trên sổ sách và thực tế có chính xác khơng.
Khi thực hiện chuyển kho thì Cơng ty cần chấn chỉnh lại quyền và nghĩa vụ của thủ kho, khơng để xảy ra tình trạng kế tốn trưởng hay nhân viên phịng kế tốn nắm quyền của thủ kho. Thực tế là khơng có mặt thủ kho thì kế tốn trưởng hay nhân viên nào của phịng kế tốn cũng có thể xuất hàng ra ngoài
Sơ đồ kho mới được đề xuất cụ thể dưới đây: Phòng
bảo vệ WC
Lối vào
Xe gom rác, nhà vệ sinh lưu động (4) + (5) Khu vực để xe Phòng giới thiệu sản phẩm và kho thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt
Kho thùng rác Inox, nhựa HDPE, nhựa Composite
(1)
Kho thùng rác y tế (3)
Nước khống Kim Bơi các loại
Thêm vào đó, cơng ty cần nâng cấp, sửa chữa lại kho nhằm đảm bảo an toàn cũng như nâng cao chất lượng kho: Xử lý tình trạng thấm nước, quét sơn xử lý thấm tường (hoặc có thể qt vơi ve nhằm tiết kiệm) chi phí, thay mới các thiết bị trong kho… Lắp đặt thêm các hệ thống giá đỡ, kệ… cùng nâng cao diện tích kho để khi hàng mới về sẽ khơng gặp tình trạng thiếu chỗ để cũng như phù hợp với mỹ quan hơn.
3.2.4. Sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý nhằm hỗ trợ quản lý hang tồn kho như …. Tuy nhiên trong các phần mềm đó, có phần mềm VsoftHQ.IM được xem là khá phù hợp trong việc hỗ trợ công tác quản lý kho cho Urenco 13
Hệ thống này được triển khai trên hệ thống mạng nội bộ của từng kho theo mơ hình Client-Server, giải quyết các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê tồn kho, báo cáo tồn kho…. Hệ thống quản lý dữ liệu và điều hành kinh doanh tập trung VsoftHQ.IM khi áp dụng tại cơng ty có những ưu điểm như:
Vsoft HQ.IM được thiết kế để quản lý dữ liệu của các kho trong hệ thống một cách dễ dàng hơn.
VsoftHQ.IM cho trung tâm biết tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực tại mỗi kho. Từ trụ sở chính, nhà quản lý có thể nắm bắt được toàn bộ hoạt động nhập, xuất, tồn của từng kho. VsoftHQ.IM sẽ giúp công ty trong việc củng cố các dữ liệu từ các chi nhánh khác nhau thành một hệ thống và đưa ra một phân tích tổng hợp nhập, xuất, tồn của tồn hệ thống.
Sơ đồ 3.1.Quy trình vận hành VsoftHQ.IM
3.3. Một số kiến nghị đối với công ty Urenco 13
Hiện nay, cơng ty Urenco 13 chưa có cơng tác dự báo nhu cầu sản phẩm rõ ràng, mỗi lần đặt hàng đều dựa theo quyết định của Giám đốc cùng xét duyệt của công ty mẹ trong khi các phịng ban chức năng cũng chưa có một tính tốn nào cho cơng tác này. Do công tác bán hàng của công ty hoạt động khá phức tạp, có nhiều lỗ hổng khiến hàng hố khơng được bảo quản tốt làm ảnh hưởng tới chất lượng, doanh thu khơng ổn định, khách hàng có xu hướng khơng tiếp tục sử dụng sản phẩm của công ty ngày càng nhiều… chính vì vậy mà Giám đốc công ty thường phải lấy hàng đi giao cho khách hàng ở các tỉnh để thu thập thơng tin và tìm ra ngun nhân doanh thu giảm sút và mất đi lịng tin từ phía khách hàng.
Chính vì cơng ty chưa từng tính tốn hay xây dựng phương pháp tính hàng tồn kho nên cũng rất khó để có thể tập hợp được các chi phí liên quan đến hàng tồn kho như chi phí tồn trữ, chi phí bảo quản… Một điểm nữa đó là việc thừa thiếu hàng tồn kho tại công ty. Hầu hết lượng HTK của công ty ln vượt mức cần thiết từ đó làm cho cơng ty:
Tốn kém chi phí bảo quản, chi phí tồn trữ hay vốn bị ứ đọng lại tại hàng tồn kho. Thiếu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải đi vay, dẫn đến việc chi phí lãi vay phải trả cao. Và hàng hố bị lỗi mốt do cơng nghệ thay đổi.
Để tính tốn được lượng hàng dự trữ tối ưu từ đó làm giảm chi phí tồn trữ đối với công ty Urenco 13 ngay thời điểm này là rất khó, vì vậy cơng ty là nên có sự giám sát thường xuyên từng tuần, từng tháng, từng quý, từng năm đối với hàng tồn kho. Việc giám sát này nên bắt đầu từ phịng Kế tốn bởi vì đây là nơi nắm thơng tin về hàng tồn kho rõ nhất. Phịng Kinh doanh cũng cần phải có sự giám sát và theo dõi chặt chẽ sự biến động nhu cầu đối với sản phẩm của công ty để từ đó đưa ra nhu cầu về các sản phẩm cần thiết. Nhân viên quản lý kho hàng cũng cần phải có sự theo dõi chặt chẽ sự biến động hàng tồn trong kho để đưa ra ý kiến với lãnh đạo công ty. Đồng thời áp dụng hệ thống ABC cùng mơ hình quản trị EOQ từ đó tìm ra phương án tốt nhất cho Urenco 13. Nếu làm được điều này sẽ giúp cho việc quản lý hàng trong kho của công ty thời gian tới ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3:
Chương 3 của khóa luận tốt nghiệp đã đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những yếu điểm trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần vật tư thiết bị mơi trường Urenco 13. Ngồi ra hệ thống ABC cùng mơ hình quản lý hàng tồn kho EOQ đã được ứng dụng vào điều kiện thực tế của công ty để ước lượng mức đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ kho tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn hàng tối ưu trong giai đoạn 2011 – 2013.
KẾT LUẬN
Trong quá trình tìm hiểu, thực hiện nghiên cứu tại công ty cổ phần vật tư thiết bị mơi trường Urenco 13, em đã có một cái nhìn khái qt, hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của công ty. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng em khơng thể nào có được. Ở đây sự khác biệt đến từ cách tiến hành công việc, các công việc trên thực tế đều dựa trên cơ sở lý thuyết nhưng tùy vào đặc thù, yêu cầu mà mức độ ứng dụng và xử lý có sự khác biệt.
Qua thời gian thực tập này đã giúp em nhận thấy rằng, những kiến thức tích lũy được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, thuần túy, không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì khó lịng đem lại kết quả khả quan. Từ đó cho thấy lý thuyết thuần túy cần có sự hỗ trợ của thực tiễn. Trong q trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp với sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn Th.S Vương Thị Thanh Trì cùng các nhân viên trong công ty Urenco 13, em đã được củng cố vững chắc các kiến thức trên lớp đồng thời cũng học hỏi thêm được rất nhiều điều mới. Đây là khoảng thời gian thực tập rất có ý nghĩa, đã giúp em đi sâu tìm hiểu về một lĩnh vực cụ thể trên thực tế, tập trung chủ yếu là về công tác quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mơ hình quản trị hàng tồn kho thích hợp và đưa ra một vài giải pháp nhằm cải thiện công tác quản lý hàng tồn kho nhằm giúp ích cho việc ra quyết định tồn kho của nhà quản trị.
Vì hạn chế về thời gian nghiên cứu và trình độ cho nên những phân tích đánh giá khóa luận này sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót, thậm chí mang tính chủ quan, các giải pháp đưa ra có thể chưa được tối ưu. Vì vậy em rất mong được sự giúp đỡ, góp ý của các quý thầy cô giáo và các anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty để cho khóa luận được hồn thiện hơn nữa.
Qua đây, một lần nữa em xin cám ơn các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế - Quản lý, đặc biệt là sự hướng dẫn của giáo viên Thạc Sĩ Vương Thị Thanh Trì cùng với sự nhiệt tình các anh chị tại phịng Kế hoạch – Tài chính của cơng ty đã tạo điều kiện cho em hồn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2015
Sinh viên thực hiện
PHỤ LỤC
1. Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013. 2. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền
tệ năm 2012 của công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13. 3. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ tài chính Việt Nam (2001), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02, Quyết định số 149/ 2001/ QĐ – BTC.
2. Nguyễn Hải Sản (2012), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động, Hà Nội, tr.409- 420.
3. PGS. TS. Nguyễn Đình Kiệm – TS Bạch Đức Hiền (2008), Giáo trình tài chính doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội.
4. PGS. TS. Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động, Hà Nội.
5. Th.S Vương Thị Thanh Trì (2015), Quản trị sản xuất và tác nghiệp, Đại học Thăng Long, Hà Nội chương 9.
6. Ths.S Chu Thị Thu Thủy (2012), Bài giảng Quản lý tài chính doanh nghiệp 1, Đại học Thăng Long, Hà Nội.
7. TS. Trương Đức Lực – TS. Nguyễn Đình Trung (2013), Giáo trình quản trị tác nghiệp, NXB Đh Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
8. Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý (2008), Quản lý tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội.
Phụ lục 1. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013
Đơn vị tính: Đồng
(Nguồn: Xử lý từ Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty)
Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 7.069.830.832 6.314.721.868 7.619.379.806 755.108.964 11,96 (1.304.657.938) (17,12)
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 - 0 -
3 Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 7.069.830.832 6.314.721.868 7.619.379.806 755.108.964 11,96 (1.304.657.938) (17,12)
4 Giá vốn hàng bán 5.238.966.756 4.847.276.684 5.980.290.218 391.690.072 8,08 (1.133.013.534) (18,95)
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung