2.1 Ứng dụng phần mềm thư viện số tại Trung tâm Thông tin Khoa học Quân
2.1.2 Phần mềm DLIB2
DLIB trên nền FILENET (IBM) hay còn gọi là DLIB 2 được Trung tâm mua và đưa vào sử dụng từ cuối năm 2011. Đây là phần mềm mới do CMC cung cấp trong gói dự án Cổng thơng tin điện tử Bộ Quốc phịng. Để đăng nhập hệ thống, người dùng sử dụng trình duyệt web Internet Explorer, chọn DLIB 2 trong phần
Thư viện KHQS trên thanh màn hình của MISTEN. Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập
Đăng xuất:
Để thoát khỏi hệ thống người dùng chọn nút Đăng xuất trên thanh menu.
DLIB 2 có 2 chức năng cơ bản là Biên mục và Tìm kiếm
2.1.2.1 Biên mục
Trong chức năng biên mục có các phần chính: duyệt thư mục, mẫu biểu, tìm kiếm và các mẫu nhập. Dưới đây trình bày hai phần quan trọng nhất bao gồm duyệt thư mục và các mẫu nhập
Các mẫu nhập
Đây là chức năng chính để xử lý tài liệu trong DLIB 2 với các nội dung sau:
Thêm mới tài liệu (thông tin biên mục)
Để bắt đầu biên mục cho một tài liệu, Người dùng chọn chức năng Biên mục/ Các mẫu nhập/ Biên mục tài liệu (Chức năng này bao gồm hai phần Dữ liệu số và Biện mục tài liệu có nội dung và ý nghĩa tương tự như nhau. Do vậy dưới đây chỉ trình bày phần Biên mục tài liệu). Sau khi màn hình Thơng tin biên mục hiển thị, người dùng có thể thực hiện biên mục tài liệu với ba bước sau:
Bƣớc 1: Nhập thơng tin
Tại màn hình phân quyền tại liệu, hệ thống hiển thị danh sách các user được phân quyền và các quyền trên tài liệu. Các quyền trong danh sách phân quyền gồm:
Quyền Ý nghĩa
Owner Control Quyền này được gắn mặc định cho người
tạo tài liệu và người quản trị hệ thống Promote version
Sửa nội dung Sửa tệp nội dung tài liệu
Sửa thuộc tính Sửa các thơng tin tài liệu
Xem thuộc tính Xem thơng tin tài liệu
Publish
Trong danh sách phân quyền này người dùng có thể thực hiện: thêm người dùng vào danh sách phân quyền, sửa lại thông tin phân quyền cho người dùng hoặc xóa người dùng khỏi danh sách phân quyền.
Bƣớc 3: Chọn tệp đính kèm
Người dùng chọn tệp tin trên máy hoặc nhập địa chỉ nếu là tệp bên ngồi hoặc chọn None nếu khơng có file tài liệu.
Tại màn hình thơng báo khi tạo xong tài liệu người dùng chọn OK để đóng
màn hình. Tài liệu được tạo sẽ được lưu tại thư mục Thông tin biên mục của đơn vị mà người dùng trực thuộc.
Mỗi tài liệu chỉ gắn được một file. Nếu tài liệu có nhiều hơn một file thì file cịn lại người dùng sử dụng chức năng Thêm dữ liệu số để nhập dữ liệu số vào hệ thống và dùng chức năng Gắn dữ liệu số vào tài liệu để gắn dữ liệu số đã thêm vào tài liệu. Đây cũng là một trong những hạn chế của Dlib 2.
Trong trường hợp q trình biên mục có lỗi thơng tin, người dùng có thể thực hiện Chỉnh sửa thông tin tài liệu/ dữ liệu số. Các bƣớc thực hiện: người dùng mở tài liệu/ dữ liệu số cần chỉnh sửa trong kết quả tìm kiếm hoặc duyệt thư mục sau đó nhấp chuột vào biểu tượng để mở màn hình chỉnh sửa thông tin tài liệu/ dữ liệu số
Trong trường hợp tài liệu số bị trùng hoặc bị lỗi khơng thể sửa chữa người dùng có thể thực hiện Xóa tài liệu/dữ liệu số. Các bước thực hiện: Từ tài liệu/dữ liệu số trong kết quả tìm kiếm hoặc duyệt thư mục người dùng kích chuột phải vào biểu tượng và chọn chức năng Xóa
Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận xóa
Chọn Đồng ý nếu xác nhận xóa, chọn Đóng nếu muốn hủy lệnh xóa.
Trong trường hợp tài liệu biên mục nhầm thư mục, chủ để người dùng có thể thực hiện Chuyển thư mục tài liệu/dữ liệu số. Các bước thực hiện: từ tài liệu/ dữ liệu số trong kết quả tìm kiếm hoặc duyệt thư mục người dùng nhấp chuột phải vào biểu tượng
Hệ thống hiển thị màn hình để chọn thư mục mới.
Select from folder: Người dùng chọn thư mục hiện đang lưu tài liệu/dữ liệu số Select to folder: Người dùng chọn thư mục mới để chuyển tài liệu/dữ liệu số tới
Để hoàn tất các bước chuyển người dùng chọn Kết thúc, chọn Quay lại để quay về bước trước, chọn Hủy để hủy các thao tác chuyển thư mục.
Trong trường hợp gắn nhầm file tài liệu, người dùng có thể Thay đổi file tài
liệu bằng các bước sau:
Chọn tài liệu, nhấp chuột phải và chọn chức năng Check Out.
Nếu cần lấy file tài liệu về máy người dùng chọn Download, chọn Đóng trên màn hình checkout để đóng màn hình thơng báo
Chọn chức năng Check In để đưa file mới lên
Chọn Kết thúc để hoàn thành các bước đưa file tài liệu lên hệ thống.
Duyệt thƣ mục
Chức năng này thực hiện sau khi biên mục tài liệu để phục vụ tìm kiếm, thống kê nếu cần thiết. Các bước thực hiện:
Người dùng chọn chức năng Duyệt thƣ mục. Hệ thống hiển thị màn hình
thư mục ở màn hình bên phải
Người dùng chọn thư mục 02. Thông tin lƣu trữ để hiển thị thư mục của
đơn vị mình và chọn tiếp thư mục đơn vị để hiển thị các thư mục 01. Thông tin biên mục và 02. Thông tin số của đơn vị.
Khi chọn thư mục 01. Thông tin biên mục hoặc 02. Thông tin số, các thư
mục con của thư mục được chọn sẽ hiển thị phía trên, các tài liệu/dữ liệu số thuộc thư mục được chọn sẽ hiển thị phía dưới.
2.1.2.2 Tìm kiếm
Để tìm kiếm tài liệu, người dùng cần chọn chức năng Tìm kiếm, sau đó hệ
thống hiển thị màn hình tìm kiếm mặc định của người dùng. Người dùng nhập các tiêu chí tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị phía dưới màn hình.
Với chức năng này người dùng có thể thay đổi mẫu tìm kiếm bằng cách: Chọn chức năng Thay đổi mẫu tìm kiếm. Màn hình chọn mẫu tìm kiếm
hiển thị.
Mẫu tìm kiếm sẽ hiển thị theo mẫu đã chọn. Nếu người dùng muốn đặt mẫu đã chọn này làm mẫu mặc định khi mở chức năng tìm kiếm thì chọn chức năng
Thiết lập mặc định
Khi đã tìm được tài liệu cần thiết để xác định lần cuối xem tài liệu có phù hợp hay khơng, người dùng có thể xem file nội dung hoặc tải tài liệu/dữ liệu số bằng cách
Từ tài liệu/dữ liệu số trong kết quả tìm kiếm người dùng kích chuột phải vào biểu tượng và chọn chức năng Tải xuống
Người dùng chọn Open để mở nội dung file xem trực tiếp, Save để lưu file
về máy và xem lại vào thời gian khác. Khuyến khích ở đây là nên tải file về thay vì xem trực tuyến để tránh trường hợp đường mạng bị nghẽn hoặc dung lượng file quá lớn khó xem nội dung.
Nhận xét:
DLIB 2, tuy thuận tiện hơn cho việc đưa tài liệu lên mạng, nhưng lại có rất nhiều tồn tại:
- Chỉ sử dụng trình duyệt Web Internet Explorer, khơng sử dụng các trình duyệt khác như Firefox, Opera,.. vì sẽ khơng hiển thị được hết các tính năng của chương trình
- Đây khơng hồn tồn là phần mềm thư viện mà mang tính báo chí nhiều hơn, thiếu sự quản lý đối với tài liệu về rất nhiều mặt trong đó quan trọng nhất có thể kể đến các file thống kê báo cáo. Tài liệu được đưa lên mạng tương tự như một bài báo thay vì một tài liệu được quản lý bằng phần mềm chun nghiệp có thể lưu giữ, tìm kiếm, thống kê.
- Còn thiếu một số trường cơ bản trong biên mục: phân loại, kho, nhan đề song song, nhan đề dịch…đặc biệt là các trường 9XX (theo khổ mẫu MARC21 Việt Nam rút gọn).
- Trong DLIB 1 người dùng tin có thể tra cứu các thông tin cơ bản và chỉ cần tài khoản khi download tài liệu, nhưng với DLIB 2 thì bắt buộc phải có tài khoản mới đăng nhập và tra cứu cũng như download tài liệu được.
Người dùng được cung cấp tài khoản và Password để đăng nhập vào DLIB 2 là tài khoản chung để vào mạng MISTEN (loại tài khoản dùng chung để tạo lập nội dung, CSDL trong trang mạng hoặc xem những phần đặc biệt dùng riêng trong Trung tâm như Lịch cơng tác, Bản tin C47…). Nói cách khác hiện nay chỉ một số ít cán bộ cơng tác tại Trung tâm và các Thủ trưởng Bộ, Ngành trong Quân đội được cung cấp tài khoản.
Bên cạnh đó, tài khoản của DLIB 2 hiện khơng thể tích hợp với DLIB 1 điều này đồng nghĩa với việc người dùng tin có thẻ Thư viện có thể dùng cho ILIB và DLIB 1 nhưng không thể dùng cho DLIB 2 và các địa chỉ IP của các cơ quan đầu mối ở Quân khu, Quân đoàn, Học viện nhà trường cũng không truy cập vào DLIB 2 được. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả phục vụ của tài liệu và khiến cho DLIB 2 vẫn đang trong giai đoạn xây dựng ban đầu.
Hiện tại Trung tâm có chủ trương thay thế DLIB 1 đã lâu chưa được nâng cấp thành DLIB 2 nhưng việc này chưa thể thực hiện được do nhiều nguyên nhân trong đó có các nguyên nhân kể trên và một nguyên nhân quan trọng nhất, đó là không thể chuyển dữ liệu từ DLIB 1 sang DLIB 2.