4 Khai thác hầm lò xuống sâu dưới mức 3 khu Lộ Trí – công ty than Thống Nhất – TK
3.1.5. Tổ chức quản lý các dữ liệu phục vụ xác định tổng mức đầu tư.
− Các dữ liệu phải tổ chức quản lý sao cho thuận lợi khi áp dụng, giúp cho người sử dụng các dữ liệu có thể cập nhập một cách nhanh nhất, dễ dàng nhất. Quy định phương pháp thống nhất cho việc sắp xếp, lưu trữ, sử dụng và hủy bỏ các loại dữ liệu.
− Lập hồ sơ dữ liệu: Lập danh mục dữ liệu lưu tại các phòng ban, phân công nguời quản lý. Lập cặp, làm bìa hồ sơ, cập nhập danh mục dữ liệu trong hồ sơ.
− Thu thập, soát xét, hủy bỏ dữ liệu trùng lặp, bổ xung các dữ liệu giao cho người quản lý.
− Lưu hồ sơ tại các máy tính nội bộ của phòng, ban, ghi rõ tên thư mục. Lưu chéo trên các máy tính của cá nhân, đặt mật khẩu bảo vệ.
− Lưu trên server của công ty, lưu trên đĩa CD đối với các dữ liệu quan trọng, tạo thư mục ghi rõ phòng ban, loại dữ liệu.
− Bàn giao hồ sơ dữ liệu và quản lý tại kho lưu trữ: Các dữ liệu cần phải lưu trữ trong thời gian dài phải lập danh mục, phân loại hồ sơ, ghi rõ nội dung hồ sơ, tình trạng hồ sơ, giao cho phòng lưu trữ, ký nhận biên bản nộp hồ sơ, tài liệu.
− Các hồ sơ quá hạn lưu trữ và hủy những hồ sơ không cần lưu trữ phải đề xuất ý kiến với người có thẩm quyền trước khi thực hiện hủy hồ sơ.
− Truy cập và sử dụng tài liệu: Đối với tài liệu nội bộ phòng ban thì cá nhân đựoc phép truy cập và sử dụng tài liệu. Đối với tài liệu, hồ sơ đơn vị khác phải xin phép ý kiến của trưởng đơn vị bộ phận trước khi truy cập sử dụng.