Điểm kiểm soát là những đặc điểm đặc biệt trong hệ thống kiểm sốt. Ở đó sẽ có những giám sát và thu thập thơng tin phản hồi nhất định phải thực hiện. KSTT cần phải tập trung vào sản phẩm đầu ra kèm với các khâu tiếp nhận, tạo lập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thơng tin. Qua q trình khảo sát tại đơn vị, tác giả nhận thấy: từ mơ hình tổ chức và cách thức hoạt động, điều hành của LĐLĐ Thành phố có thể phân chia các điểm kiểm sốt theo các tiêu chí như:
* Kiểm sốt theo đối tượng bị kiểm soát. Theo tiêu chí này, các điểm KSTT tại LĐLĐ Thành phố được xác định các điểm kiểm sốt theo các đối tượng có những tính chất, đặc điểm và yêu cầu tương đối giống nhau được nhóm lại thành điểm kiểm sốt riêng như:
- Điểm kiểm soát các Ban LĐLĐ Thành phố. - Điểm kiểm soát LĐLĐ các quận.
- Điểm kiểm soát LĐLĐ các huyện, thị xã.
- Điểm kiểm soát các CĐCS trực thuộc LĐLĐ Thành phố.
- Điểm kiểm soát các đơn vị trực thuộc cơ quan LĐLĐ Thành phố.
Ban Chỉ đạo KSTT LĐLĐ Thành phố sẽ có sự phân cơng, phân nhiệm cụ thể cho cá nhân và tập thể theo dõi, giám sát và báo cáo về tình hình thực hiện KSTT của các điểm kiểm sốt này.
* Kiểm sốt theo quy trình thơng tin. Căn cứ theo quy trình của thơng tin, kiểm sốt thơng tin sẽ tập trung chủ yếu vào các điểm kiểm sốt có khả năng rủi ro cao ở cả hai loại hình văn bản giấy và VBĐT như:
- Tiếp nhận thông tin đầu vào - Xử lý thông tin đầu vào - Tạo lập thông tin đầu ra - Theo dõi thông tin đầu ra
* Đối với các thơng tin dạng văn bản: việc kiểm sốt sẽ tập trung vào các
điểm có tính chất quan trọng và hay xảy ra những sai phạm và gặp rủi ro trong việc đảm bảo thể thức và kỹ thuật hành chính đối với thơng tin văn bản như:
- Các yếu tố về thể thức văn bản - Các yếu tố về thể loại văn bản. - Thẩm quyền ban hành văn bản.
- Kỹ thuật hành chính liên quan đến thơng tin văn bản như: soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, theo dõi việc sử dụng và lưu trữ thông tin văn bản.
- Các rủi ro có thể xảy ra đối với thơng tin dạng văn bản có thể như:
+ Chậm ban hành văn bản do: chậm triển khai, không đủ thời gian soạn thảo hoặc quên thời gian.
+ Sai nội dung ban hành. + Sai thẩm quyền ký ban hành. + Sai thể thức văn bản.
+ Không kịp thời truyền thông tin hoặc triển khai công việc làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động và uy tín của cơ quan.
- Văn bản ban hành khơng đảm bảo tính pháp lý. - Sai nơi nhận.
- Không lưu trữ văn bản.
- Không minh chứng về hoạt động. - Việc lưu trữ không khoa học, hiệu quả. - Sử dụng thông tin văn bản sai mục đích.…
3.1.6. Biện pháp kiểm sốt thơng tin văn bản dạng giấy
3.1.6.1 Phân định rõ loại thơng tin văn bản cần kiểm sốt.
LĐLĐ Thành phố phân định rõ những thông tin văn bản nào ở dạng giấy được kiểm soát. Việc kiểm soát chỉ nên tiến hành đối với những thông tin văn bản phản ánh chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn liên quan trực tiếp tới hoạt động của LĐLĐ Thành phố. Các thơng tin văn bản có giá trị làm căn cứ pháp lý cho hoạt động của LĐLĐ Thành phố. Đồng thời, kiểm sốt những văn bản có nội dung thơng tin quan trọng, phản ánh q trình hình thành và giải quyết cơng việc có ý nghĩa to lớn đối với LĐLĐ Thành phố được thể hiện qua những văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Hướng dẫn. Cụ thể:
- Các thơng tin văn bản được kiểm sốt bao gồm:
+ Các thơng tin văn bản đã được thể chế hóa thành văn bản do tổ chức Cơng đồn Thành phố ban hành và do các đơn vị hữu quan gửi đến thể hiện chức năng, nhiệm vụ của LĐLĐ Thành phố qua các văn bản như: Nghị quyết, Nghị quyết liên tịch, Quyết định, Chỉ thị, Kết luận, Quy chế, Quy định, Kết luận, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Kế hoạch, Quy hoạch, Chương trình hành động, Chương trình cơng tác, Đề án, Tờ trình, Cơng văn, Biên bản cần quan tâm đến tính pháp lý của thơng tin văn bản như thể thức, kỹ thuật trình bày, thời gian xử lý và nội dung thông tin của văn bản.
+ Đối với những văn bản nội bộ như: phiếu xử lý văn bản, nội dung giao ban, báo cáo nội bộ, các hóa đơn, hợp đồng (chứng từ tài chính) thể hiện các nội dung thơng tin có tính chất trao đổi, xử lý thì tiến hành cần kiểm sốt nội dung và thời gian xử lý các thông tin này.
- Các thơng tin văn bản khơng cần kiểm sốt gồm:Thư mời, giấy giới thiệu sản phẩm… Những văn bản này chứa đựng các thơng tin mang tính chất thơng báo vụ việc trong thời gian ngắn hạn thì chỉ cần theo dõi về thời gian mà văn bản đó đề cập, sau thời điểm văn bản đề cập khơng cần tiến hành kiểm sốt.
- Các thông tin văn bản không nhất thiết phải áp dụng các biện pháp kiểm sốt mà chỉ cần làm tốt cơng tác tổ chức quản lý những văn bản đó sao cho có hiệu quả và hợp lý nhất được thể hiện qua các loại văn bản như: Đơn thư khiếu nại, tố cáo hoặc trả lời thư phúc đáp cho công dân, giấy mời họp, bản tin nội bộ.
3.1.6.2. Thống nhất các chữ viết tắt và ký hiệu viết tắt
- Ban hành bảng các từ viết tắt và các thuật ngữ viết tắt được sử dụng trong văn bản của tổ chức Cơng đồn thành phố Hà Nội. Bảng danh mục các từ viết tắt và các thuật ngữ viết tắt được thống nhất về ngơn ngữ trình bày thơng tin
văn bản và được áp ban hành kèm theo Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ bắt buộc áp dụng đối với tồn bộ cán bộ Cơng đồn chun trách có liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản.