B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.2 Thực trạng công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tạ
2.2.3 Các phương thức bán hàng tại công ty
Do đặc điểm tổ chức hoạt động của công ty, hiện nay bán buôn là phƣơng thức bán hàng duy nhất của công ty. Những đối tƣợng bán buôn thƣờng là các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thƣơng mại để tiếp tục đƣa vào quá trình sản xuất, gia cơng chế tạo ra sản phẩm mới hoặc tiếp tục chuyển bán.
Đặc trƣng của phƣơng thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng bán trong lĩnh vực lƣu thông, chƣa đi vào lĩnh vực tiêu thụ. Hàng hóa bán theo hình thức này thƣờng với khối lƣợng lớn và có nhiều hình thức thanh tốn tiền hàng nhƣ: khách hàng trả tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, khách hàng thanh toán trả chậm. Muốn quản lý tốt phải theo dõi và lập chứng từ cụ thể cho từng lần bán hàng.
Khi thực hiện mua hàng, khách hàng đến trực tiếp phịng kinh doanh của cơng ty để đặt hàng hoặc có thể đặt hàng thơng qua Fax, điện thoại. Sau khi hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết thì phịng kế tốn của cơng ty tiến hành lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT. Khi khách hàng đến nhận hàng tại bãi, công ty sẽ tiến hành giao hàng cho khách căn cứ trực tiếp theo phiếu xuất kho.
2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.4.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng
a. Các chứng từ sử dụng chủ yếu nhƣ: - Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn GTGT. - Phiếu thu.
48 - Giấy báo có của ngân hàng. b. Sổ sách sử dụng:
- Sổ cái TK 511. - Sổ chi tiết TK 511. - Sổ Nhật ký chung.
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng tài khoản 511.Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tài khoản 511 đƣợc chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: Tài khoản này phản ánh
doanh thu của hàng hóa dăm và gỗ, đƣợc chi tiết thành 2 tài khoản là: + 5111A – Doanh thu hàng hóa gỗ.
+ 5111B – Doanh thu hàng hóa dăm.
- Tài khoản 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm: Tài khoản này phản
ánh doanh thu bán các thành phẩm mà công ty tự sản xuất nhƣ thành phẩm dăm gỗ khô, dăm tƣơi. Chi tiết thành:
+ 5112 – DK1: Dăm khô Quảng Ninh. + 5112 – DK2: Dăm khô Phú Thọ.
+ 5112 – DK3: Dăm quy khô sản xuất từ củi. + 5112 – DT: Dăm tƣơi.
Do doanh nghiệp áp dụng hình thức kế tốn tập trung, phịng kế tốn trung tâm đƣợc đặt tại trụ sở chính tại huyện Đoan Hùng nên khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng tại cơ sở Quảng Ninh, nhân viên sẽ tiến hành thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó định kỳ sẽ chuyển về phịng kế tốn trung tâm. Ở đề tài này, em tập trung đi sâu nghiên cứu tài khoản 5112 – DK2: Dăm khô Phú Thọ.
- Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh các khoản
49
Ngoài ra các TK liên quan khác nhƣ: TK111,TK112, TK131, TK333...
2.2.4.3 Phương thức hạch toán
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan nhƣ phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. Từ đó kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và nhập dữ liệu vào máy theo quy trình: Từ giao diện phần mềm Kế toán Việt Nam, kế toán chọn “Nhập chứng từ phát sinh” “Loại chứng từ” “Phải thu của
khách hàng” “Thêm chứng từ” và điền đầy đủ thông tin trên giao diện phần
mềm đã đƣợc thiết kế sẵn. Kết thúc nhập liệu kế tốn chọn lƣu. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ sách có liên quan.
Ví dụ 1: Ngày 31/12/2017, theo Hợp đồng mua bán gỗ/dăm gỗ số 08 CP–
TT (Phụ lục 06) và Đơn đặt hàng số 08/2017/CP-Tthang (Phụ lục 07), công ty xuất bán 497,720 tấn dăm gỗ khô cho Công ty TNHH C&P Quảng Ninh – Quảng Ninh với giá bán chƣa thuế VAT 10% là 2.490.000 đ/tấn. Hóa đơn GTGT số 0000860 (Phụ lục 08) đƣợc kế toán viết tay. Tiền hàng chƣa thanh toán. Khi bên mua nhận đƣợc hàng, công ty sẽ lập Biên bản xác nhận (Phụ lục 09).
Trình tự hạch tốn vào phần mềm kế toán máy:
* Bƣớc 1: Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhƣ Hợp đồng mua bán gỗ/dăm gỗ số 08 CP-TT, Đơn đặt hàng số 08/2017/CP-Tthang, hóa đơn GTGT số 0000860, Phiếu xuất kho số HĐ 860XK để xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện phần mềm Kế tốn Việt Nam cơng ty đang sử dụng, kế toán
chọn “Nhập chứng từ phát sinh” “Loại chứng từ” “Phải thu của khách hàng” “Thêm chứng từ”. Máy tính sẽ hiện thị giao diện nhập dữ
liệu.
* Bƣớc 2: Kế tốn sẽ nhập đầy đủ các thơng tin sau: - Số chứng từ: HĐ 860.
- Ngày: 31-12-2017.
- Diễn giải: Xuất bán dăm mảnh quy khơ. - Loại hóa đơn: R04.
50 - Số hóa đơn: HĐ 860. - Mặt hàng: Dăm khô Phú Thọ. - TK nợ: 1311. - Chi tiết cấp 1: CPQN. - TK có: 5112. - Chi tiết cấp 1: DK2. - Số lƣợng: 497,720. - Đơn giá: 2.490.000,00. - Số tiền: 1.239.322.800.
Các thơng tin cịn lại sẽ đƣợc phần mềm tự động cập nhật.
Kế tốn chọn “Kết thúc”, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho trên phần mềm và vào các sổ sách liên quan.
Giao diện 2.2: Nhập liệu hóa đơn bán hàng
*Bƣớc 3: Để xem và in chứng từ, kế toán chọn mục “F7 – Các lệnh khác...” “F7 – Các lệnh khác” “In hóa đơn GTGT đầu ra”, phần mềm
51
Giao diện 2.3: Hóa đơn GTGT 860
- Sổ cái tài khoản: Từ giao diện chính, kế tốn chọn mục “Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo” “Sổ sách” “Sổ cái các tài khoản” tiếp theo
kế toán chọn mã TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chọn Tháng 12 “Xem và in”. Sổ cái TK 511 đƣợc in ra.
52
Hình 2.1: Sổ cái tài khoản 511
Dựa vào sổ cái TK 511, ta có thể thấy nghiệp vụ bán hàng của cơng ty trong tháng 12 phát sinh chủ yếu vào ngày cuối tháng.
- Sổ chi tiết tài khoản: Từ giao diện chính, kế tốn chọn mục “Xem và in
chứng từ, sổ sách, báo cáo” “Sổ sách” “Sổ chi tiết tài khoản” tiếp theo
kế toán chọn mã TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chọn Tháng 12 “Xem và in”. Sổ chi tiết TK 511 đƣợc in ra.
54
Hình 2.2: Sổ chi tiết tài khoản 5112 – DK2
- Sổ Nhật ký chung: Từ giao diện chính, kế tốn chọn mục “Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo” “Sổ sách” “Sổ Nhật ký chung” tiếp theo kế
toán chọn Tháng 12 “Xem và in”.
Giao diện 2.4: Trích giao diện Sổ Nhật ký chung
Ví dụ 2: Ngày 31/10/2017, theo Hợp đồng nguyên tắc số 06/AHP- TT/2017 (Phụ lục 10), cơng ty CPTM Tồn Thắng xuất bán 3.008,120 tấn dăm gỗ khô cho Công ty CP giấy An Hòa với giá bán chƣa thuế VAT 10% là 7.101.239.600đ. Kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT số 0000840 (Phụ lục 11). Tiền hàng đƣợc thanh tốn vào ngày 20/12/2017 theo Giấy báo có số 361 (Phụ lục 12). Quy trình hạch tốn trên máy đƣợc thực hiện tƣơng tự nhƣ với ví
dụ 1. Khi thu đƣợc tiền hàng, cơng ty tiến hành hạch tốn trên phần mềm. Kế toán chọn “Nhập chứng từ phát sinh” “Loại chứng từ” “Phiếu thu chuyển khoản” “Thêm chứng từ” và điền đầy đủ thông tin.
55
Giao diện 2.5: Giao diện Phiếu thu chuyển khoản 2.2.5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Chiết khấu thƣơng mại: Công ty không áp dụng chiết khấu thƣơng mại. - Giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại:
Trong giai đoạn hiện nay, cơng ty cổ phần thƣơng mại Tồn Thắng đang rất coi trọng quá trình sản xuất, chu trình kỹ thuật, chất lƣợng sản phẩm nên tình trạng hàng bán bị trả lại hay hàng hóa kém chất lƣợng là khơng có. Do đó trong kỳ nghiên cứu, cơng ty khơng phát sinh nghiệp vụ kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.6 Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.6.1 Chứng từ sử dụng
Để phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng các chứng từ: - Phiếu xuất kho.
- Hóa đơn GTGT.
2.2.6.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng là TK 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6321: Giá vốn bán hàng hóa. Tài khoản này phản ánh giá vốn
56 + 6321A: Giá vốn bán hàng hóa gỗ. + 6321B: Giá vốn bán hàng hóa dăm.
- Tài khoản 6322: Giá vốn bán hàng thành phẩm. Tài khoản này phản ánh
giá vốn của thành phẩm của công ty.
+ 6322 – DK1: Dăm khô Quảng Ninh. + 6322 – DK2: Dăm khô Phú Thọ.
+ 6322 – DK3: Dăm quy khô sản xuất từ củi. + 6322 – DT: Dăm tƣơi.
- Tài khoản 6323: Giá vốn bán hàng dịch vụ. Phản ánh giá vốn của hoạt
động cung cấp dịch vụ của công ty.
Ngồi ra cịn sử dụng các tài khoản khác nhƣ TK 155, TK 911...
2.2.6.3 Phương thức hạch toán
Do những đặc điểm sản phẩm, hàng hóa kinh doanh, Công ty cổ phần thƣơng mại Tồn Thắng áp dụng phƣơng pháp bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ để tính giá vốn hàng bán. Đơn giá bình quân và giá vốn hàng bán đƣợc tính vào thời điểm cuối kỳ và đƣợc thực hiện trên máy tính.
Quy trình xuất kho:
- Bƣớc 1: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ lập “yêu cầu xuất kho”. Yêu cầu xuất kho sẽ đƣợc lập thành văn bản hoặc bằng miệng, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Bƣớc 2: Kế toán vật tƣ tiến hành lập phiếu xuất kho theo dõi về mặt lƣợng và chuyển cho thủ kho.
- Bƣớc 3: Thủ kho nhận phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho đối tƣợng yêu cầu xuất kho.
- Bƣớc 4: Nhân viên nhận hàng và ký vào phiếu xuất kho.
- Bƣớc 5: Thủ kho nhận lại một liên của phiếu xuất kho, tiến hành ghi thẻ kho, trả lại phiếu xuất kho cho kế toán.
- Bƣớc 6: Kế toán ghi sổ và hạch toán hàng xuất kho.
Giá vốn hàng bán đƣợc phản ánh đồng thời khi kế toán nhập hóa đơn GTGT. Khi nhận đƣợc phiếu xuất kho để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
57
kế toán chọn “Nhập chứng từ phát sinh” “Phiếu xuất kho” “Thêm
chứng từ” và nhập đầy đủ thông tin:
- Phiếu xuất: HĐ860XK. - Ngày: 31-12-2017.
- Ngƣời nhận: Công ty TNHH C&P Quảng Ninh.
- Địa chỉ: KCN Việt Hƣng – Xã Việt Hƣng – TP Hạ Long – Quảng Ninh. - Diễn giải: Xuất kho giá vốn theo HĐơn HĐ 860 ngày 31-12-2017. - T.K Nợ: 6322.
- T.K Có: 155.
Các thơng tin cịn lại sẽ đƣợc phần mềm tự động cập nhật theo hóa đơn và đơn giá cuối kỳ phần mềm sẽ tự tính.
Giao diện 2.6: Giao diện Phiếu xuất kho tạm thời
Cuối tháng, khi phần mềm tính tốn đƣợc giá xuất kho, kế tốn hạch tốn và theo dõi giá trị theo từng hóa đơn bán hàng trên phần mềm kế tốn. Kế tốn có thể kiết xuất phiếu xuất kho đầy đủ lƣợng và giá trị cho từng phiếu xuất kho.
Cơng thức tính đƣợc phần mềm áp dụng: Giá xuất bình quân gia
quyền cuối tháng =
Số dƣ đầu tháng + Số phát sinh nợ trong tháng Số lƣợng tồn đầu tháng + Số lƣợng nhập trong tháng
58
Ví dụ 3: Tính đơn giá vốn xuất kho của sản phẩm dăm gỗ khơ tháng
12/2017:
Ta có: Số lƣợng tồn đầu kỳ của dăm gỗ khô là: 4.827,10 (tấn) Giá trị tồn đầu kỳ của dăm gỗ khô là: 10.735.587.940đ. Số lƣơng nhập trong tháng của dăm gỗ khô là: 965,50 (tấn) Giá trị nhập trong tháng của dăm gỗ khô là: 2.366.848.890đ. Đơn giá vốn
xuất kho của dăm gỗ khô
=
10.735.587.940 + 2.366.848.890
= 2.261.926,74đ
4.827,10 + 965,50
Vào thời điểm cuối tháng, kế toán chọn “Nhập chứng từ phát sinh”
“F7 – Các lệnh khác” “Tính và cập nhật lại giá xuất kho trong tháng”.
Giao diện 2.7: Giao diện tính và cập nhật giá xuất kho
Sau đó, kế tốn nhập “Mã tài khoản” 155 – Thành phẩm và chọn “Thực
59
Giao diện 2.8: Tính giá xuất kho tài khoản 155
Sau khi tính và cập nhật giá xuất kho, để xem và in phiếu xuất kho đầy đủ thông tin về giá trị và số lƣợng của từng đơn hàng, kế toán “F7 – Các lệnh khác” “In phiếu xuất kho giá bán”, khi đó phần mềm sẽ hiện thị Phiếu xuất
kho.
60
Để xem và in các sổ sách, kế toán thực hiện theo trình tự sau:
- Sổ cái tài khoản: Từ giao diện chính, kế tốn chọn mục “Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo” “Sổ sách” “Sổ cái các tài khoản” tiếp theo
kế toán chọn mã TK 632 – Giá vốn hàng bán, chọn Tháng 12 “Xem và in”. Sổ cái TK 632 khi đƣợc in ra.
Hình 2.3: Sổ cái tài khoản 632
- Sổ chi tiết tài khoản: Từ giao diện chính, kế tốn chọn mục “Xem và in
chứng từ, sổ sách, báo cáo” “Sổ sách” “Sổ chi tiết tài khoản” tiếp theo
kế toán chọn mã TK 632 – Giá vốn hàng bán, chọn Tháng 12 “Xem và in”. Sổ chi tiết TK 632 đƣợc in ra.
62
Hình 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 6322 – DK2
- Sổ Nhật ký chung: Cách làm tƣơng tự nhƣ đối với TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
2.2.7 Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh của cơng ty chủ yếu bao gồm:
- Chi phí dịch vụ mua ngồi nhƣ: chi phí sửa chữa và thay thế phụ tùng, máy móc, phí cầu tàu...
- Chi phí vật liệu.
- Tiền lƣơng của bộ phận văn phịng của cơng ty.
- Khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. - Thuế, phí, lệ phí: Phí chuyển tiền, phí rút tiền qua ngân hàng...
2.2.7.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng
a. Chứng từ sử dụng: - Phiếu chi.
- Giấy báo nợ của ngân hàng.
- Bảng lƣơng, bảng thanh toán tiền lƣơng. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Hóa đơn GTGT.
- Phiếu xuất kho. b. Sổ sách sử dụng
- Sổ cái TK 642. - Sổ chi tiết TK 642.
2.2.7.2 Tài khoản sử dụng
Công ty thực hiện chế độ kế tốn theo Thơng tƣ 133/2016/TT-BTC nên chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều đƣợc hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Tài khoản này mở 2 tài khoản chi tiết:
- TK 6421 – Chi phí bán hàng.
- TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.7.3 Phương pháp hạch tốn
63
Tại Cơng ty CPTM Tồn Thắng có các chi phí dịch vụ mua ngồi chủ yếu là chi phí sửa chữa và thay thế phụ tùng, tiền điện...có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi.
Ví dụ 4: Ngày 31/12/2017, Cơng ty cổ phần thƣơng mại Tồn Thắng tiến
hành sửa chữa và thay thế phụ tùng xe ô tô sử dụng tại bộ phận bán hàng theo hóa đơn GTGT số 0000289 (Phụ lục 13) và có Bảng kê chi tiết (Phụ lục 14).
Cơng ty đã thanh tốn bằng tiền mặt.
Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán nhƣ sau: Từ giao diện chính của phần mềm Kế toán Việt Nam, kế toán chọn “Nhập chứng từ phát sinh”