4. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng pháp lập dự toán
Hiện tại, Công ty đang áp dụng phƣơng pháp lập dự toán từ trên xuống. Một trong những hạn chế của phƣơng pháp này là không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của Cơng ty. Vì vậy, Cơng ty cần phải lập dự toán theo phƣơng pháp từ dƣới lên. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là ngƣời tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự tốn nên số liệu sẽ chính xác và thực tế hơn, hơn nữa khi các bộ phận lập dự tốn cho bộ phận mình sẽ phát huy tích cực vai trị trong việc thực hiện để phấn đấu hồn thành kế hoạch do mình lập ra. Vì vậy, khi áp dụng phƣơng pháp này các báo cáo dự tốn có tính khả thi cao và hƣớng mọi ngƣời đến mục tiêu chung của Công ty.
Theo phƣơng pháp này, thơng tin về các chỉ tiêu dự tốn sẽ đƣợc bắt đầu từ các phịng ban cơ sở. Nó cho phép các phòng ban tự đánh giá nguồn lực của bộ phận mình để làm cơ sở lập dự tốn phù hợp. Với phƣơng pháp lập dự tốn từ dƣới lên địi hỏi các bộ phận, các phòng ban liên quan cần phải phối hợp chặt chẽ, kịp thời và thống nhất trong cả quy trình lập dự tốn. Cơng ty cần theo dõi và kiểm sốt q trình thực hiện dự toán để đƣa ra những giải pháp điều chỉnh kịp thời. Theo mơ hình này, nhiệm vụ của các phòng ban đƣợc xây dựng cụ thể nhƣ sau:
Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm lập Dự tốn tiêu thụ. Phịng Kinh doanh dựa trên số liệu thực tế năm trƣớc, năng lực sản xuất tại Công ty và các thông tin thu thập từ mơi trƣờng bên ngồi để đƣa ra số liệu sản lƣợng tiêu thụ dự kiến. Sau khi hồn thành, Phịng Kinh doanh sẽ chuyển đến bộ phận chuyên trách về cơng tác lập dự tốn xem xét.
Phòng Kế hoạch Sản xuất sẽ phối hợp với phòng Kinh doanh và các bộ phận sản xuất của nhà máy để lập Dự toán sản xuất và kế hoạch mua hàng.
Các dự tốn này sau khi hồn thành cũng đƣợc gửi lên bộ phận chuyên trách về công tác lập dự toán cân nhắc, chỉnh sửa.
Phịng Kế tốn sẽ kết hợp với Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch Sản xuất, các bộ phận sản xuất để lập các dự tốn cịn lại nhƣ Dự tốn chi phí NVL trực tiếp, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, Dự tốn sản xuất chung, Dự toán giá thành, Dự tốn giá vốn, Dự tốn chi phí bán hàng, Dự tốn chi phí QLDN, Dự tốn tiền, Dự tốn Báo cáo kết quả kinh doanh, Dự toán Bảng cân đối kế toán.
Tất cả các dự tốn sau khi hồn thành đều đƣợc bộ phận chuyên trách xét duyệt. Nếu thấy chƣa hợp lý, bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành điều chỉnh. Sau khi các thành viên trong Ban chuyên trách đều thống nhất ý kiến, bản dự toán này sẽ đƣợc đƣa ra trong cuộc hợp với HĐQT, Ban giám đốc và trƣởng các phòng ban thơng qua. Nếu vẫn cịn tồn tại, bộ phận chun trách sẽ làm việc lại với các bộ phận lập dự toán để điều chỉnh lại một lần nữa theo những ý kiến thống nhất trong cuộc họp với cấp trên. Bản dự toán sau khi điều chỉnh sẽ trở thành bản dự tốn chính thức tại Cơng ty.
3.2.3. Hồn thiện quy trình lập dự tốn
Để cơng tác dự tốn đạt hiệu quả thì quy trình lập dự tốn phải khoa học. Hiện nay, quy trình lập dự tốn tại Cơng ty cịn bộc lộ nhiều hạn chế nhƣ chƣa xây dựng đƣợc quy trình lập dự tốn hồn thiện, cơng tác thu thập thơng tin còn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, hơn nữa biểu mẫu dự tốn tại Cơng ty chƣa thật sự phù hợp với đặc điểm tại đơn vị, làm giảm tính linh hoạt và hiệu quả trong việc sử dụng thơng tin dự tốn . Vì vậy, Cơng ty cần hồn thiện hơn quy trình lập dự toán tại đơn vị. Tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải, quy trình lập dự tốn nên thực hiện theo các ba giai đoạn cụ thể nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Trƣớc tiên Ban Giám đốc cần xác định rõ mục tiêu chung cho tồn Cơng ty. Hàng năm, HĐQT, Ban Giám đốc sẽ tiến hành mở các cuộc họp với trƣởng các phịng ban, các bộ phận để thơng qua mục tiêu chung của Công ty trong năm đến. Thông thƣờng mục tiêu chung mà Công ty đƣa ra là các mục tiêu về mức sản lƣợng tiêu thụ, mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn. Các mục tiêu sẽ đƣợc xác định dựa vào năng lực và tình hình thực tế tại Cơng ty, hơn nữa các mục tiêu sản xuất, kinh doanhh, tiêu thụ phải đƣợc cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể.
Tiếp theo, để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, ban lãnh đạo Công ty cần có kế hoạch phân cơng nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân phối hợp thực hiện công việc một cách chủ động và hiệu quả. Hiện nay Phịng Kế tốn chịu trách nhiệm chính trong việc lập dự tốn, khối lƣợng các báo cáo dự toán tại bộ phận này chiếm phần lớn. Tuy nhiên, Phịng Kế tốn chỉ giao nhiệm vụ cho một nhân viên kế toán thực hiện. Công ty cần bổ sung thêm số lƣợng nhân viên để hỗ trợ cho công tác lập dự tốn tại đơn vị mình.
Sau đó, bộ phận lập dự tốn tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác lập dự tốn tại Cơng ty. Các biểu mẫu phải đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm tại Công ty, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, không rƣờm rà, trùng lặp và tránh đƣa ra các chỉ tiêu không cần thiết. Công ty nên lập sổ tay dự toán. Sổ tay dự toán là tập hợp các hƣớng dẫn về trách nhiệm của cá nhân và các thủ tục, sổ sách và bảng biểu liên quan với quá trình lập và sử dụng số liệu dự toán. Một trong các chức năng của dự toán là cải tiến quá trình truyền đạt nên sổ tay phải đƣợc xây dựng sao cho tất cả mọi ngƣời có thể dựa vào đó để thơng tin và các hƣớng dẫn về q trình lập dự tốn. Sổ tay dự tốn khơng phải là các bảng dự toán thực tế của kỳ tới mà chỉ có các hƣớng dẫn về cách thực hiện q trình dự tốn trong tổ chức. Sổ tay dự toán
do nhân viên kế toán quản trị soạn thảo, thƣờng gồm các nội dung chủ yếu nhƣ giải thích các mục tiêu của q trình dự tốn, cấu trúc tổ chức, phác thảo các bản dự tốn chính thức, trình tự soạn thảo dự toán và một số thủ tục khác.
Cuối cùng, bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát lại các khâu chuẩn bị đã nêu ở trên. Công tác chuẩn bị là điều kiện cần thiết để cơng tác lập dự tốn đạt hiệu quả.
Giai đoạn 2: Giai đoạn lập ngân sách
Trong giai đoạn này, các công việc đƣợc chia ra thành các bƣớc cụ thể nhƣ sau:
Bƣớc 1: Thu thập thông tin
Để thơng tin dự tốn là hữu ích và chính xác nhất thì khâu thu thập thơng tin là điều hết sức cần thiết. Đối với ngành sản xuất và lắp ráp ơ tơ, ngồi các thông tin bên trong doanh nghiệp thì khâu thu thập thông tin từ mơi trƣờng bên ngồi cũng cần đƣợc quan tâm.
- Các thông tin bên trong doanh nghiệp cần thu thập nhƣ: Số liệu thực tế kỳ trƣớc về doanh thu, chi phí, lợi nhuận…; năng lực sản xuất thực tế tại đơn vị, chính sách, mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của Công ty trong thời gian tới.
- Các thông tin từ bên ngoài bao gồm: Bối cảnh nền kinh tế trong và ngồi nƣớc; các chính sách kinh tế, xã hội của nhà nƣớc, mức lãi suất, ƣu đãi về thuế…Thêm vào đó là các thông tin về các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nƣớc. Bởi hiện nay, tại Việt Nam đang có rất nhiều các chi nhánh, văn phịng đại diện, showroom của các tập đoàn sản xuất và lắp ráp ô tô danh tiếng trên thế giới. Ngồi ra, Cơng ty cần phân tích thêm xu hƣớng tiêu thụ của ngƣời dân thông qua các kênh thông tin khác nhau, thu thập thông tin về nhu cầu của ngƣời tiêu dùng để dự toán mức sản lƣợng tiêu thụ và cơ cấu sản phẩm chính xác nhất.
Bƣớc 2: Lập dự toán
Dựa trên hệ thống các biểu mẫu đƣợc xây dựng và căn cứ vào các nguồn thông tin thu thập từ bên trong và bên ngoài, bộ phận phụ trách cơng tác lập dự tốn tiến hành lập các dự toán. Các mảng dự toán khác nhau sẽ đƣợc giao cụ thể cho từng cá nhân thực hiện. Các cá nhân sẽ có trách nhiệm gửi báo cáo dự toán cho bộ phận chun trách về lập dự tốn sau khi hồn thành. Bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh, tổng hợp các báo cáo dự tốn trình cấp trên xét duyệt.
Bƣớc 3: Xét duyệt dự toán
Sau khi hồn thành các báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách tổng hợp gửi Ban lãnh đạo Công ty. Ban lãnh đạo Công ty mở cuộc họp với Hội đồng quản trị, trƣởng các phịng ban để xem xét, đánh giá tính hợp lý của các báo cáo dự toán. Sau khi đƣợc góp ý, điều chỉnh và xét duyệt, bản dự tốn sẽ trở thành dự tốn chính thức và đƣợc cơng bố cho tồn Cơng ty thực hiện.
Giai đoạn 3: Điều chỉnh dự toán
Dự toán phải đƣợc các bộ phận lập dự tốn, các phịng ban chức năng, Công ty thực hiện theo dõi thƣờng xuyên, liên tục để so sánh giữa kết quả thực tế với các chỉ tiêu trong kế hoạch. Khi so sánh, nếu có chênh lệch giữa dự toán và thực tế các bộ phận liên quan cần xem xét tìm ra nguyên nhân và giải pháp, góp phần giảm thiểu những sai lệch cho các lần lập ngân sách tiếp theo. Khi tình hình thực tế có sự biến động, các bộ phận liên quan cần tiến hành điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh tại Cơng ty, qua đó rút kinh nghiệm để cơng tác lập dự tốn đạt hiệu quả và chính xác hơn.
3.3. HỒN THIỆN NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN TỔNG THỂ TẠI CÔNG TY
-
Hiện nay, Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải đã xây dựng đƣợc một hệ thống báo cáo dự toán. Tuy nhiên hệ thống báo cáo cịn chƣa đầy đủ, thiếu một số dự tốn quan trọng nhƣ Dự toán tồn kho thành phẩm, Dự toán bằng tiền, Dự toán Bảng cân đối kế toán….Hơn nữa các báo cáo dự tốn của Cơng ty còn tồn tại một số hạn chế (nhƣ đã phân tích ở phần thực trạng). Vì vậy, để cơng tác lập dự tốn đạt hiệu quả, tác giả xin đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện hệ thống báo cáo dự tốn tại Cơng ty. Hệ thống báo cáo dự toán mới gồm các loại dự toán sau :
- Dự toán tiêu thụ - Dự toán sản xuất - Dự tốn chi phí - Dự tốn giá thành sản phẩm - Dự toán thành phẩm tồn kho - Dự tốn chi phí QLDN - Dƣ tốn chi phí tài chính - - Dự toán tiền
- Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Dự toán Bảng cân đối kế toán
Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự tốn này sẽ xác định mục tiêu của Cơng ty trong năm tài chính. Tất cả các dự tốn khác tại Cơng ty đều dựa vào Dự tốn tiêu thụ nên Dự toán tiêu thụ phải đƣợc xây dựng sát với thực tế tại Công ty. Để xác định số lƣợng, chủng loại sản phẩm sản xuất cho kỳ đến Công ty cần thiết phải lập Dự toán sản xuất. Dự
toán sản xuất cịn là cơ sở để lập Dự tốn Chi phí sản xuất. Dự tốn Chi phí sản xuất cũng là một dự tốn khơng thể thiếu trong hệ thống dự toán tổng thể tại Cơng ty. Dự tốn này sẽ giúp Cơng ty xác định tồn bộ chi phí nhƣ chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng và chi phí sản xuất chung trên cơ sở khối lƣợng sản phẩm sản xuất đã đƣợc xác định ở trên. Muốn xác định giá vốn hàng bán, cần thiết phải có thơng tin về giá trị hàng xuất bán, vì vậy Cơng ty phải lập Dự tốn giá thành sản phẩm và Dự toán thành phẩm tồn kho.
Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng là một trong những dự toán chủ yếu trong hệ thống báo cáo dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ phản ánh kết quả kinh doanh dự kiến năm kế hoạch và là cơ sở để đƣa ra đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu của Công ty. Nhƣ vậy để xác định đƣợc kết quả kinh doanh trong kỳ, Công ty cần lập thêm Dự tốn Chi phí QLDN, Dự tốn Chi phí tài chính nhằm cung cấp thơng tin về các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.
Ngồi ra, để cung cấp thơng tin tổng qt về tình hình tài chính cũng nhƣ dự kiến đƣợc luồng tiền thu, chi trong kỳ để sử dụng tiền sao cho hợp lý và hiệu quả nhất, Công ty cần lập thêm Dự toán Bảng cân đối kế toán, Dự toán bằng tiền, Dự tốn Chi đầu tƣ xây dựng.
Nói tóm lại, để thực hiện đƣợc mục tiêu cơ bản của dự toán tổng thể doanh nghiệp là phục vụ cho việc hoạch định, kiểm tra hoạt động kinh doanh, cũng nhƣ cung cấp thông tin cho nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu của Công ty là hƣớng tới tối đa hóa lợi nhuận thì Cơng ty nên lập đầy đủ các loại dự tốn nêu trên. Hơn nữa để việc lập các dự toán đƣợc tiến hành một cách khoa học, Công ty nên thực hiện theo trình tự và nội dung cụ thể của các dự toán nhƣ sau:
3.3.1. Dự toán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất, là cơ sở để lập các báo cáo dự tốn khác. Chính vì vậy để cơng tác lập dự toán đạt hiệu quả Dự toán tiêu thụ phải phản ánh chính xác, sát thực tế tình hình tiêu thụ của Cơng ty trong năm kế hoạch, đảm bảo cho việc tồn kho hợp lý, vừa đủ cung cấp hàng hóa cho khâu tiêu thụ lại khơng gây ứ đọng, tăng hiệu quả sử dụng vốn cho Công ty.
Dự toán tiêu thụ bao gồm hai phần:
Phần I: Dự toán sản lƣợng và doanh thu tiêu thụ
Dự tốn tiêu thụ phần I sẽ đƣợc Phịng Kinh doanh thực hiện. Điều này là phù hợp vì bộ phận Kinh doanh có sự am hiểu về tình hình kinh doanh của Công ty, thƣờng xuyên nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thị trƣờng. Hơn nữa nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh là mục tiêu về doanh số, nên Dự tốn tiêu thụ cịn thể hiện sự nỗ lực hồn thành mục tiêu của bộ phận.
Hiện tại, Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải đã tiến hành lập Kế hoạch tiêu thụ. Đây là một chỉ tiêu trong Kế hoạch kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên trên Kế hoạch doanh thu chƣa thể hiện thuế GTGT đầu ra, phục vụ cho việc lập Dự toán tiền. Do sản xuất nhiều loại sản phẩm nên ngồi việc lập Dự tốn tiêu thụ cho các sản phẩm Công ty cần lập thêm chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ tổng hợp theo từng dòng xe để cung cấp thông tin tổng hợp cho nhà quản lý khi cần thiết.
Dự toán tiêu thụ phần I bao gồm các chỉ tiêu sau: + Sản lƣợng tiêu thụ:
Hàng năm, dựa vào mức doanh thu kế hoạch mà nhà quản lý mong muốn, Phịng Kinh doanh sẽ xem xét tình hình tiêu thụ thực tế năm trƣớc, cân nhắc thêm các nguồn thơng tin bên ngồi nhƣ biến động ngành sản xuất và lắp ráp ô tô trong năm, nhu cầu tiêu thụ của ngƣời dân, đối thủ cạnh tranh và
các chính sách vĩ mơ của nhà nƣớc để lập Dự tốn tiêu thụ. Ngồi ra, do thị