2.1 Ứng dụng phần mềm thư viện số tại Trung tâm Thông tin Khoa học Quân
2.1.1 Phần mềm DLIB1
Đây là phần mềm quản lý thư viện số do CMC cung cấp. Phần mềm này cung cấp khả năng lưu trữ và khai thác các dạng tài liệu số hố, âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau; hỗ trợ xây dựng các giáo trình, Sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện; cho phép bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trực tuyến đồng thời có thể kết hợp với phần mềm thư viện điện tử ILIB để hiện đại hóa thư viện một các toàn diện, nâng cao năng lực và vai trò của thư viện.
Truy cập vào chƣơng trình:
Giao diện chính DLIB
DLIB có các phân hệ chính sau:
- Biên mục - Quản lý nhóm - Quản lý truy cập - Quản trị hệ thống - Cấu hình hệ thống - OPAC
Ngồi ra cịn có các phần: - Đăng nhập:
- Đổi mật khẩu:
Dưới đây là nội dung chính các phân hệ của DLIB 1
2.1.1.1 Biên mục
Module biên mục này là module quan trọng và cơ bản nhất của hệ thống chương trình. Module này nhằm mục đích mơ tả và biên mục chi tiết cho biểu ghi Dlib tuân thủ theo chuẩn Dublin Core. Chương trình hỗ trợ khả năng biên mục qua màn hình làm việc Marc Editor tương tự như màn hình nhập tin Marc21.
Module biên mục bao gồm các chức năng cho phép người sử dụng thực hiện thêm mới, sao chép, sửa, xố, cho biểu ghi biên mục, đồng thời có thể tạo liên kết với dữ liệu dạng số hoá như file văn bản, bản vẽ, hình ảnh, nhạc, bài nói, phim, ...
Nội dung cơ bản của module Biên mục:
Tạo Worksheet nhập tin
Để biên mục, nhập biểu ghi thư mục cho tài liệu thì điều đầu tiên cần làm là tạo một biểu mẫu nhập tin (Worksheet nhập tin) dựa trên các trường dữ liệu Dublin Core cho riêng từng người dùng. Worksheet có thể ở dạng đầy đủ hoặc dạng tóm tắt tu theo nhu cầu sử dụng của người dùng.
Tại đây có thể tạo mới hồn tồn một worksheet hoặc sao chép worksheet s n có và sửa chữa theo ý muốn, xóa worksheet khi khơng cần thiết. Các trường trong worksheet này hoàn toàn giống với một biểu ghi trong biên mục (được trình bày kỹ hơn ở phần sau) và default các trường chính như: ngơn ngữ, người nhập tin, người xử lý, người hiệu đính…Sau khi chọn worksheet người dùng có thể bắt đầu biên mục tài liệu.
DLIB có thể sử dụng một worksheet cho hầu hết các loại tài liệu, điều này khác với ILIB (mỗi loại tàim liệu cần worksheet riêng với các trường khác nhau tuy theo quy tắc mơ tả).
Các chức năng chính của phân hệ Biên mục
- Thêm mới biểu ghi
- Nhập dữ liệu số cho biểu ghi
- Sửa biểu ghi
- Xóa biểu ghi
- Sao chép biểu ghi
- Gán biểu ghi vào quản lý theo nhóm tài liệu
- Tìm kiếm và in báo cáo
Nội dung của từng chức năng:
Thêm mới biểu ghi biên mục mới để bắt đầu biên mục tài liệu
Tại màn hình chính của biên mục chọn [Thêm mới] sau đó hiện ra màn hình biên mục chính cho biểu ghi Dlib
Màn hình chính của module Biên mục
Tại màn hình có thể tiến hành khai báo và nhập thông tin chi tiết cho ấn phẩm vào các trường biên mục. Để lặp hoặc thêm mới cho một nhãn trường chính chọn nút [+] ở màn hình bên trái. Để xố nhãn trường chọn nút [-] ở màn hình bên
trái. Để lặp cho nhãn trường con chọn nút [+] ở màn hình bên phải. Tại mỗi trường giá trị của các nhãn trường sau khi nhập xong nhấn F9 để chọn dạng từ vựng cho kiểu nhãn trường đó (Mục đích là để chuyển đổi dữ liệu cho các trường trong biểu ghi biên mục Dlib sang biểu ghi biên mục Marc21). Ở chức năng này người dùng cịn có thể nhập biểu ghi từ ILIB sang đối với một số tài liệu và tiến hành sửa chữa các trường cho phù hợp với yêu cầu. Tiện ích liên kết này của ILIB và DLIB giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng.
Nhập dữ liệu số cho biểu ghi biên mục: mục đích của chức năng này
là để đính kèm dữ liệu số cho biểu ghi (có thể là dạng text, video, jpg…) sau khi đã nhập các thông tin đầy đủ trong biểu ghi biên mục
Các bƣớc chính: Tại màn hình biên mục chọn biểu ghi cần đính kèm dữ liệu
Chọn loại dữ liệu số ở trường [Loại]. Nhập tên dữ liệu số vào trường [Tên
dữ liệu số]. Chọn […] để chỉ tới thư mục chứa dữ liệu số. Chọn để chỉ
tới file dữ liệu số. Chọn file dữ liệu số và [Open]. Chọn [Chấp nhận]. Thông tin dữ liệu số vừa nhập được hiển thị trên màn hình nhập dữ liệu số. Chọn [Ghi lại] để ghi lại thông tin vừa nhập. Nếu muốn xem dữ liệu số thì nhấn vào nút [Xem]. Nếu muốn xóa file dữ liệu số thì chọn [Xóa]. Chọn [Quay lại] để quay trở về màn hình trước đó.
Đối với loại tài liệu dạng file ảnh, file video, file âm thanh thì khi chọn loại tài liệu dạng này màn hình nhập dữ liệu số sẽ có thêm nút . Khi nhập xong dữ liệu số nếu người dùng muốn xem thông tin chi tiết hay muốn thay đổi thơng tin chi tiết dữ liệu số thì nhấn vào nút .
Trường URL trong màn hình nhập dữ liệu số dùng để nhập đường dẫn chỉ tới file dữ liệu số (đối với trường hợp file dữ liệu số quá lớn không thể upload được).
Sửa biểu ghi biên mục: để sửa lại một biểu ghi biên mục chọn [Tìm
kiếm] trên màn hình Biên mục. Nhập điều kiện tìm kiếm trên form tìm kiếm. Chọn biểu ghi và chỉnh sửa lại những thông tin của biểu ghi (nếu cần) VD: sửa lại thông tin các nhãn trường, chuyển trạng thái cho tài liệu, chuyển trạng thái cấp độ bảo mật…sau đó ghi lại biểu ghi để cập nhật những thay đổi.
Xoá biểu ghi biên mục: dùng để xóa những biểu ghi khơng cần thiết
trong xử lý tài liệu và số MFN. Người dùng thường lựa chọn sửa biểu ghi để chèn tài liệu mới thay thế, tránh tình trạng rỗng MFN.
Sao chép biểu ghi biên mục: mục đích của việc sao chép biểu ghi là
để copy thêm ra một biểu ghi mới giống biểu ghi hiện thời. Người dùng chỉ việc sửa đổi một số thông tin khác với thông tin ở biểu ghi gốc (nếu cần).
Các bước chính: tìm kiếm biểu ghi cần sao chép và chọn biểu ghi cần sao chép. Phần mềm sẽ hiện thông báo:
Chọn [Có] biểu ghi mới được hiển thị ra trên màn hình biên mục. Chỉnh sửa thơng tin chi tiết cho biểu ghi (nếu cần). Chọn [Ghi lại] để ghi lại những thay đổi
Gắn biểu ghi biên mục vào quản lý theo từng nhóm tài liệu
Mục đích của việc quản lý nhóm tài liệu này là để đưa các tài liệu với cùng chủ đề hoặc cùng nội dung…vào quản lý theo từng nhóm. VD với các tài liệu có chung một chủ đề về quốc phịng an ninh thì sẽ đưa vào nhóm tài liệu QPAN, hoặc với những tài liệu có chung chủ đề về nghệ thuật qn sự thì sẽ đưa vào nhóm tài liệu NTQS.
Tìm kiếm và in báo cáo
Mục đích là để tìm kiếm lại các biểu ghi biên mục đã có trong chương trình với các tiêu chí tìm kiếm động tùy theo người sử dụng tự thiết lập theo ý muốn (tham khảo chức năng cấu hình hệ thống). Đồng thời in ra được danh sách các báo cáo trong module biên mục này.
Các bước chính: Tại màn hình biên mục chọn [Tìm kiếm]. Hiển thị ra màn
Nhập điều kiện tìm kiếm theo các tiêu chí tìm kiếm có trên form. Có thể tìm kiếm theo: Trạng thái tài liệu, cấp bảo mật của tài liệu, số MFN, Nhan đề tài liệu, Tác giả…Chọn loại báo cáo cần in ở trường Báo cáo. Chọn [Báo cáo]
Chức năng Biên mục hỗ trợ cán bộ thư viện thực hiện xây dựng các bộ sưu tập chất lượng cao, đúng chuẩn và đúng theo các quy tắc nghiệp vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng
- Biên mục tài liệu theo các nhãn trường của Dublin Core - Hỗ trợ biên mục nhập liệu
- Tuân theo chuẩn MARC21, Dublin Core - Tích hợp với biên mục của chương trình iLib
Bên cạnh đó DLIB cịn đảm bảo việc tạo lập các biểu ghi được chính xác, kiểm sốt chặt chẽ quá trình biên mục
- Kiểm sốt tạo lập biểu ghi: Có chế độ phân quyền chặt chẽ cho việc tạo lập biểu ghi mới, chỉ những người được cấp quyền thì mới có thể tạo biểu ghi
- Kiểm soát chất lượng biểu ghi: Chương trình hỗ trợ các trạng thái biểu ghi giúp kiểm soát chất lượng biểu ghi: Biểu ghi nhận chờ biên mục, biểu ghi đang biên mục, biểu ghi chờ duyệt, biểu ghi không duyệt, biểu ghi đã duyệt
- Chỉ cán bộ có thẩm quyền cao nhất (người hiệu đính) mới có quyền chuyển trạng thái Đã duyệt cho biểu ghi.
2.1.1.2 Quản lý nhóm
Tùy theo nhu cầu sử dụng và mức độ quản lý tài liệu mà người sử dụng muốn đưa tài liệu vào quản lý theo từng nhóm. Người sử dụng có thể tạo ra các nhóm tài liệu có cùng nội dung hoặc cùng chủ đề của tài liệu. Phân hệ này cần thực hiện trước biên mục và tạo một bộ khung các chủ đề giúp người dùng thực hiện bước “Gắn biểu ghi biên mục vào quản lý theo từng nhóm tài liệu” trong phân hệ Biên mục. Hiện tại TTTT.KHQS chia các nhóm tài liệu như sau:
- Audio gồm: QPAN (quốc phòng an ninh), CTXH (chính trị xã hội), CVDQT (các vấn đề quốc tế), CVDTN (các vấn đề trong nước), KHGD (khoa học giáo dục)
- Video gồm: QPAN (quốc phòng an ninh), CTXH (chính trị xã hội), CVDQT (các vấn đề quốc tế), CVDTN (các vấn đề trong nước), KHGD (khoa học giáo dục), TS (thời sự)
- Document gồm:
+ KHCN (Khoa học công nghệ) gồm: Anpham (Ấn phẩm), KQNC (kết quả nghiên cứu), SachKHCN (Sách Khoa học công nghệ), BantinPVLD (Bản tin Phục vụ lãnh đạo)
+ LLVT (Lực lượng vũ trang) + NTQS (Nghệ thuật quân sự) + LSQS (Lịch sử quân sự)…
+ QBC (Quân binh chủng) gồm: Lục quân, Bộ binh, Công binh, Tăng thiết giáp, Pháo binh, Thơng tin liên lạc, Hóa học, Đổ bộ đường khơng – kỵ binh, Giao thông vận tải, Rađa, Phịng khơng, Tên lửa, Không quân, Hải quân, Biên phòng, Quân sự địa phương, Dân quân tự vệ, Bộ đội xe hơi, Đặc nhiệm.
+ HCQS (Hành chính quân sự) + ĐLQS (Địa lý quân sự) + KTQS (Kỹ thuật quân sự) + KHQS (Khoa học quân sự)
- Images gồm:
+ VKTB (Vũ khí trang bị): Máy bay, Tên lửa, Tăng thiết giáp, Pháo binh, Súng đạn, Tàu chiến
+ Hoạt động: Đơn vị, Ngành, Diễn tập, Tuyên truyền, Kỷ niệm.
Nội dung chính của phân hệ này bao gồm: thêm mới nhóm tài liệu (Chức năng này cần thiết khi xuất hiện các tài liệu nghiên cứu về những vấn đề mới chưa được tạo nhóm trước đây), sửa, xóa một nhóm tài liệu (Chức năng này gần như không được sử dụng vì việc tạo nhóm đã được nghiên cứu và duyệt ngay từ đầu để thống nhất diện bao quát cho các chủ đề của tài liệu) .
2.1.1.3 Quản lý truy cập
Mục đích của phân hệ quản lý truy cập này giúp cán bộ thư viện có thể quản lý cấp quyền truy cập cho bạn đọc đồng thời theo dõi được số lượt truy cập vào xem dữ liệu số của bạn đọc theo ngày truy cập hoặc theo lần truy cập (nhật ký truy cập).
Tại màn hình chính của Dlib nhấn vào biểu tượng Quản lý truy cập, xuất hiện màn hình phân quyền truy cập dữ liệu số.
Nội dung chính của phân hệ
- Thêm mới quyền truy cập cho bạn đọc theo ngày truy cập xem dữ liệu số
- Thêm mới quyền truy cập cho bạn đọc theo số lần truy cập xem dữ liệu số.
- Sửa quyền truy cập
- Xóa quyền truy cập
- Tìm kiếm và in báo cáo danh sách lượt truy cập.
2.1.1.4 Quản trị hệ thống
Chức năng quản trị hệ thống nhằm mục đích tạo ra người dùng với các quyền sử dụng khác nhau tùy theo từng chức năng nhiệm vụ và công việc của từng người.
Thêm mới ngƣời sử dụng
Tại màn hình chính của quản trị hệ thống ở chức năng quyền (đặt chỉ chuột vào quyền sử dụng – có đường kẻ mầu xanh) chọn [Thêm mới] sau đó Nhập tên và mật khẩu cho người dùng.
Nhập nội dung ghi chú (nếu cần) vào trường [Ghi chú]. Chọn [Ghi lại] để ghi lại thay đổi. Chọn [Quay lại] để trở về màn hình trước đó. Cần chú ý: Người
dùng không được nhập tên tiếng Việt, không được nhập dấu cách. Mật khẩu có phân biệt chữ hoa chữ thường. Trong trường hợp một số người dùng có quyền giống nhau trong hệ thống thì thay vì gán từng quyền cho từng người một hệ thống sẽ tạo s n các nhóm quyền sử dụng và chỉ cần gán người đó vào nhóm đã được tạo.
Sửa quyền ngƣời sử dụng
Tại màn hình chính của quản trị hệ thống nhấn chuột vào quyền người sử dụng. Chọn người sử dụng cần sửa quyền. Chọn [Sửa] để chỉnh sửa thông tin về mật khẩu và ghi chú cho quyền người sử dụng sau đó ghi lại các thay đổi.
Xóa quyền ngƣời sử dụng
Tại màn hình chính của quản trị hệ thống nhấn chuột vào quyền người sử dụng. Chọn người sử dụng cần xóa quyền và chọn [Xóa] để xóa quyền người sử
dụng. Khi phần mềm hiện thơng báo “Xóa ngƣời dùng hiện thời?” thì chọn [Có]
và người sử dụng đã được xóa khỏi hệ thống.
Hai chức năng sửa và xóa quyền sử dụng được dùng khi cán bộ thư viện có sự thay đổi vị trí cơng tác hoặc nhiệm vụ cơng tác.
2.1.1.5 Cấu hình hệ thống
Cho phép nguời dùng cấu hình được các tham số mặc định cho hệ thống, đưa ra các lựa chọn cho để tối ưu hóa hệ thống.
Bao gồm các nội dung chính: cấu hình tìm kiếm, trường dữ liệu, danh mục, Trường hiển thị Brief và Tham số hệ thống trong đó
+ Cấu hình tìm kiếm
Chức năng này cung cấp Danh mục cấu hình các trường tìm kiếm trên OPAC và Biên mục, tại đây có thể Thêm mới nhãn trường tìm kiếm và chọn Trường tìm kiếm cho nhãn trường chính
+ Trƣờng dữ liệu
Bao gồm các Danh mục nhãn trường của DublinCore và nhãn trường chuyển đổi sang Marc21, tại đây có thể thực hiện các nội dung: thêm mới nhãn trường lớn DC, thêm mới thông tin cho nhãn trường con DC và xóa nhãn trường DC
+ Danh mục
Bao gồm: từ vựng, cấp bảo mật và trạng thái
Từ vựng
Đây là danh mục từ vựng mà thực chất là bảng map dữ liệu từ DC sang Marc21. Khi biên mục ở Marc21, bấm phím F9 Danh mục các trường map dữ liệu này sẽ hiển thị ra, có thể thêm mới từ vựng
Cấp bảo mật
Đây là các cấp bảo mật mà thư viện quy định, trạng thái bảo mật này sẽ được gán cho biểu ghi khi thêm mới bên Biên mục.
Chọn [Thêm] để thêm mới cấp bảo mật trong đó: STT: Nhập số thứ tự hiển thị, Mã: nhập mã (Nhập theo vần chữ cái A,B,C), Nhập tên cấp bảo mật: Nhập tên tương ứng với mã bảo mật, ví dụ: A- Tuyệt mật). Thơng thường các tài liệu ở đây thường để ở mức C tức là được sử dụng trong Quân đội
Trạng thái: Thiết lập các trạng thái cho biểu ghi. Trạng thái này sẽ hiển thị khi người dùng tạo mới biểu ghi bên Biên mục.
+ Trƣờng hiển thị Brief
Cho phép hiển thị vắn tắt các trường theo ý muốn trên OPAC và lựa chọn thứ tự hiển thị nếu cần thiết
Các tư liệu số cho phép dễ dàng chia sẻ, đó là ưu điểm nhưng cũng là nhược điểm. DLIB cung cấp các khả năng phân quyền và bảo mật nhiều cấp. Phần mềm cho phép quản lý thông tin cá nhân bạn đọc, cũng như việc thiết lập quyền truy cập biểu ghi cho bạn đọc cũng như phân quyền sử dụng cho cán bộ thư viện.
DLIB sử dụng chung hệ thống người dùng với Ilib, cho phép quản lý tập trung, mỗi người dùng chỉ có một tài khoản. Các truy cập đều được ghi lại trong nhật ký hệ thống. Từ đó dễ dàng cung cấp các chức năng báo cáo thống kê:
- Thống kê bạn đọc truy cập tài liệu số.
- Danh sách truy cập tài liệu số theo từng nhóm tài liệu. - Tổng hợp lượt truy cập theo từng nhóm tài liệu.
Như vậy, mỗi bạn đọc có số thẻ và mật khẩu riêng để truy cập OPAC và