ký của cơ quan 45 37.5 35 29.2 25 20.8 15 12.5 2.91 8 Quản trị hệ thống diễn
đàn trao đổi thông tin 15 12.5 20 16.7 55 45.8 30 25.0 2.17
9
Trao đổi thông tin thông qua hệ thống Email giữa các đơn vị tham gia trên mạng diện rộng (WAN) hoặc qua Internet.
20 16.7 25 20.8 45 37.5 30 25.0 2.29
10
Quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp công cụ tra cứu khai thác các tài liệu lưu trữ.
24 20,0 36 30,0 40 33,3 20 16,7 2,53
11
Quản lý, lưu trữ và cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác các văn bản pháp quy và các tài liệu công báo
15 12.5 30 25.0 45 37.5 30 25.0 2.25
Nguồn: Tác giả khảo sát
Bên cạnh đó, cịn một số nội dung được đánh giá hiệu quả thấp hơn các nội dung khác. Trong đó tập trung vào nội dung “Quản trị hệ thống diễn đàn trao đổi thông tin” với giá trị TB là 2,17; “Quản lý, lưu trữ và cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác các văn bản pháp quy và các tài liệu công báo” với giá trị TB là 2,25. Cho thấy, việc quản lý, đưa tài liệu vào hệ thống thì thực hiện rất hiệu quả. Nhưng khâu trao đổi thông tin vẫn chưa được thực hiện tốt, theo khảo sát thì gần như cơng chức rất ít sử dụng chức năng trao đổi thông tin này, chủ yếu thực hiện trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp là chính. Việc tìm kiếm tài liệu, giữ liệu, văn bản pháp luật còn bị chậm. Nguyên nhân là do đường
truyền mạng còn chậm, nhiều người cùng tra cứu gây nên tắc nghẽn hệ thống. Bởi vậy, lãnh đạo phường cần lưu ý việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin thì ngồi năng lực sử dụng thì điều kiện về vật chất, nâng cấp hệ thống mạng là một phần không thể thiếu để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động công sở.
2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hiện nay, trên địa bàn quận Đống Đa, UBND phường lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ CloudOffice. Phần mềm này không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công tác lý, thuận tiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm mà cịn nâng cao q trình phối hợp xử lý giữa các phịng ban, tạo tác phong làm việc nhanh chóng chính xác, đặc biệt tiết kiệm được một khoản chi phí cho văn phịng. Mơ hình quản lý hồ sơ CloudOffice gồm các phân hệ như: Phân hệ Văn bản cho phép tạo lập, quản lý Văn bản đến, Tờ trình, Văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý ...Phân hệ Công việc cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc. Phân hệ Tài liệu cho phép quản lý tài liệu dùng chung như Hồ sơ, Sự kiện, Hợp đồng, các văn bản liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ. Phân hệ Tiện tích cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phịng giúp người dùng có thể trao đổi thơng tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc... Phân hệ Quản trị giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mơ hình tập trung nhiều cấp....Phân hệ Cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng .. Qua khảo sát đội ngũ công chức trực tiếp sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ đã đáp ứng tối đa các nhu cầu lưu trữ và đổi mới của
một công sở hiện đại. Đối với UBND cấp phường sử dụng phần mềm CloudOffice chạy trên trên thiết bị di động thông minh (Máy tính bảng, điện thoại smartphone, IPhone, Ipad …) với các nền tảng Android, iOS, Windows Phone giúp cán bộ, công chức dễ dàng truy cập, xử lý văn bản, điều hành công việc từ xa thông qua Internet.
Bảng 2.5: Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm CloudOffice trong lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (N=120)
STT Nội dung
Mức độ đánh giá
ĐTB
Rất hiệu quả Hiệu quả Bình thường Khơng hiệu quả
Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ %