4. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TỐN TỔNG THỂ TẠI CƠNG
2.2.2. Các dự tốn tại Cơng ty
Công ty đang sử dụng hệ thống biểu mẫu kế hoạch riêng cho đơn vị mình, tuy nhiên hệ thống biểu mẫu còn sơ sài. Hệ thống các báo cáo kế hoạch sử dụng tại Công ty và các bộ phận, phòng ban chức năng bao gồm:
- Kế hoạch kinh doanh - Kế hoạch sản xuất - Kế hoạch giá thành
- Kế hoạch chi phí hoạt động
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh theo dòng xe - Kế hoạch chi đầu tƣ
- Kế hoạch thuế
- Kế hoạch Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
a. Kế hoạch kinh doanh
Phịng Kinh doanh là bộ phận có trách nhiệm lập Kế hoạch kinh doanh. Tại Công ty, Kế hoạch kinh doanh sẽ thể hiện các chỉ tiêu về sản lƣợng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, tỷ lệ giá vốn/doanh thu, giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp.
+ Sản lƣợng tiêu thụ:
Dựa trên chỉ tiêu doanh thu ấn định từ cấp trên, Phòng Kinh doanh tiến hành xem xét, cân nhắc dựa trên cơ sở doanh thu thực tế năm cũ để lập Kế hoạch tiêu thụ. Kế hoạch tiêu thụ có ý nghĩa vơ cùng quan trọng và là cơ sở để lập các kế hoạch khác, do đó tính hợp lý và chính xác của Kế hoạch tiêu thụ quyết định sự thành công của tồn bộ hệ thống dự tốn ngân sách trong kỳ kế hoạch. Kế hoạch tiêu thụ giúp Cơng ty tránh đƣợc tình trạng thiếu hàng, gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh hoặc lƣợng hàng tồn kho dƣ thừa gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Hiện nay sản phẩm của Công ty đƣợc tiêu thụ qua các đại lý, các Showroom bán hàng và các văn phòng đại diện trên khắp cả nƣớc. Sản lƣợng tiêu thụ ô tô phụ thuộc rất nhiều vào tình hình kinh tế, chính trị của Nhà nƣớc và thu nhập của ngƣời dân. Tuy nhiên thực tế tại Công ty sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch chủ yếu đƣợc lập trên cơ sở chỉ tiêu ấn định từ trên xuống. Kết hợp với việc xem xét và tổng hợp các thông tin thu thập, sản lƣợng tiêu thụ của các kỳ trƣớc, Phòng Kinh doanh lập kế hoạch sản lƣợng tiêu thụ cho năm tới theo từng loại xe, từng dịng xe mà Cơng ty sản xuất và lắp ráp.
+ Doanh thu bán hàng:
Doanh thu bán hàng xác định dựa trên sản lƣợng và đơn giá tiêu thụ kế hoạch. Giá thành kế hoạch trong Kế hoạch giá thành đơn vị là căn cứ xác định giá tiêu thụ. Cụ thể đơn giá bán bằng giá thành cộng thêm mức lợi nhuận mong muốn. Đối với mỗi dòng xe tỷ lệ lợi nhuận mong muốn là khác nhau. Đơn giá bán đƣợc chi tiết cho từng dòng xe, loại xe cụ thể. Doanh thu tiêu thụ hàng hố đƣợc tính nhƣ sau: Doanh thu bán hàng kế hoạch = Sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch x Đơn giá bán kế hoạch
+ Tỷ lệ giá vốn/doanh thu:
Tỷ lệ giá vốn/doanh thu đƣợc xây dựng nhằm mục đích làm căn cứ xác định chỉ tiêu giá vốn hàng bán. Hàng năm, Phịng Kế tốn sẽ dựa vào số liệu giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng thực tế kỳ trƣớc để ƣớc tính tỷ lệ giá vốn/doanh thu cho kỳ kế hoạch. Tỷ lệ này sẽ đƣợc tính tốn theo từng dòng xe, loại xe cho từng năm. Tỷ lệ đƣợc xác định bằng công thức:
Việc sử dụng tỷ lệ giá vốn/doanh thu để làm căn cứ lập giá vốn là không phù hợp, không phản ánh đúng giá vốn hàng bán, điều này dẫn tới thông tin về lợi nhuận thiếu chính xác và thiếu tin cậy.
+ Giá vốn hàng bán:
Thông thƣờng, các doanh nghiệp tiến hành lập dự toán giá thành trƣớc để lấy căn cứ lập dự toán giá vốn hàng bán. Tuy nhiên tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải, cơng tác lập Dự tốn giá vốn hàng bán lại đƣợc thực hiện trƣớc do Công ty không căn cứ vào giá thành kế hoạch để lập giá vốn hàng bán. Hàng năm, dựa vào số liệu thực tế của năm trƣớc, Công ty ƣớc tính tỷ lệ giá vốn/doanh thu cho từng loại sản phẩm. Công ty sẽ dựa vào tỷ lệ này và mức doanh thu bán h
hàng bán kế hoạch.
+ Lợi nhuận gộp:
Căn cứ vào doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán kế hoạch để xác định lợi nhuận gộp kế hoạch. Lợi nhuận gộp bằng doanh thu bán hàng trừ giá vốn hàng bán. Chỉ tiêu lợi nhuận gộp đƣợc xác định cho từng loại xe, dòng xe. (Kế hoạch kinh doanh đƣợc trình bày trên Phụ lục 2.1)
Giá vốn hàng bán kế hoạch =
Tỷ lệ giá vốn/doanh
thu kế hoạch X Doanh thu kế hoạch Tỷ lệ giá vốn/doanh thu = Giá vốn hàng bán
Doanh thu bán hàng
b. Kế hoạch sản xuất
Phòng Kế hoạch sản xuất chịu trách nhiệm lập Kế hoạch sản xuất trong năm kế hoạch dựa trên Kế hoạch tiêu thụ đã lập. Ngoài ra để lập Kế hoạch sản lƣợng cần sản xuất Phòng Kế hoạch còn dựa vào kế hoạch tồn kho cuối kỳ mong muốn, lƣợng tồn kho đầu kỳ thực tế. Kế hoạch sản xuất cũng đƣợc lập chi tiết cho từng loại xe, dịng xe. Trong đó khối lƣợng tiêu thụ trong kỳ bằng chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ trong Kế hoạch tiêu thụ đã lập. Khối lƣợng tồn kho đầu kỳ là sản lƣợng tồn kho thực tế cuối kỳ trƣớc trong báo cáo hàng tồn kho. Khối lƣợng tồn kho cuối kỳ phải đƣợc ƣớc tính sao cho sản lƣợng tồn kho cuối kỳ cộng với sản lƣợng sản xuất trong kỳ có thể đảm bảo nhu cầu tiêu thụ và dự trữ trong kỳ. Việc dự toán khối lƣợng hàng tồn kho cuối kỳ phải có sự cân đối, vừa đảm bảo nhu cầu tiêu thụ vừa tránh tình trạng tồn kho quá nhiều làm ứ đọng vốn, gia tăng chi phí bảo quản, chi phí lƣu kho.
Tuy nhiên, trên biểu mẫu Kế hoạch sản xuất của Công ty không thể hiện các chỉ tiêu về sản lƣợng tiêu thụ trong kỳ, sản lƣợng tồn đầu kỳ, sản lƣợng tồn cuối kỳ, mà chỉ thể hiện chỉ tiêu sản lƣợng sản xuất. Dự tốn sản xuất đƣợc tính nhƣ sau:
(Kế hoạch sản xuất đƣợc trình bày trong Phụ lục 2.2)
c. Kế hoạch giá thành
Tại Công ty, Kế hoạch giá thành do Phịng Kế tốn thực hiện. Căn cứ để
lập Kế hoạch giá thành là , cũng nhƣ định
mức nguyên vật liệu, định mức chi phí sản xuất chung do Phòng Kế hoạch sản xuất cung cấp. Dựa trên chi phí sản xuất, Phịng Kế tốn lập chỉ tiêu về K Sản lƣợng sản xuất kế hoạch = Sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch + Sản lƣợng tồn
khơng nhằm mục đích
+ Định chi phí NVL trực tiếp:
chi phí NVL trực tiếp chỉ lƣợng NVL trực tiếp cần cho quá trình sản xuất trong kỳ kế hoạch. Nguyên vật liệu tại Công ty bao gồm hai bộ phận đó là bộ linh kiện và vật liệu nội địa hóa. Bộ linh kiện đƣợc nhập khẩu từ nƣớc ngồi, trong khi vật liệu nội địa hóa đƣợc mua và sản xuất trong nƣớc. Đối với bộ linh kiện, dựa vào sản lƣợng sản xuất kế hoạch cho từng sản phẩm, Công ty tiến hành lập kế hoạch mua linh kiện đƣa thẳng vào quá trình sản xuất. Giá mua và các chi phí phát sinh trong q trình mua linh kiện để đƣa trực tiếp vào sản xuất đƣợc xác định là chi phí NVL trực tiếp. Cụ thể khi mua bộ linh kiện có các chi phí khác kèm theo nhƣ chi phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu, cƣớc vận chuyển quốc tế hải quan, phụ phí, phí hải quan, cƣớc vận chuyển nội địa, phí hỗ trợ nội địa và phí bản quyền (nếu có). Vật liệu nội địa bao gồm các loại nhƣ bình, lốp, kính…Đối với vật liệu nội địa mua trong nƣớc Công ty tiến hành nhập kho, giá trị vật liệu nội địa xuất dùng cho sản xuất cũng đƣợc ghi nhận vào chi phí NVL trực tiếp.
+ Định chi phí nhân cơng trực tiếp:
Lƣơng nhân viên trực tiếp sản xuất dựa vào ngày công lao động thực tế nhân với đơn giá một ngày công. Tuy nhiên, tại Công ty do đặc điểm là sản xuất nhiều loại sản phẩm trên một dây chuyền sản xuất, nên việc tập hợp lƣơng công nhân sản xuất cho từng loại sản phẩm là rất khó thực hiện và gây mất thời gian cho bộ phận kế tốn giá thành. Vì vậy, cần có phƣơng pháp để phân bổ tiền lƣơng cơng nhân trực tiếp sản xuất cho từng loại sản phẩm. Tại Cơng ty, chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc phân bổ dựa trên hệ số nhân công.
Tại Công ty, để sản xuất ra một sản phẩm cần những công đoạn nhƣ cấp phát vật tƣ, hàn, sơn, lắp ráp, kiểm định chất lƣợng. Ở mỗi công đoạn cần số
lƣợng nhân công cho mỗi loại xe là khác nhau. Phịng Kế tốn sẽ xác định chỉ tiêu nhân công/xe cho từng loại xe. Ý nghĩa của chỉ tiêu này là cho biết để sản xuất ra một chiếc xe cần bao nhiêu nhân công. Mỗi loại xe có một hệ số nhân cơng/xe là khác nhau nên Công ty sẽ quy ƣớc một loại xe chuẩn để quy đổi các loại xe còn lại theo hệ số quy đổi. Loại xe chuẩn có hệ số nhân cơng bằng 1. Loại xe đƣợc chọn làm sản phẩm chuẩn là loại xe chiếm sản lƣợng tiêu thụ lớn nhất trong các loại xe.
Ví dụ: Tại Công ty loại xe Frontier 140 đƣợc quy định là sản phẩm chuẩn. Loại xe này có chỉ tiêu nhân cơng/xe là 5,55, hệ số nhân công bằng 1.
Loại xe HD 65 có chỉ tiêu nhân cơng/xe bằng 8,92. Hệ số nhân công đƣợc xác định dựa vào sản phẩm chuẩn cho loại xe HD 65 là:
8,92/5,55 = 1,61
Cách xác định hệ số nhân cơng tƣơng tự cho các loại xe cịn lại.
Sau khi xác định hệ số nhân cơng cho từng loại xe, để xác định chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng loại xe cần dựa thêm vào chỉ tiêu năng suất nhà máy của sản phẩm chuẩn. Năng suất nhà máy là chỉ tiêu thể hiện năng lực sản xuất ở mức cơng suất bình thƣờng.
Mức lƣơng dự kiến đƣợc xác định dựa vào tổng mức lƣơng thực tế kỳ trƣớc (ít nhất phải thu thập số liệu từ 4 tháng hoặc 1 năm) chia cho tổng số lƣợng sản phẩm sản xuất quy đổi tƣơng ứng.
Cuối cùng, chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng loại xe sẽ đƣợc tính bằng cơng thức:
= CPNCTT/ xe
Mức lƣơng dự kiến sản phẩm chuẩn Năng suất nhà máy của sản phẩm chuẩn
X Hệ số nhân công của từng loại xe
Dựa vào số liệu thực tế năm trƣớc, ƣớc tính mức lƣơng dự kiến trong tháng là 2.100.000.000 đồng, năng suất nhà máy của sản phẩm chuẩn Frontier 140 trong là 1.527 xe. Chi phí nhân cơng trực tiếp của sản phẩm chuẩn:
2.100.000.000/1.527 = 1.375.246 đồng/xe Khi đó, chi phí nhân cơng trực tiếp cho loại xe HD 65:
1.375.246 x 1,61 = 2.214.145 đồng/xe
Cách xác định chi phí nhân cơng trực tiếp tƣơng tự cho các loại xe cịn lại.
Tại Cơng ty, chi phí cho bộ phận nhân viên phân xƣởng cũng đƣợc tính vào chi phí nhân cơng trực tiếp và đƣợc phân bổ cho từng loại sản phẩm theo hệ số nhân công. Khi gộp lƣơng nhân viên phân xƣởng vào chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ không phản ánh đúng bản chất của từng loại chi phí mặc dù giá thành không đổi.
+ Định chi phí SXC:
Tại Cơng ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai Trƣờng Hải, chi phí SXC bao gồm chi phí tiền điện, ga, nƣớc phục vụ sản xuất, chi phí khác, chi phí CCDC phân bổ, khấu hao TSCĐ, khơng bao gồm chi phí cho nhân viên phân xƣởng.
+Giá thành :
Sau khi có thơng tin về chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí SXC, kế tốn lập chỉ tiêu về giá thành sản phẩm.
(Kế hoạch giá thành đơn vị đƣợc trình bày trong Phụ lục 2.3)
Giá thành
sản phẩm = Chi phí NVL trực tiếp + cơng trực tiếp Chi phí nhân
Chi phí sản xuất chung +
d. Kế hoạch chi phí hoạt động
Kế hoạch chi hoạt động tại Công ty thực chất là kế hoạch về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế hoạch chi phí hoạt động cũng do Phịng Kế tốn tiến hành lập.
Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải là một C hệ thống các Công ty của Trƣờng Hải Auto, do đó hệ thống sẽ có một bộ phận phụ trách cơng tác bán hàng. Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải chỉ chuyên về sản xuất. Sau khi sản phẩm hồn thành, Cơng ty sẽ chuyển thành phẩm sang cho các đại lý, showroom. Khi bán đƣợc hàng, các đại lý, showroom sẽ thơng báo và thanh tốn tiền cho Cơng ty. Vì vậy tại Cơng ty, chi phí hoạt động chỉ bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, khơng có phát sinh chi phí bán hàng.
Căn cứ để lập Kế hoạch chi phí QLDN là Kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch về tiền lƣơng, nhân sự, kế hoạch khấu hao TSCĐ, vật liệu quản lý, chi phí điện, nƣớc, điện thoại, mạng internet, chi phí quản lý doanh nghiệp năm trƣớc thực tế phát sinh và Kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ trƣớc. Chi phí QLDN kế hoạch bằng các khoản mục chi phí QLDN cố định cộng (trừ) % tăng (giảm) nếu nó. Các khoản tăng chủ yếu là lƣơng bộ phận QLDN.
Tại Cơng ty, các loại chi phí QLDN đƣợc phân loại theo mã số để thuận lợi trong việc sử dụng thơng tin. Chi phí QLDN tại đơn vị bao gồm: Chi phí khấu hao, sửa chữa TCSĐ; chi phí lƣơng nhân viên gián tiếp; chi phí bảo hiểm, phúc lợi xã hội; chi phí điện nƣớc, điện thoại; văn phòng phẩm, ESM, in ấn; CCDC, nhiên liệu; chi phí hội họp, tiếp khách, chi phí khác…(Kế hoạch chi phí QLDN đƣợc trình bày trong Phụ lục 2.4)
e. Kế hoạch sản xuất kinh doanh các dịng xe
Cơng ty đã tiến hành lập chỉ tiêu lợi nhuận gộp (thuộc Kế hoạch kinh doanh) cho từng loại xe. Tuy nhiên, tại Cơng ty đang tiến hành lắp ráp nhiều
dịng xe với số lƣợng sản phẩm rất đa dạng, hơn nữa nhà quản lý lại cần cung cấp thông tin tổng hợp theo từng dịng xe. Chính vì lý do đó nên Cơng ty tiến hành lập thêm Kế hoạch sản xuất kinh doanh theo dòng xe. Căn cứ để lập Kế hoạch sản xuất kinh doanh theo dòng xe là Kế hoạch kinh doanh, Kế hoạch chi hoạt động và một số thơng tin khác. Chi phí QLDN đƣợc phân bổ cho các dòng xe theo doanh thu tiêu thụ.
Việc thể hiện kết quả kinh doanh theo từng dòng xe còn giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng qt về mức doanh thu của từng dòng xe để điều chỉnh cơ cấu sản xuất cho từng dòng xe một cách phù hợp. (Kế hoạch sản xuất kinh doanh các dịng xe đƣợc trình bày trong Phụ lục 2.5).
f. Kế hoạch chi đầu tư
Bên cạnh việc lập các kế hoạch trên, Phịng Kế tốn cịn tiến hành lập Kế hoạch chi đầu tƣ. Mục đích xây dựng Kế hoạch chi đầu tƣ là nhằm xác định giá trị tài sản, dự án mới sẽ đƣợc đầu tƣ trong năm. Nội dung chi đầu tƣ chủ yếu bao gồm xây dựng cơ bản, máy móc thiết bị, dụng cụ quản lý và phƣơng tiện vận tải, chuyển giao công nghệ (nếu có). Kế hoạch này đƣợc xây dựng căn cứ vào tình hình máy móc thiết bị, khả năng sản xuất, nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh cũng nhƣ chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp. Kế hoạch chi đầu tƣ là dự toán quan trọng, ảnh hƣởng rất lớn đến cấu trúc vốn và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp nên đƣợc HĐQT, ban lãnh đạo bàn bạc, xem xét, cân nhắc rất kỹ trƣớc dựa trên chỉ đạo của cấp trên để tiến hành lập Kế hoạch chi đầu tƣ. Kế hoạch chi đầu tƣ đƣợc xây dựng theo hai nội dung, nội dung về thanh lý và mua sắm đầu tƣ. Trong kế hoạch tài chính năm 2014 của Cơng ty việc chi cho mua sắm đầu tƣ