1 Phân loại tài liệu,
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý
3.2.1.1. Hoàn thiện văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Trong thời gian qua Đảng và Chính phủ đã ban hành nhiều chủ trương, chính sách về ứng dụng CNTT chẳng hạn Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, đây là văn bản quan trọng
định hướng xây dựng Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số, xây dựng nền kinh tế số và xã hội số, trong đó hình thành mơi trường làm việc số trong các cơ quan nhà nước, trực tiếp là công tác văn thư được thực hiện, xử lý trên môi trường số.
Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 vè việc phê duyệt đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin; Nghị quyết số 36- NQ/TW, ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Cơng tác Văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Quyết định số 12/2020/QĐ- UBND của UBND thành phố Hà Nội ngày 12/6/2020 về Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà Nội về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Kế hoạch số 05/KH-UBND ngày 07/01/2021 của UBND quận Đống Đa về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2021…
Mặc dù Nhà nước đưa ra nhiều văn bản pháp luật liên quan đến công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực tuy nhiên, cơng tác văn phịng hiện nay là một trong những nhiệm vụ thường xuyên sử dụng nhất trong các cơ quan nhà nước hiện nay từ khâu hành chính sự vụ đến tài chính, kế tốn hay nhân sự đều cần cơng tác văn phịng thì chưa có văn bản cụ thể nào về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay trong công tác văn phịng, đặc biệt là cơng tác văn thư, lưu trữ là một tất yếu phù hợp với sự phát triển xã hội không ngừng hiện
nay. Bởi vậy, Đảng, Nhà nước cần đưa ra quy định chi tiết hơn nữa về từng nội dung của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay, để phù hợp với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang bùng nổ khắp thế giới.
Dựa trên quy định của Nhà nước, tồn bộ 63 tỉnh thành tỏng đó có thành phố Hà Nội đã ban hành các hệ thống văn bản để triển khai chương trình chuyển đổi số tại các địa phương giai đoạn 2021-2025. Tại thành phố Hà Nội sẽ xây dựng nền tảng làm việc cộng tác trên môi trường số, các cán bộ, công chức sẽ được thiết lập không gian làm việc trên mạng với đầy đủ các tiện ích, chức năng phục vụ cho nhu cầu xử lý công việc. Bởi vậy, giải pháp về phần mềm sẽ được triển khai một cách đồng bộ và tổng thể hơn trên phạm vi tồn thành phố Hà Nội, sau đó sẽ lan rộng xuống chính quyền địa phương UBND cấp phường trên địa bàn quận Đống Đa sẽ tăng cường thực hiện tốt giải pháp này.
Điểm quan trọng quyết định thành công trong việc ứng dụng CNTT trong các đơn vị hiện nay đó là vai trị người lãnh đạo, người lãnh đạo cần đi đầu làm gương trong việc ứng dụng CNTT. Tập trung hoàn thiện thể chế, cơ chế chính sách pháp luật trong quản lý và thực hiện ứng dụng CNTT đối với công tác văn thư, lưu trữ. Cần xây dựng một hệ thống văn bản thống nhất, đầy đủ từ trung ương đến địa phương để công tác triển khai thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương được đồng nhất, hiệu quả.
Bên cạnh các quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần có các quy định đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin mạng như: gửi nhận văn bản điện tử; về phân quyền, chia sẻ tiếp cận nguồn thông tin và cơ sở dữ liệu; xây dựng kế hoạch về đảm bảo an tồn thơng tin mạng, trong đó đề ra mục tiêu và các nhiệm vụ cụ thể nhằm phát triển khả năng thích ứng và giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn thông tin… nhằm đủ cơ sở pháp lý đẩy mạnh tiến trình văn thư lưu trữ điện tử để phát triển Chính phủ điện tử hiện nay. Cần có sự phối hợp và phân
công trách nhiệm rõ ràng giữa các cấp chính quyền nhằm tạo sự thống nhất, đồng bộ trong quản lý đối với công tác văn thư lưu trữ điện tử.
3.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đối với UBND phường nói chung và của cơng tác văn thư nói riêng cần lập kế hoạch cụ thể từ khâu phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng, phát triển nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin,
Trước tiên, UBND quận cần xác định rõ việc phát triển hạ tầng công nghệ thông tin là điểm chốt rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng ứng dụng công nghệ thơng tin. Triển khai các nội dung, tiêu chí đảm bảo hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT trong từng bộ phận của cơ quan ; chủ động xây dựng hoàn thiện hạ tầng CNTT phù hợp với nhu cầu ứng dụng thực tế của cơ quan, đơn vị. Tiến hành phân tích rõ vị trí việc làm văn thư để xác định rõ hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT. Cơ quan, đơn vị tăng cường đầu tư hạ tầng kỹ thuật và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin để triển khai các ứng dụng CNTT đạt hiệu quả cao. Triển khai mạng diện rộng tỉnh theo mơ hình mạng CPNet (kết nối mạng số liệu chuyên dùng của Chính phủ) kết hợp WAN(mạng diện rộng; thiết lập việc truy nhập Internet trong cơ quan theo hướng tập trung. Thực hiện công tác quản lý, bảo quản, bảo trì cơ sở hạ tầng CNTT, có cơ chế khắc phục sự cố, đảm bảo khả năng hoạt động liên tục của hệ thống. Triển khai và ứng dụng có hiệu quả chữ ký số trong cơ quan nhà nước.
Thứ hai, UBND quận cần có kế hoạch triển khai cụ thể các nội dung ứng dụng CNTT trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Tiếp tục thực hiện Kế hoạch số 05/KH-UBND ngày 07/01/2021 của UBND quận Đống Đa về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 và căn cứ tình hình thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ,
UBND các phường sẽ nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan thông qua triển khai việc ứng dụng CNTT. Sử dụng thư điện tử công vụ để trao đổi xử lý trong công việc, giao dịch văn bản điện tử và chữ ký số giữa các cơ quan, đơn vị nhà nước. Thực hiện quy định về các hoạt động quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Tiếp tục sử dụng hiệu quả các phần mềm ứng dụng CNTT đã có như soạn thảo văn bản, phần mềm chỉnh sửa kỹ thuật văn bản, phần mềm quản lý văn bản đi đến và lưu trữ hồ sơ…; Bên cạnh đó, cần có kế hoạch tăng cường nghiên cứu, học hỏi, ứng dụng các phần mềm phục vụ cho công việc nhằm ứng dụng đẩy mạnh CNTT, nâng cao năng suất lao động, hiện đại hóa cơng tác chun mơn, nghiệp vụ và hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Thứ ba, cần có kế hoạch liên quan đến phát triển nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin. Bởi trang thiết bị dù có hiện đại tới đâu nhưng khơng có những con người có năng lực vận hành thì máy móc cũng chỉ là vật vơ hình. Tăng cường nâng cao nhận thức và bồi dưỡng, cập nhật kiến thức về ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, của UBND các phường trên địa bàn quận Đống Đa; tập huấn nghiệp vụ an tồn an ninh thơng tin cho cán bộ phụ trách CNTT lĩnh vực văn thư tại các bộ phận trong cơ quan, đơn vị; khuyến khích, tạo điều kiện cho cán bộ, cơng chức làm nhiệm vụ văn thư tham gia các các lớp bồi dưỡng về kiến thức tin học, nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT nhằm phát huy sáng tạo, thực hành tiết kiệm, cải tiến trong xử lý cơng việc. Có kế hoạch đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư, tập trung nhiều vào kiến thức an tồn thơng tin và vận hành hệ thống mạng.
Trong cơng tác tuyển dụng, từng bước có chỉ tiêu tuyển dụng công chức thành thạo công nghệ thơng tin, có trình độ chun mơn đảm bảo theo tiêu
chuẩn, đáp ứng được nhu cầu phát triển hiện nay và giai đoạn tiếp theo; tiếp tục nghiên cứu và triển khai các chính sách ưu đãi thích hợp cho cán bộ, cơng chức phụ trách về công nghệ thơng tin nhằm duy trì và thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao.
Cuối cùng, UBND phường cần lập kế hoạch công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn, an ninh thơng tin. Các biện pháp bảo đảm an tồn, an ninh thông tin cho hệ thống thơng tin các phịng chun mơn thực hiện các nhiệm vụ văn phòng tại UBND các phường. Yêu cầu 100% các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận sử dụng phần mềm diệt virus có bản quyền, máy tính có tường lửa để tránh những phần mềm độc hại. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về nguy cơ, sự cố, tấn công mạng. Tăng cường phối hợp giữa các lực lượng công an, quân đội, thông tin và truyền thông để sẵn sàng, chủ động phòng ngừa và xử lý các tình huống về an tồn, an ninh thơng tin trong quản lý văn bản của cơ quan.