B. PHẦN NỘI DUNG
3.3. Hoàn thiện quy trìnhtuyển dụng
Quy trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả nguồn nhân lực của cơng ty bởi đây chính là bước quan trọng để tìm kiếm người tài, phù hợp với vị trí cơng việc. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại cơng ty bao gồm 5 bước: xác định nhu cầu tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và xử lý hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và ra quyết định tuyển dụng. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng của cơng ty cịn sơ sài, thiếu cụ thể, thiếu chặt chẽ nên dễ dẫn đến sai sót trong q trình tuyển dụng. Tác giả đề xuất quy trình tuyển dụng nhân sự trong thời gian tới của công ty gồm 08 bước như sau: xác định nhu cầu tuyển dụng; lập kế hoạch tuyển dụng; thông báo tuyển dụng; tiếp nhận và xử lý hồ sơ; phỏng vấn; đào tạo nhân viên thử việc; đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng; hội nhập nhân viên mới. Cụ thể:
55
Sơ đồ 3.1. Quy trình tuyển dụng nhân lực đề xuất cho công ty
(Nguồn: Tác giả xây dựng)
Bước Sơ đồ Trách nhiệm
1 Không đồng ý Đồng ý Cấp thẩm quyển: - Trưởng các Bộ phận - Trưởng phòng HCNS Cấp thẩm quyền: - Giám Đốc 2 Không đồng ý Đồng ý - Trưởng phòng HCNS Cấp thẩm quyền: - Giám đốc 3 - Nhân viên phòng HCNS 4 - Nhân viên phòng HCNS; - Trưởng phòng HCNS 5 - Hội đồng phỏng vấn 6 - Nhân viên phòng HCNS
- Những người có liên quan
7 - Trưởng các bộ phận
- TPHCNS - Giám đốc
8 - Trưởng bộ phận
- Trưởng Phòng HCNS
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ hơ Phỏng vấn Xét duyệt NC tuyển dụng Phê duyệt KH tuyển dụng
Đào tạo nhân viên thử việc
Đánh giá ứng viên và ra quyết định TD Hội nhập nhân viên mới
56
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực tại công ty xuất phát từ các nguồn sau: theo
yêu cầu của GĐ, phòng nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận trong
công ty. Các bộ phận căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh để xác định nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình và đăng ký nhu cầu tuyển dụng theo mẫu dưới đây:
Phiếu đăng ký nhu cầu tuyển dụng (Phụ lục số 03)
Khi các bộ phận đã đăng ký nhu cầu tuyển dụng vào phiếu và chuyển cho
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phịng sẽ có trách nhiệm thực hiện các bước sau:
- Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận về số lượng, yêu cầu lao động phục vụ cho công việc. Những yêu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để cơng ty có thể tuyển dụng được đúng người cho cơng việc. Trong thời gian tới, các bộ phận nên xây dựng cho mình bản mơ tả cơng việc rõ ràng và bản tiêu chuẩn công việc. Các bản mơ tả cơng việc phải có những nhiệm vụ đặt ra cho từng vị trí, kỹ năng chun mơn mà ứng viên phải có, cá tính, phẩm chất quan trọng của ứng viên cần có để hồn thành nhiệm vụ và những kinh nghiệm riêng của ứng viên so với cá ứng viên khác. Cịn bản tiêu chuẩn cơng việc gồm các nội
dung: trình độ văn hóa, phẩm chất trình độ cá nhân, trình độ chun mơn kỹ
thuật, tay nghề, kinh nghiệm, tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, sở thích, nguyện vọng cá nhân… và các tiêu chuẩn đặc thù khác theo u cầu cơng việc.
Một ví dụ về bản mơ tả cơng việc của nhân viên bán hàng (Phụ lục số 04)
- Nếu thấy có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với bộ phận cầntuyển thêm nhân sự để thống nhất nhu cầu tuyển dụng.
- Sau khi thống nhất nhu cầu tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp từng đối
tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng có vai trị quan trọng, tuy nhiên Công ty CP Hà
Nội Diamond Palace lại không chú trọng tới công tác lập kế hoạch tuyển dụng. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự công ty cần lập kế
57
hoạch tuyển dụng theo các bước sau:
Khi Giám đốc công ty xem xét và phê duyệt đề xuất nhân sự, phòng HCNS
căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Giám đốc xét duyệt. Nếu được Giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm
các thông tin sau:
- Thông tin về nhu cầu cần tuyển: thơng tin về vị trí, cơng việc cần tuyển,
số người cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…
- Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và sự phối hợp giữa các bộ
phận.
- Nguồn và phương pháp tuyển dụng.
- Các câu hỏi, bài kiểm tra phục vụ cho công tác tuyển dụng. - Dự trù kinh phí tuyển dụng.
- Mức lương.
- Thời gian, địa điểm cho các hoạt động trên.
Bản kế hoạch sau khi trình lên Giám đốccơng ty và được phê duyệt thì phịng
HCNS sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan thực hiện theo kế hoạch tuyển dụng đã đề ra. Cơng ty có thể lập bản kế hoạch nhân sự theo mẫu dưới đây:
Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự
STT Vị trí TD Bộ phận, phòng ban SL Lý do TD Dự kiến mức lương
Thời gian dự tuyển Hình
thức đăng TD Hội đồng tuyển dụng Địa điểm TD Dự trù kinh phí TD Nhận HS Sàng lọc HS Phỏng vấn GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG NHÂN SỰ NGƯỜI LẬP
58
Cơng ty cần lên kế hoạch xác định thời gian cụ thể của từng bước trong q trình tuyển dụng.
Bước 3: Thơng báo tuyển dụng
Cơng ty CP Hà Nội Diamond Palace thông báo tuyển dụng nhân viên qua văn bản, truyền miệng, qua website…nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong trong tồn cơng ty. Hình thức thơng báo tuyển dụng của cơng ty khơng đa dạng chủ yếu là qua mạng nên chưa thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển.
Để việc thông báo tuyển dụng đạt hiệu quả cao, cơng ty có thể thực hiện một số nội dung sau:
- Xây dựng nội dung thông báo tuyển dụng nhân sự thật chi tiết để mọi người nắm bắt được thơng tin u cầu và vị trí cần tuyển dụng. Bộ phận nhân sự sẽ thơng báo tới tồn thể nhân viên trong công ty đồng thời kết hợp với việc đặt
biển thông báo tuyển dụng tại nơi nhiều nhân viên và khách hàng dễ quan sát.
Cách này cũng giúp công ty thông báo tuyển dụng đến những khách hàng tới xem địa điểm tổ chức sự kiện và khách hàng tham dự sự kiện. Những khách hàng này nếu có nhu cầu và đáp ứng đủ khả năng có thể ứng tuyển hoặc giới thiệu cho bạn bè. Khi công ty sử dụng cách đăng tuyển này vừa tiết kiệm chi phí, lại thu hút được nhiều ứng viên tham gia dự tuyển vì hàng tháng có hàng nghìn lượt khách tới cơng ty.
- Cơng ty cần kết hợp nhiều hình thức thơng báo để thu hút được nhiều
ứng viên tham gia dự tuyển: quảng cáo trên những phương tiện thông tin đại
chúng như tivi, báo chí, đài phát thanh…; thơng qua trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm, đăng tuyển tại các cơ sở đào tạo… Công ty nên tăng cường việc đăng
thông báo tuyển dụng qua các website giới thiệu việc làm vì nó là phương tiện có khả năng tiếp cận với các ứng viên tìêm năng khá tốt. Đặc biệt, cơng ty có thể đẩy mạnh cơng tác tuyển dụng qua mạng xã hội. Theo kết quả điều tra: “Hiện nay, số lượng người sử dụng Internet đã chiếm đến 39% trên tổng dân số. Các trang mạng xã hội như Facebook cũng đã thu hút được 22% (20 triệu người). Ngồi ra cịn 1 số mạng xã hội khác cũng chiếm được Google Plus, Twitter,
59
gian trung bình sử dụngmạng xã hộitrung bình một ngày cao giúp cho mạng xã hội trở thành một công cụ tất yếu để xây dựng hệ thống tuyển dụng, và thực hiện
hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng, tuyển dụng qua mạng xã hội sẽ tiếp cận được
một khối lượng ứng viên khổng lồ đặc biệt là nhóm đối tượng trẻ, thơng qua tương tác và chia sẻ trên mạng xã hội sẽ giúp chi phí tuyển dụng được tối ưu hóa 1 cách đáng kể. Lợi thế của kênh này đó là: chi phí dành cho tuyển dụng thấp, dễ dàng thực hiện; nguồn ứng viên phong đa dạng, có hiệu ứng lan truyền cao; có thể thực hiện tuyển dụng ở mọi lúc, mọi nơi2.
Ngoài ra, công ty cũng phải chú ý đến nội dung căn bản của bản thơng
báo tuyển dụng. Ngồi những nội dung cơ bản về tuyển dụng công ty cần chú ý tới những nội dung mà người tham gia dự tuyển rất quan tâm đó là thù lao lao động, môi trường làm việc, điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ của công ty để tăng khả năng thu hút ứng viên.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ công ty đã thực hiện tương đối tốt nhờ đó mà có thể sàng lọc được những hồ sơ đáp ứng yêu cầu nhất. Tuy nhiên công ty lại không sàng lọc hồ sơ ngay khi tiếp nhận mà lại thực hiện công việc này sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển của nhiều ứng viên. Điều này sẽ gây nên sự chồng chéo, mất thời gian sàng lọc vì vậy cơng ty cần kết hợp linh hoạt giữa công tác tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.
Tuy nhiên, công ty không nên chú trọng quá vào hồ sơ ứng tuyển của ứng viên vì thực tế khơng phải bằng cấp đạt thứ hạng cao sẽ làm tốt công việc nên công ty cần tạo điều kiện cho những người có năng lực làm việc thực tế.
Bước 5: Phỏng vấn
Để quá trình phỏng vấn đạt hiệu quả cao, bộ phận nhân sự trong công ty cần thực hiện các yêu cầu theo mục 3.2.2.2 mà tác giả đã nêu ở trên.
Bước 6: Đào tạo nhân viên thử việc
Công ty CP Hà Nội Diamond Palace nhận thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo nhân viên nên quá trình đào tạo nhân viên thử việc tại công ty
2Nguồn: http://cungungnhansu.vn/vn/cam-nang-nghe-nghiep/tin-tuc-va-phap-luat/284-cac-phuong-phap-tuyen-dung-hieu- qua.html
60
diễn ra tương đối tốt tuy nhiên người được bố trí chỉ dẫn nhân viên thử việc không giành nhiều thời gian chỉ dạy cho nhân viên mới, người hướng dẫn khơng nhiệt tình dễ gây tâm lý chán nản với cơng việc. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình này, em xin đề xuất một số ý kiến như sau:
- Cán bộ hướng dẫn nhân viên thử việc cần tạo khơng khí thoải mái, thân thiện để nhân viên mới có thể thoải mái bộc lộ tính cách, khả năng của bản thân.
Cán bộ hướng dẫn cần dành nhiều thời gian để chỉ dẫn cho nhân viên thử việc.
- Nội dung của quá trình đào tạo nhân viên mới có thể gồm 03 phần chính:
Đào tạo về cơng ty: lịch sử hình thành; cơ cấu tổ chức – Ban lãnh đạo công ty; các sản phẩm – dịch vụ của công ty; các nếp văn hóa đặc trưng; luật (các nội quy, quy chế áp dụng chung cho tồn cơng ty, giữa các bộ phận); chính sách
khen thưởng – phúc lợi xã hội của công ty…
+ Đào tạo về phòng ban, bộ phận: nhiệm vụ, chức năng, cơ cấu tổ chức của
từng bộ phận, phòng ban. Cách phối hợp trong công việc giữa các bộ phận và
phịng ban trong cơng ty.
+ Đào tạo về trách nhiệm và công việc của nhân viên mới: Mô tả công việc một cách chi tiết, rõ ràng và cụ thể với nhân viên thử việc. Công ty nên dùng một bản mô tả công việc rõ ràng, trong đó nghi các mục tiêu chính của công việc;chức năng nhiệm vụ của nhân viên thử việc; yêu cầu công việc...
+ Đào tạo về kỹ năng mềm, kỹ năng nghiệp vụ: Công ty kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ nên kỹ năng mềm và kỹ năng nghiệp vụ là rất quan trọng, người được bố trí đào tạo sẽ chỉ dạy nhân viên về cách giao tiếp, trao đổi, phục vụ khách hàng... tùy từng vị trí cơng việc mà người chỉ dẫn sẽ có cách đào tạo khác nhau.
- Xác định rõ tiêu chí đánh giá kết quả thử việc: Việc xác định tiêu chí đánh giá kết quả thử việc cần được thực hiện khi có nhân viên thử việc. Tiêu chí đánh giá có thể gồm: kết quả hồn thành cơng việc, thái độ làm việc, thời gian hồn thành cơng việc...
- Lắng nghe những khó khăn, tâm tư, nguyện vọng của nhân viên thử việc từ đóđiều chỉnh q trình đào tạo sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.
61
thử việc.
Bước 7: Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng
Trước khi ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, công ty nên đánh giá ứng viên bằng cách thẩm tra lại các vấn đề có liên quan đến đạo đức, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc bằng cách gọi điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp nơi làm việc cũ của ứng viên, đến cơ sở đào tạo để xác minh tính chính xác của thơng tin. Ngồi ra, cơng ty cần theo dõi và nghi chép lại q trình thử việc của ứng viên để có thể nhận thấy thái độ làm việc, khả năng thích ứng với cơng việc của họ để nhằm đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn nhất.
Mặc dù các ứng viên đã trải qua các bướcsàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá nêu trên, nhưng vẫn chưa đủ điều kiện để cơng ty có thể ra quyết định tuyển dụng. Bởi các tiêu thức như: chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp... là chưa đủ, người lao động cần có sức khỏe tốt mới có thể thực hiện và gắn bó lâu dài với cơng việc. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần yêu cầu ứng viên có giấy khám sức khỏe tại các bệnh viện khám sức khỏe được cấp giấy phép lao động và kiểm tra thật kỹ các thơng tin trong đó để có thể biết chính xác tình hình sức khỏe của ứng viên. Khi ứng viên đủ yêu cầu về sức khỏe thì cơng ty mới ra quyết định tuyển dụng.
Bước 8: Hội nhập nhân viên mới
Hội nhập nhân viên mới là giai đoạn giúp người được tuyển dụng làm quen và
thích nghi với mơi trường làm việc mới.Đón nhận nhân viên mới có một ý nghĩa rất lớn, ấn tượng tốt đẹp trong ngày đầu tiên làm việc là những yếu tố giữ chân người tài ở lại với công ty dù áp lực công việc đơi khi khiến họ nản chí. Hội nhập nhân viên mớicó vai trị quan trọng đối với Công ty CP Hà Nội Diamond Palace và người lao động. Cụ thể:
- Đối với Công ty CP Hà Nội Diamond Palace khi thực hiện tốt công các hội
nhập nhân viên mới sẽ giúp cơng ty giảm chi phí tuyển dụng; có một đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ của cơng ty; quảng bá được thương hiệu, hình ảnh của cơng ty…
- Đối với người lao động hội nhập nhân viên giúp họ có cái nhìn đầy đủ về cơng ty, nhanh chóng tiếp cận cơng việc và phần nào nhận thấy được sự quan tâm
62
theo sát từ phía cơng ty; việc chuẩn bị đón nhân viên một cách chu đáo sẽ là động lực tốt thơi thúc họ cố gắng hết mình để bắt nhịp với tính chun nghiệp của mơi trường làm việc tại công ty…
Tuy nhiên, công ty chưa nhận thấy tầm quan trọng của công tác hội nhập nhân