Chức năng và phân bổ của từng bộ phận cụ thể như sau:
- Bộ phận kinh doanh: bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận hỗ trợ kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp giao dịch với khách hàng, và các bộ phận liên quan để thực hiện đơn hàng theo trình tự. Bộ phận hỗ trợ kinh doanh với nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện các chứng từ liên quan như hợp đồng, đặt hàng sản xuất… theo yêu cầu cụ thể của từng đơn hàng và từng thị trường khác nhau.
- Bộ phận Chứng từ: thực hiện bộ chứng từ sau khi giao hàng, kiểm tra, tra sốt thơng tin về thanh tốn của từng đơn hàng
- Bộ phận kiểm sốt: kiểm tra tính nhất qn giữa các thơng tin có liên quan trong đơn hàng từ giá bán, chi phí, quy cách sản phẩm căn cứ theo hợp đồng và các chứng từ liên quan
- Bộ phận kế hoạch- cung ứng: trực tiếp làm việc với các nhà máy lên kế hoạc sản xuất, giao hàng, kiểm tra khả năng đáp ứng và phân bổ sản xuất hàng hóa phù hợp với từng đơn hàng. Sau khi sản xuất hàng hóa, kết hợp với bộ phận kinh doanh bộ phận vận tải tập đoàn để thực hiện triển khai kế hoạch giao hàng đáp ứng theo yêu cầu của từng đơn hàng.
Với cơ cấu phân bổ chặt chẽ như trên, mỗi đơn hàng xuất khẩu đều được đảm bảo kiểm soát thời gian và rủi ro tốt nhất do có sự tham gia kiểm tra và đối chiếu chéo giữa các bộ phận, từ đó sớm phát hiện được điều bất hợp lý và sớm xử lý tốt trước khi phát sinh rủi ro. Tuy nhiên, do phải qua nhiều bộ phận tra soát và thực hiện dẫn đến thời gian
thực hiện một quy trình bán hàng xuất khẩu kéo dài từ 4-6 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng, điều này ảnh hưởng một phần đến quyết định mua hàng của khách hàng, do
(Nguồn: BCNĐ 2021-2022)
Bên cạnh quy trình thực hiện đơn hàng có phần thiếu cạnh tranh về mặt thời gian, hiện tại lực lượng nhân sự tại phòng xuất khẩu đa số là nguồn nhân lực trẻ, độ tuổi dưới 40 chiếm hơn 75% cơ cấu nhân sự tại phòng, còn lại đều là cấp bậc quản lý với tuổi nghề cao. Nhân sự trẻ, thiếu kinh nghiệm làm việc sẽ ảnh hưởng một phần đến hiệu quả công việc khi xảy ra các vấn đề phát sinh. Nguồn nhân lực trẻ với nhiều tham vọng hồi bão
và chưa có khả năng chịu áp lực cao nên rất dễ nhảy việc khi vào các thời điểm xuất
khẩu hàng nhiều, sản lượng tăng gấp đôi trong năm. Khi thay thế nhân sự mới vừa tốn thời gian vừa tốn nguồn lực đào tạo của HSG.
2.3.1.3. Chính sách, chiến lược phát triển xuất khẩu - Chiến lược tập trung phát triển sản phẩm xuất khẩu
Khi đã đạt đến mức độ sản lượng xuất khẩu như mong muốn cho các mặt hàng truyền thống, HSG bắt đầu có những nghiên cứu và kế hoạch phát triển xuất khẩu thêm các mặt hàng khác phụ trợ cho mặt hàng truyền thống, thuận theo nhu cầu của thị trường ln mong muốn sự tiện lợi nhanh chóng và tiết kiệm khi mua hàng.
Trước khi nghiên cứu và phát triển các dịng sản phẩm cần xác định chính xác loại sản phẩm công ty muốn tập trung vào. Các sản phẩm: tôn tấm, xà gồ, ống thép, ống nhựa chiếm tỷ trọng thấp và là nhóm sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận chưa cao nên cần tập
phát triển hơn. Thường xuyên nghiên cứu thị trường của sản phẩm và ý kiến của người tiêu dùng để nâng cao chất lượng sản phẩm, xác định phương hướng phát triển sản phẩm. Chủ động tìm nguồn đầu vào với chi phí thấp nhưng chất lượng đảm bảo để nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Áp dụng lợi thế về cơng nghệ và quy trình sản xuất khép kín để hỗ trợ lợi thế cạnh tranh giá cho sản phẩm. Nâng cao tay nghề của nhân viên để bảo đảm chất lượng sản phẩm. Đẩy mạnh marketing, PR cho sản phẩm. Có thể thơng qua các hoạt động xã hội, cộng đồng để đưa sản phẩm đến gần với khách hàng.
- Chiến lược tập trung phát triển thị trường xuất khẩu
Bên cạnh việc phát triển sản phẩm mới việc phát triển thị trường mới luôn cần thiết. Do việc nhu cầu thị trường biến đổi liên tục, tình hình kinh tế chính trị vẫn đang cịn nhiều biến động, việc có nhiều thị trường thay thế sẽ giúp HSG giảm rủi ro khi có biến động xảy ra ở một khu vực bất kì, đặc biệt là thị trường truyền thống. Cụ thể trước thềm chiến tranh kinh tế Mỹ- Trung, hàng loạt đơn vị có tâm lý “tẩy chay” hàng Trung Quốc đã bắt đầu mở cửa tìm nguồn hàng thay thế từ Việt Nam. Nắm bắt được cơ hội này, HSG đưa ra chiến lược tìm kiếm những thị trường mới trong và ngoài khu vực cho sản phẩm của mình. Bằng uy tín thương hiệu tại các thị trường truyền thống, giúp HSG thâm nhập vào thị trường mới ở các nước lân cận, hoặc xâm nhập vào các thị trường ngách tại thị trường truyền thống thay vì tập trung vào các khu vực trung tâm. Việc mở rộng hơn thị trường xuất khẩu cũng sẽ là một bước tiến trong việc mở rộng sự nhận biết đối với thương hiệu HSG trên thị trường quốc tế.
Mục tiêu: Hướng đến thị trường châu Âu, Châu Mỹ thay thế dần thị trường châu Á. Phát triển thiết bị cơng nghệ tiên tiến để có sản phẩm chất lượng đạt chuẩn thế giới. Tìm nhà cung cấp nguyên liệu ổn định đảm bảo nguồn cung cho công ty tại thị trường mới. Nâng cao tham gia đẩy mạnh phát triển kênh khách hàng mới
2.3.2. Yếu tố bên ngồi2.3.1.1. Mơi trường vi mơ 2.3.1.1. Mơi trường vi mơ
Hiện nay có rất nhiều mơ hình nghiên cứu năng lực cạnh tranh theo các yếu tố bên ngồi như: mơ hình đa giác cạnh tranh, phân tích nhóm chiến lược, và mơ hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter. Dưới khn khổ phân tích ở chương 1, tác giả chọn mơ hình 5 áp lực canh tranh của Michael Porter để thực hiện phân tích cho các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh xuất khẩu của HSG.
2.3.1.1.1. Đối thủ cạnh tranh hiện tại
Đối thủ cạnh tranh xuất khẩu tại thị trường Việt Nam
Với thị phần xuất khẩu tôn mạ Việt Nam như hiện nay, Hoa Sen có 2 đối thủ nặng kí nhất là Nam Kim và Tơn Đơng Á. Hiện tại, tính đến năm 2021, HSG vẫn chiếm ưu thế mạnh trong thị trường, đến 41% thị phần xuất khẩu trên toàn Việt Nam, tuy nhiên theo sau HSG vẫn là hai đối thủ tiềm năng vẫn đang trên đà phát triển mạnh đó là Tơn Nam Kim chiếm 18% và Tơn Đơng Á chiếm 12% và được dự đốn sẽ tăng trưởng tốt trong tương lai. Mặc dù chiếm tỷ trọng cao trong thị phần xuất khẩu tại Việt Nam, tuy nhiên sự phát triển của hai đối thủ cạnh tranh nặng kí này vẫn là một bài tốn khó cho tương lai của HSG cần tìm ra đáp án và thay đổi phát triển để có thể duy trì vị thế. Ngồi ra, hiện nay Hịa Phát cũng đang dần chuyển mình sang việc sử dụng nguyên liệu của mình để sản xuất, xuất khẩu thành phẩm nhằm gia tăng giá trị sản phẩm, tăng lợi nhuận, dần thu hẹp việc cung cấp nguyên liệu thơ ra ngồi. Điều này sẽ ảnh hưởng đến nguồn cung nguyên liệu của HSG trong tương lai bên cạnh câu chuyện Hòa Phát sẽ trở thành một đối thủ cạnh tranh mạnh trên thị trường với mức giá tốt hơn do việc tự sử dụng ngun liệu của mình. Từ đó, thị phần xuất khẩu của HSG so với thị trường Việt Nam cũng có phần ảnh hưởng.
Đối thủ cạnh tranh quốc tế- Baosteel
Năng lực sản xuất: Hiện nay Baosteel Group, thành lập hơn 30 năm, có nhiều cơng ty con tại các quốc gia khác nhau trên các châu lục là một lợi thế cho quá trình thúc đẩy nguồn
cung cầu trong việc ln chuyển hàng hóa ngun vật liệu giữa các cơng ty con, tùy theo thế mạnh tại từng khu vực. Do đó, cơng ty có thể mạnh trong cạnh tranh với sản xuất quy mô lớn và nguồn nguyên liệu dồi dào với chi phí sản xuất cạnh tranh.
Mặt hàng xuất khẩu chủ lực: Tôn kẽm cuộn, tơn lạnh cuộn, Thép cán nóng, Tơn cuộn có hợp kim mạ kẽm…
Thị trường xuất khẩu chủ lực: Châu Á
Giá bán xuất khẩu: phụ thuộc vào từng giai đoạn và những thị trường khác nhau, giá chào bán có sự chênh lệch cụ thể, nhìn chung giá trung bình được bán ra cho mặt hàng xuất khẩu tại Baosteel chênh lệch với giá xuất khẩu tại Việt Nam nói chung và tại HSG nói riêng dao động từ 200-300 usd/tấn. Và đặc biệt với mặt hàng có hợp kim là một lợi thế của nhà cung cấp này, do nguồn nguyên liệu được sử dụng chủ yếu từ Trung Quốc.
2.3.1.1.2. Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn: công ty lớn nội địa tại thị trường nhập khẩu chủ lực truyền thống
Dù đang dần chuyển sang thị trường Âu Mỹ, nhưng hiện nay thị trường Châu Á vẫn là người bạn thân lâu năm của HSG, với lượng nhập khẩu ổn định qua từng thời kì. Tại thị trường xuất khẩu truyền thống như Indonesia, Thái Lan, Malaysia, hiện có các ơng lớn trong ngành như: Krakatau & Krakatau Posco; PT Bluescope ndonesia; PT Sunrise; PT Java Pacific; PT Sarana; PT Tatametal. Đặc biệt trong đó Java là nhà cung cấp có ảnh hưởng mạnh đến giá thị trường nội địa, do Java nắm được nguồn nguyền liệu phần lớn cung cấp cho các nhà sản xuất nội địa tại Indonesia. Do hoạt động mạnh và gần như độc quyền trên thị trường này, nên giá từ Java có sức ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng, khách hàng chỉ nhập khẩu hàng hóa khi giá nhập khẩu thấp hơn giá do Java ban hành tại thời điểm phát sinh nhu cầu. Đối với Krakatau và Blue Scope đây là hai ông lớn trong cung cấp thành phẩm cho tại Indonesia. Đặc biệt Blue Scope là đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn mạnh với HSG khi có cùng sản phẩm mạ cho phân khúc cao cấp. Việc có nhiều nhà cung cấp trong thị trường gây ảnh hưởng đến HSG trong việc xác định giá bán xuất khẩu khi chào giá vào thị trường, cần đảm bảo cân bằng giữa lợi ích cơng ty và đủ cạnh
tranh với thị trường. Để khắc phục việc này, HSG cần phải thường xuyên cập nhật tin tức thị trường mà nhu cầu tại khu vực theo như thơng tin chia sẻ từ phía khách hàng cũng như các nguồn thơng tin đáng tin cậy khác nhằm đưa ra chiến lược đúng cho từng thị trường khác nhau.
2.3.1.1.3. Nhà cung cấp: Để có thể thực hiện các hoạt động sản xuất, xuất khẩu của
hoa sen hiện nay, cần phải phụ thuộc vào hai nhà cung cấp chính, đầu tiên là nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho dây chuyền sản xuất hrc, phơi mạ, bao bì đóng gói… tiếp theo là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Về nhà cung cấp các nguyên liệu đầu vào sử dụng chính cho dây chuyền sản xuất, hiện nay HSG đa số nhập các nguyên liệu này từ nhà cung cấp nước ngoài và chỉ một phần nhỏ được sử dụng từ các nhà cung cấp trong nước với các đối tác lớn và uy tín. đặc biệt Nguồn nguyên liệu chính là hrc được sản xuất Út tại các nhà cung cấp lớn và có uy tín trên thị trường như Tata- Ấn Độ, Baosteel- Trung Quốc, Nippon- Nhật Bản... và tại Việt Nam là Formosa và Hòa Phát. Việc cần người phụ thuộc 90% vùng nguyên liệu đầu vào khiến cho HSG phải chịu rất nhiều áp lực lớn từ các nhà cung cấp đặc biệt từ các nhà cung cấp nước ngồi trong thời buổi khi có nhiều biến động thị trường Hình như hiện nay. Vừa qua do ảnh hưởng của đại dịch covid. nguồn nguyên liệu nhập khẩu khẩu được vận chuyển về chậm hơn so với dự kiến ban đầu từ 1 đến 2 tháng, nguyên liệu dự trữ sẵn có tại kho do để gần như cạn kiệt. Về hai nhà cung cấp tại Việt Nam là Formosa và Hịa Phát có lợi thế hơn về vị trí địa lý thuận tiện cho việc giao hàng. Tuy nhiên hai nhà cung cấp này lại không đáp ứng đủ sản lượng giao hàng cho HSG để vận hàng dây chuyền sản xuất ở mức độ bình thường.
Đối với các dịch vụ vận chuyển, hiện nay HSG đã liên kết trực tiếp với một công ty vận tải tải lớn và độc quyền gần như cho HSG, do đó đây có thể nói là một ưu thế cho Hoa Sen trong thời gian 2019-2021 vừa qua. Đại dịch Covid đã làm các hoạt động vận chuyển gần như bị ngưng trệ, Hoa Sen vẫn là một trong số ít các cơng ty có thể thực hiện được việc giao hàng theo thời gian dự kiến mặc dù vẫn bị ảnh hưởng về lịch xếp dỡ hàng
hóa phụ thuộc vào các hãng tàu. Tuy nhiên với ưu thế xuất khẩu sản lượng lớn Hoa Sen luôn được ưu ái cho một phần sản lượng nhất định mỗi tháng.
2.3.1.1.4. Khách hàng: Hiện tại HSG có gần 400 khách hàng trên hơn 87 quốc gia và
vùng lãnh thổ vẫn đang thực hiện giao dịch, được phân bổ trên khắp năm Châu. Trong thời gian 2016-2021, tổng cộng HSG đã có gần 20.000 giao dịch xuất khẩu được thực hiện. Tùy thuộc vào từng yêu cầu của từng khu vực khách nhau đã tạo tiền đề cho HSG chuyển mình và phát triển nâng cao chất lượng sản phẩm của mình, từ TCCS đến tiêu chuẩn JIS- Nhật Bản, SNI-Indonesia, MS-Malaysia, hay đến các thị trường cao cấp như AS- Úc, BS EN-Châu Âu và ASTM- Mỹ. Ngồi ra, từ sản phẩm tơn cuộn thuần túy ban đầu, dưới nhu cầu và thị hiếu khách nhau của từng thị trường từ đó giúp đa dạng chủng loại sản phẩm của HSG, tăng dần mật độ phủ sóng tại thị trường.
Tuy nhiên do xuất khẩu đến nhiều thị trường khác nhau, do đó yêu cầu tại mỗi thị trường vơ cùng khắt khe và có những tiêu chuẩn riêng biệt địi hỏi đội ngũ sản xuất của hoa sen cần phải am hiểu và nắm rõ tính chất của từng thị trường theo đó đáp ứng đúng yêu cầu của từng thị trường đưa ra về từng loại sản phẩm riêng biệt. Ví dụ đối với khách hàng của thị trường châu Á có những nét tương đồng nhất định đối với mặt hàng được sử dụng tại nội địa Việt Nam, các tiêu chuẩn sẽ không quá khác biệt về mặt kỹ thuật. Tuy nhiên ở những thị trường này lại có những yêu cầu khắt khe hơn về việc nhập khẩu do có những chính sách bảo hộ hàng sản xuất trong nước. Cụ thể như Indonesia, đặt ra hạn ngạch nhập khẩu cho mặt hàng tôn cuộn cũng như ống thép, song song với hạn ngạch nhập khẩu khẩu của quốc gia này cịn có một khung tiêu chuẩn riêng biệt cho nước mình đó chính là SNI, quy định cụ thể từng độ mạ nhất định cho từng loại hàng nhất định đòi hỏi nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu cần phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn này, để được cấp hạn ngạch nhập khẩu cũng như được được đơn vị kiểm định thông qua trước khi thực hiện xuất khẩu đơn hàng. Đối với các thị trường khó tính hơn như thị trường châu Mỹ hoặc châu Âu, bộ tiêu chuẩn kỹ thuật của họ vô cùng khắt khe chặt chẽ và có những yếu tố kiểm sốt đầu vào rất cao so với thị trường châu Á, kiểm soát từ nguồn nguyên liệu đầu vào đến khâu sản xuất và chất lượng sản phẩm cuối cùng, do đó để đáp
ứng được những khách hàng tại thị trường này Hoa sen cần phải chú ý rất nhiều về việc tiêu chuẩn sản phẩm đầu cuối. Mặc dù yêu cầu tiêu chuẩn cao, nhưng mức giá đưa ra lại vô cùng cùng hạn hẹp và ngân sách cho việc nhập khẩu đòi hỏi các mức giá thấp và cạnh tranh nhất trên thị trường. Để có thể thâm nhập tốt vào thị trường này đòi hỏi HSG