Đvt: Người
Tiêu chí Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Thơng báo nội bộ 2 1 1
CBNV giới thiệu 5 3 4
Tổng 7 4 5
(Nguồn: Phịng HC-NS)
Nhìn vào bảng số liệu cho thấy, trong giai đoạn 2018-2020 hình thức tuyển dụng của Cơng ty đạt hiệu quả không cao. Số lượng ứng viên tuyển được từ nguồn nội bộ rất ít và có xu hướng giảm dần qua các năm.
2.2.3.2. Nguồn tuyển dụng bên ngoài DN
Đối với nguồn bên ngồi, Cơng ty sẽ thực hiện tuyển dụng bằng hình thức áp dụng sự phát triển của nền công nghệ số. Sự phát triển của internet và công nghệ thông tin giúp cho các nhà tuyển dụng có được kênh thơng tin nhanh chóng và rộng lớn. Đa phần nhà tuyển dụng đều đồng ý rằng tuyển dụng trực tuyến là giải pháp nhanh nhất để chọn lựa nhân sự cho Cơng ty mình. Cơng ty lựa chọn hình thức đăng tuyển lên các website như Vietnamwork, Career Builder, Jobsgo, … hoặc tuyển ngay trên website của Cơng ty mình, nhưng các bài đăng tuyển lên website rất ít và khơng được nhiều ứng viên biết đến.
Hình 2.4: Kết quả tìm kiếm tin tuyển dụng của Công ty THHH AT qua website tuyển dụng
(Nguồn: Google)
Bảng 2.10. Số lượng ứng viên ứng tuyển nguồn bên ngồi DN qua ba năm 2018-2020
ĐVT: Người
Tiêu chí 2018 2019 2020
Thông qua các kênh
thông tin tuyển dụng 50 56 46
Thông qua website
Công ty 5 4 3
Tổng 55 60 49
(Nguồn: Phịng HC-NS Cơng ty TNHH AT)
Thông qua bảng số liệu cho thấy, số lượng ứng viên ứng tuyển ở nguồn bên ngoài trong ba năm 2018-2020 cao hơn so với nguồn nội bộ DN. Điều này cho thấy, Công ty chủ yếu tuyển dụng ở nguồn bên ngoài. Tuy nhiên, đây là những nguồn có tốn phí, so với mức chi phí DN bỏ ra cho hoạt động thơng báo tuyển dụng ở các kênh thơng tin tuyển dụng phổ biến hiện nay thì số lượng hồ sơ DN nhận được chưa thật sự hiệu quả.
Ngồi ra, AT chỉ sử dụng 2 hình thức đăng tuyển ở các website tuyển việc làm và đăng trực tiếp lên website Công ty là chưa đủ. Hiện tại, Công ty chỉ thực hiện đăng tuyển lên website Công ty ở vị trí quản lý. Điều này một phần làm hạn chế
Bước 1 Chuẩn bị tuyển dụng Bước 2 Thông báo tuyển dụng Bước 3
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơBước 4 Phỏng vấn
Bước 8
Bố trí cơng việc Ra quyết đinh tuyển dụngBước 7 Bước 6 Thử việc Xác minh, điều traBước 5
số lượng ứng viên nộp đơn ứng tuyển và khiến hoạt động tuyển dụng của Công ty kém hiệu quả.
2.2.4. Quy trình tuyển dụng tại Cơng ty TNHH AT
Để có được nguồn ứng viên phù hợp với yêu cầu và hoạt động KD của DN là một vấn đề không hề dễ dàng. Muốn có được những ứng viên tiềm năng và phù hợp, địi hỏi DN phải ưu tiên đến cơng tác tuyển dụng bởi đây là yếu tố đầu vào để quyết định đến sự thành công của DN. Hiểu được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng, Công ty TNHH AT đã đặc biệt quan tâm đến vấn đề này.
Con người là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành bại của DN. Muốn thu hút và lựa chọn được nhiểu ứng viên để đảm bảo số lượng nhân sự như kế hoạch và mục tiêu đề ra, Cơng ty TNHH AT đã thực hiện quy trình tuyển dụng qua 8 bước sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại Cơng ty TNHH AT
(Nguồn: Phịng HCNS) 2.2.4.1. Chuẩn bị tuyển dụng
a) Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Khi có phát sinh nhu cầu tuyển dụng tại từng thời điểm, các phòng ban yêu cầu tuyển dụng sẽ thực hiện “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” – Phụ lục 1 với các thơng tin như số lượng, vị trí chức danh cần tuyển, loại hình lao động, tiêu chuẩn tuyển dụng, thời gian cần tuyển dụng có phê duyệt của Trưởng phòng và gửi về phòng HC- NS.
b) Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng
Khi nhận được “Phiếu yêu cầu tuyển dụng” từ các phòng ban, phòng HC-NS sẽ tiến hành kiểm tra nhu cầu tuyển dụng bao gồm: kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu yêu cầu tuyển dụng có đầy đủ thơng tin và chữ ký của cấp có thẩm quyền hay khơng. Tiếp theo phịng HC-NS sẽ xem xét tính hợp lý của các vị trí yêu cầu tuyển dụng. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ các nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, phòng HC-NS sẽ tiếp tục tổng hợp kết quả các Phiếu yêu cầu tuyển dụng từ các phịng ban để trình Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành tuyển dụng. Đồng thời chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng như tìm nguồn ứng viên, chuẩn bị các kênh thơng báo tuyển dụng và điều phối các hoạt động tuyển dụng phù hợp với ngân sách tuyển dụng được phê duyệt. Đảm bảo cung ứng nguồn nhân lực kịp thời và đạt chất lượng theo yêu cầu từ các phòng ban.
c) Phê duyệt
Giám đốc sẽ tiến hành phê duyệt các nhu cầu tuyển dụng được tổng hợp từ phòng HC-HS tại các thời điểm (qua Phiếu u cầu tuyển dụng từ các phịng ban). Sau đó phịng HC-NS sẽ cập nhật thơng tin cho các phịng ban liên quan đến quyết định phê duyệt tuyển dụng của Giám đốc.
d) Thành lập hội đồng tuyển dụng
Sau khi đã thực hiện xong đủ các bước trên, phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành phân chia người phụ trách tuyển dụng sao cho phù hợp với từng vị trí ứng tuyển. Thơng thường khi tuyển ứng tiên ở vị trí nào thì trưởng phịng đang cơng tác tại phịng đó sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên. Đối với tuyển dụng ở vị trí quản lý, sẽ do Giám đốc Cơng ty trực tiếp phỏng vấn để đảm bảo về mặt trình độ và chun mơn.
Qua bước 1, thấy các bước chuẩn bị tuyển dụng được Công ty thực hiện đúng quy trình. Tuy nhiên có thể thấy Cơng ty vẫn cịn đang bị động trong quá trình tuyển dụng nhân sự, đa phần Công ty chỉ thực hiện tuyển dụng trong những tình huống cấp bách cần nhân sự chứ chưa có kế hoạch cụ thể cho từng năm.
2.2.4.2. Thông báo tuyển dụng
Sau khi nhu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt, phòng HC-NS thực hiện việc tuyển dụng qua các hình thức sau:
Để đảm bảo cho tất cả các nhân viên trong Cơng ty đều có cơ hội ứng tuyển ở vị trí mới, Cơng ty sẽ ưu tiên xem xét nguồn ứng viên nội bộ trước khi lựa chọn nguồn ứng viên bên ngồi. Thơng báo tuyển dụng nội bộ được đăng tuyển qua website nội bộ, bảng tin nội bộ của Công ty.
Nhân viên muốn ứng tuyển sẽ gửi thông tin (qua email) về phòng HC-NS nêu rõ vị trí cần ứng tuyển cũng như trình bày lý do và năng lực phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Phòng NC-NS sẽ xác nhận (qua email) khi nhận được tin của nhân viên; xem xét nếu nhân viên phù hợp sẽ sắp xếp phỏng vấn theo đúng quy định của Cơng ty.
b) Thơng báo tuyển dụng bên ngồi DN
Đối với hình thức bên ngồi DN, nhân viên phịng HC-NS sẽ tiến hành đăng tải tin tuyển dụng lên các website tuyển dụng chủ yếu như vieclam365.com, jobsgo.vn, topcv.vn, vietnamwork, ... và đăng tuyển lên website của Công ty. Hầu hết các website này đều được rất nhiều DN sử dụng để phục vụ cho công tác tuyển dụng và thu hút được rất nhiều ứng viên tiềm năng.
Đối với thông báo tuyển dụng, Cơng ty TNHH AT ln trình bày một cách ngắn gọn những vẫn rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên trong “Bảng mô tả công việc” – Phụ lục 2. “Bảng mơ tả cơng việc” bao gồm các nội dung chính như Tên vị trí cơng việc (chức danh); Phịng ban mà vị trí đó làm việc; Cấp báo cáo (các cấp mà vị trí này cần phải báo cáo); Mục đích của vị trí trong tổ chức; Trách nhiệm và nhiệm vụ cơng việc mà vị trí đó cần đảm nhiệm; Các u cầu về năng lực để đáp ứng công việc (về kiến thức, kỹ năng, thái độ); Quyền hạn của cơng việc (thường đối với vị trí cấp quản lý); Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức (thường đối với vị trí cấp quản lý); Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo u cầu của cơng việc (nếu có).
Hình 2.5: Bài đăng tuyển quản lý vùng trên trang website Công ty
(Nguồn: Website Cơng ty)
Mặc dù Cơng ty áp dụng hình thức đăng tuyển ở website Công ty nhưng tin tuyển dụng không đăng đầy đủ mà chỉ đăng tin tuyển ở các bộ phận quản lý. Điều này làm hạn chế số lượng ứng viên nộp đơn ứng tuyển.
2.2.4.3. Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Sau khi đăng tải thông tin và nhận được số lượng hồ sơ ứng tuyển, Công ty sẽ tiến hành thu nhận, nghiên cứu và sàng lọc hồ sơ. Hồ sơ ứng viên bao gồm một số thông tin cơ bản như thơng tin liên hệ, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, các dự án đã thực hiện (nếu có), thành tích đạt được (nếu có), sở thích, … Những ứng viên có CV nổi bật sẽ được phịng NS chọn lọc để tiếp tục thực hiện bước tiếp theo.
Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ, nhân viên phịng NS của Cơng ty ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên vào bảng “Thông tin ứng viên dự tuyển” – Phụ
lục 3 bao gồm các thông tin chủ yếu như các thơng tin cá nhân của ứng viên, lịch sử
q trình làm việc, kinh nghiệm làm việc và các thành tựu trong q trình làm việc, trình độ học vấn, thành tích học tập, kiến thích, kỹ năng, phẩm chất,…Nghiên cứu hồ sơ có thể giúp Cơng ty sàng lọc ứng viên nhanh hơn, loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu và không cần làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng.
Ngoài ra, phịng HC-NS của Cơng ty cũng có thể tiến hành sàng lọc hồ sơ ứng viên qua hình thức sơ vấn qua điện thoại. Đây là hình thức kiểm tra nhanh và trực tiếp một số thơng tin cần thiết tại hồ sơ ứng tuyển của ứng viên. Việc sơ vấn qua điện thoại được Công ty thực hiện trong thời ngắn vừa đủ trung bình từ 05 đến
10 phút để làm rõ các thông tin chưa đầy đủ của ứng viên trong hồ sơ dự tuyển cũng như giải
thích thêm cho ứng viên các yêu cầu của vị trí cần tuyển. Việc sơ vấn qua điện thoại cũng giúp cho phòng HC-NS loại bớt một số ứng viên chưa phù hợp với yêu cầu của vị trí cần tuyển.
2.2.4.4. Phỏng vấn
Các ứng viên được chọn qua bước sàng lọc hồ sơ sẽ được Công ty gửi mail để đặt lịch phỏng vấn.
Cuộc phỏng vấn thường diễn ra trong phịng 20 – 30 phút, tuy nhiên cũng có một số trường hợp diễn ra lâu hơn. Các ứng viên tham gia phỏng vấn thường được hỏi các câu hỏi mang tính xác thực về những thơng tin đã ghi trong CV xin việc, kiểm tra kỹ năng giao tiếp, các câu hỏi tình huống đối với những ứng viên nộp đơn ứng tuyển vào vị trí KD hoặc các vị trí có u cầu tình huống. Những câu hỏi phỏng vấn này thường dùng để sàng lọc ứng viên lần hai, loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém hơn rõ rệt so với những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa thể phát hiện ra. Ngoài ra, trong buổi phỏng vấn này người phỏng vấn trực tiếp cũng sẽ hỏi ứng viên các câu hỏi liên quan đến mức lương ứng viên kỳ vọng; thái độ, kỹ năng tổng quát của ứng viên đối với tính chất của từng vị trí cơng việc, … để xem xét ứng viên có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay khơng.
Trong buổi phỏng vấn, cán bộ phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung câu hỏi mà chỉ có định hướng cho buổi phỏng vấn. Các ứng viên có thể trao đổi thoải mái với cán bộ phỏng vấn về quá trình làm việc, các kinh nghiệm đã học hỏi được thông qua những cơng việc trước đây. Ngồi ra, trong buổi phỏng vấn này, các ứng viên có thể hỏi Cơng ty các vấn đề mình thắc mắc. Tùy từng ứng viên và vị trí có thể có nhiều hơn một buổi phỏng vấn. Ứng viên được lựa chọn sẽ nhận được thông báo tối đa trong 05 ngày kể từ ngày phỏng vấn.
Hình thức phỏng vấn này giúp hội đồng tuyển dụng thu được thông tin đa dạng về ứng viên. Tuy nhiên, do phỏng vấn khơng theo mẫu nên có thể dẫn đến việc bỏ sót một số thơng tin về ứng viên, những câu hỏi đưa ra cịn mang nhiều tính chủ quan của cán bộ phỏng vấn, việc lựa chọn ứng viên không khách quan và kết quả phỏng vấn sẽ khó tổng hợp, đánh giá.
Trong thời gian qua DN chưa thực hiện công tác đánh giá từng ứng viên sau phỏng vấn, hình thức phỏng vấn cịn mang tính chủ quan của người phỏng vấn, chưa
thật sự minh bạch và công bằng cho tất cả ứng viên. Điều này dẫn đến việc lựa chọn ứng viên của DN chưa thật sự hiệu quả, tốn nhiều chi phí cho hoạt động tuyển dụng nhân sự.
2.2.4.5. Xác minh, điều tra
Các ứng viên khi đến phỏng vấn sẽ được Công ty yêu cầu cung cấp một số hồ sơ cần thiết như: 01 CV ứng tuyển; 01 Bản sao CMND/CCCD (có chứng thực); 01 Bản sao hộ khẩu (có chứng thực); Bản sao các văn bằng cấp, chứng chỉ liên quan (có chứng thực); 01 Phiếu khám sức khỏe (bản chính khơng q 06 tháng); Số tài khoản ngân hàng ACB (nếu có); Mã số thuế thu nhập cá nhân & Hồ sơ giảm trừ gia cảnh (nếu có), …
Bước này giúp cho DN biết và hiểu rõ hơn về những ứng cử viên DN đang trong q trình cân nhắc lựa chọn. Sau đó, trưởng phịng NS sẽ ra quyết định lựa chọn và lập thơng báo thử việc để trình lên ban giám đốc. Sau đó, tiến hành gửi thư mời nhận việc cho ứng viên được chọn.
2.2.4.6. Thử việc
Đối với các ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng, phòng HC-NS sẽ tiến hành thực hiện gửi “Thư mời nhận việc” và theo dõi xác nhận của ứng viên thông qua e- mail. Khi ứng viên xác nhận thư mời nhận việc thì phịng HC-NS thông báo cho phịng ban ngày chính thức nhận việc của ứng viên để phịng ban chuẩn bị tiếp đón.
Thời gian thử việc theo quy định của Công ty và phù hợp với Bộ Luật lao động hiện hành. Thông thường thời gian thử việc sẽ diễn ra trong vòng 02 tháng (60 ngày). Tuy nhiên, dựa trên tình hình làm việc thực tế, sự cố gắng cũng như thành tích đạt được của ứng viên trong giai đoạn thử việc mà Công ty sẽ linh động thay đổi thời gian thử việc này.
Tuy nhiên, đối với những ứng viên không đạt yêu cầu tuyển dụng, phòng HC- NS sẽ thực hiện việc gửi “Thư cảm ơn” cho ứng viên qua e-mail và mong có cơ hội hợp tác với ứng viên sau này.
2.2.4.7. Ra quyết định tuyển dụng
Công ty đảm bảo cho ứng viên hiểu và làm được việc. Hiểu rõ các chính sách, văn hóa, quy trình làm việc của Cơng ty đồng thời giúp nhân viên mới hịa nhập với môi trường làm việc với Công ty. Các nhân viên cũ hoặc quản lý trực tiếp sẽ hướng
dẫn, cung cấp tài liệu để nhân viên tiến hành học tập, nếu có câu hỏi thắc mới, nhân viên mới có thể hỏi trực tiếp quản lý hoặc hỏi các nhân viên cũ trong Công ty để được giải đáp thắc mắc.
Trong q trình thử việc, các Trưởng phịng trực tiếp quản lý tại phòng ban sẽ theo dõi và đánh giá năng lực thông qua “Phiếu đánh giá ứng viên sau thời
gian thử việc” – Phụ lục 4 như thái độ làm việc của ứng viên. Sau đó, sẽ tiến hành
thơng báo với phịng HC-NS để quyết định giữ ứng viên lại làm việc lâu dài tại Công ty hay không.
Đối với ứng viên không đạt yêu cầu trong công việc, Công ty sẽ không nhận ứng viên này và sẽ tiến hành tuyển dụng ứng viên mới. Các ứng viên đạt yêu cầu sẽ bắt đầu thực hiện bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân sự.
2.2.4.8. Bố trí cơng việc
Khi nhân viên được tuyển dụng thì nhân viên phịng HC-NS sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao đồng trong một năm, thương lượng chính sách lương thưởng, thời gian làm việc, chế độ phúc lợi, quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên khi trở thành