2.3.2 .Nội dung kiểm sốt thơng tin văn bản
2.4. Đánh giá hoạt động kiểm sốt thơng tin văn bản
muốn nhưng đây cũng được xem là một trong những giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao cơng tác cải cách hành chính trong tổ chức Cơng đồn.
2.4. Đánh giá hoạt động kiểm sốt thơng tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội phố Hà Nội
Trên cơ sở các tiêu chí được đề cập ở mục 1.1.4 về các yêu cầu, điều kiện và biện pháp KSTTVB tác giả đã tiến hành so sánh, đối chiếu với thực trạng KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội thu được các kết quả sau:
2.4.1. Ưu điểm
Thứ nhất, về mơi trường kiểm sốt
Các Ban, đơn vị, phòng ban trong Cơ quan LĐLĐ Thành phố đã có mơi trường kiểm sốt bên trong thuận lợi để tổ chức bộ máy quản lý và phát huy hiệu quả trong công tác quản lý điều hành tổ chức Cơng đồn Thủ đơ. Thường trực, Trưởng các Ban, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc LĐLĐ Thành phố luôn nhận thức sự cần thiết và vai trị quan trọng của kiểm sốt thông tin trong hoạt động quản lý điều hành. LĐLĐ Thành phố đã có sự quan tâm chỉ đạo và tạo mơi trường kiểm sốt cho hoạt động KSTTVB được đảm bảo. Cụ thể:
- LĐLĐ Thành phố đã đề ra được các định mức, tiêu chuẩn về chế độ, nguyên tắc làm việc, trách nhiệm của từng cá nhân trong việc tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản để đánh giá hiệu quả hoạt động lập kế hoạch và điều chỉnh việc thực hiện kiểm soát phù hợp với mục tiêu đã đặt ra; Mặc dù, những văn bản chỉ đạo cho hoạt động này mới chỉ là những quy định chung cho hoạt động thông tin, công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phịng mà khơng phải là quy định riêng cho hoạt động KSTTVB. Tuy nhiên, những quy định chỉ đạo của những văn bản do các cơ quan cấp trên ban hành đã được Lãnh đạo LĐLĐ Thành phố Hà Nội quan tâm, chú trọng và triển khai thực hiện đồng bộ trong toàn tồn hệ thống Cơng đồn Thành phố Hà Nội. Thường trực LĐLĐ Thành phố đã chỉ đạo các cấp Cơng đồn
Thủ đô trên cơ sở các văn bản của Tổng LĐLĐ Việt Nam là các quy tắc, chuẩn mực, thước đo được phổ biến rộng rãi trong toàn bộ hệ thống Cơng đồn.
- Thực hiện việc KSTTVB được nhận nhiều quan tâm, chỉ đạo của Thường trực LĐLĐ Thành phố. Cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội đã được trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng tương đối đầy đủ và đồng bộ; đã có sự quản lý một chặt chẽ giữa hệ thống các trang thiết bị kiểm soát với người sử dụng nhằm đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ và phục vụ đắc lực trong việc quản lý.
- Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại LĐLĐ Thành phố đều có trình độ chun mơn cao đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ và các nguyên tắc và tiêu chuẩn được đưa vào thực hiện tương đối nghiêm túc và có hiệu quả.
- LĐLĐ Thành phố đã đảm bảo hệ thống thông tin và truyền thơng cho q trình điều hành và lãnh đạo của bộ máy tổ chức Cơng đồn Thủ đơ hoạt động. LĐLĐ Thành phố đã sớm triển khai và đưa hệ thống thông tin và truyền thông, đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào trong điều hành quản lý. Trong đó, nhiều ứng dụng, chương trình phần mềm để quản lý và điều hành thơng tin cho lãnh đạo trong đó có chức năng KSTTVB.
- Trong q trình quản lý và kiểm sốt của mình lãnh đạo LĐLĐ đã bước đầu đánh giá được các nguy cơ của thơng tin văn bản nếu khơng được kiểm sốt và quản lý một cách chặt chẽ sẽ gây ra các rủi ro khó lường hết được. Đồng thời khuyến khích nhân viên chú ý phát hiện, đánh giá và phân tích những định lượng tác hại rủi ro đến một giới hạn nhất định.
Thứ hai, nội dung hoạt động KSTTVB
- Các đối tượng về KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố đã được đề cập trong một số văn bản. Đây được coi là một trong những tiền đề quan trọng để hoạt động KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố được thực hiện thuận lợi.
- Về thẩm quyền và trách nhiệm KSTTVB đã được các nhà quản lý quan tâm và đề cập trong một số văn bản quan trọng như Quy chế làm việc của Ban Chấp hành, Quy chế làm việc của Cơ quan LĐLĐ Thành phố Hà Nội.
- Một số nội dung thơng tin văn bản cần kiểm sốt như thể thức, kỹ thuật hành chính và một số nghiệp vụ hành chính liên quan đến thông tin văn bản đã được quan tâm đề cập. Các nghiệp vụ hành chính đối với việc kiểm sốt thơng tin đầu ra, thông tin đầu vào đã đem lại những hiệu quả nhất định nhất là ở việc KSTTVB ở dạng giấy được thực hiện khá tốt, các thông tin chứa đựng trong văn bản giấy được kiểm soát chặt chẽ từ các giai đoạn: tiếp nhận, xử lý thông tin đầu vào; tạo lập và chuyển giao thông tin đầu ra; sử dụng và lưu trữ thông tin văn
bản. Việc phân phối văn bản cơ bản đã đảm bảo gửi đến đúng nơi nhận và đến tất cả các phịng ban, đơn vị có liên quan. Việc chuyển phát phân phối văn bản và nội dung văn bản được cập nhật thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và đảm bảo cho hệ thống thơng tin chính thức được đảm bảo.
2.4.2. Những bất cập, tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm và kết quả đã đạt được, hoạt động KSTTVB cịn có những vấn đề hạn chế cịn tồn tại như:
Thứ nhất, mơi trường KSTTVB chưa hồn thiện
- Sự quan tâm, chỉ đạo của Thường trực LĐLĐ Thành phố đối với hoạt động KSTTVB chưa đúng mức: Nhận thức về KSTTVB và môi trường KSTTVB của một số Thường trực và Lãnh đạo các Ban LĐLĐ Thành phố cịn chưa đầy đủ. Tính chính trị và giai cấp tạo thành giá trị cốt lõi của tổ chức CĐ được các Ban, đơn vị trực thuộc LĐLĐ Thành phố coi trọng nhưng các nhà quản lý cấp cao của LĐLĐ Thành phố chưa có chiến lược xây dựng và phát huy giá trị cốt lõi của tổ chức Cơng đồn Thủ đơ bằng hình thức văn bản.
- Thiếu văn bản chỉ đạo cụ thể về KSTTVB: Các văn bản chỉ đạo mới đề cập, chỉ đạo việc quán triệt, phổ biến các quy định của cấp trên đến các đối tượng áp dụng trong hệ thống Cơng đồn nói chung mà chưa có văn bản quy định cụ thể riêng của tổ chức Cơng đồn Hà Nội. Các văn bản ban hành của Tổng LĐLĐ Việt Nam và Thành ủy Hà Nội là những quy định bắt buộc LĐLĐ Thành phố phải triển khai và áp dụng thực hiện.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức cơng đồn Thành phố Hà Nội hiện nay đang chỉ đạo, triển khai thực hiện chủ yếu mới đề cập tới: thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu; thành phần, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Đảng… Đối với các vấn đề như: ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ, số hóa, văn bản điện tử, lưu trữ hồ sơ điện tử cũng như các quy trình nghiệp vụ cụ thể như trình ký văn bản, gửi, nhận văn bản qua môi trường mạng, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tra cứu và sử dụng hồ sơ lưu trữ… lại chưa được đề cập và hướng dẫn. Chính vì thiếu văn bản chỉ đạo cụ thể về KSTTVB nên LĐLĐ Thành phố mới thực hiện tốt ở một số vấn đề của hoạt động KSTTVB văn bản ở dạng giấy mà chưa có sự quan tâm đúng mức và đầy đủ ở tất cả các điểm trong hoạt động KSTTVB ở dạng điện tử.
- Về cơ cấu tổ chức ở một số Ban LĐLĐ Thành phố bố trí chưa hợp lý. Với vai trò là trung tâm điều phối, hoạch định chiến lược, kiểm soát hoạt động của
tồn bộ hệ thống Cơng đồn Thành phố Hà Nội nhưng bộ máy giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ LĐLĐ Thành phố hiện nay cịn mỏng, chưa bố trí đủ các Ban chức năng, vẫn chủ yếu sử dụng các Ban chức năng của Ban Thường vụ làm giảm đáng kể tính độc lập và hiệu quả hoạt động KSTT của Ban Chấp hành. Các Ban chức năng của LĐLĐ Thành phố mới làm thực hiện được nhiệm vụ KSTT chuyên môn của bản thân Cơ quan LĐLĐ Thành phố, chưa vươn ra hoạt động thông tin chung của cả hệ thống Cơng đồn Thành phố. Để tiết kiệm chi phí các vị trí cơng tác còn kiêm nhiệm nhiều cơng việc. Ví dụ: tại các Ban, Văn phòng Ban thường là các các chuyên viên phụ trách các mảng việc chuyên môn và kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ của Văn phịng Ban…Việc phân cơng công việc và xác định trách nhiệm cá nhân và bộ phận cịn chưa rõ ràng, khơng được quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện công việc.
Thứ hai, Đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin và KSTT còn kiêm nhiệm. Theo kết quả khảo sát cho thấy: 100% cán bộ làm công tác thông tin đều
làm nhiệm vụ kiêm nhiệm. Phần lớn các cán bộ đang đảm nhiệm các vị trí cơng việc khác và kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ KSTT vì vậy tính độc lập, khách quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt của các cán bộ chưa thực sự được đảm bảo vì các lý do: các bộ làm cơng tác thơng tin và kiểm sốt thơng tin làm việc tại đơn vị, phòng, ban nằm trong biên chế của đơn vị nên chịu sự ràng buộc và chi phối bởi lãnh đạo và cơ chế quản lý của phòng, ban đơn vị đó; ngồi các nhiệm vụ chun mơn chính của cán bộ đó cịn kiêm nhiệm thêm nhiều công việc và vai trị khác trong các tổ chức đồn thể của cơ quan như: Đoàn Thanh niên, Cơng đồn, Hội Cựu chiến binh cơ quan…
Thứ ba, Nội dung kiểm sốt thơng tin văn bản chưa được quan tâm đúng mức đối với từng nội dung của KSTTVB.
- Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đề cập tới trách nhiệm của từng tập thể và cá nhân trong quá trình hoạt động của cơ quan bằng việc ban hành Quy chế làm việc của Cơ quan LĐLĐ Thành phố. Tuy nhiên, tại văn bản này chưa đề cập nhiều đến trách nhiệm của từng tập thể và cá nhân trong việc KSTTVB và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân trong quá trình KSTTVB.
- Việc kiểm soát các nghiệp vụ hành chính liên quan đến thông tin văn bản chưa được quan tâm một cách đồng bộ. Cụ thể:
+ Kiểm sốt thể thức và kỹ thuật hành chính của các cán bộ, cơng chức, người lao động trong q trình xử lý thơng tin văn bản đầu ra và đầu vào ở dạng giấy được quan tâm nhiều hơn đối với thông tin văn bản ở dạng điện tử.
+ Mặc dù có rất nhiều văn bản chỉ đạo về vấn đề này nhưng việc KSTTVB đầu ra, đầu vào vẫn chưa đạt được hiệu quả cao. Việc kiểm sốt thơng tin văn bản đầu ra, đầu vào cịn thiếu đồng bộ, các khâu kiểm sốt việc thực hiện quản lý văn bản mới chỉ tập trung kiểm soát tốt ở một nơi, một vài điểm như: soạn thảo và ban hành văn bản; tiếp nhận văn bản (Văn phòng); Đối với các điểm khác như: chuyển giao, phân phối và phát hành văn bản lại chưa được kiểm sốt một cách chặt chẽ (Ban Tun giáo, Chính sách pháp luật, Văn phịng Ủy ban kiểm tra). Việc kiểm sốt chuyển giao, phân phối thông tin văn bản đầu ra, đầu vào trong nội bộ cơ quan còn thiếu sự theo dõi và giám sát ở giai đoạn cán bộ văn thư chuyển giao văn bản tới các cán bộ, chuyên viên trong LĐLĐ Thành phố hoặc các cán bộ, chuyên viên phối kết hợp giữa các phòng ban để giải quyết văn bản. Đối với việc kiểm sốt thơng tin văn bản đầu ra cịn chưa kiểm sốt và thống nhất được về bảng chữ viết tắt và cách viết tắt; Việc in ấn và phát hành văn bản khơng kiểm sốt số trang của từng văn bản.
+ KSTT VBĐT. Việc ứng dụng CNTT của tổ chức Cơng đồn đã đạt được một số kết quả nhất định. Tuy nhiên, quy mô và mức độ ứng dụng CNTT còn hạn chế, chưa thay đổi được thói quen và lề lối làm việc cũ, thủ cơng để chuyển sang cách thức, quy trình làm việc mới tin học hoá, khoa học và hiệu quả hơn; Đối với văn bản được tạo lập trên hệ thống máy tính cá nhân của từng chuyên viên chưa được kiểm soát chặt chẽ do các văn bản tự tạo lập trên máy vẫn thiếu các yếu tố về thể thức văn bản như chữ ký và con dấu; cán bộ, nhân viên cũng như lãnh đạo LĐLĐ không thực hiện việc kiểm soát xử lý văn bản trên máy và hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của LĐLĐ Thành phố mà chỉ xử lý và kiểm soát trên bản giấy.
+ Kiểm sốt việc tra tìm, sử dụng văn bản: mặc dù đã có sự phê duyệt của Chánh Văn phòng và Thủ trưởng Cơ quan về việc phân công xử lý và tiếp cận với các thông tin bằng văn bản nhưng việc tra tìm, sử dụng văn bản vào những mục đích khác nhau vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ. Các cán bộ chuyên viên dễ dàng sao chép và tìm kiếm các thơng tin văn bản từ các nguồn khác nhau như: văn bản đăng tải trên Trang thông tin điện tử của LĐLĐ Thành phố, tự ý photo sao chép tài liệu lưu của Ban chuyên đề hoặc tự cung cấp file dữ liệu soạn thảo do cán bộ, chuyên viên trực tiếp đánh máy gửi qua mạng Internet cho các
đối tượng có nhu cầu sử dụng văn bản với những mục đích riêng của mình; Việc kiểm sốt những thơng tin trên Trang thơng tin điện tử và các hịm thư cơng vụ sau khi được tải về máy tính cá nhân sử dụng là một vấn đề khó khăn cho cán bộ kiểm soát trong những trường hợp này.
+ Việc lưu trữ văn bản của cán bộ, chuyên viên LĐLĐ Thành phố thực hiện một cách không đồng bộ. Phần lớn cán bộ lưu lại những văn bản do mình giải quyết nhưng khơng sắp xếp văn bản thành hồ sơ. Sau khi công việc đã kết thúc các cán bộ, chuyên viên tự bảo quản tài liệu của mình theo thói quen sử dụng hoặc bảo quản riêng tại Ban. Việc giao nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để bảo quản tài liệu chưa được quan tâm đúng mức: ý thức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa cao, phần lớn tài liệu lưu trữ được thu về của Cán bộ văn thư, lưu trữ và tài liệu của Thường trực, lãnh đạo Văn phịng và tài liệu tài chính, kế tốn khi có nhu cầu cần bảo quản của lưu trữ cơ quan.
Thứ tư, Hệ thống CNTT cịn chưa có nhiều giải pháp để nâng cấp, bảo mật và đồng bộ. Hệ thống này tuy đã được Thường trực quan tâm, chỉ đạo và đầu
tư một cách đồng bộ. Tuy nhiên, để vận hành một hệ thống thông tin chỉ đạo của cả một hệ thống tổ chức CĐ Thủ đơ với gần 100 đầu mối cơ sở địi hỏi số lượng cán bộ CNTT vận hành phải nhiều hơn. Ngoài ra, với tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học cơng nghệ, cùng với khối lượng công việc chuyên môn q lớn thì việc nghiên cứu, tìm tịi ra các giải pháp hữu hiệu để nâng cấp các phần mềm ứng dụng như: Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, Phần mềm cơ sở dữ liệu dùng chung LĐLĐ Thành phố như hiện nay là quá tải.
Thứ năm, các biện pháp KSTTVB còn thiếu thay đổi, cải tiến và diễn ra chưa có sự phối hợp nhịp nhàng.
+ Trong qua trình KSTTVB diễn ra rất nhiều biện pháp để KSTTVB, tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp kiểm sốt đó khi đưa vào thực tế và tìm ra được