3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
3.3.2.2 Các giải pháp nâng cao vai trị giám sát, đánh giá KSNB của ngân hàng
hàng TMCP Đơng Á chi nhánh Bình Định.
Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng hệ thống KSNB để đảm bảo chúng luơn được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao vai trị giám sát, đánh giá KSNB của ngân hàng TMCP Đơng Á, chi nhánh Bình Định:
- Thực hiện giám sát, đánh giá thường xuyên, tiếp nhận thơng tin phản hồi từ bên trong và ngồi đơn vị.
Để cĩ thể thực hiện điều này thì tất cả cán bộ nhân viên tại các bộ phận nĩi chung và bộ phận tín dụng nĩi riêng, các cá nhân cĩ liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn cĩ thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo
ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt Ngân hàng Đơng Á. Tất cả các cá nhân tại bộ phận tín dụng ở mọi cấp phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ cĩ liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trước Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc và trước pháp luật. Nĩi cách khác, việc kiểm sốt phải được cài đặt ngay trong quy trình thực hiện nghiệp vụ của từng cá nhân.
-Thực hiện giám sát, đánh giá định kỳ hoạt động tín dụng
Định kỳ, ngân hàng nên tăng cường hơn nữa việc giám sát, đánh giá rủi ro tín dụng, chất lượng cơng việc của từng cá nhân, người quản lý để kịp thời điều chỉnh chính sách tín dụng và đề ra các giải pháp đối phĩ, hạn chế rủi ro.
Để cĩ thể thực hiện được hiệu quả tất cả các vấn đề trên thì chỉ cĩ thể thiết lập một hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh và chặt chẽ, các quy trình được soạn thảo bài bản, khoa học và mang tính chuyên nghiệp cao dựa trên cơ sở pháp lý vững chắc. Muốn vậy, ngân hàng Đơng Á cần phải cải tổ lại bộ phận chuyên nghiên cứu và soạn thảo những quy định, quy trình, cho ngân hàng. Yêu cầu đặt ra cho bộ phận này là phải thường xuyên cập nhật những văn bản mới, điều chỉnh những điểm bất hợp lý của những văn bản hiện hành và tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban điều hành nhằm hoạch định chiến lược phát triển và quản lý rủi ro trong quá trình hoạt động của ngân hàng. Đồng thời bộ phận này phải cĩ trách nhiệm phổ biến những văn bản mới, quy định mới đến tất cả các nhân viên, đặc biệt là bộ phận tín dụng.
3.3.2.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện quy trình kiểm sốt tín dụng tại ngân hàng
Hoạt động tín dụng là một trong những hoạt động cĩ nhiều rủi ro. Mỗi khách hàng khi đến vay tại ngân hàng Đơng Á chi nhánh Bình Định đều cĩ đặc điểm kinh doanh riêng biệt, đa dạng, vốn hoạt động chủ yếu là vốn vay ngân hàng. Do đĩ
kiểm sốt hoạt động tín dụng là một cơng việc cực kỳ quan trọng, gĩp phần đảm bảo hoạt động tín dụng đạt chất lượng cao, hiệu quả. Điều này địi hỏi cơng tác kiểm tra, kiểm sốt đối với hoạt động cho vay cần phải được đặt lên hàng đầu, và là một hoạt động thường xuyên của đơn vị. Vì thế, ngân hàng Đơng Á chi nhánh Bình Định cần tiếp tục hồn thiện quy trình kiểm sốt tín dụng tại đơn vị mình theo hướng sau:
Kiểm sốt tất cả các khâu của quy trình cho vay
Quy trình cho vay đang được áp dụng tại chi nhánh khá khoa học và chặt chẽ. Tuy nhiên, khi thực hiện thì hầu như cán bộ tín dụng đều khơng tuân thủ theo đúng nội dung của quy trình này, hoặc nếu cĩ thì chỉ qua loa. Để quy trình này đạt được hiệu quả thì cần phải thực hiện chặt chẽ ở các giai đoạn sau:
Kiểm tra khách hàng vay
Hiện nay khách hàng của chi nhánh Đơng Á Bình Định chủ yếu là các khách hàng cũ, nên cán bộ tín dụng thường bỏ qua khâu kiểm tra thơng tin khách hàng. Điều này dễ xảy ra rủi ro đối với chi nhánh Bình Định. Do đĩ yêu cầu khi cho vay, dù khách hàng cũ hay mới cũng đều phải kiểm tra thơng tin liên quan đến khách hàng như năng lực tài chính, năng lực quản lý, uy tín tín dụng…Để kiểm tra, cĩ thể dựa vào thơng tin của mạng nội bộ hoặc kết hợp với một số cơ quan chức năng để đối chiếu với thơng tin mà khách hàng cung cấp cho ngân hàng, mặc khác cĩ thể phỏng vấn trực tiếp khách hàng vay và một số đối tượng cĩ liên quan, đồng thời sử dụng nguồn thơng tin từ trung tâm thơng tin tín dụng của NHNN (CIC) để nắm bắt tính xác thực của thơng tin.
Thẩm định khách hàng cho vay:
Về phía chi nhánh cần quy định những nội dung gì khi tiến hành thẩm định khách hàng cho vay. Chẳng hạn:
+ Kiểm tra nguồn vốn tự cĩ của khách hàng: Yêu cầu khách hàng chứng minh nguồn cụ thể của vốn tự cĩ vì đây là một vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng đến việc thực hiện phương án, dự án.
+ Đánh giá năng lực tài chính, khả năng sản xuất kinh doanh của khách hàng vay để xem xét hiệu quả vốn tín dụng. Q trình này kết hợp với rủi ro khác: rủi ro do ngành, rủi ro do kinh doanh…Do đĩ khi đánh giá nên thực hiện dựa trên các chỉ tiêu như: khả năng sinh lời, khả năng khai thác và sử dụng tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn và khả năng thanh tốn…
+ Đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn, khả năng sinh lời của phương án, các nguồn thu khác mà khách hàng cam kết trả nợ cho ngân hàng.
+ Xem xét những rủi ro tiềm ẩn cĩ thể xảy ra.
Quyết định cho vay
Khi quyết định cho vay, những người cĩ thẩm quyền quyết định cần phải căn cứ vào báo cáo thẩm định về khách hàng, căn cứ vào chính sách cho vay của ngân hàng, thơng tin về thị trường…rồi mới quyết định cĩ cho vay hay khơng. Đối với những khoản vay phải thơng qua Hội sở thì cần phải đính kèm với báo cáo phân tích về khách hàng, nhận định của nhân viên tín dụng về khách hàng đĩ.
Kiểm tra sử dụng vốn sau khi vay
Một khoản vay cĩ hiệu quả một phần phụ thuộc vào việc kiểm tra tín dụng. Ngay cả đối với các khoản vay tốt nhất cũng cần cĩ một số kiểm tra nhất định, định kỳ để đảm bảo rằng chúng đang hoạt động theo dự kiến, tình trạng của khoản vay khơng xấu đi. Giai đoạn này mang ý nghĩa rất quan trọng trong việc phịng ngừa rủi ro và giảm thiểu rủi ro trước khi nĩ xảy ra, gây hậu quả nặng nề với phần vốn vay. Tuy nhiên hiện nay tại chi nhánh cơng tác này vẫn cịn được thực hiện một cách đối phĩ cho đủ thủ tục, thậm chí một số nhân viên cịn lúng túng khơng biết kiểm tra cái
gì, do đĩ hiệu quả kiểm tra khơng cao. Vì vậy khi xem xét các khoản vay sau khi đã giải ngân, cần tập trung vào các vấn đề sau:
+ Trước hết cần yêu cầu khách hàng vay hàng tháng, hàng quý phải cĩ số liệu báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh để trên cơ sở đĩ phát hiện những thay đổi cĩ chiều hướng xấu để cĩ biện pháp xử lý kịp thời.
+ Nắm vững và theo dõi sát sao tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng, xem việc sử dụng vốn vay cĩ đúng mục đích hay khơng? Nêu rõ nguyên nhân gây ra sai lệch.
+ Theo dõi chặt chẽ các nguồn tiền của khách hàng trên cơ sở xây dựng cơ chế tra sốt đối với từng loại vay (các khoản vay để xuất khẩu thì kiểm tra ngày xuất hàng, các yêu cầu địi tiền, bộ chứng từ hàng xuất và thời gian thanh tốn; các khoản vay xây dựng cơ bản cần kiểm tra tiến độ cơng trình, xác nhận của chủ đầu tư về cơng nợ và cam kết chuyển tồn bộ nguồn tiền thanh tốn về tài khoản của khách hàng mở tại chi nhánh; các khoản vay thường mại cần kiểm tra tồn kho, cơng nợ hàng tháng và kiểm tra việc sử dụng các nguồn thu của khách hàng, quy định nguồn tiền hàng từ phương án vay phải trả nợ ngay sau khi thu được tiền, cho dù khoản vay chưa đến. Xem xét thực tế sử dụng vốn vay so với các chứng từ đã xuất trình hoặc dự kiến ban đầu…
+ So sánh thực tế dự án so với dự kiến ban đầu: tình hình các yếu tố đầu vào, thị trường tiêu thụ, tình hình cơ sở vật chất, sự hiện hữu và tình trạng của tài sản thế chấp/cầm cố tại thời điểm kiểm tra.
+ Những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, bộ máy quản lý, tình hình tài chính của khách hàng (khách hàng doanh nghiệp) hoặc sự thay đổi về tình trạng gia đình và nguồn thu nhập (khách hàng cá nhân). Đánh giá ảnh hưởng của các thay đổi này đến khả năng trả nợ.
+ Việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn sau khi cho vay cần phải quy định tất cả các nhân viên thực hiện một cách nghiêm ngặt.
Thực hiện kiểm sốt thƣờng xuyên đối với tất cả các khoản nợ vay của ngân hàng
Hiện nay cĩ tình trạng một khách hàng cùng một lúc vay ở nhiều ngân hàng khác nhau. Do đĩ khi đến hạn của ngân hàng này, họ sẽ mượn của ngân hàng khác để trả, sau đĩ vay lại rồi trả chỗ khác…Ví dụ: DN vay tiền để trả lương cho nhân viên, sau đĩ cũng bảng lương này sang ngân hàng khác vay. Để ngăn chặn việc này do một ngân hàng làm thì khơng được mà cần cĩ sự phối hợp của tất cả các ngân hàng. Tuy nhiên điều này khĩ cĩ thể thực hiện được do yếu tố cạnh tranh giữa các ngân hàng. Vậy thì lúc này cần cĩ sự trợ giúp của NHNN (CIC) để thơng qua đĩ, các ngân hàng cĩ thể biết được tình hình vay nợ của khách hàng mình, và cĩ biện pháp xử lý.
Phân định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên tín dụng
Hiện nay tại các chi nhánh ngân hàng Đơng Á nĩi chung và Bình Định nĩi riêng cĩ trường hợp một nhân viên quản lý một khách hàng trong một thời gian dài. Điều này hết sức rủi ro cĩ thể dẫn đến sự thơng đồng giữa nhân viên tín dụng và khách hàng vay. Do đĩ theo tác giả ngân hàng nên cĩ quy định định kỳ là 3 tháng hoặc 6 tháng cần phải luân phiên giữa các nhân viên tín dụng phụ trách một khách hàng. Tuy nhiên để việc quản lý cĩ hiệu quả và tránh mất nhiều thời gian khi cĩ sự chuyển giao hồ sơ từ cán bộ tín dụng này sang cán bộ tín dụng khác thì cần phải đưa ra quy định cụ thể trách nhiệm bàn giao, nội dung bàn giao. Cĩ thể quy định việc lập sổ nhật ký tín dụng về các lần cho vay, thu nợ, biến động tài sản đảm bảo, tình hình kinh doanh và tài chính để đảm bảo sự liên tục, thuận tiện trong việc theo dõi và chuyển giao hồ sơ giữa các cán bộ tín dụng.
Tách bạch nhiệm vụ của cán bộ tín dụng trong việc thẩm định khách hàng, chấm điểm xếp loại khách hàng và kiểm tra việc sử dụng vốn của khách hàng sau giải ngân.
Trong các khâu của quy trình cho vay đặc biệt là khâu thẩm định khách hàng và kiểm tra khách hàng sau khi vay thì cần phải đảm bảo phải cĩ ít nhất 2 nhân viên tham gia, khơng nên cho 1 cá nhân tiến hành thực hiện và quyết định cả một quy trình như hiện nay ngân hàng Đơng Á đang thực hiện, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được cho phép phù hợp với quy định của Ngân hàng Đơng Á và của pháp luật.
Ban hành quy chế kiểm tra chéo trong quá trình tác nghiệp đối với từng cá nhân, bộ phận trong 1 phịng ban, đơn vị.
Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng khâu của quy trình, từng khách hàng, từng phịng giao dịch, từng chi nhánh của ngân hàng Đơng Á.
Phổ biến rộng rãi quy trình kiểm sốt tín dụng đến tất cả các nhân viên
Ngân hàng nên nghiên cứu, soạn thảo sổ tay tín dụng để hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ. Trong sổ tay, chi tiết hố tất cả các khâu của quy trình cho vay, đặc biệt là khâu thẩm định, kiểm tra hồ sơ, tài sản đảm bảo và khâu tái thẩm định sau khi vay. Đồng thời quy định chi tiết hồ sơ cho vay phải gồm những chứng từ nào, biên bản làm việc gồm những nội dung gì?…
Thường xuyên nâng cao nhận thức của tất cả nhân viên về lợi ích của KSNB. Muốn vậy thì cơ chế kiểm tra, KSNB cần được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong tất cả các khâu của quy trình, tại tất cả các chi nhánh, phịng giao dịch của Ngân hàng Đơng Á dưới nhiều hình thức.
Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một nhân viên khơng đảm nhiệm cùng một lúc nhiều cương vị, nhiệm vụ cĩ mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc
chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi nhân viên khơng cĩ điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thơng tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
3.2.3.4 Các giải pháp nâng cao chất lƣợng hệ thống báo cáo tín dụng
Hiện nay hầu hết các báo cáo tín dụng tại ngân hàng đều do các nhân viên tín dụng đảm nhiệm. Nội dung của các báo cáo thường chỉ là theo những khuơn mẫu, mặc khác việc lập báo cáo này thường làm mất thời gian của cán bộ tín dụng, mà áp lực cơng việc nhiều, nên khiến cho chất lượng của cáo báo cáo thường khơng đạt như mong muốn, chưa cung cấp được các thơng tin hữu ích cho những người quan tâm. Theo tác giả, để nâng cao chất lượng hệ thống báo cáo tín dụng cần thực hiện một số giải pháp sau:
+ Phần lập báo cáo tín dụng sẽ thuộc trách nhiệm của bộ phận hỗ trợ tín dụng + Phân loại các báo cáo tín dụng theo mục đích cung cấp thơng tin, bộ phận bên ngồi: nhà đầu tư, NHNN…; bộ phận bên trong ngân hàng: Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt, Ban tổng giám đốc, Ban lãnh đạo chi nhánh…để thuận tiện cho việc cung cấp thơng tin.
+ Nội dung của các báo cáo phải đầy đủ, kịp thời gắn liền với tình hình thực tế của hoạt động tín dụng, thể hiện được mục đích thơng tin cung cấp, đối tượng nhận thơng tin…
3.3.2.5 Các giải pháp nhằm quản lý cĩ hiệu quả các khoản nợ của ngân hàng
Việc quản lý các khoản vay cĩ ý nghĩa quan trọng đối với ngân hàng. Để cĩ thể quản lý cĩ hiệu quả cần chú trọng thực hiện một số quy định sau:
+ Phân loại nợ:
Hiện nay ngân hàng Đơng Á đang phân loại nợ theo điều 6 Quyết định 493/2005/QĐ-NHNN, theo đĩ ngân hàng thực hiện phân loại nợ chủ yếu căn cứ
theo thời gian quá hạn của các khoản nợ. Tuy nhiên với cách phân loại nợ này thì khả năng xem xét các yếu tố dẫn đến rủi ro sẽ khơng cao. Do vậy theo tác giả ngân hàng Đơng Á nên xem xét và áp dụng phân loại nợ theo điều 7 Quyết định 493/2005/QĐ-NHNN, (ngân hàng phải áp dụng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ bằng phương pháp chấm điểm các nhĩm chỉ tiêu tài chính, phi tài chính, kết hợp phương pháp chuyên gia và phương pháp thống kê để xếp hạng khách hàng). Cụ thể:
Nhĩm 1: Nợ đủ tiêu chuẩn, bao gồm: Các khoản nợ được tổ chức tín