I. G ii thi u khái quát v công ty TNHH V it Hóa Nơng
2.1. 5T ch c công tá ck tốn ti cơng ty
2.1.5.1 Nhi mv công tá ck toán
T ch c b máy k toán là m t trong nh ng n i dung quan tr%ng hàng ự u trong t ch c cơng tác k tốn t i doanh nghi p, b)i suy cho cùng thì ch t lư ng c a cơng tác k tốn ph' thu c tr c ti p vào trình đ , kh năng thành th o, ự o ự c ngh nghi p và s phân công, phân nhi m h p lý c a các nhân viên trong b máy k toán.
T ch c b máy k toán là t ch c v nhân s ự th c hi n thu nh p, x* lý và cung c p thông tin k tốn cho các đ i tư ng khác nhau. N i dung t ch c b máy k toán bao g m: xác ự nh s lư ng nhân viên c n ph i có; yêu c u v trình ự ngh nghi p; b trắ và phân cơng nhân viên th c hi n các công vi c c' th ; xác l p m i quan h gi a các b ph n k toán v i nhau cũng như gi a b ph n k toán v i các b ph n qu n lý khác có liên quan, k ho ch cơng tác và ki m tra tình hình th c hi n k ho ch. Nói chung, đ t ch c b máy k toán c n căn c vào quy mơ c a DN, trình ự ngh nghi p và yêu c u qu n lý, ự!c ựi m v t ch c kinh doanh, qu n lý và ựi u ki n v cơ s) v t ch t k2 thu t ph'c v' cho vi c thu th p, x* lý, cung c p thông tin.
2.1.5.2 Cơ c u t ch c b máy k tốn t i cơng ty:
Công vi c k tốn đư c phân công cho các b ph n và ựơn v tr'c thu c th c hi n m t ph n ho!c toàn b n i dung phát sinh t i b ph n và ựơn v mình. Phịng k tốn c a cơng ty ch, th c hi n nh ng công vi c k tốn đ i v i nh ng n i dung phát sinh liên quan ự n k toán DN, k t h p v i báo cáo k toán do các ựơn v tr c thu c g*i lên ự t ng h p và l p ra các báo cáo chung cho k toán DN theo quy ự nh.
2.1.5.3 Sơ ự t ch c b máy k toán:
K toán trư.ng:
+ Th c hi n các công vi c mà ban giám ự c giao phó K tốn t ng h p
K toán trư)ng
K toán ti n m!t K toán kho và k toán
+ Ch, ự o th c hi n toàn b ph n các cơng tác tài chắnh k tốn c a phòng và các ự n v tr c thu c. Ph i h p các phịng ban đ hư ng d0n các v n đ có liên quan ự n tài chắnh đ hồn thành các cơng vi c mà c p trên giao xu ng.
+ C p nh t thông tin, thông tư, ngh ựnh mà b tài chắnh phát hành và s*a ự i. + Ch u trách nhi m trư c ban giám ự c và pháp lu t v các cơng vi c c a phịng k toán.
K toán t/ng h p:
+ Thay m!t k toán trư)ng gi i quy t các v n ự khi k toán trư)ng ựi v ng. + Ph' trách ki m tra s li u c a văn phịng cơng ty và tồn công ty, hư ng d0n nghi p v' k tốn khi có u c u ự th ng nh t quy trình h ch tốn.
+ Có nhi m v' khoá s và tắnh tốn tồn b ự xác ự nh k t qu kinh doanh, quy t tốn và l p báo cáo tài chắnh năm.
K toán kho và k toán ti n g i ngân hàng:
+ Theo dõi hàng t n kho ự báo cáo k p th i cho lãnh đ o các tình hình liên quan ự n hàng hóa đ k p th i x* lý, hàng tu n ph i báo cáo hàng t n kho c a công ty và ựơn v .
+ đ m b o h sơ nh p xu t có đ y ự ch ng t+, phương án kinh doanh, khi trình bày ph i có ch ng t+ ự y ự ự ban lãnh ự o ki m tra rà soát l i.
+ Theo dõi tình hình bi n ự ng c a lư ng ti n g*i ngân hàng c a công ty
+ Tr c ti p giao d ch v i ngân hàng v các nghi p v' thanh toán b ng hình th c chuy n kho n.
K tốn ti n m0t:
+ C p nh t hóa ựơn, s li u k toán trong ngày báo cáo cho giám ự c v i xác nh n c a th qu2.
+ Cu i ngày ph i có s li u cịn t n qu2 ự ự i chi u v i th qu2 và ki m tra qu2. đây là công vi c thư ng xuyên ph i th c hi n theo ựúng pháp l nh k toán th ng kê.
+ Ch u trách nhi m các kho n thanh tốn có liên quan ự n ti n m!t c a ựơn v , thư ng xuyên ự i chi u s li u v i k tốn hàng hóa ự ự m b o chắnh xác.
K toán cơng n , k tốn bán hàng:
+ Theo dõi các kho n t m ng, thanh toán các kho n t m ng, theo dõi các kho n ph i thu, thanh toán các kho n ph i thu, ph i tr và thanh toán v i ngư i bán.
+ Ch u trách nhi m ự i chi u, ki m tra hàng hóa thanh tốn ti n m!t ự có th phát hi n các sai sót trong khâu thanh tốn nh p, xu t hàng hóa k p th i báo cáo ban lãnh ự o phịng có bi n pháp x* lý phù h p.
+ L p hoá ựơn bán hàng.
Th qu1:
+ Là m t b ph n c a phịng có nhi m v' b o ự m khi chi ti n m!t ự y ự , k t h p v i k toán ti n m!t ự b o đ m thanh tốn ựúng ự i tư ng, ựúng s ti n.
+ Hàng ngày ự i chi u s li u t n qu2 v i k toán và báo cáo cho k toán trư)ng, cho giám ự c ự có k ho ch ựi u ph i h p lý.
+ Có nhi m v' thu, chi các kho n ti n m!t, rút ti n g*i vào ngân hàng.
2.1.5.4 Hình th c s k tốn: Công ty áp d'ng vi c t ch c s k tốn theo hình
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cu i tháng Quan h ự i
Trình t và phương pháp ghi s/ k toán
Hàng ngày, căn c vào ch ng t+ g c ki m tra tắnh h p l , k tốn ự nh kho n r i ghi vào nh t ký chuyên dùng có liên quan. Căn c vào nh t ký chung và các nh t ký chuyên dùng l y s li u ự ghi vào s cái. đ i v i các nghi p v' phát sinh c n ph i theo dõi chi ti t thì k tốn s$ căn c vào ch ng t+ g c ự ghi vào các s , th/ k tốn chi ti t có liên quan.
Cu i tháng c ng s cái, tắnh tốn s phát sinh bên n , t ng s phát sinh bên có và s dư c a t+ng tài kho n trên s cái.L y s li u t ng c ng này ự l p b n cân ự i tài kho n. Ch ng t+ g c S nh t ký chung S cái S , th/ k toán chi ti t S qu2 B ng cân ự i tài kho n Báo cáo k toán Các b ng t ng h p
chi ti t s phát sinh
C ng các s k toán chi ti t, xác ự nh t ng s phát sinh bên n , t ng s phát sinh bên có và s dư cu i tháng c a t+ng tài kho n chi ti t. Căn c vào s li u này ự l p các b ng t ng h p chi ti t ự i v i nh ng tài kho n có các tiêu kho n chi ti t.
đ i chi u s lư ng gi a các b ng t ng h p chi ti t v i b ng cân ự i tài kho n ựư c ự i chi u trùng kh p thì k tốn s$ căn c vào b ng tài kho n và các b ng ựã t ng h p chi ti t l p b ng cân ự i k tốn và báo cáo tài chắnh khác.
2.1.5.5 Chắnh sách k toán áp d ng:
+ Niên ự k toán b t ự u t+ ngày 01/01/N ự n ngày 31/12/N.
+ đơn v ti n t s* d'ng trong ghi chép k toán là ti n ự ng Vi t Nam. Các nghi p v' phát sinh là các ngo i t s$ ựư c qui ự i ra ự ng Vi t Nam theo t1 giá th c t c a ngân hàng t i th i ựi m phát sinh nghi p v'.
+ H th ng tài kho n k tốn : Cơng ty s* d'ng h th ng tài kho n theo ựúng chu"n m c và ch ự k toán Vi t Nam do B Tài Chắnh ban hành.
+ Công ty áp d'ng ch ự k toán Vi t Nam ban hành theo Qđ s : 15/2006/Qđ- BTC ngày 20/03/2006 v h th ng chu"n m c k toán Vi t Nam và các quy ự nh v s*a ự i, b sung có liên quan c a B Tài Chắnh.
+ Phương pháp tắnh giá hàng t n kho là phương pháp kê khai thư ng xuyên. + Kh u hao TSCđ theo phương pháp ựư ng th4ng.
+ đơn v ti n t s* d'ng là ti n VNđ và USD
+ Báo cáo tài chắnh ựư c l p cu i niên ự k toán bao g m: B ng cân ự i k toán.
Báo cáo k t qu ho t ự ng kinh doanh Báo cáo lưu chuy n ti n t
II Th c tr ng xác ự(nh k t qu kinh doanh t i cơng ty TNHH Vi t Hóa Nơng:
2.2.1 Phương pháp kinh doanh:
Công ty TNHH Vi t Hóa Nơng ch y u nh p kh u các lo i phân bón t+ các nư c trên th gi i, t p trung ch y u ) Châu Á và phân ph i ch y u ) các t,nh thành trong c nư c.Ch4ng h n như các m!t hàng NPK (16-16-8-13S), DAP, NPK (16-20-0) ựư c nh p kh"u t+ Philippines; phân Ure, thu c tr+ c , phân bón lá ựư c nh p t+ Indonesia; SA ựư c nh p t+ Thailand; Kelpak ựư c nh p t+ South AficaẦCho nên phương th c kinh doanh c a công ty cũng r t ựa d ng, công ty ựi nư c ngoài ựàm phán ho!c d a vào các m i quan h lâu năm t+ cơng ty đ ký k t h p ự ng xu t kh"u, và tìm ki m khách hàng thông qua b ph n Marketing c a công ty. B ph n này có m!t ) kh p nơi ự làm th trư ng cho công ty như đà L t, C n Thơ, và các t,nh thành trong thành ph . B ph n này t i t n nơi các ự i lý phát t rơi, làm qu ng cáo và tham d các cu c h i th o nơng dân đ tìm ki m khách hàng.
Hình th c ựàm phán cũng nhanh hơn thông qua thư ự!t hàng b ng fax, email trên m ng ho!c trao ự i qua ựi n tho i.Vi c mua bán c a công ty v i khách hàng ự u d a trên qui ựnh c a pháp lu t Vi t Nam và thông l Qu c t qui ự nh, thư ng thì các d ng thanh tốn ti n qua các hình th c ch y u sau:
+ Thư tắn d'ng (Letter of Credit Ờ L/C)
+ Chuy n b ng bưu ựi n ho!c ựi n tắn (telegraphich transfers Ờ TT) + Chuy n kho n qua ngân hàng
+ Ti n m!t
Nhưng trong 3 năm g n ựây, cơng ty TNHH Vi t Hóa Nơng ch y u dùng hình th c thanh toán b ng L/C (g n 90%) khi nh p kh"u và chuy n kho n qua ngân hàng hay ti n m!t khi phân ph i cho các ự i lý ho!c khách hàng l/ trong nư c.
2.2.2 K toán doanh thu và thu nh p khác 2.2.2.1 K toán doanh thu bán hàng:
2.2.2.1.1 N i dung và nguyên t c:
Trong nư+c:
Công ty áp d'ng chắnh sách bán ch u ho!c thu ti n ngay, tùy vào s lư ng mà khách hàng mua ho!c tùy vào ự i tư ng mà khách khách hàng mà công ty đưa ra chắnh sách bán hàng phù h p.
+ Bán ch u áp d'ng cho ự i tư ng là nh ng khách hàng làm ăn lâu dài v i công ty, hay nh ng khách hàng có tài s n th ch p ho!c ựư c ngân hàng b o lãnh.
+ Bán thu ti n ngay v i ự i tư ng là khách hàng mua l/, tư nhân,Ầ
Ngoài nư+c:
+ Khi DN phát hành b ch ng t+ xu t kh"u ( Packing list, Invoice, t khai h i quanẦ) chuy n giao ph n l n r i ro và l i ắch g n li n v i quy n s) h u hàng hóa cho ngư i mua, DN b t ự u theo dõi thu h i công n khách hàng và căn c vào Invoice ự h ch toán.
+ Doanh thu bán hàng b ng ngo i t ự u ựư c quy ự i ra đ ng Vi t Nam theo t1 giá giao d ch bình quân trên th trư ng ngo i t liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nư c Vi t Nam công b t i th i ựi m phát sinh nghi p v' kinh t .
2.2.2.1.2 Các ch ng t s d ng:
+ Hóa ựơn GTGT do k tóan l p thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng ự h ch toán và lưu chuy n trong n i b .
+ đơn ự!t hàng, h p ự ng + L nh giao hàng
+Phi u xu t kho
+ Gi y báo có c a ngân hàng. + Phi u thu
2.2.2.1.3 Phương pháp l p ch ng t và quy trình luân chuy n ch ng t :
Khi có nhu c u v hàng hóa, Khách hàng s$ g*i ựơn ự!t hàng đ n cho Cơng ty, t t c các thông tin c n thi t v hàng hóa như quy cách, s lư ngẦ ự u ựư c ghi trong ựơn ự!t hàng. Phòng kinh doanh tham kh o nhu c u cung ng hàng hóa, n u Cơng ty ựáp ng ựư c yêu c u thì ti n hành l p h p ự ng mua bán hàng g m 3 b n. B ph n xét duy t xem xét l n n a và ký duy t ự ng ý vào h p ự ng, sau ựó h p ự ng ựư c chuy n cho Khách hàng ự ký xác nh n vào ph n liên quan, Khách hàng gi 1 b n, 2 b n còn l i đưa sang Phịng kinh doanh lưu 1 b n, b n còn l i chuy n sang cho K tốn cơng n x* lý. Tuy nhiên trong giao d ch mua bán v i nư c ngồi thì phắa nư c ngồi khơng nh n hóa đơn ự mà ch, nh n hố đơn thương m i (Invoice) cho nên công ty gi l i c 3 hố đơn.
đ i v i bán thu ti n ngay:
B ph n bán hàng l p l nh giao hàng chuy n xu ng kho, b ph n kho l p phi u xu t kho và giao hàng cho khách hàng. K tốn bán hàng l p 3 liên Hóa đơn GTGT và giao liên 2 c a Hóa ựơn cho khách hàng, ự ng th i khách hàng chuy n kho n ti n hàng vào tài kho n c a DN, và ngân hàng fax gi y báo có cho DN. N u khách hàng tr b ng ti n m!t thì k tốn ti n m!t l p phi u thu 2 liên. Liên 1 trình lên cho giám ự c, k toán trư)ng ký duy t và th qu2 thu ti n vào s qu2, sau đó chuy n cho k tốn t ng h p vào s sách có liên quan và lưu t i quy n. Liên 2 giao cho ngư i n p.
đ i v i bán ch u:
Khi DN giao hàng và k tốn bán hàng phát hành hóa đơn, theo th i gian ựư c ghi trên h p ự ng thì khách hàng chuy n ti n vào tài kho n c a DN.
đ i v i bán ự!t hàng ( ký g)i):
Khi nh n ựư c ựơn ự!t hàng t+ khách hàng, b ph n kinh doanh xem xét và trình lên giám ự c ký duy t, sau đó b ph n bán hàng l p l nh giao hàng và chuy n xu ng kho ự nh n hàng. B ph n kho l p phi u xu t kho và chuy n hàng xu ng ự i lý. K tốn bán hàng l p hóa ựơn GTGT và k toán kho theo dõi hàng g*i ự i lý.
đ i v i bán tr ch m:
Trình t như bán thu ti n ngay nhưng ự i v i bán tr ch m không thu ti n ngay mà chuy n 1 liên c a hóa đơn GTGT sang k toán bán hàng kiêm k tốn cơng n ự theo dõi công n c a khách hàng.
2.2.2.1.4 Tài kho n s d ng: TK511 ỘDoanh thu bán hàngỢ. Trong đó có các tài kho n c p 2 như sau: tài kho n c p 2 như sau:
+TK 511110 ỘDoanh thu phân bón NPK Phi 16-16-8-13SỢ + TK 511111 ỘDoanh thu phân bón NPK Phi 16-8-8Ợ + TK 511112 ỘDoanh thu phân bón NPK Italy 30-10-10Ợ