Chương 5Bản đồ Tư duy và sự thành công mỗi ngày
ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP
Lên kế hoạch và điều hành một cuộc họp, bất kể là một cuộc họp với quy mô chỉ gồm một vài đồng nghiệp, cho đến một cuộc họp thường niên của cả một tập thể mang tính xã hội, hay một buổi họp báo với sự tham gia của người diễn thuyết lẫn những người đại diện
từ bên ngoài,... tất cả là việc gây ra nhiều áp lực. Có quá nhiều việc bạn phải lên lịch, sắp xếp và theo sát từng bước, đến mức bạn sẽ dễ dàng bỏ qua những tiểu tiết quan trọng ngay giữa khoảnh khắc hưng phấn, náo nhiệt.
Trong những tình huống thế này, Bản đồ Tư duy là lựa chọn lý tưởng. Công cụ này giúp bạn lập kế hoạch cho những công đoạn khác nhau trong khâu tổ chức một cuộc họp, nhờ vậy bạn có thể đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng trình tự, đúng thời gian. Đây là điều tối quan trọng trong trường hợp người tham gia đến từ
những quốc gia khác nhau và lịch trình di chuyển của họ phải phù hợp với sự “lệch pha” giữa các múi giờ.
Bạn hãy dùng một tờ giấy thật lớn rồi vẽ một hình trung tâm, thể hiện rõ nhất hình ảnh một cuộc họp – có thể là một tập giấy lật đặt trên một khung vẽ, hoặc là một tấm bảng trắng, biểu đồ hay bất cứ hình ảnh nào khác. Từ hình trung tâm này, các nhánh chính sẽ tỏa ra các phía, thể hiện cụ thể những cơng đoạn cần phải sắp xếp: tên những người tham dự, nơi tổ chức, ngày-giờ tổ chức, những thiết bị và đồ dùng cần chuẩn bị (cà phê, nước lọc, giấy, tiệc trưa, thiết bị điện tử,...), chủ đề và chương trình cụ thể của buổi họp,...
Ở cuối mỗi nhánh chính này, bạn tiếp tục vẽ thêm các nhánh phụ, thể hiện cụ thể những quyết định chi tiết cho mỗi cơng đoạn chính (Ví dụ: tổ chức ở phịng X, lúc 2 giờ rưỡi chiều – thứ Ba ngày 4/9). Nếu được, bạn có thể thêm vào thơng tin về thời gian giới hạn cho mỗi phần của buổi họp, trong trường hợp đây là một cuộc họp có quy mơ lớn, hoặc có tính chất phức tạp đối với việc tổ chức – nhờ vậy, bạn sẽ có thể nhìn qua Bản đồ Tư duy để biết khi nào thì phải hồn tất một cơng đoạn. Ví dụ, đến ngày X thì phải hồn tất việc đặt chỗ; ngày Y là hạn chót phải thơng báo đến tất cả những người tham dự, sau đó yêu cầu họ xác nhận xem có tham gia khơng, và ngày Z để gút lại việc xếp lịch di chuyển và nơi ở, cũng như chốt lại phần nội dung trên các giấy tờ về chương trình nghị sự và giấy mời họp để đưa đi in ấn và phát hành kịp lúc.
Khi đang tham dự một cuộc họp, Bản đồ Tư duy cũng có thể trở thành một phương pháp ghi chép hiệu quả. Thay vì dùng lối ghi
chép lề lối, nhàm chán, chỉ có hai màu đen-trắng và dễ quên như thông lệ, hãy sử dụng những cây bút màu và đặt các từ ngắn vào các hình trịn, hình tam giác, hay bất kỳ dạng hình học nào dễ khiến bạn chú ý. Nhờ đó, khả năng hồi tưởng của bạn sẽ tiến bộ rất nhiều, và bạn cũng tập trung hơn. Trong suốt quá trình diễn biến cuộc họp, bộ não của bạn luôn tỉnh táo và sáng suốt.
Bản đồ Tư duy cũng là cơng cụ có thể hỗ trợ trong trường hợp bạn phải diễn thuyết trước đám đơng – có thể nói, đây là vấn đề khiến rất nhiều người kinh hoảng. Đầu tiên, bạn nên định sẵn các suy nghĩ trong đầu mình theo đúng trật tự của một Bản đồ Tư duy. Sau đó, việc lập một Bản đồ Tư duy trong thực tế sẽ đảm bảo bạn đã nắm chắc chắn và đầy đủ những điểm chính trong phần trình bày của mình. Lúc này, trí óc của bạn, thơng qua Bản đồ Tư duy, sẽ tự động kết nối các ý nghĩ của bạn với nhau, để bạn có thể dễ dàng ghi nhớ tất cả các ý – chính điểm này sẽ khiến bạn tự tin hơn nhiều trong khi diễn thuyết.
a