2.2. Thực trạng về công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty Urenco13
2.2.3. Thực trạng công tác kiểm kê, kiểm soát tại kho
Thực trạng công tác kiểm kê
Do đặc điểm của ngành thiết bị vật tư mơi trường là có nhiều danh mục sản phẩm với hình dáng, thể tích, mẫu mã khác nhau, phụ kiện dời nên công ty hiện nay vẫn sử dụng phương thức kiểm kê bằng cách thủ công.
Trên thực tế, tồn bộ sản phẩm, hàng hóa của cơng ty được nhập về kho đều được kiểm tra chất lượng đảm bảo đúng như yêu cầu kỹ thuật mới được đưa vào kho và được kiểm tra theo quy định được đề ra trong bảng dưới đây:
Bảng 2.3. Quy định kiểm tra hàng hóa kho Urenco 13
Số lượng sản phẩm nhập
Tần suất kiểm tra
Hàng trong nước Hàng nhập khẩu
Từ dưới 100 đơn vị sp 100% Trên 100 đến 500 đơn vị sản phẩm 30% - 40% 40% - 50% Trên 500 đến 2000 đơn vị sản phẩm 20% - 30% 25% - 35% Trên 2000 đến 5000 đơn vị sản phẩm 10% - 25% 15% - 25% Trên 5000 đơn vị sản phẩm 5% - 8% 10% - 15%
(Nguồn: Phịng tài chính – kế toán)
Đi cùng là các quy định cũng như yêu cầu khi kiểm kê hàng tồn kho của cơng ty đối với sản phẩm, hàng hóa cùng người lao động:
Đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty cung cấp ra
Khi kiểm soát bán thành phẩm, các bán thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi sản xuất để điều chỉnh và sửa chữa lại, nếu bán thành phẩm, sản phẩm hỏng không sửa chữa được đều lập biên bản đẻ kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng ngừa.
Các bán thành phẩm, thành phẩm được kiểm tra để nhận biết trạng thái. Phân loại khu vực để từng loại sản phẩm.
Kiểm tra sản phẩm: Sản phẩm sau khi được hoàn thiện đều được kiểm tra tại bộ phận kĩ thuật công ty trước khi nhập kho và giao cho khách hàng, các hồ sơ về kiểm tra chất lượng đều được lưu giữ tại phòng chất lượng của doanh nghiệp.
Qua các quy định về công tác kiểm kê của công ty trong những năm qua, cho thấy các ưu điểm đó là giúp việc ghi chép sổ sách đúng thực tế, ngăn ngừa tham ơ, lãng phí, nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý hàng tồn kho của bộ phận kho. Tuy nhiên, bộ phận kho chưa xác định được cụ thể những sản phẩm tồn kho, ứ đọng và có biện pháp giải quyết nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Urenco 13.
Thực trạng hệ thống kiểm sốt tồn kho tại cơng ty
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm Fast Accounting vào công tác tổ chức kế toán. Mọi hoạt động nhập xuất trong ngày đều được ghi chép và cập nhật liên tục.
Hàng ngày, khi mua hàng vào Kế toán đều tập hợp các phiếu chi thu mua trong ngày để lên bảng kê và phiếu nhập kho. Khi xuất bán hoặc xuất sản xuất, Kế toán cũng đều lập phiếu xuất kho hoặc nhập kho thành phẩm. Sau đó các chứng từ này đều được Kế tốn nhập liệu vào chương trình, tự động chương trình sẽ cập nhật các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn.
Như vậy, qua việc phân tích về thực trạng hệ thống kiểm sốt tồn kho của Urenco 13, nhận thấy mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục, giúp nắm bắt nhanh được tình hình tồn kho của cơng ty. Kế tốn tiết kiệm được thời gian, cơng sức trong việc tính tốn lượng tồn kho. Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trường hợp sai sót. Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho. Qua hệ thống kiểm sốt tồn kho như vậy thì mức độ kiểm sốt tồn kho đối với các mặt hàng là như nhau. Chỉ cần kiểm soát theo hệ thống tồn kho liên tục như trên thì nhà quản lý đã có thể nắm bắt được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, điều đó giúp cho việc thiết đặt sản xuất, kinh doanh được thuận lợi hơn. Tuy nhiên, do việc theo dõi tồn kho tất cả các loại hàng hóa với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi công ty có các loại hàng chiếm tỷ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị (như chổi quét hút, khung bánh…) và ngược lại sẽ gây ra hiệu ứng “bình
qn” mà đáng ra cơng ty cần có những phương thức, chế độ, mức ưu tiên riêng biệt với các nhóm hàng khác nhau.
2.2.4. Thực trạng cơng tác sắp xếp, vị trí hàng hóa tại kho
Ở mỗi doanh nghiệp cần phải dựa vào quy mơ sản xuất, đặc tính của ngun vật liệu, các sản phẩm hàng hoá của mình mà lựa trọn một mơ hình hệ thống kho thích hợp nhằm phát huy được tác dụng của kho và giảm các chi phí khơng cần thiết. Với đặc thù là công ty chuyên cung cấp các sản phẩm vật tư, thiết bị môi trường chất lượng sản phảm ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và cảnh quan tự nhiên nên việc bảo quản hàng tồn kho trong một địa điểm phù hợp, đảm bảo là hết sức quan trọng. Dưới đây là hệ thống kho chứa của Urenco 13:
Từ khi chuyển kho Công ty về số 244 Tôn Đức Thắng – Đống Đa – Hà Nội thì
(Nguồn: Khảo sát từ thực tế kho cơng ty Urenco 13)
Cơng ty đã xây dựng cho mình một mơ hình kho lưu trữ và bảo quản như trên. Trên thực tế quan sát thấy rằng kho có diện tích khá rộng trên 300 m2 và vị trí nằm ngay sát mặt đường rất thuận lợi cho việc vận chuyển, xuất nhập hàng hóa, có các biện pháp phịng chống cháy nổ.
Cơng ty đã bảo quản từng loại hàng hóa, sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm nhưng kho được xây dựng từ những năm 90 nên tường, trần và đồ dùng thiết bị trong kho xuống cấp trầm trọng, khi trời mưa thì
Phịng bảo vệ WC Lối vào Khu vực để xe Phòng giới thiệu sản phẩm
Kho thùng rác Inox, nhựa HDPE Xe gom rác, nhà vệ sinh lưu động
(1)
Thiết bị xử lý hầm cầu, bể phốt (4)
Thùng rác nhựa Composite (5)
Nước khống Kim Bơi các loại
(3) Kho thùng rác y tế
bị ngấm nước, mái che làm bằng tơn mạ nhưng có chỗ bị dột điều này làm ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng hoá trong kho.
Dù diện tích kho khá rộng nhưng chiều dài ngắn, khi có nhiều hàng hóa nhập kho thì thiếu chỗ phải để lẫn sang khu vực của nhau, chưa kể đến phải để tạm ra khu vực để xe, ngồi sân mà người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Qua đó có thể thấy cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho khơng chặt chẽ, sắp xếp hàng hóa tồn kho chưa ngăn nắp, bừa bộn.
Thêm vào đó cơng ty cịn là đại lý chính thức của hãng nước khống Kim Bơi nên lượng xuất, nhập các loại nước trong ngày khá nhiều nhưng khi nhân viên giao hàng vào kho lấy lại phải di chuyển qua kho thùng rác y tế gây tốn thời gian, công sức… Thùng rác nhựa HDPE, Composite là mặt hàng có số lượng tiêu thụ nhiều nhất trong các sản phẩm của cơng ty nên vị trí để 2 loại mặt hàng này cần để ở nơi thuận tiện quan sát, di chuyển… Theo sơ đồ thì thùng rác Composite lại ở vị trí trong cùng của kho, đây là vị trí chưa hợp lí. Bởi vậy, cơng ty cần có phương án thay đổi để nâng cao hiệu suất quản lý hàng hóa.
Qua việc phân tích thực trạng công tác sắp xếp, vị trí hàng hóa tại kho cho thấy cơng ty có những ưu điểm như khoảng cách giữa kho và nơi vận hành chính là ngắn kèm theo vị trí gần đường lớn nên thuận tiện cho làm việc, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa. Tuy nhiên việc sắp xếp các sản phẩm vào các kho thành phần của bộ phận quản lý kho còn nhiều bất cập, làm giảm hiệu quả công việc sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng kho lưu trữ.
2.2.5. Phân tích các chỉ tiêu tồn kho
Việc phân tích các chỉ tiêu giúp cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư hay một bên thứ ba có liên quan dễ tiếp cận, nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dịng khơng nói lên được điều gì. Các chỉ số tài chính sẽ giúp nhà quản trị nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn đề, hoạt động của doanh nghiệp.
Về khoản mục hàng tồn kho thì tại cơng ty việc mua bán sản phẩm có thể nói diễn ra hàng ngày. Nói đến hàng tồn kho là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời thì phải có tồn kho. Trong năm 2013 công ty nhận được 83 đơn đặt hàng các loại và đều đáp ứng được 100% đơn đặt hàng đó. Điều này cho thấy cơng ty ln có lượng tồn kho thích hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu. Tuy nhiên điều đó chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Urenco 13 là tốt (bởi nếu không đáp ứng được các hợp đồng đã ký kết thì phải bồi thường rất lớn) nên chỉ tiêu về mức độ hoàn thành các
đơn hàng chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty chứ khơng đánh giá được trình độ quản trị tồn kho thực tế.
Để biết được điều này Bảng đánh giá khả năng luân chuyển HTK giai đoạn 2011 – 2013 dưới đây cho biết HTK tại cơng ty quay được bao nhiêu vịng và tăng giảm ra sao cũng như số ngày bình quân hàng tồn kho nằm chờ trong kho là bao nhiêu ngày…
Bảng 2.4. Bảng đánh giá khả năng luân chuyển hàng tồn kho của công ty Urenco 13
Chỉ tiêu Cơng thức tính Đơn vị tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số vòng quay HTK GVHB Giá trị HTK
Lần
2,91 1,98 2,94
Thời gian luân chuyển HTK 360 Hệ số vòng quay HTK Ngày 123,77 181,37 122,3 (Nguồn: các số liệu tính tốn từ BCTC) Khả năng luân chuyển hàng tồn kho đuợc đánh giá thơng qua các chỉ tiêu số vịng quay hàng tồn kho và thời gian luân chuyển HTK. Số vòng quay hàng tồn kho năm
2011 là 2,91vòng, mỗi vòng là 123,77 ngày. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho năm 2012 giảm xuống còn 1,98 vòng nguyên nhân do công ty mở rộng quy mô hàng tồn kho nhưng lượng sản phẩm tiêu thụ giảm nên doanh thu cũng giảm so với năm 2011. Đến năm 2013 tốc độ luân chuyển hàng tồn kho đã gia tăng trở lại và cao nhất trong 3 năm là 2,94 vịng, mỗi vịng là 122,3 ngày do tình hình hoạt động kinh doanh của công ty tốt hơn, doanh thu tăng trở lại và lượng nhập hàng thấp hơn rất nhiều so với số lượng xuất bán. Dù vậy, công ty vẫn cần tính tốn lại lượng hàng tồn kho hợp lí nhằm giảm các chi phí quản lý, lưu kho góp phần gia tăng nguồn vốn, tránh tình trạng ứ đọng góp phần nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
Bảng 2.5. Hệ số đảm nhiệm HTK của công ty Urenco 13
Đơn vị tính: Lần
Chỉ tiêu Cơng thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Hệ số đảm nhiệm HTK
Giá trị HTK
Doanh thu thuần 0,27 0,39 0,25
Hệ số đảm nhiệm HTK cho biết trung bình để có được một đồng doanh thu thuần
doanh nghiệp cần bỏ ra bao nhiêu đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho. Trong cả 3 năm 2011, 2012, 2013 hệ số này đều nhỏ hơn 1 cho thấy hàng tồn kho được sử dụng một cách có hiệu quả nhưng tăng giảm không ổn định cụ thể năm 2012 hệ số này là 0,39 lần tăng 0,12 lần so với năm 2011 là do doanh thu thuần giai đoạn 2011 – 2012 giảm mạnh 1.304.657.938 đồng dù lượng hàng tồn kho tăng 386.039.582 đồng. Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho năm 2013 là 0,25 lần giảm 0,14 lần so với năm 2012 thấp nhất trong 3 năm nguyên nhân chủ yếu do lượng hàng tồn kho giảm 662.236.187 đồng và doanh thu thuần đạt được năm 2013 là 7.069.830.832 đồng hơn năm 2012 con số tuyệt đối 755.108.964 đồng. Như vậy có nghĩa trung bình cứ 0,39 đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho tạo ra được 1 đồng doanh thu thuần năm 2012, trong khi trung bình chỉ cần 0,25 đồng vốn đầu tư cho HTK tạo ra được 1 đồng doanh thu thuần năm 2013. Vì hàng tồn kho là một trong những nguồn lực chính tạo ra doanh thu cho cơng ty nên việc sử dụng không hiệu quả vốn đầu tư vào HTK sẽ gây ra ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Cụ thể trong hai năm liên tiếp 2012, 2013 lợi nhuận sau thuế của cơng ty đang có chiều hướng đi xuống dù vẫn mang dấu dương hơn 200.000.000 đồng.
Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho
Bảng 2.6. Khả năng sinh lời HTK của cơng ty Urenco 13
Đơn vị tính: Lần
Chỉ tiêu Cơng thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Khả năng sinh lợi của HTK
Lợi nhuận sau thuế
Giá trị HTK 0,1 0,09 0,11
(Nguồn: các số liệu tính tốn từ BCTC)
Khả năng sinh lợi của HTK được so sánh với 1 khi đánh giá hiệu quả sử dụng
HTK để tạo ra lợi nhuận ròng cho doanh nghiệp, chỉ số này nhỏ hơn 1 cho thấy hàng tồn kho đang được sử dụng kém hiệu quả và ngược lại. Cụ thể với Urenco 13 chỉ số này trong năm 2011 là 0,1 lần thấp hơn 1 đồng nghĩa với việc HTK đang được sử dụng kém hiệu quả, 1 đồng HTK chỉ tạo ra được 0,1 đồng lợi nhuận sau thuế. Sang năm 2012 và 2013 con số này có giá trị lần lượt là 0,09 và 0,11 lần do giá trị HTK của công ty cả 3 năm đều ở mức rất cao là 2.056.019.866 đồng, 2.442.059.448 đồng và 1.779.823.261 đồng trong khi đó lợi nhuận cả 3 năm 2011 – 2013 thu được đều lớn hớn 200.000.000 đồng mỗi năm nhưng đang có xu hướng giảm dần qua các năm. Chính vì vậy doanh nghiệp cần cải thiện khả năng sinh lợi từ HTK trong thời gian tới.
Chỉ tiêu đánh giá chu kỳ vận động của tiền mặt
Nhằm thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích, chu kỳ vận động của tiền mặt được biểu diễn trong bảng sau thông qua các chỉ tiêu như thời gian thu nợ trung bình, thời gian luân chuyển HTK, thời gian trả nợ trung bình:
Bảng 2.7. Chu kỳ vận động tiền mặt của công ty Urenco 13
Đơn vị tính: Ngày
Chỉ tiêu Cơng thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Thời gian thu nợ trung bình (1)
360 * PTKH
DTT 53,45 11,38 2,07
Thời gian luân chuyển HTK (2) 360 Số vòng quay HTK 123,77 181,37 122,3 Thời gian trả nợ trung bình (3) 360 * (PTNB + Lương,
thưởng, thuế phải trả)
GVHB + Chi phí quản lý, bán hàng 119,09 3,46 22,68 Chu kỳ vận động tiền mặt (1) + (2) – (3) 58,13 189,29 101,69 (Nguồn: Các số liệu tính tốn từ BCTC)
Thời gian thu nợ năm 2011 là 53,45 ngày, năm 2012 là 11,38 ngày tương đương mức giảm 78,71% so với năm 2011 tác động từ chính sách tín dụng. Năm 2013 tiếp tục giảm mạnh xuống còn 2,07 ngày giảm 9,31 ngày so với năm 2012 cho thấy công tác quản lý nợ rất hiệu quả hạn chế tối đa việc bị chiếm dụng vốn từ khách hàng. Tuy nhiên công ty cần thận trọng khi áp dụng chính sách thu tiền chặt chẽ sẽ gây ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ sản phẩm.
Thời gian trả nợ cung cấp thông tin thời gian từ khi mua hàng hóa, vật liệu… đến
khi thanh toán cho người bán. Năm 2012, chỉ số này là 3,46 ngày giảm 115,63 ngày do công ty có chính sách quản lý nợ hiệu quả, gia tăng uy tín với nhà cung cấp. Sang năm 2013, thời gian này là 22,68 ngày tăng 19,22 ngày do công ty được ưu đãi từ các nhà cung cấp khi có tình hình tài chính ổn định cùng quan hệ hợp tác lâu dài.