LĐLĐ Thành phố có các ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc Cơ quan LĐLĐ Thành phố. Mỗi ban, đơn vị trực thuộc có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có sự phối hợp chặt chẽ, thường xuyên trao đổi, hợp tác và phối hợp để giải quyết công việc đạt được hiệu quả công tác chung của LĐLĐ Thành phố. Mối quan hệ này chính là sự trao đổi thông tin diễn ra hàng ngày và thường xuyên theo định kỳ hoặc không theo quy luật. Mối quan hệ công tác đồng thời tạo ra sự trao đổi thông tin cũng được phân theo khối chức năng hay mục đích cơng việc tương ứng đối với từng ban, từng đơn vị.
* Mối quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức khác
- Quan hệ với Tổng LĐLĐ Việt Nam và các Ban của Tổng LĐLĐ Việt Nam. LĐLĐ Thành phố chịu sự chỉ đạo của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam theo quy định của Điều lệ Cơng đồn Việt Nam; thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và đề xuất các vấn đề về công tác CĐ, những vấn đề liên quan đến đoàn viên CĐ và CNVCLĐ.
- Quan hệ với LĐLĐ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, CĐ các ngành, CĐ các Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc Tổng LĐLĐ Việt Nam. Đây là mối quan hệ ngang cấp và phối hợp hoạt động.
- Quan hệ với Thành ủy và các ban đảng của Thành ủy Hà Nội. Cơng đồn Thành phố là sợi dây nối liền giữa Đảng với giai cấp cơng nhân, với tồn thể người lao động. Thành ủy lãnh đạo CĐ bằng đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đại hội, Nghị quyết của cấp ủy Đảng, LĐLĐ Thành phố chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo về mọi mặt của Thành ủy Hà Nội; thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và đề xuất các vấn đề thuộc trách nhiệm của lĩnh vực được phân công với Ban Thường vụ và Thường trực Thành ủy Hà Nội, Văn phòng các ban đảng Thành ủy Hà Nội về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Quan hệ với các cơ quan Nhà nước: LĐLĐ Thành phố có mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan quản lý nhà nước của Thành phố Hà Nội như: UBND, HĐND, các sở, ban, ngành Thành phố. LĐLĐ Thành phố là thành viên của bộ máy chính trị Thành phố Hà Nội. LĐLĐ Thành phố đại diện cho cho CNVCLĐ trên địa bàn Thủ đô tham gia quản lý kinh tế, quản lý Nhà nước, tham gia xây dựng pháp luật, chế độ chính sách liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của CNVCLĐ. Đồng thời, thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và phản biện các hoạt động của các cơ quan Nhà nước cũng như chủ sử dụng lao động.
- Quan hệ với MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội Thành phố khác: LĐLĐ Thành phố là một thành viên của tổ chức chính trị - xã hội của Thành phố
Hà Nội, hoạt động có ngun tắc, mục đích và tiêu chí riêng. Các tổ chức này có mối quan hệ phối hợp công tác nhằm tạo điều kiện để mỗi bên thực hiện, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ và nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động.
- Quan hệ với cấp ủy nơi có các tổ chức CĐ trực thuộc LĐLĐ Thành phố.
Quan hệ giữa LĐLĐ Thành phố và cấp ủy nơi có các tổ chức CĐ trực thuộc LĐLĐ Thành phố là mối quan hệ phối hợp hoạt động.
- Quan hệ với các LĐLĐ quận, huyện, thị xã, CĐ ngành, CĐ Tổng công ty, CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở, CĐCS trực thuộc, các ban, đơn vị trực thuộc cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội là các đầu mối, đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp về tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ chế tài chính và phương hướng, nhiệm vụ cụ thể do Ban Thường vụ hoặc Ban chấp hành LĐLĐ Thành phố giao.
- Quan hệ với CĐ một số nước trên Thế giới và Khu vực trên tình thần hợp tác, đoàn kết, hữu nghị và cùng tiến bộ.
2.1.4. Phân loại thông tin trong hoạt động của LĐLĐ thành phố Hà Nội
Thông tin được được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, để thuận tiện cho công tác thu thập và xử lý, bảo quản người ta phân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau như: theo cấp quản lý, theo chức năng của thông tin, theo lĩnh vực hoạt động và nội dung thông tin, theo vật mang tin… Đối với LĐLĐ Thành phố Hà Nội, thông tin là cơ sở, là phương tiện liên kết, thực hiện các hoạt động quản lý, kết nối các hoạt động có tổ chức giữa các cá nhân và bộ phận, giữa các bộ phận với nhau trong và ngồi tổ chức CĐ Thủ đơ. Để sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin văn bản này, LĐLĐ Thành phố đã phân loại thông tin theo các tiêu chí như:
2.1.4.1. Phân loại thơng tin theo cấu trúc của mối quan hệ quản lý
Căn cứ vào các cấp quản lý trong cơ quan, với tư cách như một hệ thống thì thơng tin bao gồm: chủ thể, khách thể và mơi trường quản lý. Trong đó:
*Chủ thể quản lý bao gồm: Các thông tin văn bản về bản thân cơ quan LĐLĐ Thành phố bao gồm: cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quy mô, quy chế làm việc… của LĐLĐ Thành phố. Những thông tin này cho biết về mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp hoạt động của LĐLĐ Thành phố và thông tin về hoạt động của LĐLĐ Thành phố.
* Thông tin về khách thể quản lý: Các khách thể ở đây là các LĐLĐ
quận, huyện, thị xã, CĐ ngành, CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở, CĐCS trực thuộc và các đơn vị trực thuộc cơ quan LĐLĐ Thành phố. Những thông tin này giúp cho LĐLĐ Thành phố tổng kết được hoạt động của hệ thống các cấp Cơng đồn Thủ
đơ, từ đó mới đưa ra được các quyết định quản lý phù hợp và thực hiện tốt chức năng của tổ chức Cơng đồn.
* Thơng tin về mơi trường quản lý
Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý được hình thành và phát triển với tư cách là quan hệ cơ bản của quản lý khi được xác định trong một môi trường quản lý cụ thể. Mơi trường quản lý có hai loại thơng tin đó là:
- Thơng tin phản ánh môi trường bên trong cho biết cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý, nguyên tắc hoạt động, trang thiết bị kỹ thuật, nguồn lực cơ sở vật chất đảm bảo cho hoạt động của cơ quan.
- Thông tin về mơi trường bên ngồi là các thông tin thuộc các lĩnh vực
khác nhau trong đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng… ảnh hưởng tới hoạt động của CNVCLĐ Thủ đô, LĐLĐ Thành phố và các cấp CĐ Thủ đơ hoặc thơng tin có liên quan đến các đối tác của LĐLĐ Thành phố. Những thông tin này thể hiện yếu tố khách quan tác động tới q trình quản lý. Nó địi hỏi bộ máy quản lý phải có những thay đổi để thích nghi với các thay đổi này.
2.1.4.2. Phân loại thông tin theo cấp quản lý
Căn cứ vào các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị với tư cách như một hệ thống thì thơng tin bao gồm: thơng tin từ trên xuống, thông tin từ dưới lên và thông tin chéo.
- Thông tin từ trên xuống: Các thông tin dạng này chủ yếu là các Nghị
quyết, Chỉ thị, Thơng tri, Chương trình, Quyết định và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể của Tổng LĐLĐ Việt Nam và Thành ủy Hà Nội để chỉ đạo và triển khai hoạt động về một hoặc một vài vấn đề, vụ việc liên quan đến tình hình CNVCLĐ Thủ đơ.
- Thơng tin từ dưới lên: Đối với LĐLĐ Thành phố Hà Nội các thông tin này được các cơ quan cấp dưới gửi đến như: LĐLĐ các quận, huyện, thị xã, CĐ ngành, CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở, CĐCS trực thuộc và các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc cơ quan LĐLĐ Thành phố Hà Nội.
- Thông tin chéo: Các thông tin này đến từ các cơ quan ngang cấp, các cơ quan khơng có mối quan hệ quản lý gửi đến để trao đổi, phối hợp giải quyết công việc.
2.1.4.3. Phân loại theo lĩnh vực và nội dung thông tin
Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động và nội dung thông tin của LĐLĐ Thành phố: các thông tin được phân ra thành các nhóm:
- Nhóm thơng tin về tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự. Ví dụ như: các
chương trình, kế hoạch phát triển đồn viên, thành lập CĐCS, Đề án bố trí, sắp xếp kiện tồn bộ máy trực thuộc LĐLĐ Thành phố...
- Nhóm thơng tin về lĩnh vực chính sách pháp luật cho người lao động. Ví dụ như: thơng tin về chăm lo cho người lao động, các thơng tin quy định về chính sách pháp luật của nhà nước về Luật Lao động, Luật Công đồn; thơng tin về đại diện cho người lao động với chủ sử dụng lao động; thông tin về thi đua khen thưởng; thơng tin về an tồn, vệ sinh lao động; thông tin về thanh tra, giám sát, phản biện xã hội liên quan đến pháp luật lao động và cơng đồn…
- Nhóm thơng tin về cơng tác tun truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
cho CNVCLĐ như: thông tin về tuyên truyền, phổ biến chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và Tổng LĐLĐ Việt Nam; thông tin về giám sát, phản biện xã hội của tổ chức CĐ; thơng tin nắm bắt tình hình diễn biến tư tưởng, tình hình CNVCLĐ trên địa bàn Thủ đô Hà Nội; thông tin về chăm lo đời sống tinh thần cho CNVCLĐ…
- Nhóm thơng tin về thu, chi tài chính CĐ. Trong đó xoay quanh các vấn đề về kinh phí và đồn phí theo Luật Luật cơng đồn và Nghị định số 191/2013/NĐ- CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết về tài chính CĐ. Về mức thu và chi kinh phí, đồn phí CĐ theo quy định của pháp luật; Về xác định đối tượng, đoàn viên, người lao động khi thực hiện nghĩa vụ tài chính CĐ…
- Nhóm thơng tin về phong trào nữ CNVCLĐ. Các vấn đề thơng tin về: chế độ chính sách đối với lao động nữ, việc làm cho lao động nữ, chế độ làm việc, nghỉ ngơi, chế độ thai sản; về chăm sóc sức khỏe cho lao động nữ và trẻ em; các phong trào thi đua trong nữ CNVCLĐ Thủ đô như: “giỏi việc nước”, “đảm việc nhà”, “gia đình CNVCLĐ tiêu biểu”…
- Nhóm thơng tin về thanh tra, kiểm tra như: Thông tin kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản và hoạt động kinh tế của CĐ đồng cấp và cấp dưới; Giải quyết các khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của CĐ; tham gia với các cơ quan chức năng nhà nước và người sử dụng lao động giải quyết khiếu nại tố cáo của CNVCLĐ theo quy định của pháp luật…
- Nhóm thơng tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà
nước có liên quan đến ngành, lĩnh vực mà tổ chức CĐ và LĐLĐ thành phố Hà
Nội quản lý như: thông tin về Điều 10 Hiến pháp năm 1992, về Luật Cơng đồn, Luật Lao động… Những thông tin này là căn cứ pháp lý quan trọng đối với hoạt
động của tổ chức Cơng đồn Thủ đơ, chúng giúp cho hoạt động quản lý trên một số lĩnh vực của tổ chức Cơng đồn được triển khai thực hiện thuận lợi.
- Nhóm thơng tin về tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý: Những thông tin này chủ yếu liên quan đến việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong hệ thống và trực thuộc LĐLĐ thành phố Hà Nội; tiến độ giải quyết công việc, những việc đã hồn thành, những việc cịn tồn đọng, những vấn đề phát sinh trong q trình giải quyết cơng việc cũng như những khiếu nại, tố cáo của đoàn viên, người lao động.
- Nhóm thơng tin phản hồi từ phía đồn viên, cơng nhân, viên chức và người lao động về những quyết định quản lý của LĐLĐ thành phố Hà Nội. Đây
là những thông tin phản ánh tâm tư, nguyện vọng của đoàn viên, CNVCLĐ về những khó khăn, trở ngại trong việc đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, việc đảm bảo các chế độ chính sách đối với người lao động và những thông tin của những đối tượng chịu tác động của các quyết định quản lý. Ví dụ như: chế độ BHXH, BHYT, BHTN, thai sản, tiền lương tối thiểu, bữa ăn ca, thỏa ước lao động tập thể, an toàn, vệ sinh lao động...
- Nhóm thơng tin về các lĩnh vực kinh tế - xã hội, văn hóa, giáo dục, y tế,
an ninh quốc phòng, trật tự an ninh xã hội… Đây là những thông tin mà các nhà
quản lý cần theo dõi, cập nhật, nắm bắt hàng ngày để kịp thời cung cấp những dữ liệu cần thiết cho hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo LĐLĐ Thành phố thực hiện nhiệm vụ chính trị mà Thành phố giao cho.
- Nhóm thơng tin về hoạt động của Cơng đồn Thủ đơ các nước trên thế
giới và khu vực. Những thông tin của tổ chức các nước bạn phục vụ cho việc ra
những quyết định về hoạt động đối ngoại của tổ chức Cơng đồn Thủ đơ; tăng cường, củng cố tình hữu nghị, hợp tác với Cơng đồn Thủ đơ các nước trong khu vực và trên thế giới. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với công tác đối ngoại của Thành phố Hà Nội giao cho tổ chức Cơng đồn Hà Nội.
2.1.4.4. Phân loại thơng tin theo hình thức vật mang tin
Xã hội ngày càng phát triển, thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu của con người, nhu cầu tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, các hình thức thơng tin cùng ngày càng đa dạng. Từ những thành tựu to lớn của Cách mạng Khoa học và Công nghệ đã dẫn đến sự phát triển bùng nổ của công nghệ đặc biệt trên ba lĩnh vực có liên hệ chặt chẽ với quy trình xử lý thơng tin như: tin học, viễn thơng và vi xử lý. Ngồi những
thông tin bằng tiếng nói và hình ảnh cịn xuất hiện những thông tin khác như thông tin bằng chữ viết và thông tin đa phương tiện.
* Hình thức thơng tin bằng văn bản
Hình thức thơng tin bằng văn bản được sử dụng phổ biến ở các cơ quan hành chính nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Trong q trình hoạt động của mình, các văn bản được hình thành để trao đổi thông tin đồng thời làm căn cứ minh chứng cho quá trình hoạt động của mình. Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 1013/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam qui định về thể thức, thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản của tổ chức cơng đồn: “Văn bản của tổ chức CĐ là tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để
ghi lại hoạt động của các cấp CĐ, do cơ quan có thẩm quyền của các cấp CĐ ban hành theo qui định của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam. Hệ thống văn bản của tổ chức CĐ gồm toàn bộ các loại văn bản của các cấp CĐ được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức CĐ từ Tổng LĐLĐ Việt Nam đến CĐCS”.
Như vậy, bất cứ những tài liệu nào chứa đựng thông tin được thể hiện qua chữ viết do các cơ quan có thẩm quyền của các cấp CĐ ban hành thì được coi là văn bản của tổ chức CĐ.
Tại Điều 4 và Điều 5 của Qui định số 1013/QĐ-TLĐ của Tổng LĐLĐ Việt Nam đã qui định: hệ thống văn bản của tổ chức CĐ bao gồm 22 loại văn bản và một số văn bản hành chính khác. Căn cứ vào chức năng và nhiệm của của các cấp CĐ được qui định trong Điều lệ Cơng đồn, các cấp CĐ ban hành văn bản phải