1.1.4.1 Tài liệu, thông tin phục vụ cho phân tắch lợi nhuận
để tiến hành phân tắch lợi nhuận nhằm giúp nhà quản lý ựưa ra các biện pháp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cần phải sử dụng các tài liệu và thông tin cần thiết,
bao gồm các tài liệu từ hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài hệ thống kế toán. [34,tr.16-43], [22,tr.18-23]
Tài liệu từ hệ thống kế toán chủ yếu bao gồm các báo cáo tài chắnh như bảng cân ựối kế toán, báo cáo kết quả hoạt ựộng kinh doanhẦ và một số tài liệu sổ sách kế toán khác liên quan ựến tình hình chi tiết chi phắ sản xuất kinh doanh, chi tiết kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông tin từ bên ngoài hệ thống kế toán ựược sử dụng ựể các kết luận trong phân tắch lợi nhuận có tắnh thuyết phục cao hơn.Các thông tin này gồm thông tin chung về tình hình kinh tế, thông tin về ngành kinh doanh và thông tin về ựặc ựiểm hoạt ựộng của doanh nghiệp.
- Thông tin chung về tình hình kinh tế là những thông tin phản ánh tình hình chung về kinh tế tại thời kỳ phân tắch lợi nhuận có liên quan ựến hoạt ựộng kinh doanh của doanh nghiệp. Những thông tin này khá quan trọng, cần xem xét khi phân tắch lợi nhuận vì hoạt ựộng kinh doanh của doanh nghiệp chịu tác ựộng bởi nhiều yếu tố thuộc môi trường vĩ mô ựể có sự ựánh giá ựầy ựủ hơn tình hình và kết quả hoạt ựộng của doanh nghiệp, thuờng bao gồm các thông tin sau:
+ Thông tin về sự tăng trưởng hay sự suy thoái của nền kinh tế trong nuớc, trong khu vực và trên thế giới.
+ Các chắnh sách kinh tế vĩ mô của Nhà nuớc như chắnh sách thuế, chắnh sách tắn dụng, chắnh sách xuất nhập khẩuẦ
+ Thông tin về tỷ lệ lạm phát.
+ Thông tin về lãi suất ngân hàng, tỷ giá ngoại tệ.
Thông tin về ngành kinh doanh của doanh nghiệp: Khi phân tắch cần xem xét thêm các thông tin liên quan ựến ngành kinh doanh của doanh nghiệp, thuờng bao gồm các thông tin sau:
+ Các chỉ tiêu lợi nhuận trung bình của ngành + định hướng và triển vọng phát triển của ngành + Mức ựộ phát triển công nghệ của ngành
+ Qui mô và triển vọng phát triển của thị truờng + Các ựối thủ cạnh tranh trong ngành
Những vấn ựề trên sẽ ảnh huởng ựến tắnh hình lợi nhuận và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Vì vậy, thông tin về ngành kinh doanh là rất quan trọng. Vắ dụ khi phân tắch tình hình lợi nhuận của một doanh nghiệp dệt may thì cần phải biết thông tin về thị trường dệt may trong nước và quốc tế, mức ựộ cạnh tranh của Ngành Dệt May, các chắnh sách kinh tế của Nhà nước ựối với sự phát triển của Ngành Dệt MayẦ
- Thông tin về ựặc ựiểm hoạt ựộng của doanh nghiệp
đặc ựiểm hoạt ựộng của doanh nghiệp cũng có ảnh huởng ựến tình hình hình tài chắnh nói chung và tình hình lợi nhuận nói riêng, nên khi phân tắch lợi nhuận cần chú ý ựến các dặc ựiểm hoạt ựộng của doanh nghiệp, như:
+ Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp + Chiến lược tài chắnh và tắn dụng của doanh nghiệp + đặc ựiểm luân chuyển vốn trong quá trình kinh doanh
+ Mức ựộ trang bị về công nghệ, thiết bị và chắnh sách ựầu tư của doanh nghiệp + Tắnh thời vụ, tắnh chu kỳ trong hoạt ựộng kinh doanh
ẦẦ.
1.1.4.2. Tổ chức phân tắch lợi nhuận trong doanh nghiệp
Tổ chức phân tắch lợi nhuận bao gồm các công việc cơ bản là lựa chọn loại hình phân tắch, xây dựng qui trình phân tắch phù hợp với yêu cầu, mục ựắch của phân tắch và tổ chức bộ máy thực hiện. Các công việc này cụ thể như sau:
Thứ nhất là lựa chọn loại hình phân tắch phù hợp
Có nhiều loại hình phân tắch khác nhau. Dựa vào thời ựiểm phân tắch, nội dung phân tắch và phạm vi phân tắch mà loại hình phân tắch ựược phân loại như sau [15, tr.34-36], [21,tr.25-27], [39,tr.35-36]:
- Theo thời ựiểm phân tắch, phân tắch lợi nhuận bao gồm phân tắch trước, phân tắch hiện hành và phân tắch sau:
Phân tắch trước là phân tắch khi chưa tiến hành hoạt ựộng kinh doanh như phân tắch, dự báo tình hình lợi nhuận cho kỳ kế hoạchẦnhằm giúp nhà quản trị chủ ựộng có những giải pháp kịp thời khi có sự biến ựộng của thị trường.
Phân tắch hiện hành là phân tắch ựược tiến hành ựồng thời với quá trình hoạt ựộng kinh doanh nhằm thực hiện chức năng kiểm tra, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp tiến hành ựiều chỉnh những sai lệch lớn giữa thực hiện so với mục tiêu ựã ựịnh. Vắ dụ dựa vào kết quả của phân tắch hiện hành nhà quản lý có thể ựánh giá ựược tình hình thực hiện lợi nhuận, các nhân tố ảnh huởng ựến lợi nhuậnẦ nhằm ựiều chỉnh kịp thời các hoạt ựộng, kế hoạch của doanh nghiệp sao cho ựạt ựược mức lợi nhuận cao nhất.
Phân tắch sau là phân tắch ựược tiến hành khi quá trình kinh doanh ựã kết thúc. Phân tắch sau nhằm ựánh giá mức ựộ thực hiện kế hoạch (hay mục tiêu) ựã ựề ra, xác ựịnh các nguyên nhân và lượng hoá mức ựộ ảnh huởng của các nhân tố ựến sự biến ựộng của lợi nhuận giữa thực tế so với kế hoạch (hay mục tiêu) ựã ựịnh. Thông tin của hình thức phân tắch này ựuợc sử dụng ựể xây dựng kế hoạch lợi nhuận cho kỳ sau.
- Theo nội dung phân tắch, phân tắch lợi nhuận bao gồm phân tắch lợi nhuận gộp, phân tắch lợi nhuận thuần từ hoạt ựộng kinh doanh, phân tắch lợi nhuận trước thuế và phân tắch lợi nhuận sau thuế nhằm ựánh giá sự biến ựộng so với kỳ trước và xác ựịnh mức ựộ ảnh hưởng của các nhân tố ựến sự biến ựộng ựó của các chỉ tiêu lợi nhuận này.
- Theo phạm vi phân tắch, phân tắch lợi nhuận ựược phân loại thành phân tắch tổng thể và phân tắch bộ phận. Phân tắch tổng thể là phân tắch lợi nhuận trong phạm vi toàn doanh nghiệp, còn phân tắch bộ phận chỉ giới hạn trong những bộ phận hay ựơn vị cụ thể của doanh nghiệp.
Khi tiến hành phân tắch, cần xác ựịnh rõ mục tiêu phân tắch ựể lựa chọn loại hình phân tắch phù hợp. Trong thực tế, tuỳ theo mục tiêu cụ thể mà nhà phân tắch có thể kết hợp nhiều loại hình phân tắch trong quá trình phân tắch.
Thứ hai là xây dựng qui trình phân tắch phù hợp
Tuỳ theo ựặc ựiểm hoạt ựộng kinh doanh của từng doanh nghiệp ựể xây dựng qui trình phân tắch riêng nhưng nhìn chung qui trình phân tắch lợi nhuận gồm các giai ựoạn sau:
- Giai ựoạn lập kế hoạch phân tắch: là giai ựoạn quan trọng có ảnh huởng lớn ựến chất lượng phân tắch. Lập kế hoạch phân tắch bao gồm việc xác ựịnh mục tiêu, nội dung, phạm vi, thời gian và các bước phân tắch. Mục tiêu phân tắch ựược xác ựịnh trên cơ sở yêu cầu của quản lý doanh nghiệp. Nội dung phân tắch bao gồm các vấn ựề cần ựược phân tắch, có thể là phân tắch lợ nhuận gộp, phân tắch lợi nhuận từ HđKD, phân tắch lợi nhuận trước thuế hoặc sau thuế ... Phạm vi phân tắch có thể là toàn doanh nghiệp hoặc một số ựơn vị hoặc bộ phận trong doanh nghiệp. Thời gian ấn ựịnh trong kế hoạch phân tắch ựược xác ựịnh trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Các bước phân tắch bao gồm các công việc cụ thể dược tiến hành trong quá trình phân tắch.
- Giai ựoạn tiến hành phân tắch: ựây là giai ựoạn thực hiện các công việc ựã ựược xác ựịnh trong kế hoạch, bao gồm các công việc sau:
+ Thu thập và kiểm tra tài liệu: đây là khâu quan trọng nhằm ựảm bảo chất lượng cho công tác phân tắch lợi nhuận. Nếu tài liệu thu thập ựược chắnh xác, ựầy ựủ và có kiểm tra ựối chiếu sẽ cung cấp thông tin chuẩn xác phục vụ cho phân tắch.
+ Lựa chọn phương pháp phân tắch lợi nhuận phù hợp.
+ đánh giá khái quát tình hình lợi nhuận và thực hiện phân tắch lợi nhuận theo những nội dung ựã ựược xác ựịnh trong kế hoạch phân tắch.
+ Tổng hợp kết quả phân tắch, rút ra nhận xét, kết luận về tắnh hình lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Giai ựoạn kết thúc phân tắch: ựây là giai ựoạn cuối cùng của qui trình phân tắch lợi nhuận, bao gồm các công việc sau:
+ Viết báo cáo phân tắch: Báo cáo phân tắch là bản tổng hợp những ựánh giá cơ bản ựược rút ra từ quá trình phân tắch cùng những tài liệu minh họa. Trong báo cáo phân tắch cần nêu rõ thực trạng, những ưu ựiểm, tồn tại và các nguyên nhân của tình hình lợi nhuận. Trên cơ sở ựó có thể ựề xuất các biện pháp phát huy ưu ựiểm, khắc phục tồn tại.
+ Hoàn chỉnh hồ sơ phân tắch
Thứ ba là tổ chức bộ máy thực hiện phân tắch lợi nhuận
để công tác phân tắch lợi nhuận ựược tiến hành thường xuyên, kịp thời và có hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ phận phân tắch tài chắnh doanh
nghiệp nói chung và phân tắch lợi nhuận nói riêng nằm trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Bộ phận phân tắch này có thể ựặt nằm trong bộ máy tài chắnh kế toán. để thu thập ựầy ựủ, kịp thời thông tin cho phân tắch lợi nhuận, bộ phân này phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban chức năng khác như phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng kinh doanhẦ Doanh nghiệp nên thiềt lập qui trình cung cấp thông tin từ các bộ phận chức năng cho bộ phận phân tắch lợi nhuận nhằm ựảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chắnh xác, giúp bộ phận này tổng hợp, ựánh giá tình hình lợi nhuận, tư vấn cho ban giám ựốc và Hội ựồng quản trị ựưa ra các quyết ựịnh ựúng ựắn trong kinh doanh nhằm tối ựa hoá lợi nhuận.