5. Ý nghĩa của đề tài
2.3. Khảo sát, phân tích thực trạng nguồn nhân lực tại Tổng công ty
2.3.2. Công tác tuyển dụng
Vào cuối tháng 3 hằng năm, các phòng ban, đơn vị sản xuất cần đưa ra nhu cầu của mình về nhân sự và các tiêu chuẩn mà ứng viên phải đạt được gửi phòng TCCB- LĐ. Nhu cầu tuyển dụng lao động hằng năm của Tổng công ty được xác định trên cơ sở: nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, thay đổi về cơ cấu tổ chức.
Phòng TCCB-LĐ tập hợp nhu cầu cần bổ sung lao động của các đơn vị, báo cáo TGĐ xem xét trước khi trình HĐQT Tổng công ty duyệt. Trên cở sở chỉ tiêu được duyệt, phòng TCCB-LĐ đề xuất thành lập hội đồng tuyển chọn lao động và thông báo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. Và tiến hành tổ chức thi tuyển cho các ứng viên là kỹ sư đủ tiêu chuẩn dự tuyển.
Đối với các trường hợp khác có thể được hội đồng tuyển chọn lao động Tổng công ty xem xét tiếp nhận không phải qua thi tuyển:
- Có bằng thạc sĩ trở lên đúng với chuyên ngành cần tuyển dụng.
- Kỹ sư có thời gian công tác đúng ngành học tại các đơn vị khác ngồi Tổng cơng ty từ 5 năm trở lên và đảm nhiệm chức danh chủ trì thiết kế, chủ nhiệm dự án, phó chủ nhiệm dự án.
Đối với người lao động có trình độ chun mơn: Cao đẳng, trung cấp, công nhân kỹ thuật và các trường hợp khác. Thủ trưởng đơn vị có yêu cầu tiếp nhận cùng phòng TCCB-LĐ kiểm tra đánh giá năng lực chuyên môn và các điều kiện khác đáp ứng yêu cầu vị trí cần tuyển dụng báo cáo TGĐ xem xét quyết định tiếp nhận.
Quy trình tuyển dụng của Tổng cơng ty khá hồn chỉnh (xem bảng 2.7), đảm bảo cho mọi ứng cử viên có thể đăng ký và lựa chọn được những ứng viên có trình độ đáp ứng u cầu của vị trí cần tuyển dụng. Tuy nhiên quy trình tuyển dụng chỉ được áp dụng cho các kỹ sư ở khối sản xuất, cũng như với đặc thù của một Tổng cơng ty nhà nước thì vấn đề tuyển dụng vẫn có những bất cập, khi cần tuyển dụng nhiều thì Tổng cơng ty mới tiến hành tuyển dụng một lần trong năm, còn với số lượng nhỏ thì vẫn tuyển dụng thơng qua các mối quan hệ quen biết hoặc người thân giới thiệu giới thiệu.
Đơn vị, cá nhân thực hiện Trình tự các bước Mẫu biểu tài liệu
Các phòng, ban, đơn vị trong
Tổng công ty Đề xuất yêu cầu tuyển dụng Phịng TCCB-LĐ
Xác định nhu cầu tuyển dụng
TGĐthơngqua, HĐQT duyệt ký trình Duyệt Phịng TCCB-LĐ Lập kế hoạch tuyển dụng Tổng GĐ Duyệt
Phịng TCCB-LĐ Thơng báo tuyển dụng
Phịng TCCB-LĐ,
tuyển dụng hội đồng Sơ tuyển hồ sơ
Hội đồng tuyển dụng Tổ chức thi tuyển
Phòng TCCB-LĐ
Báo cáo kết quả thi tuyển Phịng TCCB-LĐ soạn trình TGĐ ký thảo Hợp đồng lao động Bảng 2.7: Quy trình tuyển dụng Nguồn: Phịng tổ chức cán bộ - lao động
Khảo sát CBCNV về công tác tuyển dụng tại Tổng cơng ty cho thấy: có 41% nhân viên được tuyển dụng thơng qua hình thức thi tuyển, trong đó thì hồn tồn là kỹ sư (40%) và trưởng phó phịng (1%) thuộc khối sản xuất. Lực lượng lãnh đạo từ cấp trưởng phó phịng trở lên hồn tồn đều được tuyển dụng qua hình thức giới thiệu, có thể hiểu là được đề bạt, bổ nhiệm từ nội bộ Tổng cơng ty.
Qua đó có thể thấy đối với các vị trí nhân viên thì nguồn ứng viên chủ yếu từ bên ngồi Tổng cơng ty, với đa dạng các hình thức tuyển dụng. Đối với các vị trí lãnh đạo thì nguồn ứng viên hồn tồn từ trong nội bộ Tổng cơng ty. Việc tuyển dụng như trên có những ưu điểm sau:
- Nguồn ứng viên từ bên ngoài dồi dào, dễ dàng tuyển chọn được những ứng viên tốt nhất, đặc biệt là áp dụng hình thức thi tuyển.
- Nhân viên Tổng công ty đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm qua bao năm cơng tác gắn bó với Tổng cơng ty. Do đó sẽ ít bỏ việc.
- Nhân viên của Tổng công ty sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị lãnh đạo.
- Việc đề bạt, bổ nhiệm từ các nhân viên trong nội bộ Tổng công ty sẽ tạo ra sự ganh đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn.
Bảng 2.8: Khảo sát cơng tác tuyển dụng Hình thức tuyển dụng Giới
thiệu Thi tuyển Dịch vụ
Khác Tổng cộng
Nhân viên văn phịng 11% 7% 18%
Cơng nhân 7% 2% 9%
Kỹ sư 10% 40% 11% 61%
Trưởng, phó phịng 8% 1% 9%
Giám đốc, phó giám đốc 2% 2%
Tổng cộng 32% 41% 7% 20% 100%
Nguồn: Kết quản khảo sát CBCNV
2.3.3 Phân cơng bố trí cơng việc
Mặc dù là một Tổng công ty lớn của nhà nước nhưng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đảm bảo vừa đủ các cấp quản lý, cố gắng tinh giảm khối quản lý và tăng cường cho khối sản xuất. Tỷ lệ cán bộ nhân viên khối sản suất chiếm tới 82%, còn lại 18% là khối quản lý, ban lãnh đạo và các thành viên HĐQT.
Về cơ cấu tổ chức thì ban lãnh đạo trực tiếp điều hành các phòng ban và các đơn vị trực thuộc gồm các trung tâm, công ty tư vấn thiết kế kiến trúc và chi nhánh Tổng công ty tại thành phố Hồ Chí Minh, trong mỗi đơn vị đều có các giám đốc, phó
giám đốc trực tiếp điều hành công việc sản xuất chun mơn và hồn tồn hạch tốn phụ thuộc vào Tổng công ty. Do đó tuy khối lượng cơng việc rất lớn nhưng vẫn đảm bảo họat động được hiệu quả và thơng suốt, khơng chồng chéo nhau.
Về việc bố trí công việc và sử dụng nhân viên, hầu hết tất cả các nhân viên sau khi đươc tuyển dụng đều qua đánh giá năng lực và thử việc tại các phòng ban đúng với chun mơn. Do đó đều đã phát huy được năng lực cá nhân. Qua khảo sát có tới 97% nhân viên cảm thấy thích và tương đối thích đối với cơng việc đang làm, 95% nhân viên cảm thấy công việc hiện tại phù hợp và tương đối phù hợp với trình độ chuyên môn và 91% cảm nhận thấy mơi trường làm việc tại cơng ty có và phần nào cho phép phát huy tốt năng lực cá nhân.
Bảng 2.9: Khảo sát việc bố trí cơng việc và mơi trường làm việc
Thích Tương đối thích Khơng thích
Cơng việc đang làm 36% 57% 7%
Phù hợp Tương đối phù hợp Không phù hợp Cơng việc hiện tại có phù hợp với
trình độ chun mơn
57% 39% 5%
Có Khơng nhiều Khơng
Mơi trường làm việc có cho phép phát huy tốt năng lực cá nhân
41% 50% 9%
Nguồn: Kết quả khảo sát CBCNV
2.3.4 Về đào tạo, phát triển
Tháng 12 hằng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, phòng TCCB-LĐ cung cấp bảng thống kê trình độ cán bộ, cơng nhân viên cho các phịng ban, đơn vị thuộc Tổng cơng ty để thu thập thơng tin trình độ và nhu cầu đào tạo bồi dưỡng cán bộ, cơng nhân viên. Các phịng ban, đơn vị ghi vào bảng thống kê và gửi phịng TCCB-LĐ.
• Nhu cầu đào tạo hằng năm của Tổng công ty được xác định dựa trên:
o Quy hoạch cán bộ;
o Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
o Thay đổi về cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ.
• Nhu cầu đào tạo đột xuất của Tổng công ty được xác định dựa trên:
o Xuất hiện những yêu cầu mới về đào tạo; 44
Đơn vị, cá nhân thực hiện Trình tự các bước Mẫu biểu
Phịng TCCB-LĐ và các phịng ban,
đơn vị trong Tổng cơng ty Thống kê cập nhật trình độ Các phịng ban, đơn vị và cá nhân
Xác định nhu cầu đào tạo Trưởng phòng TCCB-LĐ
Lập kế hoạch đào tạo Tổng giám đốc
Duyệt
Phòng TCCB-LĐ và các phòng ban,
đơn vị và cá nhân liên quan Thực hiện kế hoạch đào tạo Cá nhân được đào tạo
Báo cáo kết quả đào tạo Trưởng phòng TCCB-LĐ Báo cáo thực hiện kế
họach đào tạo
Phòng TCCB-LĐ Lưu hồ sơ
o Yêu cầu đột xuất của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
o Đề xuất của cá nhân có nguyện vọng đi đào tạo.
Tháng 12 hằng năm và theo yêu cầu đột xuất, các phòng ban, đơn vị và cá nhân có nhu cầu đào tạo ghi yêu cầu vào bảng đăng ký nhu cầu đào tạo gửi phịng TCCB- LĐ. Sau đó phịng TCCB-LĐ tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch đào tạo cán bộ, cơng nhân viên trình TGĐ phê duyệt. Cán bộ công nhân viên được cử đi đào tạo phải lập bản cam kết theo quy định của Tổng cơng ty. Và sau khi hồn thành chương trình đào tạo, cán bộ công nhân viên phải nộp văn bằng chứng chỉ (nếu có) cho phịng TCCB- LĐ. Đối với cán bộ công nhân viên được cử đi đào tạo ở nước ngoài phải báo cáo TGĐ kết quả học tập.
Bảng 2.10: Quy trình đào tạo
Cụ thể trong năm 2009, Tổng công ty đã cử cán bộ công nhân viên lao động đi đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ theo các nội dung sau:
- Cử 2 cán bộ đi học lý luận chính trị cao cấp.
- Cử 1 cán bộ đi học khóa học kiến thức an ninh – quốc phòng.
- Cử 39 lượt cán bộ cơng nhân viên đi học các khóa học về chun mơn nghiệp vụ.
- Phối hợp với hội đồng an ninh – quốc phòng quận Đống Đa tổ chức lớp học bồi dưỡng kiến thức quốc phòng – an ninh cho 154 cán bộ là đảng viên, cán bộ quản lý của Tổng công ty và các đơn vị thành viên tại Hà Nội.
- Cử 66 lượt cán bộ công nhân viên đi công tác, học tập, tham quan nước ngoài. V
ề quyền lợi v à trách nhi ệm của CBCNV được cử đi đ ào t ạo:
- Đối với các trường hợp đào tạo dài hạn, người tham gia đào đạo được hưởng chế độ ăn giữa ca, lương, thưởng, phụ cấp như trong thời gian cơng tác theo mức bình qn chung của Tổng cơng ty
- Được thanh tốn cơng tác phí, tiền thuê chỗ ở theo quy định hiện hành của Tổng công ty và nhà nước
- Mặt khác, người được cử đi đào tạo có trách nhiệm hồn thành tốt nhiệm vụ học tập và phải đảm bảo việc sử dụng chun mơn nghiệp vụ đó để phục vụ lâu dài tại Tổng công ty theo cam kết bằng văn bản, nếu khơng sẽ phải đền bù kinh phí đào tạo.
Bảng 2.11: Thời gian cam kết phục vụ sau đào tạo
Thời gian đào tạo Thời gian cam kết phục vụ Từ 1 tháng đến 3 tháng Ít nhất 1 năm Từ 3 tháng đến 6 tháng Ít nhất 2 năm
Từ 6 tháng đến 1 năm Ít nhất 3 năm
Từ 1 năm trở lên Ít nhất 5 năm
Nguồn: Phịng tổ chức cán bộ - Lao động
Tuy nhiên qua khảo sát, chỉ có 36% nhân viên được đào tạo huấn luyện trong vòng 2 năm trở lại, còn lại 64% nhân viên chưa tham gia các khóa học huấn luyện nào. Cũng như ý kiến về hiệu quả công tác đào tạo huấn luyện đối với cơng việc thì đa số nhận xét chỉ ở mức độ trung bình, chiếm 64%. Như trên ta thấy, trong năm 2009, việc
đào tạo huấn luyện chiếm số lượng lớn cán bộ công nhân viên chủ yếu là các khóa học ngắn hạn về an ninh quốc phịng, khơng liên quan nhiều đến công tác sản xuất. Tiếp đến là việc cử cán bộ công nhân viên đi công tác, học tập, tham quan nước ngồi khơng mang lại hiệu quả cao, chủ yếu vẫn là đi tham quan, du lịch, chi phí tốn kém và đối tượng chủ yếu là lãnh đạo các phòng ban, đơn vị các cấp trở lên. Trong khi đó có tới 95% nhân viên mong muốn sẽ được tham gia các lớp đào tạo – huấn luyện để nâng cao trình độ phục vụ cho cơng việc.
Bảng 2.12: Khảo sát công tác đào tạo – huấn luyện
Có Khơng
Đã được đào tạo – huấn luyện 36% 64%
Cao Trung bình Thấp Khơng hiệu quả Đánh giá hiệu quả cơng tác đào tạo
– huấn luyện 14% 64% 14% 9%
Có Chưa cần thiết Không Nhu cầu được đào tạo – huấn luyện
trong để nâng cao trình độ 95% 5%
Nguồn: Kết quả khảo sát CBCNV
2.3.5 Về công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
Công tác đánh giá năng lực nhân viên được Tổng công ty thực hiện hàng quý, thực hiện đánh giá trong bảng báo cáo tổng hợp khối lượng công việc.
Đối
với khối sản xuất
Mục đích của việc đánh giá nhằm đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ nhằm thúc đẩy tính chủ động, tự chủ của cán bộ công nhân viên (CBCNV) trực tiếp làm ra các sản phẩm khảo sát thiết kế, tạo điều kiện hoàn thiện việc phân phối tiền lương hợp lý theo kết quả làm việc. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ được xem xét trừ những lý do khách quan bất khả kháng và có bằng chứng chính đáng (thay đổi chủ trương, chính sách của Chủ đầu tư, thiên tai, địch họa v.v…).
Việc tổ chức đánh giá phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ đóng góp cho cơng việc khảo sát thiết kế theo các tiêu chí: (Xem phụ lục 3)
1- Tiến độ hồn thành cơng việc. 2- Chất lượng hồn thành cơng việc.
3- Khối lượng hồn thành cơng việc.
4- Trách nhiệm: Tinh thần trách nhiệm đối với công việc và xây dựng đơn vị 5- Chấp hành kỷ luật lao động.
Công việc được giao trong thông báo, phiếu giao nhiệm vụ hoặc được ghi trong biên bản, thông báo giao ban, thông báo cuộc họp hoặc được giao trực tiếp.
Các đơn vị tiến hành phân loại đánh giá được bình xét hàng tháng và quý. Trên cơ sở bình xét của các đơn vị, phòng tổng hợp tổng hợp báo cáo giám đốc. Giám đốc sẽ thông qua hội đồng khen thưởng kỷ luật của Tổng cơng ty để có quyết định chính thức. Trong quá trình thực hiện nếu có những điểm chưa phù hợp, bất hợp lý, Tổng công ty sẽ xem xét bổ sung sửa đổi.
Đối
với khối quản lý:
Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nhằm thúc đẩy tính chủ động, tự chủ của cán bộ cơng nhân viên (CBCNV) khối quản lý, tạo điều kiện hoàn thiện việc phân phối tiền lương hợp lý theo kết quả làm việc. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ được xem xét trừ những lý do khách quan bất khả kháng và có bằng chứng chính đáng (thay đổi chủ trương, chính sách của chủ đầu tư, thiên tai, địch họa v.v…).
Việc tổ chức đánh giá phân loại mức độ hồn thành nhiệm vụ đóng góp cho cơng việc khối quản lý theo các tiêu chí: (Xem phụ lục 4)
1- Tinh thần trách nhiệm đối với công việc và xây dựng đơn vị 2- Khối lượng và chất lượng hồn thành cơng việc 3-
Tiến độ hồn thành cơng việc 4- Chấp hành kỷ luật lao động.
Công việc được giao trong thông báo, phiếu giao nhiệm vụ hoặc được ghi trong biên bản, thông báo giao ban, thông báo cuộc họp hoặc được giao trực tiếp.
Các đơn vị tiến hành phân loại đánh giá được bình xét hàng tháng và quý.Trên cơ sở bình xét của các đơn vị phòng tổ chức cán bộ - lao động tổng hợp báo cáo TGĐ. TGĐ sẽ thông qua hội đồng khen thưởng kỷ luật của Tổng cơng ty để có quyết định chính thức cho từng q. Trong q trình thực hiện nếu có những điểm chưa phù hợp, bất hợp lý, Tổng công ty sẽ xem xét bổ sung sửa đổi.
Nhìn chung, việc đánh giá nhân viên hiện tại ở Tổng cơng ty khá tồn diện với các tiêu chí về khối lượng cơng việc, về tinh thần trách nhiệm và mức độ hồn thành
cơng việc cũng như các đặc điểm cá nhân của nhân viên. Tuy nhiên các tiêu chí này mang tính định tính, việc đánh giá cũng mang tính cảm tính của của nhân viên và tùy thuộc vào nhận định của lãnh đạo các đơn vị. Do đó kết quả khảo sát cho thấy chỉ có