2.3.2 .Nội dung kiểm soát thông tin văn bản
2.4. Đánh giá hoạt động kiểm soát thông tin văn bản
2.4.2. Những bất cập, tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm và kết quả đã đạt được, hoạt động KSTTVB còn có những vấn đề hạn chế còn tồn tại như:
Thứ nhất, môi trường KSTTVB chưa hoàn thiện
- Sự quan tâm, chỉ đạo của Thường trực LĐLĐ Thành phố đối với hoạt động KSTTVB chưa đúng mức: Nhận thức về KSTTVB và môi trường KSTTVB của một số Thường trực và Lãnh đạo các Ban LĐLĐ Thành phố còn chưa đầy đủ. Tính chính trị và giai cấp tạo thành giá trị cốt lõi của tổ chức CĐ được các Ban, đơn vị trực thuộc LĐLĐ Thành phố coi trọng nhưng các nhà quản lý cấp cao của LĐLĐ Thành phố chưa có chiến lược xây dựng và phát huy giá trị cốt lõi của tổ chức Công đoàn Thủ đô bằng hình thức văn bản.
- Thiếu văn bản chỉ đạo cụ thể về KSTTVB: Các văn bản chỉ đạo mới đề cập, chỉ đạo việc quán triệt, phổ biến các quy định của cấp trên đến các đối tượng áp dụng trong hệ thống Công đoàn nói chung mà chưa có văn bản quy định cụ thể riêng của tổ chức Công đoàn Hà Nội. Các văn bản ban hành của Tổng LĐLĐ Việt Nam và Thành ủy Hà Nội là những quy định bắt buộc LĐLĐ Thành phố phải triển khai và áp dụng thực hiện.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức công đoàn Thành phố Hà Nội hiện nay đang chỉ đạo, triển khai thực hiện chủ yếu mới đề cập tới: thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu; thành phần, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Đảng… Đối với các vấn đề như: ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ, số hóa, văn bản điện tử, lưu trữ hồ sơ điện tử cũng như các quy trình nghiệp vụ cụ thể như trình ký văn bản, gửi, nhận văn bản qua môi trường mạng, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tra cứu và sử dụng hồ sơ lưu trữ… lại chưa được đề cập và hướng dẫn. Chính vì thiếu văn bản chỉ đạo cụ thể về KSTTVB nên LĐLĐ Thành phố mới thực hiện tốt ở một số vấn đề của hoạt động KSTTVB văn bản ở dạng giấy mà chưa có sự quan tâm đúng mức và đầy đủ ở tất cả các điểm trong hoạt động KSTTVB ở dạng điện tử.
- Về cơ cấu tổ chức ở một số Ban LĐLĐ Thành phố bố trí chưa hợp lý. Với vai trò là trung tâm điều phối, hoạch định chiến lược, kiểm soát hoạt động của
toàn bộ hệ thống Công đoàn Thành phố Hà Nội nhưng bộ máy giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ LĐLĐ Thành phố hiện nay còn mỏng, chưa bố trí đủ các Ban chức năng, vẫn chủ yếu sử dụng các Ban chức năng của Ban Thường vụ làm giảm đáng kể tính độc lập và hiệu quả hoạt động KSTT của Ban Chấp hành. Các Ban chức năng của LĐLĐ Thành phố mới làm thực hiện được nhiệm vụ KSTT chuyên môn của bản thân Cơ quan LĐLĐ Thành phố, chưa vươn ra hoạt động thông tin chung của cả hệ thống Công đoàn Thành phố. Để tiết kiệm chi phí các vị trí công tác còn kiêm nhiệm nhiều công việc. Ví dụ: tại các Ban, Văn phòng Ban thường là các các chuyên viên phụ trách các mảng việc chuyên môn và kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ của Văn phòng Ban…Việc phân công công việc và xác định trách nhiệm cá nhân và bộ phận còn chưa rõ ràng, không được quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện công việc.
Thứ hai, Đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin và KSTT còn kiêm nhiệm. Theo kết quả khảo sát cho thấy: 100% cán bộ làm công tác thông tin đều làm nhiệm vụ kiêm nhiệm. Phần lớn các cán bộ đang đảm nhiệm các vị trí công việc khác và kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ KSTT vì vậy tính độc lập, khách quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát của các cán bộ chưa thực sự được đảm bảo vì các lý do: các bộ làm công tác thông tin và kiểm soát thông tin làm việc tại đơn vị, phòng, ban nằm trong biên chế của đơn vị nên chịu sự ràng buộc và chi phối bởi lãnh đạo và cơ chế quản lý của phòng, ban đơn vị đó; ngoài các nhiệm vụ chuyên môn chính của cán bộ đó còn kiêm nhiệm thêm nhiều công việc và vai trò khác trong các tổ chức đoàn thể của cơ quan như: Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Cựu chiến binh cơ quan…
Thứ ba, Nội dung kiểm soát thông tin văn bản chưa được quan tâm đúng mức đối với từng nội dung của KSTTVB.
- Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đề cập tới trách nhiệm của từng tập thể và cá nhân trong quá trình hoạt động của cơ quan bằng việc ban hành Quy chế làm việc của Cơ quan LĐLĐ Thành phố. Tuy nhiên, tại văn bản này chưa đề cập nhiều đến trách nhiệm của từng tập thể và cá nhân trong việc KSTTVB và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân trong quá trình KSTTVB.
- Việc kiểm soát các nghiệp vụ hành chính liên quan đến thông tin văn bản chưa được quan tâm một cách đồng bộ. Cụ thể:
+ Kiểm soát thể thức và kỹ thuật hành chính của các cán bộ, công chức, người lao động trong quá trình xử lý thông tin văn bản đầu ra và đầu vào ở dạng giấy được quan tâm nhiều hơn đối với thông tin văn bản ở dạng điện tử.
+ Mặc dù có rất nhiều văn bản chỉ đạo về vấn đề này nhưng việc KSTTVB đầu ra, đầu vào vẫn chưa đạt được hiệu quả cao. Việc kiểm soát thông tin văn bản đầu ra, đầu vào còn thiếu đồng bộ, các khâu kiểm soát việc thực hiện quản lý văn bản mới chỉ tập trung kiểm soát tốt ở một nơi, một vài điểm như: soạn thảo và ban hành văn bản; tiếp nhận văn bản (Văn phòng); Đối với các điểm khác như: chuyển giao, phân phối và phát hành văn bản lại chưa được kiểm soát một cách chặt chẽ (Ban Tuyên giáo, Chính sách pháp luật, Văn phòng Ủy ban kiểm tra). Việc kiểm soát chuyển giao, phân phối thông tin văn bản đầu ra, đầu vào trong nội bộ cơ quan còn thiếu sự theo dõi và giám sát ở giai đoạn cán bộ văn thư chuyển giao văn bản tới các cán bộ, chuyên viên trong LĐLĐ Thành phố hoặc các cán bộ, chuyên viên phối kết hợp giữa các phòng ban để giải quyết văn bản. Đối với việc kiểm soát thông tin văn bản đầu ra còn chưa kiểm soát và thống nhất được về bảng chữ viết tắt và cách viết tắt; Việc in ấn và phát hành văn bản không kiểm soát số trang của từng văn bản.
+ KSTT VBĐT. Việc ứng dụng CNTT của tổ chức Công đoàn đã đạt được một số kết quả nhất định. Tuy nhiên, quy mô và mức độ ứng dụng CNTT còn hạn chế, chưa thay đổi được thói quen và lề lối làm việc cũ, thủ công để chuyển sang cách thức, quy trình làm việc mới tin học hoá, khoa học và hiệu quả hơn; Đối với văn bản được tạo lập trên hệ thống máy tính cá nhân của từng chuyên viên chưa được kiểm soát chặt chẽ do các văn bản tự tạo lập trên máy vẫn thiếu các yếu tố về thể thức văn bản như chữ ký và con dấu; cán bộ, nhân viên cũng như lãnh đạo LĐLĐ không thực hiện việc kiểm soát xử lý văn bản trên máy và hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của LĐLĐ Thành phố mà chỉ xử lý và kiểm soát trên bản giấy.
+ Kiểm soát việc tra tìm, sử dụng văn bản: mặc dù đã có sự phê duyệt của Chánh Văn phòng và Thủ trưởng Cơ quan về việc phân công xử lý và tiếp cận với các thông tin bằng văn bản nhưng việc tra tìm, sử dụng văn bản vào những mục đích khác nhau vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ. Các cán bộ chuyên viên dễ dàng sao chép và tìm kiếm các thông tin văn bản từ các nguồn khác nhau như: văn bản đăng tải trên Trang thông tin điện tử của LĐLĐ Thành phố, tự ý photo sao chép tài liệu lưu của Ban chuyên đề hoặc tự cung cấp file dữ liệu soạn thảo do cán bộ, chuyên viên trực tiếp đánh máy gửi qua mạng Internet cho các
đối tượng có nhu cầu sử dụng văn bản với những mục đích riêng của mình; Việc kiểm soát những thông tin trên Trang thông tin điện tử và các hòm thư công vụ sau khi được tải về máy tính cá nhân sử dụng là một vấn đề khó khăn cho cán bộ kiểm soát trong những trường hợp này.
+ Việc lưu trữ văn bản của cán bộ, chuyên viên LĐLĐ Thành phố thực hiện một cách không đồng bộ. Phần lớn cán bộ lưu lại những văn bản do mình giải quyết nhưng không sắp xếp văn bản thành hồ sơ. Sau khi công việc đã kết thúc các cán bộ, chuyên viên tự bảo quản tài liệu của mình theo thói quen sử dụng hoặc bảo quản riêng tại Ban. Việc giao nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để bảo quản tài liệu chưa được quan tâm đúng mức: ý thức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa cao, phần lớn tài liệu lưu trữ được thu về của Cán bộ văn thư, lưu trữ và tài liệu của Thường trực, lãnh đạo Văn phòng và tài liệu tài chính, kế toán khi có nhu cầu cần bảo quản của lưu trữ cơ quan.
Thứ tư, Hệ thống CNTT còn chưa có nhiều giải pháp để nâng cấp, bảo mật và đồng bộ. Hệ thống này tuy đã được Thường trực quan tâm, chỉ đạo và đầu tư một cách đồng bộ. Tuy nhiên, để vận hành một hệ thống thông tin chỉ đạo của cả một hệ thống tổ chức CĐ Thủ đô với gần 100 đầu mối cơ sở đòi hỏi số lượng cán bộ CNTT vận hành phải nhiều hơn. Ngoài ra, với tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, cùng với khối lượng công việc chuyên môn quá lớn thì việc nghiên cứu, tìm tòi ra các giải pháp hữu hiệu để nâng cấp các phần mềm ứng dụng như: Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, Phần mềm cơ sở dữ liệu dùng chung LĐLĐ Thành phố như hiện nay là quá tải.
Thứ năm, các biện pháp KSTTVB còn thiếu thay đổi, cải tiến và diễn ra chưa có sự phối hợp nhịp nhàng.
+ Trong qua trình KSTTVB diễn ra rất nhiều biện pháp để KSTTVB, tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp kiểm soát đó khi đưa vào thực tế và tìm ra được những sai phạm, bất cập cần phải được nghiên cứu thay đổi và cải tiến theo hướng tích cực và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát, tại LĐLĐ Thành phố còn chậm cải tiến và thay đổi do thói quen làm việc thụ động, phụ thuộc vào chỉ đạo của cấp trên và tâm lý ngại tiếp cận với những công nghệ quản lý hiện đại. Ví dụ, việc tiếp nhận và triển khai các văn bản chỉ đạo của Tổng LĐLĐ Việt Nam và Thành ủy Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối với tổ chức Công đoàn và các tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Các nhà quản lý của LĐLĐ Thành phố cần phải nghiên cứu, xây dựng và ban hành văn bản của riêng hệ thống mình chỉ hướng dẫn chỉ đạo cho các cấp công đoàn trực thuộc triển
khai sao cho phù hợp chứ không phải chỉ sao y bản chính văn bản và tổ chức phổ biến văn bản của cấp trên là dừng lại như LĐLĐ Thành phố đang thực hiện.
+ Việc áp dụng các biện pháp KSTTVB trong từng giai đoạn của văn bản không chỉ thực hiện một biện pháp, một giai đoạn mà đòi hỏi có sự kết hợp giữa các biện pháp với nhau sao cho việc kiểm soát là hữu hiệu nhất. Theo kết quả phỏng vấn trực tiếp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Trưởng Ban LĐLĐ Thành phố cho thấy: 12/13 ý kiến cho rằng: các biện pháp KSTT như hiện nay chưa có hiệu quả, các biện pháp kiểm soát còn diễn ra tự phát, do ý kiến chủ quan của lãnh đạo Ban trong việc quản lý văn bản. 4/13 ý kiến cho rằng: việc KSTTVB còn thiếu kiểm tra, theo dõi của lãnh đạo đơn vị. 2/13 ý kiến cho rằng: việc áp dụng các biện pháp KSTTVB diễn ra phải kết hợp linh hoạt, mềm dẻo giữa các biện pháp với nhau; đồng thời phải có đánh giá, nhận xét về quản lý văn bản và KSTTVB để kịp thời nâng cao chất lượng và đảm bảo vấn đề thông tin trong văn bản.
2.4.3. Nguyên nhân những những bất cập, tồn tại trong hoạt động KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố
Một là, nhận thức về đánh giá KSTTVB của các nhà quản lý của LĐLĐ Thành phố còn hạn chế. Hầu hết các các bộ, lãnh đạo LĐLĐ Thành phố nhận thức không đầy đủ về KSTTVB và vai trò của kiểm soát văn bản đối với hoạt động của cơ quan. Lĩnh vực hoạt động phong trào CNVCLĐ và hoạt động CĐ đòi hỏi luôn mang trong mình các thông tin về giai cấp công nhân và tính chính trị trong việc định hướng cho CNVCLĐ và đoàn viên CĐ Thủ đô những chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và các chủ trương của Tổng LĐLĐ Việt Nam. Các nội dung thông tin này cần phải được cập nhật nhanh chóng, chính xác và kịp thời tới các cán bộ CĐ chuyên trách và hệ thống Công đoàn Thành phố Hà Nội. Việc đảm bảo thông tin trong quá trình quản lý, điều hành của CĐ các cấp có thể xảy ra rủi ro ở tất cả các giai đoạn của quá trình thông tin. Từ việc tiếp nhận, tạo lập đến quá trình truyền tải thông tin đến đối tượng cần tiếp cận thông tin và quá trình xử lý thông tin. Qua khảo sát, phỏng vấn các nhà quản lý cấp cao của LĐLĐ Thành phố nhận thấy rằng đa số các nhà quản lý CĐ còn có tâm lý chủ quan, chưa đánh giá hết tác động của rủi ro thông tin đối với hoạt động của đơn vị, phòng ban cũng như cơ quan LĐLĐ Thành phố.
Đa số các nhà quản lý tại các Ban, đơn vị trực thuộc đi lên từ Công nhân, trải qua quá trình công tác lâu dài được luân chuyển qua các vị trí công tác nên năng lực quản lý hành chính có những hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, nhận thức của các nhà quản lý cấp cao về mục tiêu, vai trò và các yếu tố cấu thành của hệ thống
KSTT chưa thực sự đẩy đủ, dẫn đến một số yếu tố cơ bản của KSTT tại các Ban, đơn vị trực thuộc chưa được thiết kế, vận hành hoặc đã có nhưng nhiều khi mang tính chất “đối phó” với tâm lý chủ quan, dựa trên phán đoán của bản thân khi tiếp nhận và xử lý các thông tin văn bản được tiếp nhận như: “văn bản không gấp”, “văn bản không quan trọng” hoặc văn bản “không cháy nhà, chết người” nên thực hiện với mục đích chấp hành chế độ, chính sách là chủ yếu chứ chưa quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả mà KSTT mang lại. Việc nhận thức không đầy đủ này dẫn đến tình trạng hoạt động KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố do các cán bộ, chuyên viên thực hiện một cách không đồng bộ và thiếu thống nhất giữa các bộ phận, đơn vị trong cùng cơ quan dẫn đến trường hợp sai phạm hoặc văn bản bị thất lạc…
Hai là. các cán bộ công đoàn chuyên trách vẫn đang quen với cách thức làm việc truyền thống, nhận mệnh lệnh công việc qua văn bản giấy hoặc nhận trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại của Thủ trưởng. Một số cán bộ có tâm lý bảo thủ, ngại thay đổi, tiếp cận với cách thức quản lý mới…
Ba là, thiếu nhân lực có tâm huyết, trách nhiệm và có trình độ chuyên môn cao để thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản và KSTTVB một cách