Từ ma trận SWOT có thể đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động giao nhận vận tải cũng nhƣ khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực còn khá mới mẻ và tiềm ẩn nhiều cơ hội cũng nhƣ thách thức này.
3.4.1 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Thực hiện việc đào tạo và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên trong công ty, đặc biệt số nhân viên trực tiếp thực hiện các hợp đồng giao nhận nằm ở hai bộ phận giao nhận và chứng từ. Mục tiêu của việc đào tạo này là:
- Nhân viên công ty có kỹ năng thực hiện hợp đồng giao nhận tốt nhất đối với tất cả các ngành hàng mà công ty thƣờng xuyên thực hiện cho các khách hàng của mình. Giúp các nhân viên nắm bắt đƣợc các bƣớc trong quá trình cần làm nhƣ thế nào để hợp đồng có thể thực hiện nhanh và hàng hóa đƣợc bao đảm an toàn nhất.
- Hiểu biết và nắm chắc thông tin về mặt kỹ thuật của các loại hàng nhập cho khách hàng
- Nắm chắc những quy định và yêu cầu của nhà nƣớc về từng loại hàng nhập khẩu. - Có tinh thần làm việc hăng say và tận tình với công việc mà công ty giao phó.
Để có thể đạt đƣợc những mục tiêu trên công ty cần phải làm những việc sau:
- Công ty có các hình thức khuyến khích động viên các nhân viên của mình nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học. Công ty có thể tạo điều kiện về mặt thời gian cũng nhƣ một phần kinh phí giúp nhân viên có thể học tập một cách tốt nhất. Chính
điều này sẽ làm tăng lợi ích cho công ty và sẽ gắn bó nhân viên với công ty hơn nữa. Khi nhân viên có trình độ về 2 yếu tố này thì xử lý công việc sẽ nhanh chóng hơn và ít lỗi hơn.Vì đặc điểm công việc phải sử dụng nhiều ngoại ngữ và phần lớn công tác chứng từ đƣợc thực hiện trên máy tính.
- Chuyên môn hóa công việc, đƣa ra những tiêu chuẩn trong thao tác định mức thời gian để thực hiện từng công việc cụ thể. Kiểm tra chất lƣợng toàn bộ quy trình công việc, đặc biệt là các nhân viên giao nhận, vì công việc của các nhân viên này gắn liền với sự thành công của từng hợp đồng ký kết.
+ Việc chuyên môn hóa có thể đƣợc thực hiện theo khách hàng (những nhân viên nào sẽ chuyên phụ trách về khách hàng nào) hay theo nhóm hàng nhập khẩu (Có thể chia ra những loại nhóm hàng nhƣ hàng mày móc thiết bị và hóa chất; hàng thực phẩm; hàng nguyên liệu dƣợc phẩm); hoặc theo cách thức làm thủ tục hàng nhập (hàng gia công với hàng thuộc doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài; hàng nhập kinh doanh; hàng nhập khẩu – sản xuất – xuất khẩu)…Việc chuyên môn hóa này sẽ giúp cho nhân viên có thể chuyên sâu vào lĩnh vực của mình, từ đó công việc cũng sẽ đƣợc diễn ra một cách nhanh chóng và chuẩn xác hơn. Nhƣng bên cạnh đó cũng phải chú ý tới tâm lý làm việc của nhân viên, vì chuyên môn hóa cũng có thể tạo lên sự nhàm chán trong khi làm việc. Do vậy, công ty cũng lên tạo điều kiện cho các nhân viên thử làm công việc của nhau để giải quyết vấn đề này, đồng thời giúp mọi ngƣời hiểu nhau hơn
+ Những tiêu chuẩn đƣa ra là cần thiết và việc thực hiện các tiêu chuẩn này thì công ty cần đƣa ra kèm với các hình thức thƣởng phạt công minh cho mỗi nhân viên của mình. Công ty nên áp dụng chế độ khoán công việc cho nhân viên vì điều đó sẽ gắn trách nhiệm của nhân viên với từng hợp đồng cụ thể. Mức khoán đƣợc công ty cân nhắc phù hợp với giá trị từng bản hợp đồng giao nhận, mức độ quan trọng của hợp đồng. Khi nhân viên hoàn thành xong thì số tiền vƣợt khoán sẽ đƣợc tính luôn vào trong lƣơng của mỗi nhân viên. Còn nếu nhân viên trong quá trình làm việc không cẩn thận và làm ảnh hƣởng đến việc thực hiện hợp đồng thì công ty sẽ có những biện pháp xứng đáng.
+ Những biện pháp giám sát của công ty có thể đƣợc thực hiện thông qua mối quan hệ làm việc của nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ đồng thời có sự giám sát từ trƣởng phòng xuất nhập khẩu.
- Tạo môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp và thoải mái cho các nhân viên trong công ty để mọi ngƣời có thể phát huy hết những năng lực của mình. Qua đây giúp cho công ty đạt đƣợc những bƣớc đầu trong việc xây dựng văn hóa của riêng công ty mình.
+ Các thiết bị văn phòng đầy đủ: máy in, Fax, máy Photocopy, hệ thống máy tính đƣợc kết nối Internet và mạng nội bộ… và một không gian làm việc thoải mái.
+ Các quy tắc trong khi làm việc đƣợc ban giám đốc thiết lập phù hợp với đặc điểm công việc của từng phòng ban và theo quy tắc chung của công ty
Công ty có thể sử dụng các hình thức đào tạo sau để áp dụng cho các nhân viên trong công ty:
- Đào tạo tại chỗ: Hình thức này đang đƣợc công ty sử dụng, áp dụng cho các nhân viên khi mới vào làm, hay trong quá trình thử việc. Hình thức này cũng có thể áp dụng cho những nhân viên chƣa thực sự có thông tin chuyên môn sâu về một số lĩnh vực hàng nhập nào đó. Đặc biệt, khi công ty thực hiện các hợp đồng giao nhận về nhập các loại hàng yêu cầu cần có sự hiểu biết nhất định về quy trình thực hiện và những thông tin kỹ thuật: hàng máy móc thiết bị chuyên ngành, hàng nguyên phụ liệu cho ngành dƣợc, hàng là sản phẩm cho ngành xây dựng…Có 2 cách để có thể thực hiện hình thức đào tạo này là:
+ Phƣơng pháp trực quan: Cho các nhân viên cần đào tạo đi theo cùng thực hiện hợp đồng giao nhận với các nhân viên đã có chuyên môn cao hoặc có hiểu biết về ngành hàng đó. Trong khi làm cùng nhƣ thế nhân viên cần đào tạo sẽ nhanh chóng nắm bắt những thông tin bổ sung cần thiết và sẽ đúc rút đƣợc những kinh nghiệm cho riêng mình trong quá trình làm việc.
+ Qua các buổi họp tổng kết cuối tuần cuối tháng của công ty, trong đó có mời thêm đại diện các khách hàng thƣờng xuyên của công ty, các chuyên gia về xuất nhập khẩu. Qua những buổi nhƣ thế này thì các nhân viên có thể có thêm
những thông tin quý giá về công việc cho mình: Những quy định của các bộ ban ngành quản lý trong nƣớc về hàng nhập khẩu, thông tin về các quy định pháp luật quốc tế đối với giao nhận đƣờng biển, từ đây các nhân viên có thể tƣ vấn lại cho khách hàng của mình cũng nhƣ có thể thực hiện mỗi hợp đồng một cách tốt hơn. Hoặc công ty cũng có thể tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại tập thể cho các nhân viên công ty giúp mọi ngƣời có thể gắn bó nhau hơn và chia sẻ cho nhau những kinh nghiệm.
- Gửi nhân viên công ty đi đào tạo tại các trƣờng có kinh nghiệm giảng dạy về chuyên ngành xuất nhập khẩu để nhân viên có điều kiện mở rộng kiến thức của mình và đóng góp nhiều hơn nữa cho công ty. Giúp công ty có một đội ngũ nhân viên giỏi và tận tình với công việc.
- Bên cạnh đó công ty cũng có những kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới vào làm công ty để đáp ứng kịp thời cho sự phát triển và mở rộng của mình, đồng thời bổ sung vào các vị trí do các nhân viên đã rời công ty để lại. Các nhân viên đƣợc tuyển dụng này phải tốt nghiệp từ các trƣờng đúng với ngành nghề và chuyên sâu về lĩnh vực xuất nhập khẩu, không nên tuyển dụng những nhân viên từ những ngành khác. Nhƣ thế, công ty sẽ đỡ tốn thời gian và chi phí đào tạo mà ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Đồng thời các nhân viên này cũng phải đáp ứng yêu cầu về mặt sức khỏe và khả năng chịu áp lực công việc.
- Có chính sách linh hoạt trong vấn đề thƣởng và lƣơng cho nhân viên. Đặc biệt là đối với những hợp đồng hàng khó đòi hỏi nhân viên cần bỏ nhiều công sức.
3.4.2 Đầu tư mua sắm thêm các thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận nhập khẩu đường biển nói riêng và hoạt động giao nhận nói chung của công ty.
Tình hình thực tế của công ty cho thấy số lƣợng hợp đồng giao nhận mà công ty ký kết đang một ngày gia tăng lên rất nhiều, đặc biệt là các lô hàng LCL (hàng lẻ). Vì vậy, vấn đề đảm bảo an toàn cho hàng hóa, chủ động thời gian giao hàng để kịp cho khách hàng đƣợc đặt ra là rất cần thiết. Đồng thời việc này cũng giúp cho công ty có thể tiết kiệm đƣợc chi phí trong thực hiện hợp đồng. Nhƣ vậy việc mua
sắm thêm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận nhằm những mục tiêu chính là:
+ Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa của khách hàng công ty: Khi công ty có phƣơng tiện chuyên chở, bốc xếp và bảo quản của riêng mình thì công ty có thể giám sát và cử những nhân viên đƣợc tuyển chọn của mình thực hiện. Những nhân viên này ý thức rõ về công việc của mình và sẽ có tinh thần trách nhiệm cao hơn so với việc phải thuê bên ngoài.
+ Chủ động trong việc giao hàng cho khách hàng, đảm bảo tiêu chuẩn “just in time”. Đây là một tiêu chuẩn đƣợc khách hàng đánh giá cao.
+ Bƣớc đầu hình thành và tiến tới hoàn thiện trong quá trình giao nhận đa phƣơng thức (Combine transportation) từ bƣớc thuê tàu, chuẩn bị hàng hóa kho bãi, phƣơng tiện và giao cho ngƣời nhập khẩu.
+ Giảm chi phí thực hiện hợp đồng, tăng khả năng cạnh tranh về giá trên thị trƣờng cho công ty. Đồng thời tận dụng các phƣơng tiện của công ty để cho thuê bên ngoài nhằm tăng và đa dạng nguồn thu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để có thể làm được điều này với nguồn vốn có hạn thật không dễ dàng vì vậy khi công ty thực hiện giải pháp này thì cần phải:
- Lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho công ty từ cuối năm trƣớc dựa trên điều kiện việc mua trang thiết bị phải gắn với tình hình thực tế của công ty và của thị trƣờng. Công ty xem xét với khả năng thu hút hợp đồng giao nhận nhƣ hiện nay thì lƣợng hàng cần chuyên chở là khoảng bao nhiêu và với số lƣợng xe của công ty thì đã đáp ứng đƣợc bao nhiêu nhu cầu đó. Từ đó lên kế hoạch bổ sung cho từng giai đoạn của công ty, tránh tình trạng lãng phí không cần thiết mua về rồi lại không dùng đến làm ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Đầu tƣ mua trang thiết bị từ nguồn vốn của công ty, từ nguồn vốn vay từ các ngân hàng, hay từ các nguồn nội bộ của công ty.
- Liên doanh liên kết, kết hợp với các hãng vận tải uy tín để khai thác nguồn hàng cần chuyên chở của công ty và có thể giảm tối đa chi phí thuê và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
+Việc liên kết cũng có thể đƣợc thực hiện với các công ty trong cùng ngành giao nhận để tận dụng tối đa hiệu xuất sử dụng phƣơng tiện chuyên chở cũng nhƣ đạt hiệu quả kinh doanh một cách cao nhất .
+ Công ty cần phải có sự liên kết chặt chẽ với hãng tàu để giải quyết vấn đề đặt ra là công ty không có tàu nhƣng có thể thực hiện nhập hàng hóa cho khách hàng theo điều kiện giao hàng nhóm C và nhóm D (Incoterms 2000). Công ty có thể tiến hành thuê tàu, đặt chỗ trên tàu. Làm đƣợc nhƣ vậy công ty mới có thể thực hiện đƣợc những yêu cầu của khách hàng và cũng có thêm một khoản thu lớn khác đóng góp vào doanh thu chung của công ty.
3.4.3 Phát triển vận tải đa phương thức.
Cũng nhƣ nhiều công ty giao nhận khác trong nƣớc công ty chƣa đủ khả năng tài chính để mua các phƣơng tiện vận tải ngoại thƣơng để có thể tự mình vận chuyển hàng hoá nhập khẩu đa phƣơng thức. Và cũng còn cần phải một thời gian nữa Công ty mới có thể đầu tƣ vào lĩnh vực này. Vậy yêu cầu đặt ra là làm sao Công ty có thể thực hiện đƣợc Vận tải đa phƣơng thức trong hoàn cảnh này. Có làm đƣợc điều này công ty mới có thể tạo đƣợc uy tín với khách hàng, đảm bảo hàng hoá sẽ đƣợc vận chuyển tốt đồng thời tạo nguồn thu lớn đóng góp hàng năm cho công ty.
Để có thể làm đƣợc điều này thì Công ty cần phải làm tốt những điều sau:
- Tạo mối liên kết với nhiều hãng tàu, công ty giao nhận ở nhiều nƣớc trên khắp thế giới, nghiên cứu nghiêm túc khả năng làm đại lý cho một hãng tàu. Có nhƣ thế công ty mới chủ động trong việc liên kết với các hãng tàu để thực hiện nhập khẩu hàng hoá từ khắp nơi trên thế giới.
- Thiết kế luồng vận chuyển tùy theo yêu cầu của từng hợp đồng giao nhận hàng hóa: Việc thiết kế luồng vận chuyển tùy thuộc vào các yếu tố: thời gian vận chuyển, giá cƣớc, kích cỡ lô hàng, địa điểm vận chuyển, cơ sở hạ tầng ở từng điểm chuyển tải…. Công ty sẽ thiết kế tuyến đƣờng vừa thỏa mãn những yêu cầu trên vừa đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng nhƣ thời gian chuyên chở. Việc thiết kế luồng vận chuyển phải có sự trao đổi thông tin giữa công ty với hãng tàu.
- Có sự giám sát và nắm bắt thông tin thƣờng xuyên liên tục trong quá trình hàng đƣợc vận chuyển thông qua hãng tàu để từ đó thông báo lại cho phía khách hàng và cũng để công ty có kế hoạch chuẩn bị tiếp nhận hàng.
- Để có thể làm tốt các điều trên công ty không thể không có đội ngũ nhân viên giỏi với chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng tính chất phức tạp của công việc. Đặc biệt trong các lĩnh vực thuê tài chuyên trở, thiết lập tuyến đƣờng vận chuyển, công tác chứng từ và công tác giao nhận. Vì vậy, công ty cần có kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân viên dài hạn, cũng nhƣ các chính sách đãi ngộ hợp lý để khuyến khích tập thể công nhân viên làm việc.
3.4.4 Gia tăng nguồn vốn kinh doanh
Là một công ty làm dịch vụ giao nhận, để thực hiện một hợp đồng giao nhận hoàn tất cho khách hàng thì công ty phải ứng tiền trƣớc, do vậy công ty luôn rất cần các khoản tiền mặt để chi trả. Ngoài ra công ty cũng cần vốn để thực hiện việc mở rộng phạm vi kinh doanh của mình, đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Vì vậy gia tăng nguồn vốn kinh doanh là điều cần thiết của một công ty đang trong giai đoạn mở rộng nhƣ Công ty CP ĐL GNVT XD Tân Cảng. Có thể nói tóm lại mục đích chính của việc gia tăng vốn là:
+ Gia tăng lƣợng tiền mặt trong công ty nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện hợp đồng giao nhận ngày một tăng.
+ Đầu tƣ mua sắm trang thiết bị, kho bãi phục vụ cho vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
+ Đầu tƣ để đào tạo nhân lực, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ về thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu đƣờng biển.
Thực hiện gia tăng nguồn vốn công ty có thể huy động từ các nguồn vốn sau:
- Tận dụng nguồn vốn nội lực:
+ Phát hành trái phiếu hay giấy nợ trong nội bộ công ty với lãi xuất cao hơn lãi xuất của các hình thức huy động vốn khác ngoài xã hội. Đây là nguồn huy động dễ dàng không cần nhiều điều kiện nhƣ vay các ngân hàng.
+ Phát hành trái phiếu đặc biệt đƣợc chia theo lãi kinh doanh của doanh