2019 – 2021
2.2.1. Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh
- Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh: Chương trình đào tạo Cơng ty
chia ra thành các chương trình như sau:
+ Chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới + Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh + Chương trình đào tạo nhà quản lý
(1) Chương trình đào tạo hội nhập nhân viên mới: Là chương trình đào tạo với những nội dung về kiến thức chung của cơng ty, được thực hiện thơng qua các chương trình được chia nhỏ dưới đây:
STT Nội dung
1 Chương trình 1: “WELCOM TO VNPACO MEDIA” (Chào mừng đến với
VNPACO MEDIA)
Giới thiệu chung về công ty:
+ Tên, lĩnh vực hoạt động, quy mô tổ chức
+ Mục tiêu, chiến lược phát triển của công ty
+ Sản phẩm – dịch vụ của công ty + Cơ cấu tổ chức, bộ máy lãnh đạo, các phịng ban của cơng ty
- Giới thiệu bản sắc văn hóa của cơng ty + Giá trị cốt lõi, sứ mệnh của công ty + Văn hóa cơng ty
+ Quy tắc đạo đức, ứng xử, tác phong làm việc trong cơng ty
Giới thiệu chính sách, mơi trường làm việc
+Chính sách phúc lợi, lương thưởng, quy định khen thưởng – kỷ luật
+Lộ trình cơng việc, cơ hội thăng tiến
37
+ Các quy trình thủ tục khi làm việc. + Giới thiệu kỹ về vị trí cơng việc của
nhân viên mới.
2 Chương trình 2: “Đào tạo quy trình làm việc” Đào tạo về quy trình làm việc:
- Trong đó giới thiệu cho nhân viên mới biết được từng bước tìm kiếm thơng tin sản phẩm, dịch vụ của cơng ty.
- Xác định lĩnh vực ngành nghề, sản phẩm khai thác, trong bước này NVKD phải tìm kiếm thị trường, xác định lĩnh vực ngành nghề và tìm hiểu thơng tin ngành nghề khai thác từ các nguồn báo chí, truyền hình, doanh nghiệp khách hàng hoặc Google seach.
-Hướng dẫn nhân viên tìm kiếm khách hàng qua các cơng cụ tìm kiếm khách hàng như: cốc cốc, Facebook, Báo chí, Các trang chuyên ngành...
(2) Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh: Là chương trình đào tạo những kiến thức, kỹ năng, thái độ cho NVKD của Công ty thông qua những chương trình dưới đây:
STT/ Nội dung
Các buổi
1 Chương trình 3: “Đào tạo về sản phẩm”
- Tên các sản phẩm về truyền hình và quảng cáo
- Phân tích đối tượng khách hàng mua sản phẩm
- Giá trị của sản phẩm mang đến cho khách hàng là gì?
- Giá trị hợp đồng của mỗi sản phẩm
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
điểm
- Cách hỗ trợ về sản phẩm với khách hàng. Như chương trình quảng cáo có có hỗ trợ người dẫn, người nổi tiếng, chuyên gia tham gia có khơng? Và nếu tham gia mức giá bao nhiêu?
2 Chương trình 4: “Kỹ năng tư vấn khách hàng”
Trong chương trình lại được chia ra thành 2 chương trình nhỏ: - Kỹ năng tư vấn khách hàng: +Telesales + Gặp trực tiếp - Kỹ năng chăm sóc khách hàng: + Nắm bắt tâm lý khách hàng + Đánh giá khách hàng 3 Chương trình 5: “Kỹ năng chốt hợp đồng” - Cách nhận biết tâm lý khách hàng - Cách nhận dạng nhu cầu sử dụng sản phẩm
- Cách nhận dạng tâm lý của khách khi khách có nhu cầu chốt hợp đồng
- Nhận định thời điểm chốt hợp đồng - Điều chỉnh âm lượng, giọng nói để dẫn
dắt khách hàng
(3) Đào tạo nhà quản lý
STT Nội dung
1 Chương trình 5: “Quản lý tại VNPACO”
- Đào tạo cách quản lý nhân viên - Cách bố trí, sắp xếp cho nhân viên - Cách lập kế hoạch và ra quyết định - Cách hoạch định
- Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam
Trên thực tế quy trình đào tạo tại VNPACO được thực hiện thơng qua 4 bước:
Sơ đồ 2.2: Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam
[Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự]
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
(1) Nhu cầu đào tạo hội nhập nhân viên mới:
Xác định nhu cầu đào tạo là khâu đầu tiên của q trình đào tạo, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định và hoạt động tiếp theo của đào tạo NVKD. Dựa vào mục tiêu, kế hoạch định hướng hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019 – 2020 và căn cứ vào thực tế sau đó sẽ xem xét, đánh giá các yếu tố cần thiết đáp ứng và đạt được mục tiêu đề ra.
Xác định nhu cầu là cơng việc của Phịng Hành chính nhân sự phụ trách cùng với đó là sự phối hợp với bộ phận liên là Phịng Kinh doanh, Phịng Kế tốn tổng hợp thực hiện xác định nhu cầu đào tạo của Công ty. Sau khi căn cứ vào tình hình thực tế phịng ban thống nhất được nhu cầu đào tạo. Theo số liệu thu thập có được:
Bảng 2.6: Nhu cầu đào tạo hội nhập của nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam (Trụ sở số 1A Xuân La) giai đoạn 2019 - 2021
Chỉ tiêu
Tổng số nhân viên kinh doanh
Nhu cầu đào tạo ty
Số lượng được đào tạo theo nhu cầu cơng ty
[Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự]
Biểu đồ 2.1: Số nhân viên tuyển vào giai đoạn 2019 – 2021(Trụ sở số 1A Xuân La)
Qua biểu đồ cho thấy, nhân viên kinh doanh tuyển vào trong giai đoạn 2019 – 2021 có xu hướng giảm. Nguyên có thể kể đến do hoạt động tuyển dụng đang gặp vấn
đề, thêm vào do vấn đề dịch bệnh dẫn đến tuyển nhân viên khó hơn. Hoạt động tuyển dụng và hoạt động đào tạo có sự liên quan mật thiết đến nhau, nếu tuyển được những nhân viên chất lượng sẽ giúp cho hoạt động đào tạo sau này sẽ nhàn hơn.
Hiện nay việc đào tạo hội nhập đối với mỗi nhân sự tại một cơng ty đóng vai trị rất quan trọng. Từ bảng số liệu, ta có thể thấy được nhu cầu đào tạo hội nhập của của cơng ty qua các năm có biến động liên tục, từ năm 2019 – 2020 thì nhu cầu đào tạo giảm xuống từ 62,4% xuống cịn 57,3%. Từ số liệu này ta có thể đánh giá được chất lượng nhân viên kinh doanh đã được cải thiện và vai trị của cơng tác tuyển dụng ngay từ đầu vào đã được cải thiện nên nhu cầu để đào tạo NVKD giảm xuống. Năm 2021 nhu cầu đào tạo của công ty tăng 6,3% so với với nhu cầu đào tạo của năm 2020. Việc tăng số lượng nhu cầu đào tạo NVKD một phần do xu hướng về công nghệ số ngày càng phát triển dẫn đến việc đào tạo là vô cùng cần thiết.
Trong giai đoạn 2019 – 2021, nước ta trải qua tình hình dịch bệnh căng thẳng. Đó vừa là thách thức vừa là cơ hội cho doanh nghiệp. Nên việc xác định đúng đối tượng đào tạo vừa đem lại hiệu quả cao vừa tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian đào tạo.
(2) Đào tạo nhân viên kinh doanh:
Cũng giống nhu cầu đào tạo hội nhập trước, để chương trình đào tạo NVKD đạt hiệu quả bộ phận Hành chính nhân sự của Cơng ty phải xác định nhu cầu đào tạo dựa trên những mục tiêu chung, phương hướng của tổ chức cùng với nhu cầu thực tiễn dựa vào các chức năng khác của quản trị như đánh giá thực hiện công việc để bổ trợ cho hoạt động đào tạo.
Từ những nội dung thảo luận, Phịng Kinh doanh gửi đóng góp ý kiến đưa ra nhu cầu đào tạo lên Phịng Hành chính nhân sự và sau khi được Giám đốc thông qua đưa ra được nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh. Nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh trong giai đoạn 2019 – 2021 được thể hiện dưới bảng sau:
42
Bảng 2.7: Nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh của Công ty (Trụ sở số 1A Xuân La) trong giai đoạn 2019 – 2021
Chỉ tiêu
Tổng số nhân viên
doanh
Nhu cầu đào tạo ty
Số lượng được đào
theo nhu cầu cơng ty
[Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự]
Từ bảng trên cho thấy, nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh của Công ty so với tổng số nhân viên kinh doanh luôn ở mức cao trên 90%. Năm 2019, nhu cầu đào tạo so với tổng số nhân viên kinh doanh chiếm 100%. Từ năm 2020 tỷ lệ giảm xuống cụ thể năm 2021 là 90,9% giảm nhẹ 0,7% so với năm 2020. Mức giảm nhẹ từ năm 2019 trở đi có thể thấy được do tổng số NVKD giảm dẫn đến nhu cầu cũng giảm xuống.
Nguyên nhân dẫn đến nhu cầu đào tạo NVKD ở mức cao như vậy có thể kể đến do tình hình dịch nhân viên phải tham gia đào tạo để cập nhật những thay đổi trong các làm việc thay vì làm trực tiếp tại Công ty như trước kia. Dịch bệnh khiến công nghệ số được lên ngôi được xem là giải pháp hữu hiệu để giúp người lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, thực hiện hoạt động đào tạo có cơng cụ, phần mềm hỗ trợ cho bài giảng như Zoom, Meeting được sử dụng nhiều trong Cơng ty. Ngồi ra hỗ trợ những người NVKD được chủ động tìm hiểu, chia sẻ tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ kinh doanh thông qua học trực tuyến E – learning do đó nhu cầu đào tạo ln chiếm tỷ lệ lớn để mọi NVKD có thể nắm bắt được những yêu cầu.
Ngoài căn cứ vào mục tiêu, phương hướng của Cơng ty cịn dựa trên nhu cầu mong muốn được đào tạo của NVKD để thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo thông qua tổng hợp các đơn được đào tạo của người lao động.
Bảng 2.8: Khảo sát về nhu cầu đào tạo các kỹ năng cho nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam (Trụ sở số 1A Xuân La)
Yêu cầu Thực tế NVKD đạt được
cơng việc
Quy trình - Tìm kiếm khách hàng có
làm việc nhu cầu sử dụng dịch vụ, sản
phẩm của công ty qua mạng xã hội
Quy trình - Trao đổi được với khách
ký kết hàng
hợp đồng - Có phản hồi, tương tác với
với khách khách hàng
hàng - Lấy ý kiến khách hàng
Các sản - Các sản phẩm về Góc nhìn
phẩm của tiêu dùng, Phim doanh
công ty nghiệp, Tiêu dùng 24/7...
- Tư vấn thương hiệu
[Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự]
(3) Đào tạo nhà quản lý
Dựa vào kết quả doanh thu,Trưởng phòng Kinh doanh đề xuất lên Phịng Hành chính nhân sự những cá nhân có thành tích về doanh thu. Cá nhân những NVKD có kỹ năng làm việc, thái độ làm việc tốt, nhận thấy có khả năng lãnh đạo cho đi tham gia chương trình đào tạo nhà quản lý. Mỗi năm Phịng Kinh doanh gửi đề xuất đi đào tạo 5 người trong đó chọn 3 người sau đào tạo có đủ khả năng làm trưởng nhóm.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo * Xác định mục tiêu:
Mục tiêu đào tạo nhân lực dựa trên mục tiêu chung, định hướng của của Cơng ty. Nó làm cơ sở cho bộ phận làm hoạt động đào tạo xây dựng mục tiêu riêng cho mỗi chương trình đào tạo của Công ty. Mục tiêu giúp người làm hoạt động đào tạo vạch ra những kết quả phải đạt được sau khi thực hiện đào tạo.
(1)Với chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới: mục tiêu đặt ra của
từng năm 2019, năm 2020, năm 2021 là toàn bộ nhân viên mới có thể nắm được kiến thức cơ bản về công ty bao gồm: cơ cấu, chi nhánh, mục tiêu, chiến lược và các kiến thức về sản phẩm.
Đối với đào tạo nhân viên mới thì cung cấp thơng tin ban đầu cho nhân viên về Cơng ty (lịch sử hình thành Cơng ty, mặt hàng sản xuất, văn hóa làm việc, quy định, quy tắc nội bộ), về công việc (nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện làm việc, chính sách đãi ngộ, lương, thưởng, phụ cấp, …) nhằm tạo được ấn tượng, bầu khơng khí cũng như hình ảnh, uy tín đối với nhân viên mới. Việc trang bị ngay từ đầu những thông tin và kiến thức cơ bản nhất, sẽ giúp nhân viên tránh khỏi những sai sót và nhanh chóng làm quen với cơng việc, tạo tâm thế thoải mái, tích cực, giảm lo lắng cho nhân viên mới. Nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian cho các hoạt động lại sau này của Công ty.
- Đánh giá kết quả sau đào tạo: Mỗi nhân viên phải nắm được tối thiểu 85% kiến thức học được.
(2) Với chương trình đào tạo hội nhập: Bổ sung kiến thức, nâng cao kỹ năng cho nhân viên kinh doanh đáp những vấn đề thắc mắc cũng như của NVKD trong quá trình làm trao đổi với khách hàng.
- Mục tiêu sau đào tạo:
+ 90% nhân viên hồn thành khóa đào tạo
+ 95% NVKD có sự thay đổi về hành vi, nâng cao trình độ thơng qua bài kiểm tra
(3) Với chương trình đào tạo nhà quản lý: 3 trong số 5 người cử đi đạt yêu cầu khả năng làm quản lý Team.
* Xác định đối tượng đào tạo
- Nhu cầu đào tạo hội nhập phụ thuộc vào số lượng nhân viên mới tuyển vào của Công ty. Đào tạo nhân viên kinh doanh, đào tạo nhà quản lý phụ thuộc vào nhu cầu đào tạo để lựa chọn những NVKD được tham gia đào tạo. Ngoài ra, với chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh NVKD được khảo sát ý kiến mong muốn đào tạo. Do đó căn cứ vào nhu cầu của Công ty và ý kiến của NVKD để lấy đối tượng được đi đào tạo.
* Nội dung đào tạo
Đối với mỗi chương trình nội dung đào tạo có sự khác nhau. Với chương trình
45
đào tạo cho nhân viên mới Công ty tập trung đào tạo kiến thức chung về Cơng ty, quy trình làm việc. Cịn với chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh thì chủ yếu đào tạo về kỹ năng, thái độ, và kiến thức chuyên sâu về sản phẩm. Chương trình đào tạo nhà quản lý hàng năm chỉ diễn ra một lần do đó nội dung chủ yếu để nâng cao khả năng của người NVKD ưu tú được lựa chọn đào tạo nhằm bổ sung, nâng cao kiến thức cho họ.
*Lựa chọn phương pháp đào tạo
Có nhiều phương pháp đào tạo khác nhau nhưng quan trọng nhất là phải lựa chọn phương pháp phù hợp với tình hình thực tế của Cơng ty, năng lực hiện có của nhân viên kinh doanh và chi phí cho đào tạo. Để có được phương pháp đào tạo phù hợp với nhân viên mới Phịng Hành chính nhân sự đã có sự trao đổi với các phịng ban liên quan về các phương pháp đào tạo, đồng thời tham khảo nhiều nguồn khác nhau để lựa chọn được những phương pháp phù hợp nhất có thể đối với cơng ty. Phương pháp được cơng ty sử dụng để đào tạo nhân viên kinh doanh là:
- Đào tạo trong công việc: + Kèm cặp, chỉ bảo
- Đào tạo ngồi cơng việc: + Bài giảng, hội nghị, hội thảo
Bảng 2.9: Các phương pháp đào tạo nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam
Phương pháp
Tổng số NVKD tham gia đào tạo Kèm cặp, chỉ bảo
Bài giảng
[Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự]
Nhìn vào bảng thấy, số lượng tham gia vào bài giảng luôn lớn hơn phương pháp kèm cặp, chỉ bảo. Với phương pháp bài giảng người học có thể tiếp thu kiến thức từ người dạy và học hỏi từ những người cùng tham gia, còn đối với phương pháp kèm cặp, chỉ bảo người mới chỉ được người NVKD cũ đã làm việc chỉ bảo, giảng dạy cách làm việc nhưng lại thiếu đi sự chuyên nghiệp. Hiện tại Công ty vẫn sử dụng 2 phương pháp cũ này, với 2 phương pháp này có nhiều ưu điểm như người mới được làm quen với nhân viên cũ và hịa nhập vào văn hóa nhanh hơn, tiết kiệm chi phí tuy nhiên năm