Tên Ký hiệu Tên Ký hiệu
An toàn, vệ sinh lao động ATVSLĐ Hà Nội HN An toàn, vệ sinh viên ATVSV Hồ Chí Minh HCM
Ban Chấp hành BCH Hội đồng nhân dân HĐND
Ban Thường vụ BTV Liên đoàn Lao động LĐLĐ Bảo hộ lao động BHLĐ Lao động tập thể LĐTT Bảo hiểm xã hội BHXH Mặt trận tổ quốc MTTQ Bảo hiểm thất nghiệp BHTN Nội quy lao động NQLĐ
Bảo hiểm y tế BHYT Người lao động NLĐ
Cán bộ, công chức CBCC Nghị quyết NQ
Chủ sử dụng lao động CSDLĐ Thành phố TP
Cơng đồn ngành CĐN Thành ủy Hà Nội TU
Cơng đồn cơ sở CĐCS Thỏa ước lao động TƯLĐ Công nghệ thông tin CNTT Thỏa ước lao động tập thể TƯLĐTT Công nhân, viên chức,
người lao động CNVCLĐ
Tổng Liên đoàn Lao động
Việt Nam TLĐ
Doanh nghiệp DN Trung ương TW
Doanh nghiệp Nhà nước DNNN Ủy ban nhân dân UBND - Ban hành bảng viết tắt tên các đơn vị, phòng, ban chịu trách nhiệm soạn thảo, ban hành và tiếp nhận thông tin văn bản:
Bảng 3.2: Bảng viết tắt tên các đơn vị, phòng, ban của LĐLĐ TP Hà Nội
Tên Ký hiệu Tên Ký hiệu
Ban Thường vụ BTV Ban Nữ công NC
Ban Chấp hành BCH Ban Tổ chức ToC
Liên đoàn Lao động LĐLĐ Ban Tài chính TC
Cơ quan CQ Ban Tuyên giáo TG
Cơng đồn cơ quan CĐCQ Văn phòng VP
Cơng đồn ngành CĐN Văn phòng Ủy ban kiểm tra UBKT
Cựu chiến binh CCB Văn thư VT
Ban Chính sách pháp luật CSPL Văn phịng Tổng hợp TH
Đối ngoại ĐN Công nghệ thơng tin CNTT
3.1.6.3. Xây dựng quy trình và biểu mẫu văn bản.
Căn cứ vào quy trình KSTT, việc KSTTVB ở dạng giấy tại LĐLĐ Thành phố tiến hành xây dựng quy trình KSTTVB dạng giấy và mẫu hóa các biểu mẫu
văn bản nhằm quy định cách thức ban hành, sửa đổi và kiểm sốt các thơng tin văn bản thuộc hệ thống văn bản của LĐLĐ thành phố Hà Nội. Đồng thời, quy định cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản và huỷ bỏ các thông tin văn bản tạo thành căn cứ pháp lý cho các cán bộ, chuyên viên trong việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính liên quan đến thơng tin văn bản của tổ chức Cơng đồn thành phố Hà Nội. Cụ thể:
* Quy trình kiểm sốt thơng tin văn bản
Sơ đồ 3.3. Quy trình KSTTVB của LĐLĐ Thành phố Hà Nội
- Đối tượng áp dụng: Quy trình áp dụng đối với tất cả các thơng tin trong hệ thống văn bản của các đơn vị thuộc các ban, đơn vị trực thuộc Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội.
- Về hình thức: Quy định về các thơng tin để kiểm sốt bao gồm:
+ Tên văn bản: Tên của văn bản, quy trình hoặc quy định. + Mã số văn bản: Theo Biểu mẫu Phụ lục 02
+ Lần ban hành: văn bản ban hành lần đầu ghi lần ban hành là 01, sau đó mỗi lần văn bản được sửa đổi thì lần ban hành được tăng lên 01 đơn vị.
+ Ngày ban hành: ghi ngày ban hành văn bản. + Văn bản được phân phối cho các bộ phận. + Trang/Tổng số trang.
Hình thức biểu mẫu được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau, nhưng cần phải có mã số và ngày ban hành để kiểm soát:
+ Mã số, ngày ban hành biểu mẫu: ghi ở góc trên bên phải.
+ Trường hợp biểu mẫu có nhiều trang thì ghi số trang ở góc dưới phải.
- Hệ thống ký mã hiệu văn bản và bản số: Quy định ký mã hiệu văn bản
và bản số của các bộ phận trong LĐLĐ thành phố Hà Nội được quy định như sau: + QT: là chữ viết tắt của quy trình.
+ AB: là ký hiệu viết tắt của các đơn vị trong LĐLĐ thành phố Hà Nội. + Xy: là số thứ tự của quy trình từ 01.
Các tài liệu do các bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo và thực hiện sẽ mang ký hiệu theo từng bộ phận tương ứng. Ví dụ: Quy trình xử lý văn bản là quy trình do Ban KSTT chịu trách nhiệm viết, được mang số hiệu là QT-KS-01.
+ Mã số quy định: QĐ-AB-xy-mn (đối với quy định thuộc quy trình). Trong đó: QĐ: là chữ viết tắt của quy định; AB-xy: là mã số của quy trình. Nếu quy định thuộc quy trình thì mn là số thứ tự của quy định từ 01.
+ Mã số biểu mẫu: Đối với biểu mẫu của Quy trình: Mã số BM-AB-xy- mn. Trong đó: BM: là chữ viết tắt của biểu mẫu; AB-xy: là mã số của quy trình tương ứng; Mn: là số thứ tự của biểu mẫu từ 01.
- Trách nhiệm ban hành các loại văn bản
Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan chịu trách nhiệm ban hành các loại văn bản và thơng tin văn bản của Liên đồn Lao động thành phố Hà Nội như sau:
Bảng 3.3. Trách nhiệm ban hành các loại văn bản
STT Loại tài liệu Người soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt
1 Sổ theo dõi KSTT Cán bộ được phân công Trưởng Ban/Thủ trưởng đơn vị
Thường trực
2 Các quy trình Cán bộ được phân công Trưởng Ban/Thủ trưởng đơn vị
Thường trực/ Ban Thường vụ 3 Quy định công việc Cán bộ được phân công Trưởng Ban/ Thủ
trưởng đơn vị
Thường trực/ Ban Thường vụ
+ Văn bản sau khi được phê duyệt, Bộ phận thường trực Ban Kiểm sốt thơng tin văn bản cập nhật vào danh mục văn bản theo biểu mẫu BM-KS-02-02 (Phụ lục 02), cập nhật bản chính thức lên Trang thơng tin điện tử của LĐLĐ thành phố Hà Nội và gửi email thông báo đến tất cả các Ban, đơn vị và bộ phận trực thuộc cơ quan LĐLĐ Thành phố Hà Nội.
+ Các văn bản sao phải có đóng dấu ở trang bìa và ghi số của nơi nhận theo quy định.
+ Khi phân phối phải ghi vào Sổ theo dõi phân phối văn bản theo biểu mẫu BM-KS-02-04 (Phụ lục 02) và có chữ ký của người nhận.
+ Tất cả các thông tin văn bản được lãnh đạo LĐLĐ Thành phố phê duyệt sẽ là bản gốc duy nhất và được nhận diện bởi chữ ký tươi ở mục phê duyệt của văn bản. Các văn bản sao được đóng dấu kiểm sốt và được thực hiện từ bản gốc và chỉ đối với các thơng tin văn bản đã được kiểm sốt.
+ Các văn bản khi phân phối ra bên ngoài phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan.
- Sửa đổi và cập nhật thông tin văn bản đi
+ Trong quá trình sử dụng nếu thấy văn bản cần phải sửa đổi thì người đề nghị phải ghi yêu cầu sửa đổi vào phiếu theo biểu mẫu BM-KS-02-03 (Phụ lục
02) và chuyển cho đại diện lãnh đạo theo dõi thực hiện.
+ Trình tự sửa đổi văn bản:
Bước 1: Việc sửa đổi được thực hiện theo lưu đồ Phụ lục 02.
Bước 2: Khi sửa đổi không nhất thiết phải in lại cả tập tài liệu mà chỉ cần
in lại trang sửa đổi và cập nhật vào trang bìa đầu phần Theo dõi sửa đổi tài liệu.
Bước 3: Để thuận lợi cho việc sửa đổi tài liệu, khi sửa đổi trang nào của
tập tài liệu, trang đó sẽ được in lại, ghi lần ban hành kế tiếp, được đóng dấu lên tài liệu và thay thế vào tập tài liệu.
+ Dấu hiệu nhận biết việc sửa đổi nêu trên được ghi vào trang bìa tập tài liệu. Cần ghi rõ các nội dung như sau:
Vị trí sửa đổi : Nếu nội dung sửa đổi < 1/3 trang, ghi vị trí trang/đề
mục/dịng... Nếu nội dung thay đổi > 1/3 trang, ghi thay đổi cả trang số N.
Lần sửa đổi. Ví dụ: Sửa đổi lần 02. Nội dung sửa đổi.
Sau khi sửa đổi, Ban KSTT có trách nhiệm thơng báo việc sửa đổi và cập
nhật văn bản sửa đổi cho các bộ phận, ghi Sổ theo dõi phân phối văn bản BM- KS-02-04 (Phụ lục 02) để kiểm sốt.
+ Quy định hình thức nhận biết đối với trang có nội dung sửa đổi. Trang sửa đổi sẽ phải được ghi đầy đủ các thông tin như sau: Lần ban hành: tăng 01 đơn vị; Ngày ban hành: ghi ngày văn bản sửa đổi có hiệu lực; Đóng dấu Kiểm sốt văn bản.
+ Trên trang sửa đổi, nếu nội dung sửa đổi dưới 1/3 trang thì phần nội dung đó được in nghiêng. Nếu nội dung thay đổi nhiều hơn 1/3 trang thì phần thay đổi đó khơng phải in nghiêng.
+ Quy định việc đánh số trang thay đổi như sau: N-A (B/C/D..). Trong đó: N là trang bị sửa đổi; A (B/C/D..) là ký hiệu cho những trang bổ sung thay thế cho trang N bị sửa đổi. Ví dụ: Khi sửa đổi trang 10, cần trình bày nội dung sửa đổi trong 02 trang thì 02 trang đó sẽ có ký hiệu là: 10-A và 10-B.
+ Căn cứ vào Sổ phân phối văn bản BM-KS-02-04 (Phụ lục 02), đại diện lãnh đạo thu hồi văn bản cũ và phân phối văn bản mới, cập nhật vào sổ phân phối.
+ Huỷ bỏ tài liệu thu hồi, bản gốc văn bản cũ có thể giữ lại để tham khảo, nhưng trang bìa phải gạch chéo để tránh nhầm lẫn.
- Kiểm sốt thơng tin văn bản đến
+ Văn bản đến của LĐLĐ thành phố Hà Nội bao gồm: các quy định của Nhà nước, của ngành, các tiêu chuẩn, các tài liệu tham khảo do các Cơ quan, đơn vị bên ngoài ban hành được LĐLĐ Thành phố Hà Nội sử dụng để áp dụng thực hiện hoặc tham khảo...
+ Các văn bản bên ngoài này được quản lý tại các Ban, đơn vị, bộ phận chuyên môn sử dụng để giải quyết công việc.
+ Các Ban, đơn vị, bộ phận có trách nhiệm lập Danh mục văn bản đến theo biểu mẫu BM-KS-02-07 (Phụ lục 02) để kiểm sốt tồn bộ các văn bản bên ngoài mà Ban, đơn vị, bộ phận đang sử dụng.
+ Định kỳ hàng năm, Ban, đơn vị, bộ phận sử dụng và đại diện lãnh đạo có trách nhiệm xem xét các văn bản đến mà các Ban, đơn vị, bộ phận đang sử dụng để cập nhật các tiêu chuẩn,văn bản mới cho phù hợp với hoạt động của đơn vị.
- Kiểm soát việc lưu trữ văn bản.
+ Việc kiểm soát lưu trữ văn bản được thực hiện dựa trên việc theo dõi và kiểm soát việc lập danh mục quản lý các hồ sơ công việc:
Hồ sơ của mỗi hoạt động được liệt kê trong từng quy trình, quy định và
trong các kế hoạch tương ứng.
Đối với các hồ sơ có quy định biểu mẫu trong phần phụ lục của Mục 6-
Hồ sơ - Phụ lục), có thể được theo dõi quản lý theo Danh mục quản lý hồ sơ/ biểu mẫu BM-KS-02-02 (Phụ lục 02) để thuận lợi cho việc kiểm soát.
Đối với các hồ sơ khác, cán bộ được phân công của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm xác định và cập nhật các loại hồ sơ của bộ phận mình vào Danh mục hồ sơ theo biểu mẫu BM-KS-02-02 (Phụ lục 02).
+ Hồ sơ cần được lưu trong các cặp (file), trên các cặp phải có dấu hiệu để nhận biết, ít nhất bao gồm: Tên hồ sơ, Mã số (nếu có) được thực hiện ngay tại phòng làm việc.
Các cặp hồ sơ phải có tủ hoặc giá để lưu trữ, cần có biện pháp bảo quản để đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát.
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắp xếp trong cặp hồ sơ có thể theo thứ
tự thời gian, theo vần chữ cái (a, b, c), theo thứ tự hồ sơ hoặc theo quá trình giải quyết công việc. Từng bộ phận phải xác định cách sắp xếp cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết.
Trong q trình lưu hồ sơ thơng tin dạng văn bản nếu bộ phận khác cần tìm hiểu hồ sơ. Thì người lưu trữ hồ sơ khi giao nhận, cho mượn phải có trách nhiệm cập nhật các thông tin cần thiết vào Sổ mượn tài liệu/hồ sơ theo biểu BM- KS-02-05 (Phụ lục 02) để đảm bảo các hồ sơ được kiểm soát.
+ Huỷ bỏ hồ sơ. Các hồ sơ sau khi hết thời gian lưu giữ như quy định trong từng tài liệu tương ứng sẽ được xem xét huỷ bỏ.
Việc xem xét, huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 3 hàng năm. Phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm phân công cán bộ xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn và ghi vào Biên bản huỷ hồ sơ kiểm soát theo biểu mẫu BM-KS-02- 06 (Phụ lục 02). Phụ trách bộ phận có thể quyết định thêm thời gian lưu trữ các hồ sơ nếu thấy cần thiết.
Hồ sơ có thể được huỷ bỏ bằng cách cắt huỷ, đốt hoặc sử dụng vào các mục đích khác. Chỉ được bán giấy vụn các hồ sơ hết giá trị sử dụng.
3.1.7. Biện pháp kiểm sốt thơng tin văn bản dạng điện tử
Ngày nay, trong q trình tồn cầu hóa và hội nhập quốc tế tiếp tục được đẩy mạnh; Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã và đang tác động sâu sắc đến đời sống, việc làm của người lao động; Việt Nam ngày càng tham gia nhiều hơn vào các Hiệp định thương mại tự do thế hệ mới; quan hệ lao động ngày càng
phong phú, phức tạp mang nhiều yếu tố hội nhập; những yêu cầu bức thiết về việc làm ổn định, về nhà ở, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho đồn viên và người lao động địi hỏi việc trao đổi, quản lý và sử dụng các thơng tin có nhiều yếu tố cơng nghệ được đẩy mạnh. Các cơ quan hành chính nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức Cơng đồn Thủ đơ các nước bạn đang đẩy mạnh sử dụng các thông tin văn bản dưới dạng điện tử trên môi trường mạng để giao dịch. Việc sử dụng VBĐT qua môi trường mạng trong việc trong giao dịch hành chính giúp giảm chi phí, thời gian, tăng tính tiện lợi cho người dân và các tổ chức trong việc giải quyết công việc.
Tuy nhiên, các giao dịch điện tử trên môi trường mạng luôn tồn tại các nguy cơ về an tồn thơng tin như: đánh cắp hoặc sửa đổi thông tin, mạo danh người gửi... Do đó, yêu cầu đặt ra là phải có phương thức đảm bảo để thơng tin, tài liệu trao đổi trên mạng phải được toàn vẹn, xác định được nguồn gốc và chống chối bỏ trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch. Để hạn chế những nhược điểm trong việc kiểm soát VBĐT của LĐLĐ Thành phố Hà Nội hiện nay, Tôi đưa ra một số giải pháp như sau:
Một là, nhóm giải pháp về kiểm sốt chung
- Xây dựng những kế hoạch mang tính chất thường xuyên về ứng dụng CNTT một cách đầy đủ, toàn diện và chi tiết về tất cả các vấn đề định
hướng phát triển như: mục tiêu phát triển, thời gian, nhân sự, chi phí và tiêu chuẩn lựa chọn nhà tư vấn triển khai. Rủi ro lớn nhất đối với các cơ quan, đơn vị là đặt ưu tiên về chi phí lên hàng đầu mà chưa coi trọng đúng mức vai trò của nhà tư vấn triển khai, dẫn đến chọn sai nhà tư vấn triển khai các phần mềm và không giám sát được họ trong quá trình triển khai dự án. Yêu cầu nhà tư vấn cung cấp các báo cáo tìm hiểu và phân tích cơ quan như yêu cầu thông tin, đặc điểm hoạt động và quy trình xử lý, báo cáo phân tích rủi ro liên quan, báo cáo chọn lựa giải pháp và công nghệ liên quan. Kiểm soát nhà tư vấn tuân thủ nghiêm túc quy trình phát triển hệ thống bằng cách giám sát chặt chẽ từng giai đoạn trong quy trình phát triển hệ thống. Trước khi bàn giao mỗi hạng mục của dự án cần phải thực hiện đầy đủ các thủ tục thử nghiệm tính đúng đắn của chương trình. Đồng thời, thơng qua các kế hoạch theo dõi, kiểm tra định kỳ, LĐLĐ Thành phố sẽ nắm được những hạn chế của các phần mềm đã và đang ứng dụng. Từ đó đưa ra các biện pháp, kế hoạch sửa đổi, điều chỉnh