1.2. Nội dung quá trình đào tạo,bồi dưỡng
1.2.2. Xây dựng kế hoạchđào tạo,bồi dưỡng
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng là một q trình thu thập, phân tích và xử lý thơng tin một cách có hệ thống nhằm xác định mục tiêu, phân bố các nguồn lực, thời gian và các phương án thực hiện nhằm đạt được mục tiêu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Quá trình xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phải dựa trên kết quả nghiên cứu, xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng ở bước đầu tiên.
Các thành phần của kế hoạch gồm:
+ Mục tiêu của kế hoạch: xác định những kết quảmong muốn đạt được
trong tương lai.
động chủ yếu trong tương lai, những hoạt động, chương trình cần phải thực hiện để theo đuổi mục tiêu; xác định các biện pháp cần thiết để tổ chức thực hiện các hoạt động cụ thể theo dự kiến để đạt những mục tiêu đặt ra.Trong đó, cần thiết phải xác định thứ tự ưu tiên trong việc tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động.
+ Nguồn lực để triển khai kế hoạch:có thể phân chia thành các loại
nguồn lực như nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng, nguồn lực vật chất và nguồn nhân lực… Trong đó, khi xác định nguồn lực tiềm năng hay nói cách khác là những nguồn lực có thể có trong tương lai, chưa chắc chắn thì các nhà quản lý cần phải có những biện pháp để huy động và quản trị rủi ro.
+ Công tác tổ chức thực hiện kế hoạch: là việc xác định sự phân công
công việc và trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận, hướng dẫn và chỉ đạo tổ chức thực hiện. Trong đó, cần lưu ý một số nội dung như: phân công công việc rõ ràng; trách nhiệm cụ thể; các mối quan hệ, quy chế phối hợp; báo cáo, giải trình.
Phân loại kế hoạch đào tạo bồi dưỡng
Trong thực tế, ứng với mỗi tiêu chí cụ thể sẽ có những loại kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản trong thực hiện công việc thường xuyên của cơng tác đào tạo, bồi dưỡng thường có các loại kế hoạch như:
+ Chiến lược đào tạo, bồi dưỡng.
+ Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng theo giai đoạn.
+ Kế hoạch dự án.
+ Kế hoạch hoạt động.
+ Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng năm.
+ Kế hoạch khóa đào tạo, bồi dưỡng.
Một số bước cơ bản trong lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
+ Bước 1: phân tích tình hình, xác định thực trạng. Có thể xem xét,
phân tích trên một số khía cạnh sau:
Phân tích cơ cấu tổ chức: xem xét lại chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy; xem xét, đánh giá các kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực hiện liên quan đến phát triển nguồn nhân lực của tổ chức; xác định trách nhiệm cho các đơn vị trong tổ chức các nhóm nhân lực.
Phân tích điểm mạnh, điểm yếu (những nhân tố bên trong) của tổ chức. Khi phân tích cần tập trung vào một số vấn đề sau: nguồn lực của tổ chức; tình hình, đặc điểm của tổ chức; năng lực và triển vọng phát triển của tổ chức.
Phân tích những cơ hội và thách thức (những yếu tố bên ngoài) của tổ chức. Khi phân tích cần tập trung vào một số vấn đề sau: khả năng cung, cầu về phát triển nguồn nhân lực; tiềm năng phát triển; năng lực cạnh tranh; các chế độ, chính sách liên quan; xu thế phát triển của xã hội.
+ Bước 2: xác định các mục tiêu cần đạt được của kế hoạch.
Căn cứ vào kết quả của việc đánh giá nhu cầu đào tạo, phân tích tình hình người lập kế hoạch phải xác định được một cách cụ thể những nội dung sau: tương lai chúng ta mong muốn sẽ ở mức độ nào; kết quả cần đạt được những gì; các chỉ tiêu cần phấn đấu hồn thành như thế nào...
Xác định mục tiêu được xem là một cơng việc khó, nhưng rất quan trọng vì bước này giúp xác định được những cột mốc cần phải đi tới; nó địi hỏi phải đưa ra được các mục tiêu cụ thể và mức độ cần đạt được; các thứ tự ưu tiên của các mục tiêu đó. Giữa các mục tiêu có mối quan hệ và liên kết nhau.
các đối tượng đào tạo một cách rõ ràng, thể hiện mức độ ưu tiên cần thiết.
+ Bước 4: xác định nội dung đào tạo, bồi dưỡng. Nội dung đào tạo cần
được chỉ ra trong kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. Các kế hoạch đào tạo chung có thể nêu lên nội dung đào tạo theo từng đối tượng. Các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cụ thể hay kế hoạch một khóa học cần chỉ rõ nội dung đào tạo một cách cụ thể. Một số nội dung đào tạo, bồi dưỡng theo nhu cầu đào tạo như: hành chính văn phịng, quản lý nguồn nhân lực, kỹ năng quản lý, văn hóa cơng sở, kỹ năng xây dựng kế hoạch…
+ Bước 5: xác định các nguồn lực có thể tham gia vào việc đào tạo, bồi
dưỡng phát triển đội ngũ.
Trong bước này, cần xác định các nguồn lực phù hợp cả về số lượng và chất lượng, tập trung vào 4 nội dung chính sau: nhân lực; cơ sở vật chất, trang thiết bị; tài chính; thời gian.Việc xác định nguồn lực còn bao gồm cả những dự báo về khả năng phát triển của nhu cầu, điều kiện, những chính sách liên quan. Việc xác định và dự báo đúng về khả năng các nguồn lực còn tạo ra một sự nhất trí cao trong các thành viên tham gia công tác lập kế hoạch. Đây là vấn đề quan trọng để xác định các phương án hoạt động trong kế hoạch.
+ Bước 6: xác định các hoạt động, phương án có thể có để triển khai cơng tác đào tạo, bồi dưỡng. Một số nội dung cần chú trọng trong bước này như:
Một là, căn cứ nhu cầu về đào tạo, bồi dưỡng; số lượng; giới tính; độ tuổi; mức độ ưu tiên, chức vụ... để xác định đối tượng đào tạo cho các khóa, hoạt động đào tạo, bồi dưỡng.
Hai là, xác định phương thức tiến hành đào tạo, bồi dưỡng. Trong cơng tác đào tạo, bồi dưỡng có thể sử dụng một số hình thức sau: đào tạo tập trung; đào tạo tại chức; đào tạo từ xa; đào tạo thông qua công việc; đào tạo thông qua luân chuyển; đào tạo thông qua hội nghị, hội thảo, thăm quan, khảo sát.
Ba là, xác định cơ sở vật chất và trang thiết bịhiện có và phù hợp để phục vụ cho q trình tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng.
+ Bước 7: xác định thời gian và kinh phí cho các hoạt động đào tạo, bồi
dưỡng phát triển đội ngũ.
Để xác định thời gian thực hiện phù hợp, trong kế hoạch phải đưa ra một biểu thời gian, nêu rõ lịch trình của các khóa, các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng. Khi xác định thời gian cần chú ý đến thứ tự ưu tiên của các khóa đào tạo, các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tính đặc thù cơng việc của tổ chức, thời điểm thuận lợi đối với học viên.
Dự trù kinh phí nhằm xác định các khoản chi cần thiết cho các khóa, các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng đạt hiệu quả cao nhất. Có 02 loại chi phí sau: chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ngồi ra, cần xác định rõ nguồn kinh phí cho việc triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.Một số nguồn kinh phí cơ bản như: ngân sách nhà nước; quỹ đào tạo, bồi dưỡng của cơ quan, đơn vị; tài trợ từ các tổ chức, cá nhân; chương trình dự án; vốn vay ngắn hạn và dài hạn hay đóng góp của tổ chức và cá nhân.
Một số điểm cần tránh trong lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
+ Không coi trọng công tác kế hoạch, thiếu đầu tư vào việc lập kế
hoạch dẫn đến tình trạng kế hoạch sơ sài, khơng khách quan, khơng có giá trị thực tiễn, không giúp cho khâu kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch.
+ Chưa nắm vững cách lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; chưa xác định
hết các nội dung của kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
+ Thiếu định hướng phát triển, chiến lược của tổ chức vì thế việc lập kế
hoạch cịn thiếu những cơ sở cho việc xác định định hướng chung, kế hoạch có thể phát triển theo hướng khơng phù hợp và gây nên sự bất ổn định.
+ Chưa coi trọng việc xác định mục tiêu, xác định mục tiêu không rõ ràng cụ thể. Nhiều trường hợp người xây dựng kế hoạch tự nghĩ ra các mục tiêu một cách chủ quan, nghĩ ra các tiêu chí để phấn đấu thực hiện và như vậy mục tiêu đó khơng có tính khả thi hoặc rất chung chung. Khơng ít trường hợp lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng rất lớn nhằm mục đích có được nhiều kinh phí, hoặc có trường hợp chỉ căn cứ trên số kinh phí hiện có để dựng lên một kế hoạch như là một phương án giải ngân.
+ Quá chú trọng việc dựa vào kinh nghiệm để lập kế hoạch nên khơng ít
trường hợp lập kế hoạch mà chỉ dựa vào kế hoạch cũ để xây dựng nên một kế hoạch khác và có chỉnh sửa cho phù hợp, hoặc là dựa vào kinh nghiệm để ước lượng ra các con số để lập kế hoạch.
+ Thiếusự quan tâm, chỉ đạo của cán bộ lãnh đạo, quản lý.