3.1.2 .3Tăng cường xúc tiến thương mại
3.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm hạt điều tại công ty
3.3.2 Mục tiêu chất lượng
Tương tự chính sách chất lượng, để thực hiện được thành công các mục tiêu chất lượng, thông tin và ý kiến cần được thu thập theo 2 chiều, ban lãnh đạo cơng ty cần có sự trao đổi và lắng nghe ý kiến của nhân viên trong việc thiết lập các mục tiêu nói chung và mục tiêu chất lượng nói riêng. Bởi lẽ xét về sự hiểu biết đối với sản phẩm và quy trình sản xuất, khơng ai có thể rõ hơn được những người trực tiếp làm ra sản phẩm ấy. Cách tốt nhất để thiết lập các mục tiêu chất lượng là sự trao đổi trực tiếp giữa lãnh đạo công ty – những người trực tiếp thiết lập các mục tiêu ấy và nhân viên thừa hành – những người tạo ra các kết quả.
Mục tiêu chất lượng được chia nhỏ ra và gắn liền với mục tiêu của từng cá nhân trong cơng ty, điều đó sẽ giúp tất cả mọi thành viên công ty đều hiểu và quan tâm đến việc thực hiện mục tiêu chất lượng. Công ty đã và đang thực hiện rất tốt điều này, việc cần làm là khuyến khích, nâng cao tinh thần nhân viên, đồng thời tiếp tục duy trì và phát huy việc thực hiện các mục tiêu chất lượng gắn liền với các KPI của từng nhân viên kết hợp với việc đánh giá hiệu quả công việc định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm và có chế độ khen thưởng đúng đắn, cơng bằng cho các cá nhân có thành tích xuất sắc.
Đối với mục tiêu giảm thiểu khiếu nại khách hàng, việc giảm thiểu 20% số trường hợp khiếu nại của công ty, KPI của bộ phận quản lý chất lượng sẽ là tăng số lần lấy mẫu và kiểm tra ở công đoạn cuối cùng lên 50%, KPI của bộ phận sản xuất sẽ là tăng cường chia sẻ và nâng cao kiến thức của công nhân sản xuất về nguyên nhân khiếu nại khách hàng, đồng thời, việc để xảy ra khiếu nại khách hàng ở cơng đoạn nào thì nhân viên sản xuất khu vực đó phải chịu trách nhiệm để tránh tình trạng nhân viên sản xuất nghĩ rằng việc kiểm soát chất lượng sản phẩm là của nhân viên kiểm tra chất lượng.
Đối với mục tiêu giảm lượng sản phẩm lỗi thì KPI của bộ phận bảo trì phải là đảm bảo việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị định kỳ mỗi tháng, đảm bảo máy móc chạy ổn định và khơng xảy ra trục trặc đột xuất, KPI của bộ phận chất lượng là tăng cường kiểm tra, kiểm sốt ngun vật liệu đầu vào, khơng để ngun vật liệu lỗi được đưa vào quá trình sản xuất.
Trong q trình thực hiện các mục tiêu chất lượng khó tránh khỏi việc khập khiển, phát sinh vấn đề. Cơng ty cần có các biện pháp để khắc phục sự khó khăn, vượt qua trở ngại để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Trong những trường hợp như vậy, ban bãnh đạo công ty cần phải là người can thiệp kịp lúc, tạo điều kiện cho nhân viên bằng nhiều cách thức khác nhau nhằm giúp cho họ đạt được mục tiêu của mình.
- Lãnh đạo cấp cơ sở: là những người nắm rõ nhất tình hình hoạt động trong bộ phận mình, ưu điểm, nhược điểm, năng lực của từng nhân viên, do đó, họ có thể kiểm sốt và phân bố cơng việc theo khả năng của từng cá nhân trong bộ phận mình, một số nhân viên cấp cơ sở đã gắn bó tại cơng ty lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong ngành. Cấp bậc quản lý này cần thiết là lực lượng đóng vai trị tiên phong trong thực hiện các mục tiêu quản trị chất lượng, luôn coi vấn đề chất lượng sản phẩm của công ty là nhiệm vụ của bản thân, khơng phân biệt vị trí làm việc là bộ phận sản xuất, chất lượng hay nhân sự, kế toán, là người dẫn dắt và đi đầu trong các hoạt động cải tiến chất lượng.
- Lãnh đạo cấp trung: là người có năng lực về chun mơn cũng như kỹ năng lãnh đạo theo dõi tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng liên quan đến bộ phận mình, đơn đốc nhắc nhở nhân viên thực hiện các công việc, dự án đúng theo các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, lãnh đạo cấp trung phải đóng vai trị cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo cấp cao, với các bộ phận khác, giúp cho bộ máy được thực hiện hài hòa, nhịp nhàng, đem lại hiệu quả công việc.
- Lãnh đạo cấp cao: là những người đứng đầu, với tầm nhìn xa, trơng rộng và hiểu biết rõ nhất về định hướng, chiến lược của công ty ở thời điểm hiện tại và trong tương lai. Do đó, việc đầu tư chi phí, nhân lực, nguồn lực cho các hoạt động quản trị chất lượng rất cần thiết được sự ủng hộ và quan tâm của các cấp lãnh đạo này. Để thực hiện được điều này, lãnh đạo cấp cao cần thường xuyên tổ chức và tham gia các cuộc họp hàng tháng, hàng tuần về tình hình hoạt động quản trị chất lượng tại cơng ty, cũng như cho ý kiến, có biện pháp can thiệp kịp thời khi các hoạt động quản trị chất lượng không đi theo đúng mục tiêu và định hướng ban đầu đã đề ra.
Sự trao đổi thông tin giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Để thực hiện được điều này, điều quan trọng nhất là phải tạo điều kiện để lãnh đạo có cơ hội lắng nghe và nhân viên có cơ hội để nói. Cơng ty cần tổ chức các cuộc họp tập thể với sự tham gia của tồn bộ cơng nhân viên và đại diện lãnh đạo cấp cao. Ngồi ra, khuyến khích nhân viên chia sẻ tình hình sản xuất thực tế và các vấn đề khó khăn đang gặp phải cần được thực hiện trong các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty cần thể hiện quyết tâm khắc phục vấn đề bằng hành động can thiệp cụ thể và cho nhân viên thấy rõ điều đó. Có như vậy, nhân viên mới có niềm tin trong những lần phát biểu tiếp theo.
Chia sẻ các thông tin mục tiêu chất lượng theo từng mốc thời gian cụ thể như hàng tháng, hàng quý, hàng năm:
- Các mục tiêu đã đạt được: những thành cơng đạt được sẽ là sự khích lệ vơ cùng to lớn đối với các thành viên tham gia, là kết quả của cả một quá trình phấn đấu trong thời gian hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Các mục tiêu như giảm số lượng khiếu nại khách hàng, giảm số lượng sản phẩm lỗi, tiết kiệm được ngân sách cho công ty thông qua các hoạt động cải tiến chất lượng, đạt được các chứng nhận chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế,… cần thiết được công khai cho toàn bộ tập thể biết và nắm rõ và được tổng kết vào mỗi tháng, quý, năm. Việc tổng kết tháng, quý sẽ cho nhân viên thấy mình đã đi được bao nhiêu của chặn đường, và cần phải nổ lực thêm bao nhiêu để về đích, để đạt được mục tiêu. Tổng kết hàng năm để những người tham gia trực tiếp vào các hoạt động quản trị chất lượng cảm thấy cơng việc mình làm đã mang lại giá trị, những người chưa tham gia sẽ hiểu và là động lực thúc đẩy họ dấn thân vào, toàn thể nhân viên cảm thấy tự hào khi được làm việc trong một môi trường như vậy.
- Các mục tiêu chưa đạt được: những thất bại được đưa ra khơng nhằm mục đích phê bình hay trách phạt. Tương tự việc đưa ra các thành tích đạt được trong kiểm soát chất lượng, việc đưa ra thống kê các mục tiêu chưa đạt được nhằm mục đích giúp các nhân viên nhìn thẳng vào sự thật mình đang gặp phải vấn đề gì và cần làm gì để vượt qua nó. Trong trường hợp này, ban lãnh đạo cơng ty cần có sự nhẹ nhàng, khéo léo động viên các nhân viên, khơng để họ cảm thấy nản lịng, đồng thời cung cấp thêm các sự hỗ trợ khác về nhân lực, kinh phí để các mục tiêu được hồn
thành tốt hơn trong các đợt tổng kết sau. Ban lãnh đạo cần phải động viên các nhân viên của mình nhiểu hơn nữa bởi vì mỗi một mục tiêu chất lượng là sự cố gắng và nỗ lực của các bộ phận và các nhân viên, dù mục tiêu đó có đạt được hay khơng. Việc nhận định các mặt tích cực cho mỗi nhân viên thấy rõ mình đang có ưu thế gì và phải tiếp tục như thế nào trong hoạt động quản trị chất lượng. Một điều khơng thể thiếu đó là phải tổng kết được các vấn đề cần phải khắc phục và rút kinh nghiệm để việc không đạt các mục tiêu chất lượng sẽ không tái diễn. Chẳng hạn, mục tiêu về khiếu nại khách hàng với 2 năm liên tiếp không đạt đã cho thấy rằng ban lãnh đạo công ty thiếu quan tâm, đốc thúc trong hoạt động quản lý ngăn ngừa các lỗi chất lượng. Để đáp ứng mục tiêu này, ban lãnh đạo cơng ty cần có sự phân tích cụ thể từng trường hợp khiếu nại khách hàng, nguyên nhân do đâu và cần phải thay đổi hay cải tiến những gì để ngăn chặn các lỗi tương tự phát sinh.
Ngồi ra, các lãnh đạo cấp trung, cấp cao cần có kế hoạch rõ ràng cho từng mục tiêu chất lượng đồng thời cân bằng giữa các mục tiêu. Chẳng hạn, mục tiêu tăng năng suất thông thường sẽ làm ảnh hưởng đến mục tiêu chất lượng, điều quan trọng là các nhà quản lý của công ty phải xác định được năng lực cụ thể của nhà máy, tăng năng suất lên đến bao nhiêu thì chất lượng sản phẩm khơng bị ảnh hưởng, từ đó đưa ra các mục tiêu phù hợp.
3.3.3 Hoạch định chất lượng
Hoạch định chất lượng là một trong những vấn đề trọng yếu, là xương sống của toàn bộ hoạt động quản trị chất lượng tại công ty. Hoạt động hoạch định quản trị chất lượng tại công ty đã và đang thực hiện tương đối bài bản thông qua sự chỉ đạo của ban lãnh đạo cấp cao tại công ty và sự thừa hành tương đối nghiêm túc từ các bộ phận và nhân viên liên quan. Đây là một trang những điểm sáng của hoạt động quản trị chất lượng mà công ty cần tiếp tục duy trì và phát huy. Để đạt được điều này, địi hỏi người làm các cơng tác hoạch định chất lượng phải có một cái nhìn tổng thể, kiến thức chuyên môn vững chắc, kỹ năng quản lý và hoạch định cũng như có uy tín trong nội bộ cơng ty. Ngồi ra, người đứng đầu và chịu trách nhiệm chính tồn bộ hoạt động quản trị chất lượng tại công ty cần phải thường xuyên cập nhật các kiến thức mới về quản trị chất lượng, các kỹ thuật, công nghệ mới bằng cách tham dự vào các diễn đàn học thuật, các hội thảo về phát triển cơng nghệ, dự
đốn được các sự thay đổi của các yêu cầu chất lượng và xác định hướng đi đúng trong toàn bộ hoạt động quản trị chất lượng.
Hoạch định nguồn nhân lực phục vụ cho công tác quản trị chất lượng: với việc hướng đến văn hóa chung là quản trị chất lượng là trách nhiệm của tất cả mọi người, do đó, tất cả mọi người khi tham gia vào công ty đều đảm bảo phải có kiến thức cơ bản về vệ sinh an tồn thực phẩm, chất lượng hàng hóa cũng như các yêu cầu riêng cho ngành sản xuất hạt điều.
- Tuyển dụng nội bộ và bên ngồi: ứng với mỗi vị trí cơng tác. Vị trí trưởng bộ phận quản lý chất lượng là người phải có kinh nghiệm trong việc quản lý nhân sự, dẫn dắt toàn bộ nhà máy về hoạt động đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời phải có kiến thức rộng về lĩnh vực quản lý chất lượng trong ngành chế biến thực phẩm. Vị trí trưởng bộ phận sản xuất cần nắm vững các kiến thức về quản lý và cải tiến chất lượng cũng như ứng dụng các công cụ quản lý chất lượng như phiếu kiểm tra, biểu đồ tầng suất, biểu đồ xương cá vào việc phân tích số liệu và ra quyết định sản xuất.
- Đào tào và hướng dẫn: các chương trình đào tạo cần được hoạch định rõ ràng và thiết thực, mang tính ứng dụng cao.
+ Ở một số các vị trí lãnh đạo cấp trung và cấp cơ sở, họ có nhiều chun mơn và kinh nghiệm nhưng lại thiếu khả năng lãnh đạo cũng như nhiệt huyết cho cơng việc do đã gắn bó q lâu tại cơng ty và không hào hứng với sự đổi mới. Những vị trí này rất cần những khóa đào tạo về kỹ năng mềm như thích ứng sự thay đổi, quản lý và dẫn dắt nhân viên,…
+ Các vị trí lãnh đạo cấp trung, cấp cao mới được bổ nhiệm và tuyển dụng: cần có các khóa đào tạo về kỹ năng chun mơn như quy trình sản xuất hạt điều, chất lượng hạt điều, các yêu cầu luật định liên quan,…
Hoạch định chi phí chất lượng: bài tốn chi phí ln là vấn đề khó đối với tất cả mọi doanh nghiệp, khơng chỉ là đối với các công ty nhỏ, mà ngay cả trong các tập đoàn đa quốc gia, việc sử dụng và quy hoạch nguồn tiền như thế nào để đạt được hiệu quả. Chi phí chất lượng tại nhà máy cần được hoạch định hàng tháng là: chi phí để thực hiện các thao tác kiểm tra chất lượng như: mua sắm thiết bị, dụng cụ, hóa chất phục vụ cho việc kiểm tra mẫu sản phẩm, chi phí trả lương cho các nhân
viên kiểm sốt chất lượng, chi phí sản phẩm tiêu hao khi thực hiện kiểm nghiệm, chi phí th phịng thí nghiệm bên ngồi kiểm tra mẫu,…các mức chi phí này khơng giao động nhiều ở mỗi tháng.
3.3.4 Tổ chức thực hiện
Tổ chức hoạt động quản trị chất lượng tại công ty đang thực hiện một cách tương đối bài bản thông qua các hệ thống quản trị chất lượng như ISO 22000, BRC, SMETA được đánh giá chứng nhận tại các đơn vị đánh giá độc lập và có uy tín trên thế giới.
Để công tác quản trị chất lượng đạt được hiệu quả như mong muốn, công ty cần thiết lập một hệ thống đo lường và giám sát nhất quán.
- Các tiêu chuẩn về nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Để quản trị chất lượng sản phẩm được hiệu quả, không thể chỉ quản lý đầu ra của quá trình sản xuất mà cịn cần kiểm sốt cả đầu vào và trong suốt q trình. Để thực hiện được điều này, cần có một hệ thống dữ liệu đáng tin cậy cho việc tiêu chuẩn hóa và ra quyết định, do đó việc ghi chép số liệu, đo đạc trong quá trình sản xuất là điều hết sức quan trọng. Để sản phẩm ở cơng đoạn đóng gói đạt u cầu về chất lượng, thì đầu vào của cơng đoạn gồm hạt điều đã qua công đoạn phân loại phải đạt chất lượng, vậy công đoạn phân loại cần phải có sự kiểm sốt. Để sản phẩm ở cơng đoạn phân loại đạt chất lượng thì máy móc thiết bị phân loại phải được kiểm soát để hoạt động đúng như đã cài đặt.
- Tăng cường đầu tư máy móc thiết bị và cơng nghệ trong kiểm sốt chất lượng hạt điều. Việc sử dụng các thiết bị ghi chép số liệu một cách tự động và tự cập nhật vào hệ thống dữ liệu của công ty không những giúp tiết kiệm được chi phí nhân lực mà cịn giúp hạn chế tình trạng “ghi khống” kết quả kiểm tra, từ đó nâng cao độ tin cậy của các dữ liệu thu thập được, làm tăng hiệu quả của các chương trình cải tiến và phát triển chất lượng hạt điều tại công ty. Chẳng hạn như việc thực hiện kiểm tra thời gian sấy hạt điều và nhiệt độ sấy hạt điều có thể được cài đặt và giám sát bởi một thiết bị tự động ghi, dữ liệu sẽ được truyền về máy tính một cách tự động, từ đó, ban quản lý có thể xem xét dữ liệu của q trình trên máy tính và biết được tình hình sản xuất thực tế.
Chìa khóa cho sự thành công của hoạt động quản lý doanh nghiệp không chỉ xuất phát từ yếu tố cơng nghệ mà điều quan trọng nhất là q trình vận hành, quản lý.