1 Phân loại tài liệu,
3.2.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất
3.2.3.1. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra tồn cầu, việc thích ứng với cuộc cách mạng này không chỉ là việc làm của Nhà nước mà của từng công chức, từng người dân. Muốn để công chức tiếp cận tốt hơn với ưu việt mà cơng nghệ thơng tin mang lại thì u cầu trong văn phịng làm việc phải có đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ, các phần mềm được mua bản quyền để thuận tiện cho việc sử dụng chúng…
Bên cạnh hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa đã quan tâm, chú trọng đến việc mua sắm các trang, thiết bị kỹ thuật về công nghệ thông tin (CNTT) để phục vụ hoạt động của cơ quan, triển khai ứng dụng các phần mềm dùng chung, phần mềm chuyên biệt cho lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ. Các phần mềm này đã phần nào giảm tải được công việc cho công chức và tăng hiệu suất làm việc cho cơ quan. Các trang thiết bị phục vụ nhiệm vụ chuyên môn như máy vi tính, máy in, máy scan, máy phơ tô…cơ bản được các đơn vị trang bị đầy đủ. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã trở thành phần không thể thiếu trong hoạt động hành chính của phường nhằm thực hiện tốt các quy định về văn bản điện tử, quản lý văn bản đi, văn bản đến trên hệ thống phần mềm quản lý văn
bản, hồ sơ cơng việc; tiếp nhận, cấp số, trình, ban hành và lưu văn bản điện tử; các quy định về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, đơn vị, tổ chức trên văn bản điện tử theo đúng quy định của Chính phủ.
Cơ quan hành chính hiện nay nên đưa phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice để thực hiện hiện nhiệm vụ thường xuyên của khối văn phịng như quản lý văn bản, điều hành cơng việc, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết…
Phát triển ứng dụng công nghệ thơng tin theo xu hướng tích hợp: Một hạn chế lớn của các kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay thường là khơng có định hướng hay chiến lược rõ ràng nào việc tích hợp trong tương lai. Xu hướng tích hợp của ứng dụng cơng nghệ thơng tin là một tất yếu để đảm bảo cho việc ứng dụng công nghệ thông tin được hiệu quả. Để đảm bảo cho xu hướng tích hợp này cần thực hiện nội dung:
Thứ nhất, phát triển các chương trình ứng dụng trong các cơ quan nhà nước cần được xây dựng theo xu hướng web hóa. Nếu bị hạn chế về kỹ thuật, yêu cầu tối thiểu phải có một thành phần (module) chạy trên nền tảng của công nghệ web. Các ứng dụng web được phát triển phải đáp ứng được các yêu cầu về công nghệ web tiên tiến (ví dụ như chuẩn web 2.0...) và phải được kết hợp với một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (Database) nào đó (như: MySQL, PosgreSQL, Oracle, SQL Server, DB2, …). Điều này sẽ đảm bảo cho việc phát triển các cổng thơng tin tích hợp (portal) sau này. Đồng thời việc phát triển ứng dụng vẫn được diễn ra trong khi chưa có được mơ hình kiến trúc phần mềm tổng thể. Thứ hai, cơ quan cần phải xây dựng và ban hành các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin cho từng lĩnh vực cụ thể trong các cơ quan nhà nước. Đây
là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho sự tích hợp, thuận lợi cho công tác quản lý, lưu trữ về sau.
Tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin đối với cơ quan nhà nước. Trước hết là việc tin học hóa một số khâu cơng việc cần thiết. Tin học hóa trong cơ quan nhà nước ở đây có thể hiểu là việc đưa các chương trình ứng dụng vào thực hiện các cơng việc như: điều hành, quản lý của lãnh đạo; tác nghiệp của nhân viên; và việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp.
Thường xuyên sử dụng hệ thống hịm thư điện tử cơng vụ để trao đổi cơng việc và văn bản thay thế tồn bộ cho địa chỉ Gmail thường dùng. Sử dụng có hiệu quả mạng nội bộ để trao đổi công việc cũng như công tác quản lý, điều hành (Cloud ioffice). Chỉ đạo triệt để việc ứng dụng chữ ký số và con dấu điện tử trong phát hành và quản lý văn bản.
Ứng dụng các công nghệ truyền thông đa phương tiện để thực hiện việc trao đổi thông tin, điều hành, đào tạo từ xa và họp qua mạng. Điều này sẽ nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo, điều hành, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí tổ chức hội họp. Phát triển mới các ứng dụng hay các hệ thống thông tin phục vụ cho điều hành và tác nghiệp. Điểm lưu ý khi triển khai bất kỳ dự án xây dựng hệ thống thông tin nào cũng cần tiến hành hoạt động phân tích thiết kế hệ thống thơng tin.
Triển khai các giải pháp phòng chống virus, mã độc hại cho máy tính cá nhân; triển khai giải pháp nhật ký, sao lưu dữ liệu đối với các hệ thống thông tin quan trọng, Cổng thông tin điện tử UBND phường.
3.2.3.2. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Nguồn tài chính là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay thất bại của việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. UBND phường cần đầu tư có trọng điểm sự phù hợp trang thiết bị đối với từng bộ phận, phịng ban để tính tốn chi phí trang thiết bị nhằm tạo sự đột phá trong việc ứng dụng công nghệ thơng tin. Nguồn kinh phí chi cho mua sắm trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin được quy định cụ thể trong văn bản pháp luật. Từ đó, UBND các cấp sẽ lập dự tốn kế hoạch chi ngân sách cho mua trang thiết bị. Một thực tế là số tiền phân bổ cho mua sắm trang thiết bị còn eo hẹp, nên nhiều phòng, ban vẫn chưa đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu công việc. Đối với công tác văn thư hiện nay, trong cơ quan chiếm phần đông văn bản, giấy tờ song phần mềm phục vụ cơng tác này cịn chưa đồng bộ. Cho nên, UBND phường cần phối hợp với cấp trên để phân bổ tài chính hợp lý phục vụ nhiệm vụ của cơ quan phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
Nhà nước muốn đẩy nhanh q trình cải cách hành chính, xây dựng chính quyền các cấp với trang thiết bị hiện đại, cung cấp các dịch vụ trực tuyến, các phần mềm trong quản lý…thì u cầu bắt buộc là đầu tư kinh phí về mọi mặt cả nhân lực, vật lực và tài lực cho các cơ quan nhà nước hiện nay.
Đầu tư cho ứng dụng công nghệ thơng tin cần phải có kế hoạch rõ ràng, phải phải đồng bộ ở tất cả các lĩnh vực phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực. Nhất là xu hướng tích hợp với các giải pháp tổng thể của việc ứng dụng công nghệ thơng tin địi hỏi đầu tư một nguồn tài chính lớn mới có thể triển khai được hiệu quả. Tuy nhiên, việc địi hỏi một nguồn lực tài chính lớn để có thể triển khai rất khó khăn do ngân sách của huyện cịn hạn chế. Do đó, để việc
đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước có hiệu quả cần sử dụng nguồn vốn đầu tư đúng chỗ, đúng mục đích, đồng thời huy động thêm nguồn đầu tư từ cơng tác xã hội hóa.
Để đảm bảo việc đầu tư cho ứng dụng cơng nghệ thơng tin có hiệu quả, trước tiên cần xác định lại các mục tiêu cho sát với yêu cầu của thực tiễn, tiến đến xác định các mục tiêu ưu tiên. Để làm được điều này, cần phải tăng cường học tập kinh nghiệm ở các địa phương đã triển khai thành công để chắt lọc những mơ hình, phương pháp triển khai phù hợp với điều kiện của huyện. Thêm vào đó, việc học tập kinh nghiệm nơi khác trong quá trình triển khai có thể tránh lãng phí thời gian và hạn chế các rủi ro ở mức thấp nhất. Khi có được lựa chọn phù hợp, trước khi triển khai các dự án công nghệ thông tin cần cho tiến hành khảo sát, đánh giá lại hiện trạng một cách tồn diện và chính xác hơn. Phải xác định được những gì đang có, những gì sẽ cần để có định hướng đầu tư hiệu quả.
Tiểu kết Chương 3
Từ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của UBND phường trong chương 2, tác giả đưa ra những định hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư phường trên địa bàn quận Đống Đa, cụ thể: Hoàn thiện văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường; Xây dựng kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường; Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức để nâng cao năng lực đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường; Tăng cường chế độ đãi ngộ cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư tại UBND phường; Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư tại UBND phường; Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư tại UBND phường
Những giải pháp được tác giả đề xuất nhằm đổi mới phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, qua đó nhằm cập nhật kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ công chức cấp quận để ứng dụng CNTT đạt hiệu quả cao.
KẾT LUẬN
Ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng là điều kiện quan trọng để hoạt động công vụ trong các cơ quan hành chính nhà nước nâng cao tính chuyên nghiệp, chủ động thích ứng với mọi thay đổi đang diễn ra mạnh mẽ trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa của quốc gia và quốc tế. Đối với đội ngũ công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ văn thư thì việc ứng dụng các phần mềm cơng nghệ là công cụ để nâng cao năng suất làm việc, bắt kịp với sự thay đổi của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 . Để đạt được hiệu quả thì nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư; hoạt động bồi dưỡng cho công chức là vấn đề cần được quan tâm giải quyết một cách thiết thực.
Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa” đã hệ thống những vấn đề lý luận
về ứng dụng công nghệ, nội dung của ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư; tác giả cũng đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa qua nghiên cứu thực tiễn quá trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin giai đoạn 2019- 2021, chỉ ra những thành tựu, hạn chế cũng để đề xuất các phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND phường. Các giải pháp bao gồm: hoàn thiện văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường; xây dựng kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức để nâng cao năng lực đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường; tăng cường chế độ đãi ngộ cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư tại UBND phường; tăng cường trang thiết bị,
UBND phường; đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư tại UBND phường
Từ những định hướng và phương pháp, tác giả đề xuất các quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa; góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác văn thư trong những năm tới, để chất lượng ứng dụng công nghệ thơng tin có thể đáp ứng u cầu phát triển vô cùng mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay.
Về cơ bản, luận văn đã hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu về lý luận và thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, có những đóng góp nhất định trong việc đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này trong tương lai. Hi vọng luận văn sẽ là cơ sở để UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa thực hiện tốt hơn ứng dụng công nghệ hiện đại vào nền cơng vụ trong thời gian tới. Trong q trình viết luận văn, thời gian và kinh nghiệm của tác giả chưa nhiều nên khơng tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cơ giáo để luận văn được hoàn chỉnh hơn.