khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa hiện nay đang sử dụng Phần mềm Hệ chương trình quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp TDOffice. Các bước sử dụng phần mềm TDOffice khá đơn giản. Bước 1: Người sử dụng sẽ tải phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp TDOffice. Bước 2: đăng ký tài khoản. Bước 3: đăng nhập tài khoản, mật khẩu đã đăng ký để nhập vào tài khoản. Bước 4: chọn ứng dụng cần dùng như Tạo hồ sơ, Phiếu xử lý công việc, tra cúu văn bản… Sử dụng phần mềm này để quản lý văn bản đi – đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi dễ dàng quá trình luân chuyển, giải quyết văn bản của các chun viên. Bởi vì tồn bộ quá trình xử lý văn bản đều được thể hiện trên máy vi tính từ khi văn bản được hình thành, được chuyển đến, đến khi văn bản được giải quyết. Nhờ đó, việc báo cáo tình hình thực hiện cơng việc cũng có nhiều thuận lợi và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài ra, phần mềm quản lý văn bản đi – đến đã tạo điều kiện thuận lợi
trong việc cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê văn bản tùy theo yêu cầu của người sử dụng, như thống kê văn bản đi – đến, thống kê tình trạng xử lý văn bản…
Qua bảng số liệu 2.4. cho thấy mức độ đánh giá hiệu quả của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đều ở mức hiệu quả. Trong đó, có những nội dung được đánh giá hiệu quả cao hơn cả là “Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ…” với 78,3% lựa chọn mức độ hiệu quả và rất hiệu quả, có giá trị TB cao nhất 3,15. Nội dung xếp thứ 2 là “Quản lý cuộc họp, lich công tác, các biểu mẫu” với giá trị TB là 2,99; nội dung “Quản lý tồn bộ các giấy tờ phát sinh trong q trình luân chuyển và xử lý văn bản” cũng được đánh giá khá hiệu quả với giá trị TB xếp thứ 3 là 2,94. Như vậy, hệ thống phần mềm đều được đánh giá hiệu quả trong quá trình sử dụng, tập trung vào việc quản lý, lưu giữ các loại văn bản hành chính trong cơng sở.
Bảng số liệu 2.4 được tác giả khảo sát trên 120 công chức của UBND phường thuộc quận Đống Đa về việc đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp”, kết quả thu được như sau:
Bảng 2.4: Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (N=120)
Stt Nội dung
Mức độ đánh giá
ĐTB
Rất hiệu
quả Hiệu quả
Bình
thường Khơng hiệu quả
Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % 1
Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ…
55 45,8 39 32,5 15 12,5 11 9,2 3,15
2
Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản
48 40,0 32 26,7 25 20,8 15 12,5 2,94
3
Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, lưu lại tồn bộ q trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản.
40 33.3 35 29.2 25 20.8 20 16.7 2.78
4
Tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.
39 32,5 33 27,5 27 22,5 21 17,5 2,75
5
Quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan
43 35,8 31 25,8 26 21,7 20 16,7 2,80