1. Ơng/ Bà vui lịng đánh giá nhận thức về mức độ quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường
Mức độ đánh giá
Rất quan trọng Quan trọng Ít quan trọng Khơng quan trọng
(Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng)
2. Ơng/ Bà vui lịng đánh giá mức độ sử dụng phần mềm trong soạn thảo, ban hành văn bản ban hành văn bản STT Nội dung Mức độ đánh giá ĐTB Rất thường xuyên Thường xuyên Ít thường xuyên Không thường xuyên 1 Ứng dụng CNTT trong soạn thảo, in ấn văn bản trên Microsof Word 2 Ứng dụng vào việc tra
cứu thông tin từ Internet hoặc dữ liệu offline 3
Ứng dụng vào tiếp nhận thông tin với khách hàng: thông qua mail, nhắn tin, gửi tài liệu 4 Ứng dụng quản lý văn
bản trên Microsof Exel 5
Ứng dụng phần mềm chuẩn hố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
6 Sử dụng hịm thư điện tử như email, gmail 7 Ứng dụng phần mềm
quản lý website cổng thông tin
3. Ơng/ Bà vui lịng đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp và điều hành tác nghiệp TT Nội dung Mức độ đánh giá ĐTB Rất hiệu
quả Hiệu quả
Bình thường
Khơng hiệu quả
1
Quản lý tồn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ…
2
Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản
3
Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, lưu lại tồn bộ q trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản.
4
Tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.
5
Quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan
TT Nội dung
Mức độ đánh giá
ĐTB
Rất hiệu
quả Hiệu quả
Bình thường
Khơng hiệu quả
6 Quản lý cuộc họp, lich công tác, các biểu mẫu 7 Quản lý nội dung đăng
ký của cơ quan
8 Quản trị hệ thống diễn đàn trao đổi thông tin
9
Trao đổi thông tin thông qua hệ thống Email giữa các đơn vị tham gia trên mạng diện rộng (WAN) hoặc qua Internet.
10
Quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp công cụ tra cứu khai thác các tài liệu lưu trữ.
11
Quản lý, lưu trữ và cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác các văn bản pháp quy và các tài liệu công báo
4. Ơng/ Bà vui lịng đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm trong lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
STT Nội dung
Mức độ đánh giá
ĐTB
Rất hiệu
quả Hiệu quả
Bình thường
Không hiệu quả
1 Phân loại tài liệu, hồ sơ
2 Thiết lập chính sách quản lý tài liệu 3 Tải và cập nhật tài
liệu
4 Quản lý kho chứa thư viện tài liệu
5 Chia sẻ tài liệu 6 Kết nối, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống 7 Tích hợp với hệ thống quản lý văn bản và điều hành
5. Ơng/ Bà vui lịng đánh giá thường xuyên sử dụng phần mềm trong quản lý và sử dụng con dấu lý và sử dụng con dấu Stt Nội dung Mức độ đánh giá ĐTB Rất thường xuyên Thường xuyên Thỉnh
thoảng bao giờ Không
1
Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong các văn bản chỉ đạo điều hành
2 Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong các loại báo cáo 3 Sử dụng chữ ký số và
con dấu điện tử trong thư mời
4
Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong thư mời họp, hội nghị, hội thảo
5 Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong lưu trữ hồ sơ
6
Sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong quản lý văn bản đi, đến cơ quan
PHIẾU PHỎNG VẤN SÂU
(Dành cho lãnh đạo các cơ quan)
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thời gian tới. Với tư cách là cơ quan đang trực tiếp ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn thư. Ơng/bà vui lịng cho biết một số ý kiến về việc nâng cao hiệu quả công tác này trong thời gian tới.
Xin chân thành cảm ơn những ý kiến chia sẻ quý báu của ông/bà!
1. Ơng/bà vui lịng cho biết trong thời gian từ năm 2019-2021 cơ quan ông (bà) ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư gặp những khó khăn, thuận lợi gì?
- Thuận lợi - Khó khăn
2. Ơng/bà đánh giá ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư trong thời gian qua?
- Phần mềm ứng dụng - Cơ sở vật chất kỹ thuật - Nguồn tài chính
- Đội ngũ cơng chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin
3. Với tư cách là lãnh đạo cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin, ông/bà vui lịng cho biết ý kiến của ơng/bà về giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ như thế nào?