4. Phƣơng pháp nghiên cứu
1.1.5. Quy trình lập dự tốn tổng thể trong doanh nghiệp
Dự tốn có vai trị và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy để có một dự tốn tổng thể tối ƣu là điều hết sức cần thiết, mà địi hỏi bộ phận dự tốn cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập dự tốn phù hợp nhất. Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm cũng nhƣ phong cách quản lý riêng nên quy trình lập dự tốn tổng thể cũng sẽ khác nhau. Dƣới đây là một quy trìn tác giả Stephen Brookson [11, tr.6]:
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
1.4: Quy trình lập dự tốn tổng thể doanh nghiệp
Xác định mục tiêu chung của
Cơng ty
Chuẩn hố ngân sách
Đánh giá hệ thống
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể
Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác rút kinh nghiệm Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán
Thu thập thông tin chuẩn bị dự thảo ngân sách lần đầu tiên
+ Giai đoạn chuẩn bị: là bƣớc đầu và cũng là quan trọng nhất trong tồn bộ quy trình dự tốn. Trong giai đoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp vì tất cả các báo cáo dự toán đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mơ hình dự tốn ngân sách cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem xét lại tất cả các vấn đề một cách có hệ thống để chắc chắn rằng dự tốn ngân sách sẽ cung cấp thơng tin chính xác và phù hợp nhất.
+ Giai đoạn soạn thảo: trong giai đoạn này, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp tồn bộ thơng tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngồi có tác động và ảnh hƣởng đến cơng tác dự tốn ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ƣớc tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự tốn có liên quan nhƣ: dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí, dự tốn tiền, dự tốn bảng cân đối kế toán …
+ Giai đoạn theo dõi: dự toán ngân sách là một công việc quan trọng đƣợc thực hiện từ năm này qua năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, để dự toán ngày càng hồn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán cần phải thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn để từ đó xem xét lại các thơng tin, cơ sở lập dự tốn ngân sách và có những điều chỉnh cần thiết để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo.
Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là đa dạng nên trình tự lập dự toán tổng thể ở các doanh nghiệp cũng khác nhau, khơng theo một trình tự cụ thể nào. Tuy nhiên, có thể khái qt trình tự chung cho các doanh nghiệp nhƣ sau [12, tr.166]:
1.5: Trình tự xây dựng dự tốn tổng thể trong doanh nghiệp sản xuất
(Nguồn: PGS.TS. Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình Kế tốn quản trị, NXB Giáo dục)
Mối quan hệ giữa các loại dự toán trong doanh nghiệp sản xuất đã đƣợc thể hiện rõ thơng qua sơ đồ hình 1.5. Các bƣớc xây dựng dự toán tổng thể đƣợc thể hiện cụ thể sau đây:
Dự tốn nhân cơng trực tiếp Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí QLDN Dự tốn tiêu thụ Dự tốn sản xuất Dự toán giá thành sản xuất Dự toán giá vốn hàng bán
Báo cáo kết quả kinh doanh dự toán Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán dự trữ thành phẩm Dự tốn chi phí bán hàng Dự toán vốn bằng tiền Dự toán vốn Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự tốn chi phí tài chính
Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ dự tốn Dự tốn tài chính Dự tốn hoạt động
1.2.1. Dự toán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp, vì dự tốn này sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trƣờng. Tiêu thụ đƣợc đánh giá là khâu thể hiện chất lƣợng hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, về mặt lý thuyết tất cả các dự toán khác của doanh nghiệp suy cho cùng đều dựa vào Dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ chi phối đến các dự tốn khác, nếu xây dựng khơng chính xác sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng của dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự toán tiêu thụ đƣợc lập dựa trên dự báo tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lƣợng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Những yếu tố thƣờng đƣợc xem xét khi dự báo tiêu thụ đó là khối lƣợng tiêu thụ của kỳ trƣớc, các đơn đặt hàng chƣa thực hiện, chính sách giá trong tƣơng lai cùng với các chiến lƣợc tiếp thị để mở rộng thị trƣờng, mức tăng trƣởng của nền kinh tế, vấn đề công ăn việc làm, thu nhập bình quân đầu ngƣời, sức mua của ngƣời dân…
Ngồi ra, Dự tốn tiêu thụ còn dự báo cả mức bán hàng thu tiền và bán hàng tín dụng, cũng nhƣ các phƣơng thức tiêu thụ. Khi lập Dự toán tiêu thụ, các nhà quản lý cần xem xét ảnh hƣởng chi phí marketing đến hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh hoặc marketing có trách nhiệm trực tiếp đến việc lập Dự toán tiêu thụ.
Sau khi xác lập mục tiêu chung của Dự toán tiêu thụ, dự tốn cịn có trách nhiệm chi tiết hóa nhiệm vụ cho từng thời kỳ, từng bộ phận. Việc xem xét khối lƣợng tiêu thụ theo thời kỳ còn dựa vào chu kỳ sống của sản phẩm. Nếu sản phẩm của doanh nghiệp bị ảnh hƣởng bởi tính thời vụ thì khi xây dựng phải tính đến tính thời vụ trong các phƣơng pháp dự báo. Một trong
Dự toán doanh thu = Dự toán sản phẩm tiêu thụ X Đơn giá bán theo dự toán
những phƣơng tiện giúp đỡ cho các dự báo này là việc phân tích dữ liệu quá khứ theo luồng đƣợc thành lập dựa trên nhiều thời kỳ khác nhau.
Trên cơ sở mục tiêu theo từng thời kỳ của doanh nghiệp, Dự toán tiêu thụ phải đƣợc lập cụ thể theo từng vùng, theo từng bộ phận, từng sản phẩm. Nhƣ vậy, nó khơng những giúp đỡ nhà quản trị trong việc tổ chức thực hiện mà còn cho phép đánh giá kết quả và thành tích của các vùng khi so sánh kết quả thực hiện và mục tiêu đạt đƣợc. Khi lập Dự toán tiêu thụ cũng cần quan tâm đến chính sách bán hàng của doanh nghiệp để ƣớc tính các dịng tiền thu vào liên quan đến bán hàng trong các thời kỳ khác nhau [12].
1.2.2.
Sau khi xác định khối lƣợng tiêu thụ, các yêu cầu sản xuất cho kỳ kế hoạch tới có thể đƣợc quyết định và tập hợp thành Dự toán sản xuất. Việc xây dựng Dự toán sản xuất nhằm xác định số lƣợng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ đến. Khối lƣợng sản phẩm sản xuất không chỉ thỏa mãn nhu cầu tiêu thụ mà còn phải đáp ứng nhu cầu tồn kho cuối kỳ. Nhƣ vậy, số lƣợng sản phẩm sản xuất yêu cầu trong kỳ là [12]:
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đảm nhận tất cả nhu cầu, điều đó cịn tùy thuộc vào khả năng sản xuất trên cơ sở năng lực hiện tại của chúng. Do vậy:
Khối lƣợng sản xuất dự toán = Min {Khối lƣợng sản xuất yêu cầu; Khối lƣợng sản xuất theo khả năng}
Số lƣợng SP cần sản xuất trong kỳ = Nhu cầu sản phẩm tồn kho cuối kỳ + Số sản phẩm tiêu thụ trong kỳ Số sản phẩm tồn đầu kỳ theo dự toán _
1.2.3. Dự toán chi phí sản xuất
a, Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp phản ánh tất cả chi phí NVL trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất đã đƣợc thể hiện trên Dự toán khối lƣợng sản phẩm sản xuất. Để lập Dự tốn chi phí NVL trực tiếp c
tiêu nhƣ định mức tiêu hao NVL để sản xuất một sản phẩm, đơn giá xuất NVL. Với sự thay đổi thƣờng xuyên của giá cả đầu vào, để phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm sốt khi tính tốn đơn giá này cần phải biết doanh nghiệp đang sử dụng phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho nào: phƣơng pháp FIFO, giá đích danh hay đơn giá bình quân.
ức độ dự trữ NVL trực tiếp vào cuối kỳ dự toán đƣợc tính tốn trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho.
Ngân sách chi phí NVL trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là:
Trong trƣờng hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì cơng thức xác định chi phí NVL nhƣ sau [12]: n j j ij i m i G M Q CPVL Trong đó:
Mij: Mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i Gj: Đơn giá vật liệu loại j (j = 1, m)
Qi: Số lƣợng sản phẩm i dự toán sản xuất (i = 1, n) n : Số loại sản phẩm m: Số loại vật liệu Dự toán lƣợng NVL sử dụng = Định mức tiêu hao NVL X Số lƣợng sản phẩm sản xuất theo dự tốn
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp = Dự toán lƣợng NVL sử dụng X Đơn giá xuất NVL
b, Dự toán cung cấp NVL
Dự toán cung cấp NVL đƣợc lập cho từng loại NVL cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lƣợng NVL dự tốn cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo công thức sau:
Nhƣ vậy, số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua NVL đƣợc tính tốn dựa vào việc dự báo đơn giá mua NVL và dự toán mua NVL trực tiếp đƣợc xây dựng. Đơn giá NVL là giá thanh toán với nhà cung cấp.
Dự tốn mua NVL cịn tính đến thời điểm do thị trƣờng luôn biến động, giá NVL liên tục thay đổi. Mặt khác, tùy theo từng thời điểm mức thanh toán tiền mua NVL cịn tùy thuộc vào chính sách bán hàng của các nhà cung cấp [12].
c, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc xây dựng từ Dự toán khối lƣợng sản xuất. Dự tốn này cung cấp những thơng tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lƣợng lao động cần thiết cho kỳ dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự tốn này là duy trì lực lƣợng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động. Dự tốn lao động cịn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động sản xuất.
Chi phí nhân cơng trực tiếp thƣờng là biến phí trong mối quan hệ với khối lƣợng sản phẩm sản xuất. Trong một số ít các trƣờng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trƣờng hợp các
Số lƣợng nguyên liệu mua vào = Số lƣợng nguyên liệu sử dụng theo dự toán + Số lƣợng nguyên liệu tồn cuối kỳ theo dự toán Số lƣợng nguyên liệu tồn thực tế đầu kỳ _
Dự toán tiền mua NVL trực tiếp =
Dự toán lƣợng
NVL mua vào X
Đơn giá nguyên vật liệu
doanh nghiệp sử dụng nhân cơng có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm. Để lập dự tốn chi phí này, doanh nghiệp phải tính tốn dựa trên số lƣợng nhân công, quỹ lƣơng, cách phân phối lƣơng và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Đối với biến phí nhân cơng trực tiếp, để lập dự
ịnh mức lao động để sản xuất sản phẩm iền công cho từng giờ công lao động hoặc từng sản phẩm nếu doanh nghiệp trả lƣơng theo sản phẩm. Và chi phí nhân cơng trực tiếp cũng đƣợc xác định [12]:
n j j ij i m i G M Q CPNCTT hoặc m i i iL Q CPNCTT Với:
Mij: Mức hao phí lao động trực tiếp loại j để sản xuất một sản phẩm i Gj: Đơn giá lƣơng của lao động loại j
Li: Đơn giá tính lƣơng cho mỗi sản phẩm Qi: Số lƣợng sản phẩm i dự toán sản xuất
d. Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xƣởng. Chi phí SXC bao gồm cả yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định, nên Dự tốn chi phí sản xuất chung phải tính đến cách ứng xử chi phí để xây dựng mức phí dự tốn hợp lý trong kỳ.
Trong nền kinh tế chịu sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, các doanh nghiệp phải tìm cách cắt giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao vị thế cạnh tranh trên thƣơng trƣờng do đó việc tăng chi phí là điều hết sức khó khăn. Các chi phí này thƣờng không liên quan trực tiếp đến sản phẩm cụ thể. Nếu sử dụng cách tính giá thành tồn bộ, việc tăng giảm của các chi phí này thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị. Các chi phí này thƣờng độc lập tƣơng đối với mức độ hoạt động, nó liên quan chủ quan tới cấu trúc của phân
xƣởng, phải sử dụng các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và định phí đối với chi phí hỗn hợp. Nhƣ vậy chi phí SXC đƣợc xác định:
Biến phí SXC có thể đƣợc xây dựng theo từng yếu tố chi phí cho một đơn vị hoạt động (Chi phí vật liệu gián tiếp, chi phí nhân cơng gián tiếp…) tuy nhiên thƣờng cách làm này khá phức tạp, tốn nhiều thời gian. Do vậy khi
lập dự tốn chi phí này, ngƣời ta thƣờng xác lập biến phí SXC cho từng đơn vị hoạt động.
Ngân sách biến phí SXC cũng có thể đƣợc lập theo tỷ lệ trên biến phí trực tiếp, khi đó biến phí SXC sẽ đƣợc xác định.
Ngân sách định phí SXC cần thiết phải phân biệt định phí bắt buộc và định phí tùy ý. Đối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí chung cả năm chia đều cho 4 quý nếu lập ngân sách theo quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu lập ngân sách theo tháng. Cịn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ lập ngân sách [12].
1.2.4. Dự toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phƣơng pháp tồn bộ. Nhƣ vậy, trên cơ sở số lƣợng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán để sản xuất sản phẩm, số
Dự tốn chi phí sản xuất chung = Dự tốn định phí sản xuất chung + Dự tốn biến phí sản xuất chung Dự tốn biến phí sản xuất chung =
Dự tốn biến phí đơn vị sản xuất chung X Sản lƣợng sản xuất theo dự tốn Dự tốn biến phí sản xuất chung = Dự tốn biến phí trực tiếp X Tỷ lệ biến phí theo dự kiến Dự tốn định phí sản xuất chung = Định phí sản xuất chung thực tế kỳ trƣớc X Tỷ lệ % tăng (giảm) định phí sản xuất chung theo dự kiến
lƣợng sản phẩm dự trữ dự toán vào cuối kỳ, Dự toán giá vốn hàng bán đƣợc xây dựng nhƣ sau:
Nếu đơn vị khơng có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí đơn vị tồn kho tƣơng tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích của sản lƣợng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm. Khi lập Dự toán giá vốn hàng bán cũng phải chú ý các phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp sử dụng để tính tốn [12].
1.2.5. Dự tốn chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng có ảnh hƣởng nhất định đến hoạt động tiêu thụ của