2.4.1.Tổ chức
Phân phối hàng hĩa là hoạt động khơng chỉ định ra được phương hướng, mục tiêu và tiền đề cho lưu thơng mà cịn bao gồm cả nội dung thay đổi cả khơng gian, mặt hàng, số lượng hàng hĩa và hệ thống các biện pháp, thủ thuật nhằm đưa hàng hĩa đến người tiêu dùng cuối cùng. Đối với hoạt động kinh doanh thì chính sách phân phối và mạng lưới phân phối cĩ vai trị vơ cùng quan trọng. Một chính sách phân phối hợp lý sẽ giúp cho quá trình kinh doanh an tồn, làm cho quá trình lưu thơng hàng hĩa an tồn và hiệu quả, từ đĩ cũng ảnh hưởng tích cực đến kết quả hoạt động chung của Cơng ty.
Thơng qua các sơ đồ về kênh phân phối Dược mỹ phẩm Avène trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, ta thấy kênh phân phối mà Cơng ty tổ chức khá đa dạng và phù hợp với thị trường và khách hàng mục tiêu tại thành phố Hồ Chí Minh. Trên tổng thể, kênh trực tiếp và kênh trung gian một cấp là khá hợp lý trong phân phối mặt hàng Dược mỹ phẩm. Kênh trực tiếp để Cơng ty tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng. Đối với kênh một cấp tức là qua một trung gian bán lẻ, Cơng ty cần lựa chọn những người tốt nhất và phù hợp nhất để kinh doanh mặt hàng của Cơng ty
15
GPP viết tắt của cụm từ Good Pharmacy Practice – Thực hành tốt nhà thuốc, một loại hình nhà thuốc tiêu chuẩn hiện đại mà Bộ Y tế đề ra. Tham khảo website: http://ipharm.vn/tintuc/tin-chuyen-nganh-trong-
phân phối, đáp ứng những tiêu chuẩn đề ra. Với dịng sản phẩm Cleanance chăm sĩc và điều trị làn da nhờn mụn, Cơng ty tập trung vào phát triển kênh một cấp thơng qua hệ thống nhà thuốc, bệnh viện và phịng mạch vì khách hàng bị mụn chủ yếu đến khám bệnh và mua sản phẩm tại các đơn vị này. Tuy nhiên, nhược điểm của dạng kênh này là thêm một cấp trung gian thì chắc chắn lợi nhuận của Cơng ty sẽ bị giảm, đồng thời Cơng ty khơng thể bảo đảm các trung gian đều tuân thủ các quy định của Cơng ty. Các trung gian này cĩ thể bán các sản phẩm cạnh tranh khác, khơng chắc họ sẽ ưu tiên hàng của mình. Ngồi ra, cĩ thể xảy ra xung đột khi các trung gian cạnh tranh nhau về giá. Điều này đặt ra vấn đề cần cĩ biện pháp kiểm tra các trung gian, theo dõi giá bán của trung gian để cĩ thể can thiệp kịp thời.
2.4.2.Quản lý
Đối với quá trình quản lý hệ thống phân phối sản phẩm, Cơng ty đặc biệt đến chú trọng đến việc đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm bởi nĩ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Để đạt được mục tiêu phân phối của mình Cơng ty cĩ những phương pháp quản lý và kết nối các thành viên và các yếu tố của kênh để kênh hoạt động xuyên suốt và cĩ hiệu quả nhất.
2.4.3.Quản lý hàng hĩa
Hàng hĩa nhập khẩu về Cơng ty sẽ được nhập kho. Cơng ty cĩ kho lưu trữ hàng hĩa ngay tại trụ sở Cơng ty với điều kiện bảo quản tốt. Hàng ngày, các nhân viên kinh doanh liên lạc với khách hàng bằng cách đến trực tiếp hay qua điện thoại để nhận đơn đặt hàng, Cơng ty làm phiếu xuất kho và đội ngũ giao nhận sẽ vận chuyển hàng hĩa đến tận nơi khách hàng yêu cầu.
Nếu cĩ ký gửi hàng hĩa thì nhân viên kinh doanh phải theo dõi liên tục để thêm hàng cho đủ số lượng, kiểm tra việc bảo quản hàng hĩa tại đơn vị khách hàng, thực hiện đổi hàng sắp hết hạn sử dụng về Cơng ty trong thời hạn tám tháng trước khi hết hạn. Khi cĩ xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hĩa thì hai bên sẽ kiểm tra và xác định bên chịu trách nhiệm và gánh phần thiệt hại.
Trong thời gian vừa qua, cơng tác quản lý hàng hĩa và kiểm sốt dịng lưu thơng hàng hĩa vẫn cịn một số vấn đề như :
- Đội ngũ giao nhận cịn thiếu nên hàng hĩa giao cho khách hàng đơi khi khơng đúng thời hạn, dẫn đến sự phàn nàn của khách hàng.
- Số lượng đơn hàng quá nhiều nên nhân viên kinh doanh phải hỗ trợ giao hàng cho khách hàng của mình khi cần thiết, điều này làm mất thời gian và ảnh hưởng đến cơng việc chính của nhân viên kinh doanh, trừ trường hợp giao hàng kết hợp với việc thăm viếng khách hàng và nhận đơn hàng mới.
- Hàng hĩa ký gửi tại đơn vị của khách hàng khơng được bảo quản đúng mức, nắng chiếu trực tiếp gây nhạt màu, ngả màu nên khi kết thúc hợp đồng ký gửi trả hàng về Cơng ty gây khĩ khăn cho việc bán hàng vì Cơng ty khơng cĩ bao bì để thay thế mới. - Chính sách tồn kho chưa ổn, cụ thể là số lượng hàng khơng ổn định, thiếu hàng là
tình trạng thường xuyên xảy ra với những sản phẩm bán chạy trên thị trường hoặc thừa hàng với các sản phẩm tiêu thụ chậm. Điều này đặt ra vấn đề về cơng tác tính tốn số lượng và chủng loại hàng tồn kho, tính tốn thời gian vận chuyển và làm thủ tục hải quan, về cơng tác nghiên cứu thị trường chưa hồn chỉnh khiến cho Cơng ty khơng dự báo chính xác nhu cầu thị trường . . .
2.4.4.Quản lý tiền tệ
Nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên giao nhận là người chịu trách nhiệm thu tiền hàng về nộp ngay cho bộ phận kế tốn tài chính theo từng đơn hàng. Với các đơn vị cĩ ký gửi thì nhân viên kinh doanh cũng là người theo dõi tình hình bán hàng để thu tiền, đồng thời quản lý cơng nợ của các khách hàng mà mình phụ trách. Sales admin cũng hỗ trợ nhắc nhở các nhân viên kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ này. Khách hàng trả tiền hàng bằng tiền mặt hoặc qua hình thức chuyển khoản. Cơng tác quản lý tiền tệ cũng cịn nhiều bất cập do tiền hàng cĩ khi do nhân viên kinh doanh thu, cĩ khi do nhân viên giao nhận thu nên đơi khi xảy ra nhầm lẫn. Với những khách hàng trả chậm hiện nay vẫn chưa cĩ biện pháp xử lý phù hợp mà cịn vị nể vì tâm lý cịn hợp tác lâu dài.
2.4.5.Quản lý nhân sự
Cĩ thể nĩi sợi dây kết nối Cơng ty với các thành viên trong kênh chính là đội ngũ nhân viên kinh doanh và trình dược viên. Vì vậy, Cơng ty Thủy Dương cần tìm
những khĩ khăn, trở ngại và nhu cầu của các nhân viên của mình để đưa ra các trợ giúp phù hợp, từ đĩ phát huy các nguồn lực của Cơng ty để quản lý kênh cĩ hiệu quả. Các nhân viên kinh doanh và trình dược viên của Cơng ty làm việc theo giờ hành chính, mức lương thỏa thuận bao gồm lương căn bản và phụ cấp lương . Ngồi ra cịn hưởng tiền thưởng khi vượt doanh số mục tiêu. Đây là chính sách hợp lý để thúc đẩy và khuyến khích nhân viên. Cách tính lương cũng được thơng báo cơng khai rõ ràng, ngồi mức lương căn bản, lương hàng tháng được tính dựa trên doanh số bán ra, hiệu quả chăm sĩc khách hàng, số đơn hàng trong tháng tính trên số khách hàng phụ trách, số chủng loại sản phấm bán ra, mở khách hàng mới . . . Điều này tạo tâm lý ổn định cho nhân viên là tất cả mọi nỗ lực của mình đều được ghi nhận và được tính tốn, trả cơng xứng đáng. Mặc dù vậy, nhìn chung Cơng ty vẫn chưa cĩ nhiều những chính sách khuyến khích động viên về tinh thần đối với nhân viên, tạo nên khối đồn kết nội bộ vững chắc.
2.4.6.Quản lý thơng tin
Tất cả những thơng tin liên quan đến hoạt động bán hàng, giá cả, chương trình khuyến mãi, thơng tin sản phẩm mới… đều được thơng báo cho nhân viên kinh doanh để thơng tin đến cho khách hàng, đảm bảo thơng tin một chiều chính xác và nhanh chĩng, tin cậy. Nhân viên kinh doanh cũng là cầu nối đưa về Cơng ty những thơng tin phản hồi của khách hàng để Cơng ty hiểu rõ nhu cầu khách hàng, từ đĩ đưa ra các điều chỉnh cho phù hợp.
Về cơ bản, quá trình quản lý thơng tin hay gặp phải vấn đề về thời gian, ví dụ các thơng báo chương trình khuyến mãi trong tháng được thơng báo chậm đến khách hàng, khách hàng khơng biết nên khơng đặt hàng phù hợp. Ví dụ trong tháng cĩ chương trình mua năm sản phẩm Gel rửa mặt Cleanance sẽ được tặng một tuýp kem đặc trị mụn Diacnéal, nếu khách hàng khơng biết, chỉ cần bốn sản phẩm và chỉ đặt hàng bốn sản phẩm thì sẽ thiệt thịi vì khơng cĩ hàng tặng thêm, Cơng ty cũng thiệt hại khi chỉ bán được bốn sản phẩm. Hoặc trường hợp Cơng ty cĩ một sản phẩm mới mà khách hàng đang cĩ nhu cầu, nếu thơng tin này khơng đựoc chuyển đến kịp thời cho khách hàng, trong thời gian đĩ khách hàng cĩ thể tìm đến một sản phẩm thay
thế khác, như vậy sẽ gây thiệt hại khơng nhỏ cho Cơng ty.