3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng cơng chức các phịng chun mơn
3.2.1. Hoàn thiện đề án vị trí việc làm của huyện, xây dựng khung năng lực
năng lực cho từng vị trí cơng tác
Xác định vị trí việc làm là cơ sở để sắp xếp lại công chức; phát hiện những chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các vị trí việc làm, các cơ quan tổ chức, phục vụ hiệu quả cho hoạt động tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng công chức, đánh giá công chức, quy hoạch công chức và cải cách tiền lương hiệu quả.
Bản chất của việc xác định vị trí việc làm là xem xét trong cơ quan, đơn vị có bao nhiêu vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Điều này sẽ giúp tuyển đúng người cho công việc.
Năng lực được hiểu là đặc tính có thể đo lường được kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác. Năng lực có thể phát triển, nâng cao thơng qua các khóa tập huấn, việc ln chuyển vị trí, kinh nghiệm thực tiễn, quá trình học tập hoặc tự bản thân phát triển. Việc có đạt được cấp độ nào đó của một năng lực được đánh giá thơng qua khả năng áp dụng năng lực đó trong những hồn cảnh, tình huống khác nhau. Vì thế, khung năng lực là bảng mô tả tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc biệt một cá nhân cần để hồn thành tốt cơng việc. Nói cách khác, khung năng lực có thể hiệu là tiêu chuẩn chức danh công chức và tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý cấp phòng và tương đương trở lên. Đây là một những công cụ quản lý nhân sự khoa học, giúp định hướng những tố chất, năng lực cần có ở cơng chức nhằm đạt mục tiêu đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, tạo nên một nền hành chính
“chuyên nghiệp, trách nhiệm, năng động, minh bạch và hiệu quả”. Kết cấu của
- Nhóm năng lực chung: phản ánh văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ
chức, yêu cầu tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc.
- Nhóm năng lực chun mơn đặc thù: là những năng lực thuộc chun mơn, mang tính đặc thù cho vị trí cơng việc hoạc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí cơng việc đó.
- Nhóm năng lực quản lý: là các yêu cầu đối với công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện, kiểm tra, giám sát, đánh giá cơng việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.
Để hồn thiện đề án vị trí việc làm của huyện và xây dựng khung năng lực cụ thể cho từng vị trí cơng tác trong các CQCM thuộc UBND huyện SaNamXay cần thực hiện các việc sau:
- Xây dựng vị trí việc làm và số lượng người làm việc tương ứng với số lượng vị trí việc làm đó ngồi việc kết hợp giữa việc phân tích tổ chức, phân tích cơng việc cần phải nghiên cứu kỹ cơ cấu hiện tại của các đơn vị, phân tích kỹ vị trí từng người, rút ra những ưu điểm, loại bỏ sự trùng lắp, chồng chéo và không phù hợp để xác định số lượng người làm việc và cơ cấu công chức hay hạng chức danh nghề nghiệp hợp lý.
- Xây dựng bản mô tả cơng việc cụ thể của từng vị trí việc làm. Bản mô tả công việc phải được xây dựng dựa theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị. Nội dung bản mô tả công việc phải khoa học, bảo đảm liên kết chặt chẽ giữa môt tả công việc (gồm công việc cụ thể, trách nhiệm, nhiệm vụ) và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp (gồm kỹ năng, trình độ chun mơn, kinh nghiệm) của công chức. Bản mô tả công việc cần cụ thể hóa các quy trình giải quyết cơng việc, thời gian cần thiết để thực hiện các quy trình cơng việc theo quy định của pháp luật hoặc của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở bản
phân tích cơng việc theo quy định của pháp luật hoặc của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở bản phân tích cơng việc, người quản lý sẽ đưa ra cái nhìn khái quát, cụ thể nhất đối với từng vị trí việc làm cũng như xác định được tính phức tạp của từng mảng cơng việc để sắp xếp, bố trí sử dụng nhân sự hợp lý, hiệu quả để đề xuất số lượng người làm việc phù hợp trong Đề án vị trí việc làm của đơn vị. Tuy nhiên, xây dựng bản mô tả công việc phụ thuộc vào tính tự giác, mức độ trung thực, quy trình hướng dẫn, kỹ năng kê khai, mơ tả cơng việc. Do đó, vai trị của cơng chức thực hiện công tác kê khai bản mô tả công việc là hết sức quan trọng, đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải nghiêm túc, sát sao chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể cấp dưới trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc cá nhân.
- Nâng cao vai trò của Thủ trưởng đơn vị trong việc xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu công chức, số lượng người làm việc trong cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng đơn vị là người nắm rõ nhất đặc điểm của tất cả các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý cũng như nhu cầu sử dụng nhân lực của từng đơn vị trực thuộc. Vì vậy, trong quá trình triển khai, xây dựng Đề án vị trí việc làm trong đơn vị, Thủ trưởng đơn vị phải chỉ đạo tất cả các đơn vị trực thuộc phối hợp cán bộ trực tiếp xây dựng Đề án.
Sau khi hồn thiện đề án vị trí việc làm trong các CQCM thuộc UBND huyện SaNamXay, cần tiến hành xây dựng khung năng lực. Để việc xây dựng khung năng lực hiệu quả, cơ quan tham mưu xây dựng cần phải tiến hành: - Xác định mục đích của việc xây dựng khung năng lực là gì? Với mục đích sử dụng khác nhau (tuyển dụng, đào tạo hay phát triển nhân lực, đãi ngộ, trả lương…) sẽ dẫn đến việc lựa chọn khác nhau.
- Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định, vì vậy khi hệ thống chức danh và chức
năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ khơng thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở lên vượt trội.
- Sau khi xác định xong hệ thống chức danh, công việc tiếp theo là xác định các năng lực có thể cần đến, phân chia các hành vi thành các cấp độ từ thấp đến cao một cách hợp lý và khoa học. Có thể sử dụng các khung năng lực có sẵn sau đó điều chỉnh sao cho phù hợp với đặc thù công việc trong cơ quan, tổ chức. - Sau khi có được bộ khung năng lực năng lực, bước tiếp theo cần làm là xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí trong cơ quan, đơn vị. Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau nhưng cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần xuất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với những cơng việc cụ thể. Quá trình xác định năng lực phải bám sát vào chức năng, nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh mới đảm bảo năng lực sau khi được chọn sẽ thực sự phù hợp và đóng góp vào nâng cao hiệu quả công việc. Như vậy, mỗi công việc trong cơ quan đều gắn với một năng lực nhất định và các cấp yêu cầu tương ứng.
- Cuối cùng cần tiến hành đánh giá để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, đây là phần việc địi hỏi chun mơn rất cao vì vậy nếu cơ quan khơng có đủ người với năng lực chun mơn thì có thể th các chun gia hoặc các cơng ty tư vấn chuyên nghiệp thực hiện thay vì tự đánh giá.
Khi đưa khung năng lực vào sử dụng trong quản lý, cần thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá). Trên cơ sở phân tích, so sánh, cơ quan xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi công chức trong cơ quan, đơn vị để giúp công chức đạt được mức độ năng lực hiệu quả.