1.1 .LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
4.1. GIỚI THI TỔ NG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
4.1.3. Chức năng, nhiệm vụ
Cung cấp các sản phẩm thiết bị VOIP; hỗ trợ tư vấn kỹ thuật, lắp đặt hệ thống thống tổng đài. Nhiệm vụ cung cấp đến quý khách những thiết bị và giải pháp tổng đài tốt nhất, hiệu quả nhất cùng với chất lượng phục vụ hoàn hảo.
4.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, có cơ cấu tổ chức như sau:
CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM GIÁM
ĐỐC
PHÒNG KINH
DOANH PHÕNG KỸ THUẬT PHÕNG KẾ TỐN
Sơ đồ 4.1: Tổ chức bộ máy cơng ty Du Hưng.
Chức năng của các phòng ban: Giám đốc
Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, lập kế hoạch kinh doanh dài hạn, đặt mục tiêu chiến lược phát triển, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và có trách nhiệm giải trình về kết quả kinh doanh của công ty trước hội đồng quản trị. Đồng thời điều hành, theo dõi đôn đốc công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
Điện thoại, gửi mail chào hàng KH đồng ý KH không đồng ý
Gửi bảng báo giá sản phẩm
KH không đồng ý KH đồng ý
Nhận đơn đặt hàng Làm thủ tục xuất hàng
Giao hàng
Là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty sau giám đốc, tham gia vào hoạt động quản lý, lập kế hoạch công ty với giám đốc, chịu trách nhiệm về việc đặt hàng, các thủ tục nhập hàng hóa; theo dõi hoạt động, xây dựng hướng phát triển cho phịng kế tốn.
Phòng kinh doanh
Đảm bảo duy trì và gia tăng doanh số cho cơng ty, duy trì tốt lượng khách hàng hiện tại trong cơng ty, tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, đảm bảo quy trình bán hàng hiệu quả, chuyên nghiệp; tham mưu cho giám đốc công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược, lập dự toán bán hàng hàng tháng, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, thực hiện các nhiệm vụ khác do ban giám đốc giao.
Phịng kỹ thuật
Có trách nhiệm đi giao hàng hóa; lắp đặt thiết bị, hệ thống tổng đài; hỗ trợ, tư vấn, giải đáp các thắc mắc về kỹ thuật; khắc phục các sự cố kỹ thuật của sản phẩm; bảo hành, bảo trì hệ thống tổng đài.
Phịng kế tốn
Chịu trách nhiệm về hoạt động thu chi trong cơng ty, kiểm tốn nội bộ, quản lý tài sản, kiểm soát các chi phí hoạt động của cơng ty, thực hiện xuất, nhập hóa đơn hàng hóa, kê khai, báo cáo định kỳ theo quy định; giao, nhận hàng hóa lưu kho, kiểm kê kho định kỳ, chịu trách nhiệm giải trình trước cơ quan thuế về tài chính cơng ty.
4.1.5.Quy trình bán hàngBước 1 Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7
Sơ đồ 4.2: Quy trình bán hàng. Bước 1: Điện thoại, gửi mail chào hàng
Đối với khách hàng mới: sau khi tìm hiểu thơng tin khách hàng qua nhiều phương tiện nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành liên lạc với khách hàng qua phòng kinh doanh để giới thiệu sản phẩm bằng việc gửi mail chào hàng đến khách hàng.
Đối với khách hàng đã biết đến sản phẩm của cơng ty: khi có nhu cầu về sản phẩm hay lắp đặt thì khách hàng sẽ trực tiếp liên lạc và nhân viên kinh doanh sẽ chào hàng đến khách hàng.
Bước 2:
Sau khi giới thiệu, tư vấn nếu khách hàng: Không đồng ý: kết thúc giao dịch Đồng ý ta sẽ tiến hành bước 3
Bước 3:
Gửi bảng báo giá theo yêu cầu khách hàng
Bước 4:
Sau khi tham khảo, nhân viên kinh doanh tiến hành tư vấn, thương lượng nếu khách hàng:
Không đồng ý: kết thúc giao dịch Đồng ý ta sẽ tiến hành bước 5
Bước 5: Nhận đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng này dưới hình thức xác nhận việc đặt hàng qua mail hoặc bằng hợp đồng đặt hàng dưới hình thức văn bản. Đồng thời nhân viên kinh doanh xác nhận với khách hàng thơng tin xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng cụ thể.
Bước 6: Làm thủ tục xuất hàng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi thơng tin xuất hóa đơn đến bộ phận kế tốn, kế tốn sẽ xuất hóa đơn, phiếu thu và kinh doanh tiến hành làm các thủ tục xuất hàng như: dán tem bảo hành, biên bản bàn giao thiết bị, phiếu bảo hành.
Nhân viên kinh doanh tiến hành bàn giao các giấy tờ và hàng hóa sang bộ phận kỹ thuật kiểm tra và đi giao hàng.
4.2.PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ KếT QUả NGHIÊN CứU HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG
4.2.1.Phân tích dữ liệu thứ cấp
4.2.1.1.Phân tích kết quả kinh doanh
Bảng 4.1: Doanh thu, chi phí và lợi nhuận giai đoạn 2011-2013
ĐVT: Triệu đồng
Nguồn: Phịng kế tốn
Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy tình hình bán hàng của cơng ty qua các năm theo chiều hướng tăng, điển hình là năm 2012 tăng hơn gấp đôi của năm 2011 và năm 2013 tăng gấp 5 lần so với năm 2011. Mặc dù công ty mới hoạt động trong 3 năm trở lại đây và kinh doanh trong thời kỳ kinh tế đầy khó khăn những doanh số hoạt động bán hàng ln tăng trưởng một cách liên tục. Để đạt được kết quả này là do cơng ty đã chọn loại hình kinh doanh thích hợp và khách hàng ở đây chủ yếu là khách hàng cơng nghiệp, với sự khó khăn của nền kinh tế thì việc bán hàng cần phải nâng cao hoạt động chăm sóc khách hàng nhiều hơn nữa thì nhu cầu về tổng đài điện thoại hỗ trợ khách hàng ngày càng tăng nhằm phục vụ khách hàng theo cách chuyện nghiệp hơn cùng với việc được miễn cước phí trong nội bộ doanh nghiệp đó là lí do khiến các doanh nghiệp ngày càng mở rộng sử dụng giúp doanh số bán hàng của công ty luôn tăng trong giai đoạn kinh tế khó khăn.
4.1.1.2. Phân tích thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty. Kỹ năng bán hàng Kỹ năng bán hàng
Kỹ năng bán hàng trong đó bao gồm các kỹ năng giao tiếp, trò chuyện dẫn dắt khách hàng, kỹ năng giới thiệu các sản phẩm, thuyết phục khách hàng lựa chọn sản phẩm; thương lượng, kí kết đặt hàng với khách hàng,..là những kỹ năng rất quan trọng đối với nhân viên bán hàng. Hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu giao dịch qua điện thoại và email nên kỹ năng bán hàng, giao
tiếp với khách hàng là yếu tố rất quan trọng. Nhân viên kinh doanh của công ty đa phần là khơng có chun mơn trong trong lĩnh vực bán hàng nên hoạt động này chưa được chú trọng trong bộ phận bán hàng. Hiện tại, bộ phận này đang thực hiện các công việc cơ bản như là trả lời email, điện thoại khách hàng; báo giá sản phẩm khi có yêu cầu từ khách hàng; thực hiện bán hàng,.. nhìn chung các kỹ năng bán hàng chưa được đầu tư để có thể chủ động tìm kiếm khách hàng.
Dịch vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng
Cơng ty hiện tại thực hiện tốt hoạt động cho thuê, mượn sản phẩm, lắp đặt, chạy thử giải pháp tổng đài cho các doanh nghiệp. Khi thực hiện giao dịch với bộ phận bán hàng thì khách hàng sẽ nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ phía cơng ty nhưng do quy trình bán hàng chưa được chuẩn hóa nên trong q trình giao dịch có thể xảy ra một số lỗi như là thơng tin khách hàng sai, hóa đơn sai, thời gian giao hàng trễ,…do lực lượng nhân sự mỏng nên hoạt động chăm sóc khách hàng cũng chưa được chú trọng đầu tư, chủ yếu là bảo hành, bảo trì sản phẩm sau khi bán.
Chất lượng nguồn nhân lực
Chất lượng nguồn nhân lực của công ty hiện tại chưa có sự đồng đều về chuyên môn giữa các bộ phận. Đa phần nhân viên bán hàng được thuyên chuyển từ bộ phận khác sang nên về kiến thức chun mơn cịn yếu, mang tính tạm thời chưa khai thác được tối đa nguồn lực để mang lại hiệu quả cho hoạt động bán hàng; do còn yếu về chuyên môn nên việc lập kế hoạch, dự báo mua hàng thường khơng chính xác, thụ động trong việc đạt được mục tiêu doanh số của cơng ty. Ngồi bộ phận bán hàng thì bộ phận kỹ thuật có vai trị rất quan trọng trong việc ảnh hưởng đến hiệu quả bán hàng của công ty, nhân viên kỹ thuật cần phải thực hiện chuyên nghiệp các hoạt động lắp đặt, cung cấp các giải pháp hiệu quả, xử lý lỗi hệ thống tổng đài nhanh chóng, bảo hành, bảo trì tốt nhưng hiện tại trình độ giữa các nhân viên kỹ thuật là khác nhau do cơng ty ít tổ chức các buổi đào tạo giữa các nhân viên kỹ thuật với nhau, vì vậy chất lượng đến khách hàng là khác nhau.
Cơ sở vật chất
Hoạt động của công ty chủ yếu là kinh doanh trực tuyến nên việc đầu tư một trang web tiện lợi, dễ dàng tìm kiếm, thuận tiện liên lạc là rất quan trọng. Website cơng ty đã có sự đầu tư tốt giúp khách hàng thuận tiện tìm kiếm sản phẩm bên cạnh đó cũng có một số khó khăn như sắp xếp sản phẩm theo nhà sản xuất nên khó cho những khách hàng mới chưa biết nhiều về sản phẩm, chưa có hỗ trợ trực tuyến cho khách hàng. Điện thoại hỗ trợ của cơng ty chưa có số nội bộ cụ thể nên khi có khách hàng u cầu thì nhân viên phải nhấn thủ công để chuyển sang số máy khác và đôi khi chuyển sai máy dẫn đến sự
Nguồn khác 7% Công ty giới thiệu 7% Bạn bè, ngƣời
quen 18% Diễn đàn, trang web công
ty 68%
khơng hài lịng, sự đánh giá khơng chun nghiệp từ khách hàng. Khi có nhiều đơn hàng cùng một lúc, số lượng hàng nhiều và giao nhiều địa điểm cùng một lúc thì việc giao hàng bằng xe máy gây khó khăn cho nhân viên về số lượng hàng có thể chở được cũng như việc đảm bảo giao hàng đúng hẹn; và khi có sai sót về hàng hóa hay chứng từ giao hàng thì nhân viên phải chở hàng về công lại công ty sẽ dẫn đến chậm giao hàng cho khách hàng khác.
4.2.2.Phân tích dữ liệu sơ cấp
4.2.2.1. Thống kê mơ tả
Biểu đồ 4.1: Cách thức biết đến sản phẩm
Từ biểu đồ trên ta thấy rằng có đến 67% khách hàng đánh giá biết đến sản phẩm là từ các diễn đàn trang web của cơng ty điều đó chứng tỏ website cơng ty dễ dàng tìm kiếm và dễ sử dụng đối với khách hàng đồng thời các nhân viên bán hàng đã hoạt động có hiệu quả từ việc đăng các bài giời thiệu sản phẩm, các bài phân tích tính năng sản phẩm tốt trên các diễn đàn; đứng vị trí thứ hai là khách hàng biết đến sản phẩm thông qua bạn bè và người quen giới thiệu chiếm 18% chứng tỏ khách hàng có sự tin tưởng tốt vào cơng ty để giới thiệu với bạn bè và người quen; 8% khách hàng đánh giá là biết đến sản phẩm thông qua công ty giới thiệu, một con số rất thấp điều này cho thấy hoạt động xúc tiến bán hàng, giới thiệu sản phẩm từ công ty chưa thật sự hiệu quả, vì đây là kênh để công ty tập trung vào các khách hàng hàng mục tiêu một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất; và yếu tố cuối cùng là khách hàng biết đến sản phẩm từ các nguồn khác chiếm 7%.
Biếu, tặng 3% Khác 1% Sử dụng 27% Bán lại 69%
Khác 5%
Phát sinh nhu cầu 30%
Có dự án mới 59%
Gia tăng nhân viên 6%
Biểu đồ 4.2: Mục đích mua sản phẩm
Qua biểu đồ 4.2 mục đích mua sản phẩm của khách hàng thì có 69% khách hàng mua sản phẩm nhằm mục đích bán lại, ta thấy rằng đây là số lượng lớn những khách hàng trung gian phân phối, khách hàng công nghiệp và các đại lý, lượng khách hàng này thường mang đến cho công ty số lượng đơn hàng lớn và cung cấp lâu dài bên cạnh đó vì là những đơn hàng lớn nên khách hàng này cũng đặt ra những yêu cầu rất cao về chính sách ưu đãi, chiết khấu cũng như tác phong, quy trình chuyên nghiệp; đứng thứ hai là lượng khách hàng mua để sử dụng chiếm 27%, có được lượng khách hàng này là do công ty thực hiện tốt việc cho thuê, mượn thiết bị dùng thử, chạy thử hệ thống tổng đài giúp khách hàng tin tưởng, an tâm mua sản phẩm và 3% khách hàng mua thiết bị để biếu tặng, 1% khách hàng mua sản phẩm nhằm các mục đích khác.
Biểu đồ 4.3: Thời điểm mua hàng
Qua Biểu đồ 4.3 thời điểm mua hàng ta thấy một số lượng lớn khách hàng chọn thời điểm mua sản phẩm là khi có dự án mới chiếm 59%, để đạt được con số này công ty đã tổ chức tham gia tốt các buổi đấu thầu về lắp đặt hệ thống tổng đài, giới thiệu sản phẩm tốt; 30% khách hàng mua khi có phát sinh nhu cầu hay khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự, mở rộng hoạt động, phát
Dƣới 6 tháng 7% Từ 6 tháng đến 1 năm 9% Từ 1 đến 2 năm 29% Trên 2 năm 55% Chính sách tốt 4% 6% 9% Thấu hiểu khách hàng Bảo hành, bảo trì tốt Quy trình chun nghiệp Uy tín với khách hàng Tác phong chuyên nghiệp 14%
19%
48%
sinh mua hàng khi gia tăng nhân viên chiếm 6% và 5% khách hàng chọn mua sản phẩm ở các thời điểm khác nhau trong năm.
Biểu đồ 4.4: Thời gian sử dụng sản phẩm
Qua biểu đồ 4.4 ta nhận thấy có 55% là các khách hàng lâu dài của cơng ty có thời gian sử dụng sản phẩm trên 2 năm, con số này chứng tỏ ngay từ khi thành lập đến giờ cơng ty đã có những nỗ lực bán hàng rất tốt, duy trì được lượng khách hàng lớn trong khoảng thời gian dài; 29% là từ 1 đến 2 năm; dưới 1 năm chiếm 16% điều này cho thấy lượng khách hàng mới của cơng ty chiếm một con số rất nhỏ. Nhìn tổng thể ta thấy rằng thời gian sử dụng sản phẩm của khách hàng có sự tăng liên tục theo các mốc thời gian, để đạt sự tăng trưởng liên tục như hiện nay, cơng ty đã có sự đầu tư tốt hoạt động bán hàng hiện tại, dịch vụ khách hàng và nỗ lực tìm kiếm khách hàng.
Điện thoại ip 26.8%
Điện thoại analog Khác 9.2% 6.6% 26.3% Gateway 19.7% Tai nghe 2.6% 8.8%
Tổng đài analog Tổng đài ip
6%6% Chắc chắn mua Sẽ mua Có thể Khơng mua 21% 67%
Qua biểu đồ 4.5, có 48% khách hàng đánh giá tiêu chí mong đợi nhất của cơng ty là yếu tố bảo hành, bảo trì tốt, ngồi việc khách hàng kỳ vọng sản phẩm hoạt động tốt đồng thời có những hỗ trợ kịp thời từ bộ phận kỹ thuật khi có trục trặc về hệ thống hay đường truyền giúp khách hàng yên tâm để hoạt động hiệu quả; do quy trình bán hàng của cơng ty chưa thật sự hiệu quả lắm nên khách hàng mong đợi là 19% là quy trình chuyên nghiệp, thấu hiểu khách hàng chiếm 14%; 9% là yếu tố uy tín với khách hàng và các yếu tố chính sách tốt, tác phong chuyên nghiệp được khách hàng đánh giá sự mong đợi lần lượt chiếm 6% và 4%.
Biểu đồ 4.6: Sản phẩm đã sử dụng
Nhìn vào bảng ta có thể đưa ra kết luận số sản phẩm khách hàng đang sử dụng có sự phân phối đồng đều. Với số phần trăm khách hàng sử dụng điện thoại IP và tổng đài Gateway là 26.8% và 26.3% cho thấy rằng đây là nhóm sản phẩm chủ lực của công ty, bên cạnh đó cịn có các sản phẩm như là tai nghe, điện thoại Analog cũng chiếm một phần tương đối lớn trong danh mục sản phẩm của cơng ty.
Trình bày, chào hàng tốt 3.7
Thấu hiểu tâm lý khách hàng Lắng nghe tốt nhu cầu… 3.59 3.57 3.7 Thuyết phục khách hàng tốt 3.72 Xử lý phản đối chuyên nghiệp
Từ biểu đồ 4.7, ta thấy được niềm tin của khách hàng là rất cao vào hoạt động bán hàng của công ty với 67% khách hàng nhận định sẽ chắc chắn mua sản phẩm của công ty, 21% khách hàng lựa chọn là sẽ mua chứng tỏ hoạt động bán hàng của công ty đã mang lại niềm tin rất lớn, sự cam kết quay lại và