3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
3.2.2. Các giải pháp hỗ trợ khác
3.2.2.1. Giải pháp về công nghệ:
a) Nh ữ ng gi ả i pháp kh ắ c ph ụ c t ồ n t ạ i hi ệ n có c ủ a NHNo&PTNT VN : 66
Hiện tại NHNo&PTNT VN đang sử dụng chương trình core banking thơng qua hệ thống IPCAS để quản lý các giao dịch của khách hàng. Ngân hàng vẫn đang sử dụng đồng thời 2 chương trình IPCAS và Foxpro vì phần mềm core banking khơng thực hiện hạch tốn được những hoạt động kế toán nội bộ, dữ liệu đổ sang bảng Excel cịn hạn chế phải thao tác chuẩn hóa làm mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Do đó, cần sớm có giải pháp để thực hiện thống nhất một chương trình phần mềm trong tồn hệ thống bằng một số giải pháp cụ thể như sau:
- Phát huy vai trị của Trung tâm Cơng nghệ thông tin trong việc thiết kế các phần mềm đơn giản hỗ trợ các phịng ban Hội sở trong q trình tác nghiệp như quy trình quản lý cổ đông, cổ phần, cổ phiếu; hoặc hỗ trợ các đơn vị trong việc thực hiện báo cáo, xuất file, truyền file …
- Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm trước đây để mua tiếp các chương trình hạch tốn nội bộ, bổ sung đầy đủ những module còn thiếu trong hệ thống IPCAS. Đặt hàng các công ty phần mềm viết thêm những chương trình cịn thiếu và tích hợp tốt với hệ thống IPCAS đang sử dụng.
- Trong thời gian chuyển đổi số liệu sang hệ thống core banking, một số đơn vị trong hệ thống, nhất là các đơn vị ở những tỉnh miền Tây, một vài số liệu chưa khớp đúng nên đơn vị vẫn theo dõi bằng hệ thống cũ hoặc theo dõi riêng ngoài bảng Excel. Do đó, Phịng quản trị hệ thống và xử lý số liệu cần tiến hành rà soát ở từng đơn vị để hướng dẫn các đơn vị thực hiện công việc khoa học hơn.
b) M ộ t s ố gi ả i pháp v ề công ngh ệ góp ph ầ n hi ệ n đạ i hóa NHNo&PTNT VN:
Để tiếp tục mang lại những tiện ích cao hơn nữa cho khách hàng, cần triển khai thực hiện một số giải pháp sau:
Ø Lập, lưu trữ và khai thác dữ liệu cho từng khách hàng:
Các dữ liệu bao gồm thông tin về đối tượng vay, tài sản đảm bảo, tình hình hoạt động, tình hình tài chính của khách hàng và một số thơng tin khác để xác định mức độ cạnh tranh của sản phẩm và tiềm năng sử dụng các sản phẩm khác của ngân hàng. Dữ liệu này được lập cho tất cả các khách hàng, kể cả khách hàng luôn luôn thanh toán đầy đủ, đúng hạn nợ gốc là lãi, cần lập chi tiết và theo dõi đặc biệt đối
với những khoản vay trễ hạn, hoặc đối với những khách hàng có vấn đề. Thơng tin về tài sản đảm bảo cần được phân loại chi tiết và theo dõi mức độ an toàn của tài sản. Dữ liệu cho một khách hàng cần lập từ 3 đến 10 năm.
Khi lập được dữ liệu thì việc tổ chức lưu trữ và khai thác thông tin dữ liệu quản lý khách hàng cần được chú trọng, cần tổ chức phân tích, rút ra tính phổ biến để quản lý nhằm nâng cao chất lượng tín dụng. Đồng thời, khai thác có hiệu quả từ các báo cáo, thống kê theo hệ thống thông tin đã được nhập về kho dữ liệu. Vấn đề là các thông tin được cập nhật và lưu giữ phải chi tiết, rõ ràng, nhất là phải mang độ chính xác cao. Có như vậy thì những kết quả mang lại từ việc phân tích những thơng tin này mới thực sự có hiệu quả trong q trình quản lý rủi ro tại ngân hàng.
Ø Xây dựng hệ thống xếp hạng tín dụng tự động:
Rủi ro phát sinh từ sai sót và thiên vị cá nhân được loại bỏ tối đa trong hệ thống xếp hạng tự động. Như một số nước phát triển đã và đang thực hiện, theo đó, khi khách hàng cần sử dụng dịch vụ sẽ cung cấp thông tin theo mẫu định sẵn cho nhân viên tín dụng. Các tiêu chí đánh giá được chọn lọc từ thông tin dữ liệu về khách hàng trong quá khứ, chương trình phần mềm sẽ tự động phân loại khách hàng vào nhóm tín dụng phù hợp nhất. Sau đó kết quả xếp hạng được trả lại trực tiếp tới khách hàng. Thông thường, đi kèm với kết quả này là thông báo của ngân hàng về việc chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu của khách hàng, các điều kiện về hạn mức và lãi suất…Áp dụng cơng nghệ này, ngồi việc giúp ngân hàng rút ngắn thời gian, tăng độ tin cậy tín dụng, nó cịn giúp ngân hàng tạo cảm giác thỏa mãn cho khách hàng.
Tóm lại, q trình hiện đại hóa ngân hàng khơng chỉ là những vấn đề thuộc về công nghệ mà thực tế, chúng không tách rời khỏi các quá trình thuộc về chính sách do con người đặt ra. Hiện đại hóa ngân hàng phải song hành với việc minh bạch hóa thơng tin, mà đây lại là những vấn đề khá nhạy cảm trong lĩnh vực ngân hàng.
3.2.2.2. Giải pháp về con người:
Chất lượng nguồn nhân lực (trình độ chuyên môn, năng lực làm việc, đạo đức nghề nghiệp …) cũng như công tác quản trị nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc quản lý rủi ro. Do đó, cần có những chính sách về nhân sự thích hợp để hạn chế việc phát sinh rủi ro. Cụ thể đối với NHNo&PTNT VN:
a) Ban hành ch ế độ đ ãi ng ộ , phân công và tuy ể n d ụ ng công vi ệ c h ợ p lý Ø Chế độ đãi ngộ:
Cùng với định hướng đẩy mạnh phát triển kinh doanh, NHNo&PTNT VN cần quan tâm chú trọng nhiều đến chính sách đãi ngộ dành cho người lao động. Việc ban hành quy chế lương cần đảm bảo tạo động lực làm việc cho toàn thể cán bộ nhân viên, khuyến khích cán bộ có trình độ chun mơn cao, có tâm huyết với công việc, hạn chế sự cào bằng trong thu nhập giữa các đơn vị và cá nhân.
Nguyên tắc phân phối thu nhập cần dựa trên mức độ tạo ra giá trị gia tăng của mỗi đơn vị đối với hệ thống, của mỗi phòng ban trong đơn vị và mỗi cá nhân trong phòng ban; đồng thời còn phải dựa trên mức độ hồn thành cơng việc của từng cá nhân. Song cũng nên nghiên cứu để có sự hài hịa, tránh sự chênh lệch quá lớn khiến người lao động phát sinh nhiều tâm tư. Cần làm cho người lao động thấy rằng chính họ chứ khơng phải ai khác đang lao động và cống hiến vì sự phát triển của ngân hàng như chính mình làm chủ.
Một số đề xuất cụ thể trong công tác đãi ngộ lao động tại NHNo&PTNT VN:
▪ Nghiêm túc thực hiện quy chế thi đua khen thưởng của NHNo&PTNT VN vào cuối mỗi năm để đánh giá kết quả hoạt động của đơn vị và cá nhân trong đơn vị theo quyết định của Hội đồng quản trị đã ban hành. Các tiêu chí đánh giá cơng việc cần dựa trên mức độ phức tạp, đòi hỏi chất xám, mức độ rủi ro pháp lý cũng như sự hiệu quả của công việc. Đồng thời, hạn chế việc điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi các tiêu chí đánh giá xếp loại trong quy chế thi đua khen thưởng để từng cá nhân, đơn vị rút kinh nghiệm từ năm trước và có mức phấn đấu cho năm sau.
▪ Tiến hành đánh giá xếp loại theo quý thay vì chỉ xếp loại một lần vào cuối năm như hiện tại để tạo động lực cho các đơn vị, cá nhân phấn đấu hồn thành kế hoạch vì cả lợi ích chung và riêng. Ưu tiên xét nâng ngạch, nâng bậc khơng theo lịch, có chính sách trả lương thỏa đáng, chế độ khen thưởng rõ ràng, sự thăng tiến xứng đáng đối với những cá nhân, đơn vị có biểu hiện tốt, mang lại nhiều lợi ích cho ngân hàng.
Để tạo sự công bằng và động lực làm việc cho cán bộ nhân viên, cần hạn chế việc bổ nhiệm cán bộ quản lý một cách cảm tính, khơng căn cứ vào trình độ, kinh nghiệm và hiệu quả cơng việc.
Ø Phân công công việc:
▪ Cần thực hiện luân chuyển cán bộ trong cùng phòng ban nghiệp vụ hoặc các phịng có liên quan về mặt chuyên môn nhằm tạo điều kiện cho các nhân viên có khả năng nắm bắt nhiều kỹ năng nghề nghiệp, có thể hỗ trợ hoặc đảm đương cơng việc khi có những thay đổi trong tổ chức. Điều này cũng hạn chế những mối quan hệ không lành mạnh phát sinh sau quá trình tiếp xúc lâu dài, chứa đựng rủi ro trong những bộ phận tiềm ẩn nguy cơ tiêu cực.
▪ Căn cứ vào trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thế mạnh của
từng người mà bố trí cán bộ nhân viên vào những vị trí thích hợp để phát huy hết khả năng làm việc của họ.
Tuy nhiên, việc luân chuyển cần được thực hiện sau một thời gian nhất định. Hạn chế việc thường xuyên luân chuyển cán bộ nhân viên, nhất là cán bộ lãnh đạo, để tạo được một môi trường làm việc ổn định, tránh dẫn đến tâm lý hoang mang, mất lịng tin của tồn thể nhân viên đối với phong cách điều hành của đội ngũ lãnh đạo.
Ø Chế độ tuyển dụng:
▪ Liên kết với các trường đạo tạo về phối hợp trong công tác hỗ trợ, đào tạo, đặt hàng và tuyển dụng. Chủ động tiếp cận với các cơ sở đào tạo để lựa chọn, tài trợ cho các sinh viên đủ tiêu chuẩn, điều kiện làm việc, thực hiện các thoả thuận pháp lý và đón nhận sinh viên thực tập, đào tạo giúp cho sinh viên nhanh chóng tiếp cận
với hoạt động thực tiễn, có thể bắt tay ngay vào việc khi được chính thức tuyển dụng.
▪ Cần có một chính sách tuyển dụng bài bản, khoa học và theo một quy trình
hợp lý, đạt chuẩn. Xác định một cơ cấu chun mơn thích hợp trong tìm kiếm nguồn nhân lực thơng qua việc tiêu chuẩn hóa các vị trí cơng việc, tránh quan niệm cần tuyển lao động có trình độ đại học cho mọi vị trí bởi khơng phải tỷ lệ lao động trong cơ cấu nguồn nhân lực có bằng cấp càng cao thì hiệu quả cơng việc càng tốt mà cần chú ý rằng chọn đúng người đúng việc là cách thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đề ra với một chi phí hợp lý. Cụ thể:
✓ Đối với bộ phận giao dịch như dịch vụ, ngân quỹ, kế toán giao dịch, các yêu cầu về hình thể, phong cách giao tiếp, thái độ phục vụ cần đặt lên hàng đầu, u cầu trình độ chun mơn có thể chỉ cần địi hỏi trình độ trung cấp hoặc cao đẳng.
✓Cán bộ thẩm định tín dụng, thanh tốn quốc tế, kiểm sốt, kiểm tốn nội bộ nhất thiết phải có trình độ và năng lực chuyên môn tốt, nên chọn người có trình độ từ đại học trở lên và đúng chun ngành.
Thực hiện như vậy, một mặt đảm bảo không tăng chi phí tiền lương lên quá cao, mặt khác tạo nên sự ổn định trong tổ chức, giảm áp lực cạnh tranh thu hút người lao động bởi số lượng sinh viên trình độ trung cấp, cao đẳng được đào tạo khá đông đảo.
b) Đ ào t ạ o và tái đ ào t ạ o đố i v ớ i t ừ ng lao độ ng đ ang làm vi ệ c:
Trong năm 2007, NHNo&PTNT VN đã thành lập Trung tâm đào tạo và ứng dụng NHNo&PTNT VN với mục tiêu đào tạo nghiệp vụ cùng với các kỹ năng cơ bản khác cho cán bộ nhân viên ngân hàng. Sau hơn 3 năm hoạt động, để bảo đảm Trung tâm đào tạo phát huy hết công suất hoạt động cũng như nhiệm vụ cơ bản, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể sau:
▪ Đối với những nhân viên làm việc lâu năm, tích lũy nhiều kinh nghiệm, bên
cạnh những buổi hội thảo, hướng dẫn, tập huấn để cập nhật kiến thức mới, cần tổ chức các buổi nói chuyện về phong cách kinh doanh hiện đại để thay đổi tư duy truyền thống, thiết lập tư duy mới. Đào tạo nghiệp vụ ứng dụng core banking như
Teller, CSR, Loan CSR đối với những nhân viên mới. Bên cạnh đó, thường xuyên có những buổi tập huấn, hoặc gửi hướng dẫn thực hiện những nghiệp vụ mới cho các nhân viên đã được đào tạo.
▪ Việc tổ chức khóa học nhận thức cơ bản về NHNo&PTNT VN cần được
thực hiện đối với những nhân viên vừa được tuyển dụng vào làm việc tại ngân hàng. Đồng thời, nên mời Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc tham dự để xác định rõ phương châm làm việc, mục đích cơng việc và nhất là nhắc nhở đạo đức, tinh thần làm việc cho các “tân binh”. Do phần mềm core banking chỉ mới được triển khai trong năm 2007, đối với những nhân viên lớn tuổi, nhất là những đơn vị ở các tỉnh, với trình độ vi tính hạn chế cần có những buổi đào tạo riêng. Tránh việc dạy nhanh, tăng thời gian học trong ngày, tăng khối lượng bài giảng trong giờ để giảm chi phí đào tạo, ăn ở đối với nhân viên ở tỉnh. Điều này càng làm cho họ khó khăn hơn trong việc tiếp thu cũng như vận dụng các kiến thức mới. Tổ vận hành core banking phải thường xuyên theo dõi và hướng dẫn nhân viên nghiệp vụ xử lý khi gặp sự cố.
▪ Cần thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn hướng dẫn thực hiện các quy
trình, quy định mới của Ngân hàng Nhà nước và NHNo&PTNT VN, đảm bảo tất cả các đơn vị đều thống nhất theo một cách hiểu, thực hiện đồng bộ trong toàn hệ thống. Tổ chức các buổi hội thảo, trao đổi những vấn đề phát sinh, những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định, quy trình của Ngân hàng Nhà nước và NHNo&PTNT VN.
▪ Đảm bảo đào tạo đủ nhân lực thực hiện nghiệp vụ trong từng đơn vị, phòng
ban trên cơ sở sử dụng lao động đúng người, đúng việc; tránh trường hợp cán bộ nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn đến hiệu quả công việc không đảm bảo. Thường xuyên liên hệ với Ngân hàng Nhà nước, Hiệp hội ngân hàng, Uỷ ban chứng khóan … và các cơ quan Nhà nước khác trong việc đào tạo cán bộ nhân viên, học hỏi kinh nghiệm từ các ngân hàng thương mại trong và ngoài nước.
▪ Bên cạnh những khóa đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ là một yêu cầu tối cần thiết trong thời hội nhập. NHNo&PTNT VN có thể tổ chức các khóa
học tiếng Anh miễn phí do chính các chuyên viên là người nước ngoài đang làm việc tại NHNo&PTNT VN giảng dạy, nói chuyện để trau dồi khả năng giao tiếp của nhân viên, nhất là các giao dịch viên.
c) Th ườ ng xuyên t ổ ch ứ c thi đ ua, ki ể m tra v ề nghi ệ p v ụ đố i v ớ i nhân viên tác nghi ệ p: ▪ Tổ chức các cuộc thi về nghiệp vụ giữa các đơn vị, vừa củng cố kiến thức
công việc, vừa tăng cường tinh thần giao lưu học hỏi giữa các cán bộ nhân viên trong ngân hàng.
▪ Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, Sở giao dịch, chi nhánh có thể tổ chức các
buổi kiểm tra về nghiệp vụ tại từng phòng ban trong đơn vị. Ban lãnh đạo chi nhánh cần khuyến khích các cán bộ nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm hướng dẫn những cá nhân có trình độ và kinh nghiệm ít hơn, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
▪ Đối với những nghiệp vụ mới, bên cạnh các khóa đào tạo của Trung tâm
ATC do Hội sở tổ chức, từng đơn vị cũng cần thường xuyên tổ chức các buổi thuyết trình do chính các cán bộ quản lý tại đơn vị thực hiện.
Trên đây là những giải pháp riêng đối với NHNo&PTNT VN, có những vấn đề thuộc về cơ chế mà bản thân ngân hàng thương mại không thể thực hiện được do chịu sự chi phối của Ngân hàng Nhà nước – cơ quan quản lý trực tiếp hoạt động của hệ thống ngân hàng. Do đó, luận văn cũng đưa ra một số kiến nghị đối với Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan khác.
3.3. KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC:
3.3.1. Kiến nghị về cơng tác kiểm tốn nội bộ tại NHTM:
▪ Thành lập cơ quan giám sát an toàn hoạt động ngân hàng là một đơn vị thuộc Ngân